Mitteilungsvorlage (Anlage zur Mitteilungsvorlage 507/2011)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister Pulheim, den 08.11.2011 Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung (§ 31 GemHVO) Diese Dienstanweisung enthält die für die Stadt Pulheim notwendigen näheren und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie der sicheren Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen gemäß § 93 Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW) vom 14.07.1994 (GV.NRW.S.666) und § 31 Gemeindehaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (GemHVO NRW) vom 16.11.2004 (GV.NRW.S.644). § 1 Geltungsbereich Die Dienstanweisung gilt für alle Organisationseinheiten der Stadtverwaltung, die Aufgaben der Zahlungsanweisung, der Buchführung und der Zahlungsabwicklung nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften der Gemeindeordnung (GO NRW) und der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO NRW) wahrnehmen. § 2 Aufgaben (1) Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung werden organisatorisch dem Amt für Stadtfinanzen zugeordnet. Die Finanzbuchhaltung besteht aus der zentral im Amt für Stadtfinanzen und den im Immobilienmanagement und dem Bauhof dezentral organisierten Bereichen der Geschäftsbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Abteilung Zahlungswesen, der die Zahlungsabwicklung mit Ausnahme der Aufgaben der Vollstreckung obliegt (im folgenden Zahlungsabwicklung genannt) und der Vollstreckungsabteilung. (2) Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich gemäß § 93 GO NRW in der jeweils gültigen Fassung übertragenen eigenen und auftragsweise zu erledigenden Aufgaben wahr. Die Aufgaben umfassen - die Geschäftsbuchhaltung (§ 27 GemHVO NRW), - die Zahlungsabwicklung (§ 30 GemHVO NRW), inklusive der Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen und die Mahnung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Geldforderungen - die Zwangsvollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Geldforderungen. (3) Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben (z.B. fremde Kassengeschäfte) durch die Bürgermeisterin bzw. den Bürgermeister übertragen werden. Die Übertragung ist nur zulässig, wenn Vorschriften der GO NRW nicht entgegen stehen, dies im Interesse der Stadt Pulheim liegt, die eigenen Aufgaben nicht beeinträchtigt werden und gewährleistet ist, dass die weiteren Aufgaben bei der Prüfung der Finanzbuchhaltung mitgeprüft werden können. Die Vorschriften der GemHVO NRW gelten für die Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist. (4) Die Vollstreckungsabteilung ist die für das Vollstreckungsverfahren bestimmte zentrale Stelle der Stadt Pulheim und damit die Vollstreckungsbehörde im Sinne des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVG NRW). 1 § 3 Leitung, Vertretung und Beschäftigte der Finanzbuchhaltung (1) Die Leitung der Finanzbuchhaltung obliegt der Leitung des Amtes für Stadtfinanzen. Die Vertretung obliegt der stellvertretenden Leitung des Amtes für Stadtfinanzen. Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft die Leiterin bzw. der Leiter, gegebenenfalls die Vertreterin bzw. der Vertreter der Finanzbuchhaltung die im Interesse einer ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung erforderlichen Anordnungen (§ 93 Abs. 2 GO NRW). Die Leitung hat u. a. alle Maßnahmen zu treffen, die eine höchstmögliche innere und äußere Sicherheit der Finanzbuchhaltung gewährleisten. (2) Sobald die Leitung der Finanzbuchhaltung die ordnungsgemäße Führung derselben gefährdet sieht, hat sie die Stadtkämmerin bzw. den Stadtkämmerer sowie das Rechnungsprüfungsamt zu informieren. (3) Die Verteilung der Dienstgeschäfte auf die Beschäftigten regelt die Leitung der Finanzbuchhaltung. (4) Die mit der Zahlungsabwicklung beauftragten Beschäftigten dürfen weder Zahlungsansprüche prüfen oder feststellen, noch Buchführungsaufgaben ausführen, die nicht von der Leitung der Finanzbuchhaltung angeordnet worden sind (§ 93 Abs. 4 GO NRW, § 30 Abs. 3 Satz 1 GemHVO NRW). (5) Die Beschäftigten der Finanzbuchhaltung haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Aufgabengebiet auf die Sicherheit zu achten. Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist, auch wenn er sich nicht auf das eigene Aufgabengebiet bezieht, der Leitung der Finanzbuchhaltung sowie dem Rechnungsprüfungsamt unverzüglich anzuzeigen. § 4 Organisation der Buchhaltung (1) Die Buchhaltung wird zentral durch das Amt für Stadtfinanzen vorgenommen. Als Außenstellen im Bereich der Geschäftsbuchhaltung dienen das Immobilienmanagement und der Bauhof. (2) Die Anlagenbuchhaltung wird durch das Amt für Stadtfinanzen und den Bauhof vorgenommen. (3) Die Liquiditätssicherung erfolgt durch das Amt für Stadtfinanzen. (4) Die Beschäftigten der Geschäftsbuchhaltung haben sich mit den aus dem HGB in § 238ff und 243 abgeleiteten Vorschriften der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB, gem. § 27 Abs 1 GemHVO), den besonderen Vorschriften für ihr Aufgabengebiet und mit dieser Dienstanweisung vertraut zu machen. Sie müssen über Kenntnisse der kaufmännischen Buchführung verfügen. Wenn ihnen Vorschriften unklar oder nicht ausreichend erscheinen, ist die Entscheidung der bzw. des Vorgesetzten und, falls erforderlich, die der Leitung der Finanzbuchhaltung einzuholen. § 5 Unterschriftsbefugnisse für Anordnungen (1) Das Amt Innere Verwaltung, Personalwesen erteilt auf Vorschlag der jeweiligen Amts- und Dezernatsleitung die haushaltsrechtlich erforderlichen Befugnisse (Feststellungsbefugnis, Anordnungsbefugnis, Befugnis zur Gebührenkassenführung, Auftragserteilungsbefugnis). Der Antrag ist mit dem Formblatt „Unterschriftsbefugnis“ (Anlage 1) auf dem Dienstweg an das Amt Innere Verwaltung, Personalwesen zu richten. (2) Die Anordnungsbefugnis der Beigeordneten gemäß § 68 GO NRW bleibt unberührt. (3) Eine künftige Nutzung der elektronischen Signatur wird in einer gesonderten Dienstanweisung geregelt. 2 § 6 Kontenplan (1) Grundlage der Finanzbuchhaltung ist der Kontenplan. Der Kontenplan wird zentral vom Amt für Stadtfinanzen gepflegt. (2) Für jedes Amt bzw. jede Abteilung ist vom Amt für Stadtfinanzen ein Kontierungshandbuch anzulegen und zu führen, aus dem sämtliche Sachkonten sowie die Erläuterung der vorgesehenen Geschäftsvorfälle hervorgehen. Das Kontierungshandbuch muss ebenfalls bei der Finanzbuchhaltung vorliegen. § 7 Rechnungseingang und Beleglauf (1) Die Stammdaten der Kreditoren und Debitoren werden zentral durch die Finanzbuchhaltung aufgrund von schriftlichen Mitteilungen der Fachämter eingegeben und gepflegt. Mit Zustimmung der Finanzbuchhaltung können in Vorverfahren auch dezentral Stammdaten erfasst werden. (2) Der Rechnungseingang erfolgt über das Amt für Stadtfinanzen. Dort werden alle Rechnungen zentral durch die Geschäftsbuchhaltung im Rechnungseingangsbuch erfasst. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der Leitung der Finanzbuchhaltung. Alle Sachverhalte, die Ein– und Auszahlungen (z.B. Zuwendungsbescheide, Auszahlungen aufgrund individuell erstellter Bescheide) der Stadt betreffen, sind dem Amt für Stadtfinanzen umgehend mitzuteilen. (3) Nach Erfassung des Rechnungseinganges durch die Geschäftsbuchhaltung wird die Rechnung in einer besonderen Buchungsmappe an das zuständige Fachamt weitergeleitet. Die zu buchenden Belege werden in den Ämtern auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit hin geprüft und unter Verwendung des vom Amt für Stadtfinanzen vorgegebenen Buchungsstempels kontiert. Ist kein Beleg vorhanden, so ist eine entsprechende begründende Unterlage (Vordrucke der Kämmerei) auszufüllen und die sachliche und rechnerische Richtigkeit durch Unterschrift zu bestätigen. Gemäß der Rechnungsprüfungsordnung dem Rechnungsprüfungsamt vorzulegende Vorgänge sind mit den begründenden Unterlagen zu versehen, die für die Prüfung erforderlich sind. Dies gilt auch für Auszahlungsanordnungen, die sich auf die Summe vorangegangener Abschlagszahlungen und der Schlussrechnungen beziehen und für auf mehrere Produktsachkonten aufgeteilte Rechnungen, wenn vorangegangene Abschlagszahlungen und die Schlussrechnung den