Beschlussvorlage (Einführung eines modernen Dokumentenmanagement-Systems)

STADT ERFTSTADT Der Bürgermeister öffentlich V Az.: 8/0S 10 Amt: - 10- An den BeschIAusf.: - 101 - Hauptausschuss Datum: 04.05.2005 der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung; • Betrifft: Einführung eines modernen Finanzielle Dokumentenmanagement-Systems Auswirkungen: Keine Unterschrift des Budgetveranlwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Der Bericht "Einführung eines modernen DokumentenmanagementSystems" wird zur Kenntnis genommen. Der Bürgermeister wird beauftragt mit der Firma ..... auf Basisdes Schreibens vom 11.04. bzw. 19.04.2005 eine Ist-Analyse durchzuführen und dem HA über das Ergebnis zu berichten. Begründung: In der Sitzung des Hauptausschusses vom 08.03.2005 wurde die Verwaltung beauftragt, einen Mitarbeiter mit der Erarbeitung eines Konzeptes zur Umsetzung bzw. Einführung eines modernen Dokumentenmanagements zu beauftragen und über den Fortschritt in jeder Sitzung des Hauptausschusses zur berichten. Ein modernes, elektronisches Dokumentenmanagement ermöglicht allen Mitarbeitern schnelle Recherchen, exakte Suchergebnisse und individuelle Zugriffsrechte auf die digitalisierten Daten. Essteht für ein effektives, ökonomisches und sicheres Archivierungssystem, das alle verwaltungsspezifischen Bedürfnisse berücksichtigt und als solches flexibel und ausbaufähig ist. K:\DEZ 4\lO\101\WORD2000\VORLAGE DMS HAUPTAUSSCHUSS OS 2QOS.DOC Von diesem Verfahren ist in der Endausbaustufe die gesamte Verwaltung betroffen. Die Federführung und die Koordination für die evtl, Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (OMS) liegt beim Hauptamt. Die Planungsaktivitäten werden von dem DV-Koordinator Herrn Arenz wahrgenommen. • In der zweiten Jahreshälfte 2004 wurde bereits mit verschiedenen Firmen Kontakt aufgenommen und die Einsatzvarianten eines OMS erörtert. Mit den Eigenbetrieben, Ordnungsamt und Bauordnungsamt konnten Einsatzbereiche ermittelt werden, die sich strukturbedingt für eine Pilotphose eignen. Insbesondere sind die Amtsleiter an einem OMS interessiert und unterstützen die Einführung. Im Bauordnungsamt werden viele Nuancen eines OMS in Form von strukturiertem Aktenmaterial, Schnittstellen zu Spezialanwendungen und Archivierung von digitalem Schriftverkehr abgedeckt. Daher bietet sich dieser Bereich nicht nur für den Ersteinsatz eines OMS an, sondern auch für die Beurteilung einer verwaltungsweiten Einsatzmöglichkeit. Bei der Auswahl eines OMS lag der Schwerpunkt auf folgenden kriterien: • • • • • • Bewertungs- Verbreitung von DMS-Verfahren im Verbandsgebiet der KDVZ Referenzen im Bereich der öffentlichen Verwaltung Plug-In zu Microsoft-Standard-Produkten zur direkten Archivierung Schnittstellen zu lokal genutzten Spezialprogrammen Wartungs- und Servicedienstleistungen in unmittelbarer Nähe Unter diesen Gesichtspunkten kommt der Einsatz des Dokumentenmanagementsystems .Docuwore" in Betracht. Dos Verfahren wird bereits in Brühl und von mehreren Verwaltungen im Rhein-Sieg-Kreis eingesetzt. Im Bereich der KDVZ sind noch keine einheitlichen Entwicklungen im OMS Umfeld zu erkennen. Die DMS-Lösung Docuware wird von den folgenden zwei Firmen mit Sitz in Erftstadt angeboten: • • DocuScan GmbH, Max-Planck-StraBe 10 Synapsis GmbH, Fritz-Erler-StroBe4 Die Einführung eines OMSwird Veränderungen in der Ablauforganisation möglicherweise langfristig finanzielle Aufwendungen nach sich ziehen. und Zur Einführung eines OMS ist eine gewisse Planungssicherheit erforderlich. Es wird daher vorgeschlagen, von einem der Anbieter ein Konzept erstellen zu lassen. Vertretung K:\DEZ 4\10\101\WORD2000\VORLAGE DMS HAUPTAUSSCHUSS 05 200S.DOC OocuScanGmbH· Max-PIanck-StraBe10· 50374 Erftstadt Stadt Erftstadt Herrn Benno Arenz Holzdamm 10 50374 Erftstadt Erftstadt, den 11. April 2005 Dokumentenmanagement Sehr qaehrter Herr Arenz, bezugnehmend auf Ihren Brief vom 07.04. möchten wir Ihnen gerne unsere Unterstützung bei der Einführung der Dokumentenmanagement Lösung DocuWare