Beschlussvorlage (Bühnenaufbauhelfer für Kulturveranstaltungen)

Vorlage Nr.: 486/2011 Erstellt am: 16.11.2011 Aktenzeichen: II / 40 / 410 Verfasser/in: Angelika Schallenberg Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP ö. Sitzung nö. Sitzung Termin Ausschuss für Bildung, Kultur, Sport und Freizeit X 29.11.2011 Haupt- und Finanzausschuss X 06.12.2011 Rat X 20.12.2011 Betreff Bühnenaufbauhelfer für Kulturveranstaltungen Veranlasser/in / Antragsteller/in Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen X ja nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) 7.000,-- € — im Haushalt des laufenden Jahres € — in den Haushalten der folgenden Jahre 7.000,-- € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja Finanzierungsvorschlag: Teilweise Deckung durch Einsparungen Beschlussvorschlag X nein Vorlage Nr.: 486/2011 . Seite 2 / 3 Der Ausschuss für Bildung, Kultur, Sport und Freizeit / der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt / der Rat beschließt, in 2012 Sachmittel in Höhe von bis zu 7.000 € für professionelle Bühnenhelfer / Stagehands für den Bühnenaufbau von Veranstaltungen (Theater, Kabarett, Konzerte) zur Verfügung zu stellen. Die Entwicklung ab 2013 wird von den weiteren konzeptionellen Überlegungen der Verwaltung (insbesondere Bauhof) abhängig gemacht. Erläuterungen Die Kulturabteilung muss für ihre Veranstaltungen regelmäßig Helfer zur Verfügung stellen, damit Kulissen bzw. Bühnenbilder für Theater- bzw. Kabarett oder Konzertveranstaltungen aufgebaut werden können. Je nach Veranstaltung werden zwischen einer und sechs Personen angefordert, die in der Regel für den Aufbau (meist ab mittags bis ca. 18 Uhr) und den Abbau (ab 22/23.00 Uhr) zur Verfügung stehen müssen. Anfangs (90er Jahre) wurden dafür Mitarbeiter des Bauhofs eingesetzt. Um das Jahr 1989 wurde verfügt, dass der Bauhof nicht mehr zum Einsatz kommen sollte, statt dessen sollte auf Schüler/Studenten zurück gegriffen werden. Die Tourneetheater haben mehrfach darauf hingewiesen, dass unbedingt volljährige, kräftige, männliche Helfer zur Verfügung stehen müssen. Diese wurden meist über die Schulen gewonnen und blieben während der Anfangszeit des Studiums dabei, wechselten aber ständig. Die Erfahrungen mit ihnen waren sehr unterschiedlich. Es waren zuverlässige, aber auch äußerst unzuverlässige Helfer dabei. In den letzten 20 Jahren hat es immer wieder dramatische Situationen beim Aufbau gegeben, weil kurzfristige Absagen erfolgten: Bisweilen sagten am Tag selbst mehrere Helfer gleichzeitig ab oder erschienen einfach nicht. So kurzfristig ist in der Regel meist kein oder nur unzureichender Ersatz zu beschaffen, weder unter den freien Helfern noch unter den Bauhof-Mitarbeitern. So stand mindestens einmal pro Spielzeit die Durchführung einer Theaterabo-Veranstaltung auf Messers Schneide, die Gefahr, dass 400 Abonnenten nach Hause geschickt werden müssen, konnte nur durch wiederholte Kraftakte der Haustechniker und der verbliebenen Helfer abgewendet werden. Zwischenzeitlich hat sich die Situation erheblich verschärft: Durch die Einführung der Ganztagsschule, Verkürzung der Schulzeit bei gleichzeitiger Verschulung der Studienbedingungen können keinerlei Schüler/Studenten-Aushilfen für den Aufbau (tagsüber) mehr gewonnen werden. Hier musste seit längerem immer wieder auf Mitarbeiter des Bauhofs zurückgegriffen werden – was wegen der sonstigen Arbeitsbelastung kein Dauerzustand werden kann. Insbesondere weil die Arbeitszeiten und Schichten des Bauhofs mit den Veranstaltungs-Aufbau-Zeiten inkompatibel sind