festgelegten Betrag der Visakontrolle überschreiten. Alle Belege sind dem Amt für Stadtfinanzen zuzuleiten. In der Geschäftsbuchhaltung erfolgt die Kontierungs- und Ermächtigungsprüfung mit einer Eingangsdatierung. Nach der Prüfung werden die Belege umgehend in der Geschäftsbuchhaltung verbucht. (4) In der Geschäftsbuchhaltung werden die Anordnungen, wenn die erforderlichen begründenden Unterlagen den geprüften Rechnungen beigefügt wurden, gefertigt. Die Anordnungen werden durch die Buchungskraft (Kontierungsprüfung) und einer/m anordnungsberechtigten Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter der Kämmerei unterschrieben und an die Zahlungsabwicklung weitergeleitet. Die Kontierungsprüfung der Außenstellen Immobilienmanagement und Bauhof erfolgt durch die Kämmerei. (5) Auszahlungs- und Erstattungsanordnungen oberhalb von 10.000,- € werden von der Geschäftsbuchhaltung bzw. den dezentralen Bereichen zunächst an das RPA zur Sichtprüfung weitergeleitet. Unterlagen, die dort zur Prüfung benötigt werden, können der Anordnung beigefügt werden. Die Verantwortung über die Zustellung dieser Unterlagen obliegt dem Fachamt und nicht der Geschäftsbuchhaltung. Das RPA leitet die Belege nach erfolgter Prüfung unverzüglich der Abteilung Zahlungsabwicklung zu. Dies gilt auch für Auszahlungsanordnungen unter 10.000,- €, die sich auf Schlussrechnungen beziehen und für auf mehrere Produktsachkonten aufgeteilte Rechnungen deren Gesamtbetrag 10.000,- € überschreitet. Vorraussetzun3 gen hierfür ist, dass vorangegangene Abschlagszahlungen und die Schlussrechnung 10.000,- € überschreiten. Ausgenommen sind: - Entgelte TVÖD Beschäftigte, Besoldungen Beamtinnen und Beamte, - interne Verrechnungen, die nicht im Zusammenhang mit einer investiven Maßnahme stehen und - Auszahlungsanordnungen aus dem Vorverfahren des Sozialamtes. (6) Als Anlage sind der Auszahlungsanordnung folgende begründende Unterlagen beizufügen: - Originalrechnungen bzw. Gebührenbescheide oder ähnliche Originalbelege, Aufstellungen oder sonstige Unterlagen, die Höhe und Grund der Zahlung belegen. - Kopie des Auftrages. Bei mündlicher Beauftragung ist eine schriftliche Begründung erforderlich. - Auftragsüberschreitungen von mehr als 10 v. H. sind schriftlich zu begründen. - Bei Auszahlungsanordnungen, denen eine freihändige Vergabe gem. der Vergabeordnung zugrunde liegt, sind der Auszahlungsanordnung, die Vergleichsangebote, ein Angebotsspiegel oder eine Begründung für den Verzicht von Vergleichsangebote beizufügen. Bei folgenden Auszahlungsanordnungen ist nur die Originalrechnung beizufügen: - Energierechnungen, - langfristigen Wartungs- und Dienstleistungsverträgen, - Versicherungs- und Mitgliedsbeiträge, - Telefonrechnungen, - Bescheiden über öffentliche Abgaben. Muss die Originalrechnung auf mehrere Konten aufgeteilt werden, so ist dies im Kontenstempel auf der Originalrechnung, unter der die Archivierung erfolgt, zu vermerken. Wird die Originalrechnung mit Auszahlungsanordnung angewiesen, so sind alle vorhandenen Rechnungsdurchschriften mit dem Vermerk Duplikat zu kennzeichnen. Im Einnahmebereich mit Vorverfahren sind den Anordnungen, die aus dem Vorverfahren stammenden Zuund Abgangslisten beizufügen. Zulässig sind ausschließlich die mit der KDVZ abgestimmten Verfahren. Die nicht zu den Auszahlungsanordnungen gehörenden weiteren begründenden Unterlagen, wie zum Beispiel Stundennachweise, Lieferscheine, Submissionsniederschriften, etc. sind im Fachamt prüfungssicher aufzubewahren. (7) Für den Bereich der investiven Zahlungen sind grundsätzlich Vormerkungen notwendig. Ausgenommen sind Zahlungen für geringwertige Wirtschaftsgüter, Grundstücksgeschäfte und Buchungen aus dem aktuell eingesetzten Softwareverfahren zum Bauinvestitionscontrolling des Immobilienmanagementes. Hier ist das Immobilienmanagement allein verantwortlich für das Vormerkungsverfahren. Vormerkungen sind zeitnah zu ihrem Entstehungsgrund (Erteilung Auftrag) an das Amt für Stadtfinanzen zu senden. Diese prüft die Vormerkung und leitet sie an die Geschäftsbuchhaltung weiter. Diese erfasst die Vormerkungsanordnung und schickt eine Kopie an das Fachamt. Bei der Kontierung wird die Vormerkung durch das Fachamt auf dem Abschlagskontrollblatt (Anlage 2) vermerkt und dem Rechnungsbeleg beigefügt. Die für einen Auftrag einmal vergebene HÜL-Nr. gilt unverändert bis zu seiner vollständigen Abwicklung. Unabweisbare Auftragsüberschreitungen sind, sobald sie erkennbar werden, durch Erteilung eines Nachtragsauftrages unter der gleichen HÜL-Nr. und einer entsprechenden Anpassung der Vormerkung auszugleichen. Für Nachtragsaufträge gelten vorgenannte Regelungen sinngemäß. 