anbieten. Im Folgenden werden wir Ihnen das Einführungsszenario darstellen, sowie einen Ausblick auf die zu erwartenden Nutzenpotentiale geben. Einführungsszenario Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems erfordert ein höchst Maß an Planung. Hier stehen wir mit unserer langjährigen Erfahrung und dem umfangreichen Know How unserer 25 Mitarbeiter, den Kunden hilfreich zur Seite. Im Vorfeld der Einführung werden die Abteilungen, die das System im Pilotprojekt einsetzen sollen, analysiert und zusammen mit den Mitarbeitern werden die dortigen Prozesse detailliert beschreiben, Ziel dieses kostenfreien Workshops ist die Darlegung der Nutzenund Einsparungspotentiale bzw. die Optimierung der Abläufe. Wir halten im ersten Schritt das Bauordnungsamt für die Abteilung mit dem größten Nutzenpotential. Hinzu kommt, dass Herr Overhoff bereits in früheren Gesprächen seine Bereitschaft signalisiert hat, solch ein System einzuführen. Im Anschluss werden die Einsparungspotentiale monetär beziffert und der gesamte Projektumfang festgelegt. Somit erhalten Sie bereits vor der Einführungsphase eine komplette Übersicht über das durchzuführende Projekt. Diese Einführungsstrategie hat sich in der Vergangenheit bei den Gemeinden, die bereits unsere Kunden sind, bewährt. Somit sind wir in der Lage die verschiedenen Abteilungen einer Stadtverwaltung losgelöst voneinander und abteilungsübergreifend zu betrachten und dort die vorhandenen Potentiale zu aktivieren. (In,:,iS,:an Gll1hH 10 D 50374 Erll.:;l.fl.-lt. !\/l'l>·Pl;I!1r.k·~:>I.I'i1r.lt! Telefon Teletax E·Milll 0 22 35/ 92 30-266 0 22 35/ 92 30-231 mroooocuscan.de Amtsgericht Koln HRB 44857 Ust.JdNr.:DE211978748 St.Nr. 5224/5711/0657 Geschaftsfuhr-er- Michael Bollig ReinhardObo-skr KSK Koln BLZ 37050299 Knnto 0194001009 Folgende StadtDocuScan: • und Gemeindeverwaltungen Stadt Bad Honnef Einsatzgebiete: Belegart.en Integrationen Projektstart Referenz/ Ansprechpartner • Gemeinde Alfter Einsatzgebiete: Belegarten Integrationen ~ '.._~ Projektstart Referenz/ Ansprechpartner • Stadt Bornheim Einsatzgebiete: Belegarten Integrationen Projektstart Referenz/ Ansprechpartner • • • [")'II:lIS':,111 bereits zufriedene Stadt Königswinter Einsatzgebiete: Belegarten Integrationen Projektstart Referenz/ Ansprechpartner Stadt Hennef Einsatzgebiete: Belegarten Integrationen Projektstart Referenz/ Ansprechpartner GlllhH ~ir:37 ,1 EI IL"t,~lrlL Telefon 0 22 35/ 92 30-266 Telelax 0 22 35/ 92 30-231 E·M::111 mroeoocuscan.oe Kunden der Ordnungsamt, Bürgerbüro, Rechtsabteilung, Sitzungsdienst, Abwasserwerk, Presseabteilung Anträge für Personalausweise und Reisepässe, Gerichtsakten, Einwohner Meldekarten, Karteikarten Abwasserwerk, Sitzungsprotokolle und Einladungen, Gewerbekarten, Presseartikel Internet Hosting der gescannten Belege 1999 Herr Harperath Ordnungsamt, Anträge für Personalausweise und Reisepässe, Gerichtsakten DocuScan Internet Hosting Sitzungsprotokolle Zusammenarbeit mit der GKD 2000 Herr Zwick Ordnungsamt, Anträge für Personalausweise und Reisepässe, Gerichtsakten DocuScan Internet Hosting Sitzungsprotokolle 2001 Herr Hürthen Gemeindewerke Neunkirchen-Seelscheid Hauptamt Einsatzgebiete: sämtliche Kundenakten, Anlagen Belegarten Sitzungsprotokolle Ratsinformationssystem PV-Rat, Integrationen Verbrauchsabrechnungsverfahren 2001 Projektstart Herr Schulz Referenz/ Ansprechpartner M,,'.·PI:\I1~~·St.rilL1~~"j 0 [1 sind Abwasserwerk Antragsformulare, kVasy Beschwerden 2004 Herr Gloystein Abwasserwerk, Stadtarchiv Anträge, Beschwerden, Zeitungsartikel Verbrauchsabrechnungsverfahren kVasy 2005 Herr Rossenbach Amtsgencht Köln HRB 44857 Ust-ldNr' DE211978748 St Nr. 5224/ 5711 / 0657 Geschaftsfuhrer Michael Bo)llg Rf!inhnrd Ohor'ski KSK Köln BLZ 370502 99 Konto 0194001009 Ivlje An!age Sie alle nutzen die Vorteile einer elektronischen Archivierung. A zu S-fO] -:<. - • Sie haben sofort Zugriff auf alle Dokumente. BIoI! Sie minimieren Ablagezeiten. Falsch abgelegte, fehlgeleitete oder verlorene Akten sind passe. Verschiedene