Vorlage (Raumkonzept Rathaus A + B)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. 01/2 10 60 01 31.01.2013 30/2013 Betreff Raumkonzept Rathaus A + B Beratungsfolge Hauptausschuss Finanzielle Auswirkungen Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle Beschlussentwurf: Der HA nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Erläuterungen: In der Sitzung des Rates am 3. Mai 2012 wurde der Beschluss zur Errichtung eines Neubaus an Rathaus B aufgehoben. Im Zuge dieser Entscheidung wurde erklärt, dass eine umfassende Sanierung von Rathaus B weiterhin als unwirtschaftlich einzustufen ist. Hinzu kommt, dass die Vorteile, die mit einem Neubau eingetreten wären (Bündelung bürgernaher Dienstleistungen, Barrierefreiheit, personelle Synergien, verbessertes Raumangebot, großzügigere und zentralere Unterbringung der städtischen Bücherei, langfristige Planungssicherheit) durch eine Sanierung nicht erreicht werden können. Insofern müssen die Gegebenheiten nun hingenommen und versucht werden, durch die Erledigung dringend notwendiger kleinere Reparaturarbeiten die räumlichen Verhältnisse zu verbessern und durch eine sinnvolle Unterbringung publikumsintensiver Dienststellen deren Erreichbarkeit zu optimieren. Mit dem Ziel, ein möglichst sinnvolle Nutzung zu verwirklichen, wurde eine Neuverteilung der Dienstellen überlegt und ein Raumkonzept erstellt. Wie bereits im Rahmen der Etateinbringung dargelegt, basiert das vorgeschlagene Konzept auf folgenden Vorgaben: 1. Unterbringung möglichst vieler Dienststellen im künftig komplett barrierefreien Rathaus A 2. Gewinnung zusätzlicher Flächen im barrierefreien Rathaus A durch den Umbau der ehemaligen Kantine und Nutzung der ehemaligen Büros der Gebausie Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 2 – Drucksache 30/2013 3. zusammenhängende Unterbringung der Abteilungen, Fachbereiche und Dezernate unter Beachtung der Funktionalität des Dienstbetriebes 4. Ansiedlung der in Rathaus B verbleibenden Dienststellen von Parterre zum Dachgeschoss hin nach Publikumsintensität 5. Flächeneinsparung durch eine intensivere Nutzung der Büros 6. weitestgehende Vermeidung von Umbauarbeiten und Umzügen Das vorliegende Raumkonzept berücksichtigt diese Aspekte mit einem sowohl für den internen Dienstablauf, für die Bürgerinnen und Bürger, aber auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter akzeptablen Ergebnis. Die wichtigsten Aussagen des Raumkonzeptes sind: A Zusammenlegung der Dezernate und der dezernatsangangehörigen Fachbereiche unter ein Dach  Die Dienststellen des Dezernates II (Fachbereich „20/Finanzen“ und Fachbereich „32/Ordnung“) werden komplett in Rathaus B untergebracht. Bisher war nur Fachbereich 32 in Rathaus B angesiedelt; das bedeutet, dass Fachbereich 20 mit den Abteilungen ´Kämmerei´ und ´Stadtkasse´ von Rathaus A nach Rathaus B umzieht.  B Die Dienststellen der übrigen Dezernate I und III werden vollständig in Rathaus A untergebracht; das bedeutet, dass die Abteilungen ´Schule/Sport´ und ´Jugend´ von Rathaus B nach Rathaus A umziehen. Bisher war nur die Kulturabteilung in Rathaus A untergebracht, der Fachbereich somit getrennt. Intensivere Raumnutzung  Im Rahmen der überörtliche Prüfung der Gebäudewirtschaft der Jahre 2005 – 2008 wurde festgestellt, dass die jedem Mitarbeiter durchschnittlich zur Verfügung stehende Büroflächen in den beiden Rathäusern mit 17 qm über der Benchmark liegt (Benchmark: 35 qm, Rathaus A: 58 qm, Rathaus B: 42 qm). Es wurde bereits damals eine intensivere Nutzung der Räumlichkeiten empfohlen. Die Arbeitsstätten-Verordnung schreibt keine Mindestgröße für Büros mehr vor, die Berufsgenossenschaft spricht von mindestens 8 