4 (8) Das Einbuchen von Belegen aus Vorverfahren wird von der Geschäftsbuchhaltung aufgrund einer schriftlichen Anweisung nach Vorprüfung durch die Kämmerei veranlasst und anschließend abgestimmt. Alle Veränderungen an Vorverfahren, die mit der Verbuchung im Hauptbuch der Stadt Pulheim in Zusammenhang stehen, sind mit der Kämmerei im Voraus abzustimmen. (9) Die Belegnummer ist das Identifikationsmerkmal einer Buchung. Die Anordnungen und die dazu gehörigen Belege werden digitalisiert und durch die Geschäftsbuchhaltung archiviert. § 8 Innere Organisation und Geschäftsverteilung in der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung (1) Soweit die Regelungen dieser Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft die Leitung Zahlungsabwicklung die im Interesse einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung der Kassengeschäfte erforderlichen Anweisungen. (2) Die Verteilung der Dienstgeschäfte auf die Beschäftigten regeln die Leitungen der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung für ihren jeweiligen Bereich im Einvernehmen mit der Leitung der Finanzbuchhaltung und dem Amt Innere Verwaltung, Personalwesen im Aufgabenverteilungsplan. (3) Die Beschäftigten haben die ihnen nach ihrem Aufgabenverteilungsplan zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Arbeitsgebiet auf die Sicherheit der Zahlungsabwicklung zu achten. Sie haben sich über die ihr Arbeitsgebiet betreffenden Vorschriften ständig zu informieren. (4) Posteingänge, denen Bargeld, Schecks oder ähnliche Zahlungsmittel beigefügt sind, sind unverzüglich der Zahlungsabwicklung oder Vollstreckung zuzuleiten. (5) Die Abteilungen Zahlungsabwicklung und Vollstreckung führen eigene Eingangsstempel. Alle Posteingänge sind mit dem Eingangsstempel zu versehen. (6) Die Zahlungsabwicklung darf nur auf Grund von Zahlungsanweisungen Einzahlungen oder Auszahlungen bewirken. Einzahlungen sind rechtzeitig vor deren Fälligkeit durch das entsprechende Fachamt über die Geschäftsbuchhaltung anzuordnen. Liegt keine Annahmeanordnung vor, dürfen nur solche Einzahlungen angenommen werden, die eine Empfangsberechtigung erkennen lassen. Ohne das Vorliegen einer Auszahlungsanordnung darf die Zahlungsabwicklung keine Auszahlungen in Auftrag geben, direkt leisten oder akzeptieren (Lastschriften). Über Ausnahmen entscheidet die Leitung der Zahlungsabwicklung. Grundsätzlich sind diese nur dann zulässig, wenn von der nachträglichen Vorlage der Auszahlungsanordnung verlässlich ausgegangen werden kann. Ohne Auszahlungsanordnung können zahlbar gemacht werden: - Erstattungen unklarer Einzahlungen, die letztendlich nicht verbucht werden können, - Erstattungen sonstiger Überzahlungen aus Personenkonten (unter Berücksichtigung der Genehmigungspflicht durch das RPA), - Umbuchungen zwischen Geschäftskonten. 5 (7) Die Vollstreckungsabteilung darf Einnahmen bewirken, deren Ziel der Ausgleich offener Forderungen auf Grund - eigener Vollstreckungsmaßnahmen, - Vollstreckungen im Rahmen der Amtshilfe, ist. Sie darf Auszahlungen bewirken, die auf Grund überzahlter Vollstreckungsforderungen zur Rückzahlung verpflichten oder zur Befriedigung anderer Gläubiger weiterzuleiten sind. (8) Die Geschäftsbuchhaltung ist für die ordnungsgemäße Archivierung der Kassenanordnungen und Kassenbelege verantwortlich. Belege dürfen vernichtet werden, wenn sichergestellt ist, dass sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Kontoauszüge und Datenträgeraustausch-Begleitlisten können ebenfalls elektronisch archiviert