Ablagekriterien machen die Suche nach Dokumenten einfach. Akten- und Ordnerstrukturen können individualisiert werden. Mehrfachablagen werden vermieden. Sie senken die Kosten für Kopien. Dokumente können parallel bearbeitet werden. OilS komplette Archiv wird automatisch regelmäßig gesichert. Oie Checksummenkontrolle garantiert revisionssichere Ablage Sie vermeiden Bereinigungsarbeiten im Altbestand. Sie greifen prozessorientiert auf Kundenakten und Vorgänge zu. Sie sparen Platz :). • • • • • • • • • • • • Finanzierungsmodell Im Zuge der Einführung sind wir in der Lage Ihnen ein Finanzierungsmodell anzubieten, was auf den zu erwartenden Einsparungen basiert. Sobald wir die Einsparungspotentiale ausformuliert haben, sind wir bereit das komplette Projekt über die zu erwartenden Einsparungen zu finanzieren. Das heißt, dass für Sie im ersten Schritt keine Investition anfallen, sondern sich das ganze Projekt über die Einsparungen finanziert. Hinzu kommt, dass bei einem eventuellen Ausbau Investitionen vergleichsweise gering sind. Wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit Spannung entgegen. Für eventuelle 02235-92302-660 des Systems die zu tätigenden mit Ihnen und sehen Ihrer Entscheidung mit Fragen stehen Wir Ihnen zur Verfügung und verbleiben natürlich gerne telefonisch unter Mit freundlichen Grüßen iJ~~ ~~rieb Dnl:liSC~lllGmbH M;j,,·PI'·lIu;).;-Str'cILk n50874 Edt"I.;lrlt. 10 Telefon 02235/9230-266 Teletax 02235/9230-231 E-M<lll mtoooocuscanna Amtsgericht Koln HRB 44857 U...t-ldNr: DE211978748 St Nr. 5224/ 5711 / 0657 BeschaftshjhrerMichael Bollig Reinhard Oborskr KSK Köln BLZ 370502 99 Konto 0194001009 Anlag" ~ [~<Y/O.r80 Blatt -4- I zu SYNAPSIS • Dokument8nmanagemant system • Buslneas Proc:eaa Management • Customer Relationship Management • FuU-servfee Synapsis GmbH -Fritz-E~er-Straße 4 - 50374 Erftstadt Stadt Erftstadt Herr Benno Ludwig Arenz Holzdamm 10 J p Rhein-Erft-IT 50374 Erftstadt UN1ERNEHMENSNETlWERK 19.04.2005 DOkumentenmanagement Ilhr Schreiben vom 07.04.2005 Sehr geehrter Herr Arenz, zunächst möchte ich mich für Ihr Schreiben vom 07.04.2005 bedanken. Gerade als Gründungsmitglied des Rhein-Erft-IT-Netzwerkes, das sich auf die Fahnen geschrieben hat, Aufträge von Unternehmen im RheinErft-Kreis auch hier zu halten, würde mich eine Zusammenarbeit sehr freuen. Angebote über die Software (Angebot vom 23.11.2004) und das Projekt .Passanträge" für den Bereich von Frau Bongard (Angebot vom 24.11.2004), dessen Funktionsfähigkeit wir in unserem Hause auch präsentieren konnten, liegen Ihnen zwar bereits vor, lege ich aber nochmals bei. Tatsächlich ist es so, dass die Einführung von DOkumentenmanagement auch zu organisatorischen Anpassungen führen wird, wenn die Vorteile möglichst weitgehend umgesetzt werden sollen. Gerade die Einführungsphase ist in vielen Fällen von SYNAPSIS kompetent begleitet worden. Gerne stellen wir Ihnen als Referenz Adressen unserer Kunden, die auch DocuWare einsetzen, zur Verfügung. Hierbei werden mir meine Erfahrungen mit der Einführung finanzwirtschaftlicher Software bei mehreren Städten und Gemeinden der Kreisverwaltung Siegburg zu Gute kommen. Die Stadtwerke Gummersbach haben sich später dann auch für DocuWare entschieden. Da sich die Preise für die Software bei einer richtigen Erfassung Ihrer Anforderungen auch beim Mitbewerb nicht unterscheiden, interpretiere ich Ihre Anfrage in Richtung unserer Dienstleistungen. Zunächst möchte ich Ihnen hiermit verbindlich mitteilen, dass wir Unterstützung Umsetzung des Projektes zur Verfügung stellen können. SYNAPSIS GmbH Fritz-Erler-Straße 50374 in vollem Umfang für die Erfstadl 4 J 92311-0 022351 92311-99 Telefon 02235 E-Mail: info@synapsis.de Amtsgericht Köln HRB 44101 Telefax WONW.synapsis.de eeecnaesr. Dipl.-Kfm. Semel Kreissparkasse Huster Köln (BLZ 370 502 99) Klo. 0191001112 SYNAPSIS • Dokumentenmanagement • Business Process System Management • Customer Relationship Management • Full-Service Bezüglich Ihrer" Frage zu den Kosten möchte ich gerade auch im Hinblick auf die anderen möglichen Anwender im Rahmen der KDVZ ein Paket mit folgendem Inhalt anbieten: 1. Kostenloses Kick-Oft-Meeting mit 2 Personen der Synapsis GmbH. An diesem Tag sollte zu Anfang des Projektes der Umfang, Reihenfolge, Konzepte usw. besprochen werden. 