qm und empfiehlt 10 – 12 qm. Auf dieser Basis erfolgte eine Zuteilung der Büros – natürlich unter Berücksichtigung von Publikumsverkehr, aber auch von Außendiensttätigkeit oder Teilzeitarbeit - d.h. dass Mitarbeiter, die heute über ein Einzelbüro verfügen, sich künftig ggf. zu zweit ein Büro teilen müssen, soweit die Wahrung der Kundenfreundlichkeit und das Aktenaufkommen, auf welches zurückgegriffen werden muss, dies zulassen. Trotz der räumlichen Einschränkung kann ein Standard von mindestens 13 – 14 qm pro Mitarbeiter beibehalten werden. Eine weitere Einschränkung ist durch den Raumzuschnitt und die Lichtverhältnisse in dem unter Denkmalschutz stehenden Rathausteil B und dem ehemaligen Kloster bzw. Schulgebäude des Rathauses A nicht möglich. C Bgm. Schaffung von Freiflächen in Rathaus B Der Anbau an Rathaus B kann im 1., 2. und 3. OG für andere Zwecke frei gemacht werden. Dort fielen dann ca. 800 qm an Fläche weg. Durch den Umbau der ehemaligen Kantine und die Nutzung der früheren Räumlichkeiten der Gebausie kann eine FläZust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 3 – Drucksache 30/2013 che von rd. 430 qm hinzugewonnen werden, sodass tatsächlich eine räumliche Einschränkung von ca. 400 qm erfolgt. Zusammenfassung Rathaus A:  es bleiben am jetzigen Standort: Fraktionsbüros, Büros des Bürgermeisters und der Dezernenten, Fachbereich 14 „Rechnungsprüfungsamt“, Fachbereich 61 „Bauen und Umwelt“ mit den Abteilungen 61/1 „Planung“, 61/2 „Bauordnung“ und 61/3 „Abwasser“, Abteilung I/2 „Verwaltungsservice“, Abteilung I/3 „Personalservice“ und 01/2 „Ratsbüro“  Abteilung 40/1 „Kinder, Jugendpflege, Familie“ wird zusammenhängend und gut erreichbar im 1. OG bzw. Parterre (bisheriger „Kulturtrakt“) untergebracht  Die Abteilungen 40/2 „Schule/Sport“ und 40/3 „Kultur“ werden zusammen liegend im Dachgeschoss angesiedelt.  Der Personalrat (PR) zieht eine Etage höher in einen Trakt aus PR, Gleichstellungs- und Integrationsbeauftragte, Jugendauszubildendenvertretung / Auszubildende, Integrationsausschuss und Integrationslotsen werden im Erdgeschoss untergebracht. Rathaus B:  Der Grundsatz der zusammenhängenden Unterbringung der Mitarbeiter einer Abteilung kann hier nicht durchgängig verwirklicht werden, da der Publikumsverkehr innerhalb einer Abteilung von Mitarbeiter zu Mitarbeiter stark variiert, hier wird bei der Raumverteilung von unten nach oben daher weniger die zusammenhängende Unterbringung der Abteilungen sondern die Publikumsintensität berücksichtigt.  Die publikumsintensivsten Aufgabenbereiche (Gewerbeangelegenheiten, Verkehrsordnungswidrigkeiten, Rentenberatung, Wohngeld, Fundbüro, Bürgerberatung) und die Behindertenbeauftragte werden Parterre platziert.  Im 1. statt im 2. OG findet man künftig die Sachbearbeiter „Grundsicherung“ und „Unterhaltsvorschussgesetz“.  Die Unterbringung von Stadtkasse und Kämmerei mit wenig bis mittelmäßigem Publikumsverkehr ist im 2. und 3. OG vorgesehen  Im Flurbereich vor der Bürgerberatung wird eine Wartezone eingerichtet Die Entwürfe des Raumkonzeptes sind mit dem Personalrat besprochen und den Dienststellenleitern vorgestellt worden; der Entwurf findet grundsätzlich Zustimmung. Die konkrete Verteilung der einzelnen Büros und die genaue Zuteilung auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird in den derzeit noch laufenden Gesprächen mit den Verantwortlichen besprochen. Hier erfolgen ggf. noch einzelne, interne Anpassungen, die allerdings auf das insgesamt zur Verfügung gestellte Raumangebot keinen Einfluss haben. Das Raumkonzept wird in der Hauptausschusssitzung am 18.3.2013 per Power-Point vorgestellt. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14