Vorlage (Digitale Ratsarbeit hier: Antrag der Fraktion "Die Linke." vom 15.9.2013)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Aktenzeichen 01/2 Datum Vorlagen-Nr. 02.10.2013 316/2013 Betreff Digitale Ratsarbeit hier: Antrag der Fraktion "Die Linke." vom 15.9.2013 Beratungsfolge Rat Finanzielle Auswirkungen Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle Beschlussentwurf: Der Rat nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Erläuterungen: Mit Datum 15.09.2013 (Eingang per Mail 30.09.2013) stellte die DIE LINKE.-Fraktion den Antrag, die Verwaltung zu beauftragen, die Kosten für einen „papierlosen“ Sitzungsdienst zu ermitteln. Über die rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Voraussetzungen zur papierlosen Ratsarbeit soll bis zur Ratssitzung am 02.12.2013 ein Sachstandsbericht zur Umsetzung der Untersuchungen schriftlich vorgelegt werden. Zum Thema sind folgende Hintergrundinformationen von Bedeutung. Das Ratsbüro liefert heute Einladungen, Vorlagen und Niederschriften an 50 Ratsmitglieder und über 150 sachkundige Bürgerinnen und Bürger oder Einwohner - zudem an einen Verteiler innerhalb der Verwaltung. Für Presse und Zuschauer in Sitzungen werden zusätzlich Druckexemplare vorgehalten. Die Erfahrungen in anderen Kommunen zeigen, dass der papierlose Sitzungsdienst weniger als Frage der wirtschaftlichen Optimierung betrachtet wird. Vielmehr ist zu entscheiden, welchen Standard eine Kommune bei der Bewältigung der politischen Rats- und Ausschussarbeit für alle ehrenamtlich Tätigen anbietet. Die Fraktionen in Brühl erhalten seit Beginn der laufenden Wahlperiode (ab Nov. 2009) die Sitzungsunterlagen in elektronischer Form. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 2 – Drucksache 316/2013 Im Sommer 2012 wurden die Ratsmitglieder über die Einführung des Ratsinformationssystems SD.NET der Firma Sternberg informiert. Nach Schulung der Schriftführer und Vorlagenersteller konnte das erste Modul „Erstellung von Vorlagen" im Herbst 2012 starten. Zum Jahreswechsel 2012/2013 ging das Internet-Modul „RIM“ des Ratsinformationssystems mit den bis dahin erstellten Vorlagen und Niederschriften online. Alte Niederschriften und Vorlagen in Papierform werden digital erfasst und sollen nach und nach in das System übernommen werden. Alle öffentlichen Inhalte sind seitdem für jedermann rund um die Uhr über das Internetportal der Stadt abrufbar. Im Februar 2013 erhielten alle Rats- und Ausschussmitglieder ihre persönlichen Zugangsdaten zur Teilnahme am nichtöffentlichen Sitzungsdienst. Damit wurde die Grundlage für einen digitalen papierlosen Sitzungsdienst geschaffen. Alle Sitzungsunterlagen stehen per Internetabruf zur Verfügung. Der Internetabruf kann auch mobil über WLAN, SIM-Karte oder LTE erfolgen. Die Ausstattung der Sitzungsräume mit Access-Points (WLAN) ist in Vorbereitung. Im Juni 2013 fand eine „Ausleuchtung“ statt, bei der die Anzahl und die Standorte der WLAN-Antennen ermittelt wurden. Bei der KDVZ ist die notwendige Infrastruktur beauftragt, damit Ratsmitglieder zukünftig die Access-Points in den Sitzungsräumen mit eigenen Geräten nutzen können. Im Herbst soll das sogenannte „RICH-Modul“ (Rats Info Compact Home) testweise für die Verwaltung freigeschaltet werden. Es ermöglicht auf einfachste Weise den "papierlosen Sitzungsdienst". Unterlagen, die mit SD.NET erstellt worden sind, können auf ein Notebook oder einen Tablet-PC heruntergeladen werden. Anschließend sind die Unterlagen auch ohne Internetzugang verfügbar und können mit bleibenden Markierungen und Notizen ergänzt werden. Als zusätzliche Möglichkeit wird das Modul „iRICH“ als App im Apple-Store angeboten. Ein Kritikpunkt ist jedoch, dass die App nur für iPads erhältlich ist, nicht für Geräte mit anderen Betriebssystemen (Android etc.). Im Verbandsgebiet der KDVZ wird flächendeckend die gleiche Software der Firma Sternberg eingesetzt. Hier wird das Thema unterschiedlich betrachtet. Zum Thema Einführung der papierlosen elektronischen Gremienarbeit im Rhein-ErftKreis beabsichtigt die Kreisverwaltung WLAN-Zugänge zur Verfügung zu stellen. Mandatsträger sollen dann Vorlagen mit eigenen Endgeräten während der Sitzung online aufrufen können. Der Rat der Stadt Bergheim hat durch Änderung der Geschäftsordnung im Januar 2013 eine Testphase des papierlosen Sitzungsdienstes