2. Die Taqessätzs werden auf Basis unserer alten Preise angeboten. Zugleich werden Beratungen, Konzeptionen, Programmierungen, die normalerweise einen höheren Satz haben, ebenfalls zu einem Satz von 760,00 EUR pro Manntag (8 Stunden) angeboten. 3. Schulungen in unserem Haus zu den regelmäßig stattfindenden Homepage angeboten) sind im folgendem Umfang beinhaltet: • • Terminen (werden auf unserer 2 Manntage Administratorschulung 8 Manntage Anwenderschulung 4. Zum Teil wird es notwendig sein, spezielle Schnittstellen zu entwickeln. Gerade für Sie als .Pilotanwendsr' würden wir für diese Schnittstellen (z.B. PROZOS bei Herrn Overhoft, Möglichkeiten wurden ja bereits von uns abgeklärt) einen politischen Preis machen, da wir die Möglichkeit eines weiteren Einsatzes im Rahmen der KDVZ sehen und mit Ihnen als Referenz auch umsetzen könnten. Insofern sollten Sie als erster Anwender nicht dadurch bestraft werden. 5. Es werden keinerlei Spesen berechnet. Dies trifft ebenfalls zu, wenn Besprechungen bzgl. Schnittstellen bei anderen I"irmen stattfinden werden. Mit den folgenden Punkten möchte ich nochmals darstellen, dass die SYNAPSIS GmbH der richtige Partner für Sie ist: oMit jetzt t t Jahren sind wir einer der "ältesten" Partner - und inzwischen auch Gold-Partner - der DocuWare AG. o Als Mitbegründer des DocuWare-Beirats Weiterentwicklungen des Produktes. o Mit über SO Kunden, bei denen wir DocuWare auch eingeführt haben, konnten wir ein umfangreiches Erfahrungspotential aufbauen. o Als ein in Erftstadt ansässiqes Unternehmen bin ich an dieser Zusammenarbeit interessiert. haben wir auch einen gewissen Einfluss auf zukünftige besonders In jedem Fall sichern wir Ihnen eine kompetente Unterstützung und volles Engagement zu. Für Rückfragen stehe ich Ihnen natürlich gerne, auch für ein weiteres Gespräch in Ihrem Hause, zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen SYNAPSIS GmbH ~t- Bernd Hüster SYNAPSIS GmbH Fritz-Erler-Straße 50374 Erfstadt 4 Telefon 02235 /92311-0 Telefax 02235 f 92311-99 E-Mail: info@synapsis.de Amtsgericht www.synapsis.de Geschäftsf Köln HRB 44101 Oipl.-Kfm. Bernd Hüster Kreissparkasse Köln (BLZ 370 502 99) KlO, 0191001112 Anlage 1 zu V 8/0580 10.06.2005 Die von mir bisher durchgeführten Planungen zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) und die damit verbundene Auswahl eines geeigneten Verfahrens wurden unter Beteiligung der KDVZ mit Blick auf die Integration in die vorhandene Softwareumgebung im eigenen Netz als auch im Verbandsnetz abgestimmt. • Die KDVZ teilt am 09.06.2005 mit, dass die Entscheidungskriterien für die Auswahl des DMS .Regisafe" in der KDVZ zu Gunsten einer verbandsweiten Einsetzbarkeit eines Verfahrens in den angeschlossenen Kommunen überarbeitet werden. Das aus dieser neuen Überprüfung hervorgehende DMS soll den Anwenderverwaltungen empfohlen und der spätere Service von der KDVZ angeboten werden. Eine Produktentscheidung soll kurzfristig erfolgen und bis Ende Juni den Verwaltungen vorliegen. Diese Empfehlung werde ich bei der Erstellung eines Konzeptes zur Einführung eines DMS berücksichtigen. Über die weitere Vorgehensweise werde ich in der nächsten Sitzung des HA berichten. In Vertretung • Anlage 1 zur Vorlage V8/580 Einführung eines modernen Dokumentenmanagement-Systems 25.11.2005 - DMS - Der Hauptausschuss hat in der letzten Sitzung darum gebeten, zu der Thematik .Einführung eines modemen Dokumentenmanagement-Systems" ergänzend Stellung zu nehmen. Die Einfuhrung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) zielte in der ersten Phase auf die Digitalisierung der Bauakten im Bereich des Bauordnungsamtes. Die digitalisierten Bauakten sollen allen berechtigten Mitarbeiterinnen zur Verfugung stehen und über eine Schnittstelle mit dem