und die Anforderungen der Kulturabteilung nur sehr schwierig in die sonstigen Bauhof-Abläufe integrierbar sind, kam es in jüngster Zeit wiederholt zu Konflikten. In jüngster Vergangenheit kam es sogar zu einem Beinahe-Desaster, das nur durch extreme Mehrbelastung des Haustechnikers und zweier verbleibender Schüler aufgefangen wurde. Ein solcher Zustand – immer kehrende Wackel-Partien und Gesundheit gefährdender Belastung (zu schweres Tragen) vom Mitarbeitern/Aushilfen kann nicht dauerhaft festgeschrieben werden. Deshalb müssen zukünftig neue Wege beschritten werden, um zuverlässige und fachkundige Helfer zu akquirieren. 1) 2) 3) 4) Bereits in der Vergangenheit scheiterte der Versuch, über Zeitungsannoncen Helfer zu finden. Ebenso scheiterte der Versuch, Mitarbeiter über eine Zeitarbeitsfirma zu finden. Auch studentische Jobvermittlungen scheiterten. Die Suche nach neuen Aushilfen wird dadurch erschwert, dass sie für die wenigen Termine im Jahr vom Personalamt wie reguläre Mitarbeiter geführt werden müssen und deshalb eine umfangreiche Einstellungsbürokratie von der (zusätzlichen) Steuerkarte über den Sozialversicherungsnachweis, Studenten- oder Schülerausweis usw. zu bewältigen haben – ein Aufwand, der sich im Verhältnis der wahrnehmbaren Termine kaum lohnt und den Anreiz nicht gerade steigert, sich als Helfer zu melden. Vorlage Nr.: 486/2011 . Seite 3 / 3 Eine professionelle Lösung dieses Problems verspricht sich die Kulturabteilung nur noch durch die Zusammenarbeit mit einer Fachfirma für Stagehands/Bühnenhelfer. Damit würden jedoch die Helfer nicht mehr über das Personalamt bzw. den Bauhof geführt und abgerechnet, sondern über den Sachmittel-Haushalt der Kulturabteilung. Die Berechnungen für einen durchschnittlichen Helferbedarf im Lauf eines Jahres ergaben für die Kulturabteilung einen finanziellen Mehraufwand in Höhe von rund 7.000€. (Kalkulation siehe unten) Da die Abendtermine nach wie vor überwiegend (!) von Schülern/Studenten wahrgenommen werden könnten, werden hier nur die Aufbau-Zeiten am Tag veranschlagt. Außerdem muss die Berechnung auf einer Grundlage von 6-StundenTakten vorgenommen werden, da die Agenturen nicht stundenweise, sondern nur für minimal 6 Stunden Kräfte zur Verfügung stellen. 1) Theaterabo 7 Termine, 4 Helfer von 12/13.00 - 18.00 Uhr, ein Helfer durchgehend von 12-18 Uhr und von 22 Uhr - Ende. Gesamtstunden: 7 x 4 x 6 und 7 x 1 x 12 = 252 Stunden 2) 5 Veranstaltungen (Kabarett, Konzerte): je 2 Helfer = 60 Stunden. 3) Spielarten: 6 Veranstaltungen, je 1 Helfer = 36 Stunden. Gesamt: 348 Stunden. Die Kosten für Stagehands liegen zur Zeit inklusive MWST bei 18,45 € (ohne Höhenarbeiten) bzw. bei 21,42 € (inkl. Höhenarbeiten), hinzu kommen Pauschalen für Essen ab 8,5 Stunden Arbeitseinsatz und Getränke. Insgesamt ergab sich somit anhand einer qualifizierten Schätzung von 264 Stunden ohne Höheneinsatz und 84 Stunden mit Höheneinsatz, Kosten für Essenspauschalen und Getränke ein Gesamtbetrag von 7.000 €. Der Mehraufwand kann nicht aus dem laufenden Kulturetat bestritten werden, ein Teil der Kosten könnte jedoch durch Einsparungen bei den Personalkosten beim Hauptamt aufgefangen werden, da die bisherigen Helfer im allgemeinen Personaletat geführt werden, ein Teil beim Bauhof. Im Kulturbudget (städtische Veranstaltungen) 004 001 001 ist ein neues Sachkonto einzurichten. Im Bauhof wird zur Zeit ein Personaleinsatz-Konzept erarbeitet. Hiervon wird abhängig gemacht, ob auch über 2012 hinaus auf externe Kräfte zurückgegriffen werden muss oder mit internen Kräften geplant werden kann.