ohne Bereitstellung von Endgeräten auf den Weg gebracht. Die Auswertung der Testphase soll zum Ende der Wahlperiode vorgelegt werden. Über die endgültige Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes entscheidet der „neue“ Rat. In Erftstadt gab es 2011 eine Arbeitsgruppe zur Prüfung der Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes. In einer Testphase im ersten Halbjahr 2012 wurde das „RICHBgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 3 – Drucksache 316/2013 Modul“ mit positivem Ergebnis getestet. Seit dem 01.07.2012 nutzen 13 Ratsmitglieder den papierlosen Sitzungsdienst mit privaten Geräten. Insgesamt 40 von 120 Personen (sachkundige Bürger / Einwohner) haben sich bereiterklärt, auf die Zusendung von Papier zu verzichten. Die Stadt Kerpen hat im Dezember 2012 beschlossen, in einem Pilotprojekt für Ratsmitglieder auf freiwilliger Basis bei Verwendung privater Geräte in die papierlose Ratsarbeit einzusteigen. Das Pilotprojekt ist am 01.03.2013 gestartet. Es nehmen 11 Stadtverordnete daran teil. Bisher haben 14 Ratmitglieder auf die Bereitstellung eines gedruckten Exemplars der Niederschriften verzichtet. In Wesseling hat in den Sommerferien 2013 eine Befragung der Rats- und Ausschussmitglieder stattgefunden, deren Auswertung noch nicht vorliegt. Der Verwaltungsvorstand und je ein Mitglied jeder Fraktion testen das Modul „RICH“. Von Mai bis Dezember 2012 führte der Kreis Euskirchen einen Pilotversuch "papierloser Sitzungsdienst" für den Kreistag durch. Dabei stellte der Kreis den Teilnehmern 25 iPads zur Verfügung. Insgesamt 14 Personen nutzen ein privates Gerät (iPad oder Laptop). Der Kreistag Euskirchen beschloss nach dem Pilotversuch im Dezember 2012 u.a. folgendes:      Der Kreis stellt allen Kreistagsmitgliedern auf Wunsch ein iPad mit oder ohne Mobilfunkkarte zur Verfügung. Hierüber werden Nutzungsvereinbarungen abgeschlossen. Ebenfalls können eigene Geräte genutzt werden. Hierfür zahlt der Kreis eine monatl. Entschädigung in Höhe von 3,50 € an die Nutzer. Der Versand von Vorlagen in Papierform wird für die Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst sowie stellvertretende sachkundige Bürger ab 2013 eingestellt. Jede Kreistagsfraktion erhält wie bislang jeweils eine Papierausfertigung der Unterlagen. Für die Möglichkeit der Privatnutzung sind dem Kreis folgende Kosten pauschal zu erstatten: o Nutzung eines iPads ohne Mobilfunkkarte: monatl. 3,50 € o Nutzung eines iPads mit Mobilfunkkarte: monatl. 12,50 € Während einige Politiker das Angebot des Kreises für ein neues Tablet wahrnehmen, nutzen andere private Geräte. Sechs Kreistagsmitglieder beziehen nach wie vor ausschließlich Papiervorlagen. Die insgesamt 111 sachkundigen Bürger (inkl. Stellvertreter/ innen) werden nicht mit iPads ausgestattet. Sie können am papierlosen Sitzungsdienst mit einem eigenen Gerät (ohne Kostenerstattung) teilnehmen. Der Papierversand an stellvertretende sachkundige BürgerInnen wurde ab 2013 eingestellt. Im Kreis Euskirchen geht man davon aus, dass ein wirtschaftlicher Vorteil von bis zu 20.000 € p. a. erreicht werden kann, wenn ab 2014 die eingesetzte Druckmaschine durch ein kleineres, günstigeres Gerät ersetzt wird und ab 2017 eine Reduzierung des Stellenumfanges in der Hausdruckerei (nach Ausscheiden des jetzigen Stelleninhabers) erBgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 4 – Drucksache 316/2013 folgt, sowie unter Berücksichtigung der Erstattungen durch die Kreistagsmitglieder und des ersparten Druckaufwandes. Genauere Angaben liegen dort noch nicht vor. In der Stadt Euskirchen hat man sich 2013 für die Bildung einer Arbeitsgruppe und die Befragung von Mandatsträgern und Sachkundigen entschlossen. Die Arbeitsgruppe mit Vertretern der fünf im Rat vertretenden Fraktionen kam im September 2013 zu dem Ergebnis, von der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes mit dem Modul iRICH/RICHClient der Firma Sternberg abzusehen. In der Begründung heißt es, da den Mitgliedern des Rates und der Ausschüsse bereits heute die vollständigen Sitzungsunterlagen im Internet zur Verfügung stehen, ist für diejenigen Rats- und Ausschussmitglieder, die dies wollen, ein Einstieg in den digitalen Sitzungsdienst mit eigenen Notebooks, Netbooks oder Tablet-PCs möglich. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14