Baugenehmigungsverfahren ProBauG verknüpft werden. • Zwei Firmen aus Erftstadt (Fa. Docuscan und Fa. Synapsys) haben mit der von Ihnen angebotenen Software (Docuware) Lösungen für den Einsatzbereich im Bauordnungsamt aufgezeigt, entsprechende Angebote vorgelegt und einen kostenlosen Workshop fur die betroffenen Mitarbeiter angeboten. Um keine vorzeitige Bindung mit einem potentiellen System-Partner einzugehen, wurde auf das Angebot eines Workshops verzichtet. Durch den Kontakt mit den beiden Firmen wurde jedoch deutlich, dass nur eine DMSSoftware eingesetzt werden sollte, die die Kriterien fur eine verwaltungsweite Nutzung einschließlich Workflowkomponenten erfullt. Folglich erstreckt sich die Betrachtung nur auf ausgereifte und moderne Dokumentenmanagement-Systeme . • PostLDokumente J Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind die Basistechnologie zur Integration der verschiedenen Dokumentenbestände und Applikationen innerhalb der Verwaltung. Unter der Datenbankanwendung ORACLE, die bereits in mehreren Ämtern im Einsatz ist, können die Informationen anwendungsübergreifend bereitgestellt werden. Dokumentenmanagement-Systeme beinhalten die revisionssichere Archivierung, also den Prozess der Datenerfassung, der Indexierung, der Speicherung und des Wiederauffindens von Dokumenten auf Speichermedien bis hin zu einem Workflow- und Collaboration Management. • Die automatisierte Verwaltung der elektronischen Dokumente erstreckt sich während ihrer gesamten Lebensdauer - von ihrer Erstellung bis zu ihrer Löschung - über das DokumentenManagement -Verfahren. Damit kann dokumentiert werden, wer wann was mit welchem Dokument getan hat . Warum benötigen wir ein DMS-System Bewältigen der Informationsflut Die stetig wachsende Informationsflut erfordert von jedem Mitarbeiter immer größere Anstrengungen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Mit einem DMS wird das relevante Wissen in einem DokumentenPool bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt über definierte Ordnungskriterien mit Auswahllisten und über Volltextsuche. Egal, ob es sich um Briefe, Faxe, Dateien, Listen, Notizen, Protokolle oder EMails handelt und wer sie abgelegt hat. Das aktuelle Wissen steht den Berechtigten dauerhaft und auf Knopfdruck zur Verfugung. • Zeiteinsparung Verwöhnt durch das Internet und die schnelle Kommunikation per E-Mail erwarten Vorgesetzte, Mitarbeiter und auch der Bürger prompte und kompetente Antworten aufihre Fragen. Die Digitalisierung der Dokumente und die Bereitstellung der Informationen in einem Dokumenten-Pool minimiert Such- und Wartezeiten und schaffen Medienbrüche ab. Oualitätssteigerung Nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) darfbei einem Systemwechsel grundsätzlich nur dann von der Aufbewahrung abgesehen werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch das neue System gewährleistet ist. Ein Archiv sollte nicht nur wegen der gesetzlichen Anforderungen gepflegt werden. Das komplette Know-how der Verwaltung steckt in den Dokumenten. Die Anzahl der zu archivierenden Dokumente, Dateien und E-Mails steigt exponentiell. Sowohl die geordnete Ablage als auch die Archivierung und erst recht die Suche sind sehr zeitaufwändig. Ein DMS vereinfacht diese Tätigkeiten erheblich. Dokumente werden auch Jahre nach der Ablage sofort gefunden. Sie gehen nicht mehr durch Entnahme oder falsche Ablage verloren. Nachträgliche Manipulationen können ausgeschlossen werden. Platz schaffen Manuelle Papierarchive wachsen ständig und stoßen bereits in bestimmten Bereichen an räumliche Grenzen. Die Vorhaltung der Bau- und Personalakten bei -63- und -IO- ist besonders raumintensiv. Mit Hilfe eines DMS können die Unterlagen elektr. archiviert und in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt werden. Marktüberblick • Der Schwerpunkt eines DMS-Einsatzes wird vorrangig im Bereich der technischen Ämter und im Ordnungsamt gesehen. Um neben der bereits bekannte Software .Dokuware" einen allgerneinen Marktüberblick zu erhalten und das breite