Vorlage (Neubeschaffung Groupware hier: Überplanmäßige Ausgabe)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. I/1 10 56 10 18.12.2012 203/2012 Betreff Neubeschaffung Groupware hier: Überplanmäßige Ausgabe Beratungsfolge Rat Finanzielle Auswirkungen X X Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle 783190/11060710 Beschlussentwurf: Bürgermeister Michael Kreuzberg und Ratsherr Ehrenstein (CDU) beschließen im Wege der Dringlichkeit, gem. § 60 Abs. 1 GO NRW die überplanmäßige Bereitstellung eines Betrages in Höhe von 22.500,00 € bei Kostenstelle 110607, Sachkonto 783190 - EDVBeschaffung. Deckungsvorschlag: Kostenstelle 11100000 - Organisationsangelegenheiten und technikunterstützte Informationsverarbeitung Konto 542900 - sonstige Inanspruchnahme Rechte und Dienste Im Doppelhaushalt 2011/2012 wurden Mittel für die Auslagerung der Finanzsoftware datev bereitgestellt. Die Entscheidung über eine Auslagerung soll nach dem vorgestellten ITKonzept erst nach Abschluss der Server-Konsolidierung erfolgen. Die Mittel werden 2012 nicht benötigt. Erläuterungen: Im Rahmen der Vorstellung des IT-Konzeptes der Stadtverwaltung Brühl im interfraktionellen Arbeitskreis IT am 13.10.2011 wurde u.a. die Ablösung der heute eingesetzten Groupware aufgezeigt. Mittel für diesen Umstieg sollten im Doppelhaushalt 2013/2014 berücksichtigt werden. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 2 – Drucksache 203/2012 Mit Datum 12.12.2012 teilt die KDVZ mit, dass im Rahmen einer IT-Sicherheitsprüfung festgestellt worden ist, dass der Internetzugriff (WebAccess) auf die Mail-Postfächer Schwachstellen aufweist, die zu Sicherheitsproblemen führen können. Die Sicherheitsmängel sind durch Updates nicht behebbar, da das Produkt durch den Hersteller nicht mehr unterstützt wird. Dieser Umstand macht ein baldiges Abschalten des Web-Dienstes durch die KDVZ unumgänglich. Eine Alternative zur Wiederherstellung der vollen Sicherheit gibt es nach Angaben der KDVZ nicht. Aus Sicherheitsgründen wird die KDVZ den veralteten WebAccess-Zugang zum 31.03.2013 abschalten. Unter Berücksichtigung der notwendigen Vorlaufzeit für den Umstellungsprozess muss die Maßnahme vorgezogen und durch eine überplanmäßige Ausgabe finanziert werden. Mittel zur Deckung stehen bei Kostenstelle 111000 – sonstige Inanspruchnahme Rechte und Dienste zur Verfügung. Kosten entstehen für die notwendige Software zur Datenüberführung aus dem alten in ein neues System (ca. 5.650 €) und für den Kauf von Lizenzen für das neue System (ca. 16.850 €) für insgesamt 350 Postfächer. Die überplanmäßige Ausgabe ist sowohl zeitlich (kurzfristiger Umstellungszeitraum und Abschaltung zum 31.03.2013) als auch sachlich (Sicherheitsproblem, keine Alternative) unabweisbar. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14