Spektrum der Dokumentenverwaltung zu beleuchten, wurden neben den Kontakten zu den hiesigen Firmen von -101- Gespräche mit Herstellern und unabhängigen Beratern von verschiedenen Systemen initiiert und vorgenommen. Die Amtsleiter der entsprechenden Bereiche waren in die Aktivitäten eingebunden. Bei den Anbietern von Dokumentenmanagement-Systemen handelt es sich um Firmen, die im Bereich der öffentlichen Verwaltung bereits Referenzen vorlegen können oder durchgeführte Installationen nachweisen können: Mit folgenden Anbietern wurden verschiedene Einsatzmöglichkeiten • geprüft: Hersteller Anbieter Hans Held GmbH BüroOrganisation 70599 Stuttgart Hans Held GmbH BüroOrganisation 70599 Stuttgart Regisafe IQ OCE Deutschland GmbH 45481 Mülheim a. d. R. OCE Deutschland GmbH 45481 Mülheim a. d. R. OCE Engineering Exec Optimal Systems Ges. fill innovative Computertechn. MbH Cicerostr. 26 10709 Berlin Optimal Systems Vertriebsgesellschaft 30163 Hannover OS:DRT GSD Gesellschaft für Softwareentwicklung 96342 Stockheim-Neukenroth JOLA Soft- und Hardware GmbH 51503 Rösrath Docuframe DocuWare AG 821 10 Germering Docuscan, Erftstadt Synapsis, Erftstadt Docuware Programmbezeichnung Die Verfahren der Firmen DocuWare und Optimal-System wurden im Rathaus präsentiert und die anderen Systeme bei einem Anwender (Gemeinde Weilerswist) bzw. bei Vertriebspartnern begutachtet. Das System Regisafe ist bei der Gemeinde Weilerswist und im eigenen Haus der KDVZ im Einsatz. Ein Programmtest vermittelte den Eindruck, dass hier Entwicklungsschritte nicht vorgenommen wurden und die Struktur einen überholten Stand aufzeigt. Die KDVZ wird das Produkt mittelfristig ablösen und ein modernes Verfahren auswählen. OCE bietet neben Kopiersystemen auch Scandienstleistungen und eigene digitale Archivsysteme an. Nach einer anfänglich vielversprechenden Softwarebeschreibung konnten die Vertreter von OCE auch mit Beteiligung ihrer Systemspezialisten die gestellten Anforderungen an die DMS-Funktionen nicht umsetzen und präsentieren. • Docuframe wird von der Firma JOLA im Kölner Bereich vertrieben. Ein Einsatz der Software erfolgt noch nicht bei Kommunen. Erste Schritt werden z. Zt. in Niedersachsen im Aufgabenbereich der Stadtwerke gemacht. Spezielle Funktionen aus dem öffentlichen Bereich konnten nicht gezeigt werden. Optimal-System wird im Verbandsgebiet der KDVZ in den Straßenverkehrsämtern der Kreisverwaltungen eingesetzt. Dieses System besitzt nicht die nötige Flexibilität um als Gesamtverfahren die Anforderungen einer Kommune abdecken zu können. Alle Firmen konnten zwar die Standardfunktionen im Bereich des DMS abdecken; spezielle Anforderungen wurden jedoch nur von Vertretern der Software DocuWare zur Zufriedenheit gelöst. Hierbei handelte es sich um die Markierung von Bauplänen im Archiv mit unterschiedlichen Prüfstempeln und die Einrichtung von eigenen Funktionen in den einzelnen Menüpunkten. Zu erwähnen ist besonders die Fa. Synapsis, die als einziger Anbieter die automatisierte Umsetzung von Passanträgen mit Auslesefunktion der Ordnungskriterien in eine digitallesbare Form vorführen konnte. • Auf einer Veranstaltung des Herstellers von .Docuware" am 15.06.05 in Essen konnten konkrete Informationen über das Produkt gewonnen werden. In Gesprächen mit den Entwicklern wurden die bekannten Verfahrensschwerpunkte und Einsatzgebiete der Software bestätigt. Von den Anbietern, die bereits in Beziehungen mit der KDVZ stehen oder im regionalen Bereich ansässig sind, ist das angebotene DMS .Docuware" in der Version 4.6 für den verwaltungsweiten Einsatz die geeigneteste Software. Ein spezialisiertes Verfahren (LinkBase ) für die Bauordnungsverwaltung wird von der Fa. Reprozentrum Rosenberger aus Bielefeld angeboten. Die Präsentation des Verfahrens im August konnte fur diese spezielle Aufgabe zwar überzeugen, ist jedoch für den Einsatz im nichttechno Bereich fill die Verwaltung uninteressant. Überregionale Anbieter Am 28.06.05 fand in Düsseldorf ein Workshop "OMS - Anbieter im Vergleich" statt. Die Vertreter der bekanntesten DMS-Anbieter stellten ihre Produkte anhand von Praxisbeispielen vor. Folgende Hersteller waren vertreten: Hersteller Softwarebezeichnung d.velopAG Schildarpstr. 6-8 48712 Gescher • FileNet GmbH Dietrich-Bonhoeffer-Str. 62350 Bad Homburg d.3 4 IBM Deutschland Pascalstr. 100 70548 Stuttgart Optimal Systems GmbH Cicerostr. 26 10709 Berlin SER Solutions Deutschland GmbH Innovationspark Rahms 53577 NeustadtlWied • FileNet P8 IBM Content Manager OS:DRT DOXIS iEeM-Suite Es bestand die Möglichkeit, mit den Herstellern über die individuellen örtlichen Anforderungen, das techno Umfeld und die standardisierten Einsatzmöglichkeiten des betreffenden Produkts zu sprechen. Hierbei stellt sich heraus, dass nur die Fa. Optimal Systems wie oben ausgeführt im Bereich der öffentlichen Verwaltung Installationen nachweisen kann und ein gewisses "know how" aufgebaut hat. Die restlichen Anbieter demonstrierten zwar den Ablauf von komplexen Verfahren im industriellen Umfeld, konnten aber im Gespräch mit Kenntnissen aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung nicht aufwarten. Bei den Produkten der Firmen FileNet, IBM und SER ist der Funktionsumfang der Software für die Verhältnisse einer Kommune in unserer Größenordnung mit ihren speziellen Anforderungen völlig überdimensioniert. Der Einsatz und die Pflege dieser Verfahren würde zusätzliches Personal und ein erhebliches "know how" voraussetzen. Die Software d.3 erfüllt die Standardfunktionen in der Grundkonfiguration. Weitergehende Funktionen lassen sich durch das frei konfigurierbare und flexible System als DMS-Plattform je nach AufgabensteIlung erzeugen. Diese Möglichkeit erfordert jedoch ein umfangreiches Fachwissen im Umgang mit der Software. Als gemeinsame Lösung für einen größeren Anwenderkreis ist der Einsatz dieser Software als Plattform für die erforderlichen Eigenentwiek lungen vorstellbar. Schnittstellen zu bereits eingesetzten Verfahren sind noch nicht vorhanden. Kommunale Rechenzentren als DMS-Anbieter Die im Arbeitskreis Kommunaler Datenverarbeitungszentralen (AKD) organisierten Rechenzentren in NRW bieten neben einer Vielzahl von verschiedenen Dienstleistungen und Verfahren mittlerweile auch den Betrieb von DMS-Verfahren an. • So hat die KDVZ Rhein-Erft-Rur offiziell das im Eingang erwähnte DMS-Verfahren .Regisafe" im eigenen Hause im Einsatz und betreut das System in der Gemeinde Weilerswist. Weitere Interessenten konnten für dieses System im Verbandsgebiet nicht überzeugt werden. Die KDVZ beabsichtigt, dieses DMS- Verfahren abzulösen und hat die interne Prüfung fill Ihr eigenes Haus und die Kommunen mit der Vorgabe abgeschlossen: Ziel der neuen DMS-Auswahl ist es den Kommunen mit Hilfe des noch zu bestimmenden DMS kurzfristig viele dringend erforderliche Leistungen anzubieten. Die von der KDVZ erstellte "Interne Entscheidungsvorlage zur Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems favorisiert das System der Firma d.velop mit dem Produkt d.3. Als Entscheidungskriterium fur die voraussichtliche Aufnahme von d.3 in das Portfolio der KDVZ wurden folgende Merkmale herausgestellt: Bei d.3 handelt es sich um ein frei konfigurierbares und sehr modernes System. Schnittstellen zu unseren Verfahren sind heute nur wenige vorhanden. Das selbstständige Erstellen von Schnittstellen ist aber eigenständig in komfortabler Form möglich; ebenso die Integration in unsere Fachverfahrenswelt der KDVZ und in eine Portalsoftware. • Die KDVZ hat mir die Kriterien ihrer Auswahlentscheidung am 11.11.2005 iur Verfügung gestellt. Über die weitere Vorgehensweise und einen Einsatz des DMS in den einzelnen Kommunen gibt es noch keine konkreten Vorstellungen. Welche Möglichkeiten und Unterstützungen die KDVZ ihren Kommunen anbieten wird, muss detailliert mit der KDVZ abgestimmt werden. Mit Blick auf die geplante Fusion der KDVZ Rhein-Erft-Rur mit der RegioIT in Aachen kommt ein weiterer potenzieller Anbieter von DMS- Verfahren in Betracht. Die RegiolT beschäftigt sich seit 1999 mit Dokumentenmanagement-Systemen. Das DMS- Verfahren "n>scale" der Fa. Ceyoniq wurde 2000 produktiveingesetzt und den Mitgliedskommunen im Aachener Raum angeboten. Von den 22 angeschlossenen Kommunen einschließlich der Stadt Aachen wird dieses System genutzt. Realisiert sind folgende Integrationen: • ProBauG (Baugenehmigungsverfahren) • • • Kirp Sonstige Abgaben und Entgelte Passwesen Bei der Vorstellung des DMS im Nov. 05 hat die RegioIT daraufhingewiesen, das die Stadt Aachen in einem Aufgabenbereich bereits eine vollständig papierlose Sachbearbeitung mit dem DMS- Verfahren n>scale eingerichtet hat. • Das DMS der Fa. Ceyonig wird von folgenden AKD-Mitgliedsrechenzentren • • • • eingesetzt: RegioIT in Aachen Rechenzentrum Iserlohn Rechenzentrum Lemgo Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe Innerhalb dieses Anwenderverbundes werden Schnittstellen und Eigenentwicklungen fahrensintegration in das Produkt "n>scale" ausgetauscht. zur Ver- Im Rahmen der Fusionsabsicht mit der RegioIT muss mit der KDVZ abgestimmt werden, welche Möglichkeiten sich aus einer Zusammenlegung der Rechenzentren hinsichtlich einer übergreifenden Nutzung eines DMS- Verfahrens ergeben. • Unabhängige Beratungsgesellschaften Der Hauptausschuss hat in der Sitzung vom 30.06.2005 zu dem Thema .Einführung eines modemen DMS" die Unterstützung einer unabhängigen Beratungsgesellschaft in Betracht gezogen. BARC: Das Business Application Research Center (BARC) mit Sitz in Würzburg bietet Unternehmen neutrale und fundierte Unterstützung bei der Planung und Auswahl von BusinessApplication- Lösungen. Kernkompetenz ist die Erstellung von vergleichenden Produktevaluationen und Auswahl von Softwarelösungen. Der Kundenkreis erstreckt sich überwiegend auf große und mittelständische Unternehmen der freien Wirtschaft. Der Kontakt mit BARC erfolgte auf der DMS- Veranstaltung in Düsseldorf. CAD Partner: Cad Partner Programmsystem GmbH & CO.KG aus Aachen betreut im Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft die Anwendung "Nemetschek" und besitzt damit bereits eine Vorstellung von dem vorhandenen Netzwerk. Die Firma sieht sich in der Lage, eine Machbarkeitsstudie zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems zu erstellen. Der finanzielle Rahmen dieser Studie würde sich voraussichtlich bei ca. 30.000,- € bewegen. NSC: Network Solution Consulting GmbH (NSC) mit Sitz in Kerpen und Wiesbaden zählt zu den führenden herstellerunabhängigen Beratungsunternehmen für Öffentliche Verwaltungen. Durch die Tätigkeit bei Kommunen im Verbandsgebiet der KDVZ sind bereits Kenntnisse über die DV-Infrastruktur im KDVZ-Bereich vorhanden. Nach mehreren Kontakten mit der Fa. NSC erfolgte am 17.08.2005 ein Erörterungsgespräch mit den Geschäftsführern von NSC zur Festlegung möglicher Planungs- und Unterstützungsleistungen bei der Einführung eines DMS in der Stadtverwaltung Erftstadt. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf Dienstleistungen für ein spezielles Angebot, auf deren Grundlage die Fa. NSC mit Unterstützungstätigkeiten beauftragt werden könnte. Ein entsprechendes Angebot der Fa. NSC über Analyse, Konzept, Ausschreibung bis zur Angebotsauswahlliegt bei ca. 40.000,- E. • Die Beratungsgesellschaften besitzen Kontakte und Kenntnisse über verschiedene überregional agierende Softwarehersteller. Das von den kommunalen Rechenzentren abgedeckte Verfahrensangebot im Bereich DMS ist bei den Beratungsgesellschaften nicht bekannt. Auf spezialisierte Vertreiber im DMS-Umfeld, die sich auf regionalem Gebiet bewegen, wird nicht eingegangen. Die weitere Vorgehensweise erstreckt sich auf folgende Produkte in Verbindung mit den oben vorgestellten Firmen bzw. Rechenzentren: DMS • Anbieter Docuware Fa. DocuScan Fa. Synapsis n>scale RegioIT Aachen d.3 KDVZ Rbein-Erft-Rur Zur Beurteilung eines wirtschaftlichen DMS-Betriebes werden Gespräche mit der KDVZ aufgenommen, urn die Entwicklung der durch die beabsichtigte Fusion entstehenden neuen Angebote zu beurteilen. Über die Ergebnisse werde ich berichten. In Vertretung