werden. Ihre Wiedergabe muss innerhalb der Aufbewahrungsfrist gesichert sein. (9) Wird die Abteilung Vollstreckung als Vollstreckungsbehörde tätig, führt sie ihren Schriftverkehr unter der Bezeichnung: Stadt Pulheim, Vollstreckungsbehörde. § 9 Aufgaben der Abteilung Zahlungsabwicklung (1) Die Zahlungsabwicklung nimmt die ihr nach § 30 GemHVO NRW übertragenen Aufgaben zentral wahr. Ihr können weitere Aufgaben übertragen werden, soweit Vorschriften der GO NRW und finanzrechtliche Vorschriften nicht entgegenstehen und die Erledigung der Aufgaben nach Absatz 2 nicht beeinträchtigt werden. (2) Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung umfassen im Wesentlichen: a) die tägliche Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen, insbesondere nach Aufforderung durch die zuständigen Fachämter die Zahlbarmachung der Sozialhilfe sowie der Entgelte und Besoldungen, b) die zahlungsorientierte Buchhaltung, insbesondere  die Verbuchung der offenen Posten im Rahmen der Personenkonten,  die Bearbeitung der manuellen und elektronisch eingespielten Bankumsätze,  die tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten mit den Bankkonten,  die zahlungsrelevante Bearbeitung durchlaufender und ggf. fremder Zahlungsmittel,  die regelmäßige Überprüfung, Umbuchung oder Rückzahlung ungeklärter Zahlungseingänge, c) die Verwaltung von Kassenmitteln, mit Ausnahme der Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel, d) die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen. (3) Die Zahlungsabwicklung wird gem. § 2 Abs. 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz (VwVG NRW) i.V.m. § 30 Abs. 1 GemHVO NRW zur zentralen Stelle für das Mahnverfahren bestimmt. (4) Neben der zentralen Zahlungsabwicklung können auf Anordnung der Bürgermeisterin bzw. des Bürgermeisters Gebühren- und Handkassen zur Erledigung einzelner Aufgaben der Zahlungsabwicklung in anderen Organisationseinheiten eingerichtet werden. Regelungen hierzu sind in einer gesonderten Dienstanweisung zu treffen. 6 § 10 Aufgaben der Abteilung Vollstreckung (1) Die Aufgaben der Vollstreckungsabteilung umfassen im Wesentlichen:  das zentrale Forderungsmanagement,  die Bewertung der Forderungen,  Stundung, Niederschlagung und Erlass von Nebenforderungen,  die Führung der Niederschlagungsliste,  die Zwangsvollstreckung wegen öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Geldforderungen,  die Bearbeitung von Forderungen im Rahmen der Amtshilfe. (2) Die Vollstreckungsabteilung wird gem. § 2 Abs. 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG NRW) i.V.m. § 30 Abs. 1 GemHVO NRW zur zentralen Stelle für das Vollstreckungsverfahren bestimmt. § 11 Verwaltung von Zahlungsmitteln durch die Zahlungsabwicklung (1) Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks sowie die elektronischen Zahlungsmittel Geldkarte, Debitkarte und Kreditkarte. (2) Zahlungen sind grundsätzlich unbar abzuwickeln. Wechsel dürfen nicht als Zahlungsmittel angenommen werden. (3) Über die Einrichtung von Geschäftskonten bzw. Auflösung bestehender Konten entscheidet die Leitung der Zahlungsabwicklung in Abstimmung mit der Leitung der Finanzbuchhaltung. Die Stadtkämmerin bzw. der Stadtkämmerer ist ermächtigt, Geschäftkonteneröffnungen und – schließungen zu unterzeichnen. Alle Geschäftskonten werden unter der Bezeichnung „Stadt Pulheim“ geführt. Verfügungsberechtigt über die Geschäftskonten sind die Leitung der Zahlungsabwicklung und deren Vertretung. Weitere Verfügungsberechtigte werden auf Vorschlag der Leitung der Zahlungsabwicklung benannt. Die Befugnis zur Erteilung der Unterschriftbefugnisse obliegt der Stadtkämmerin bzw. dem Stadtkämmerer. Überweisungsaufträge, Schecks, Abbuchungsaufträge und Vollmachten sind stets von zwei bevollmächtigten Beschäftigten der Zahlungsabwicklung zu unterzeichnen. Die Verwendung einer elektronischen Signatur im Zahlungsverkehr ist möglich. (4) Guthaben auf Geschäftskonten, die dem laufenden Zahlungsverkehr dienen, sind entsprechend ihrer Wirtschaftlichkeit auf die notwendige Höhe zu beschränken. Kassenbestandsverstärkungen werden nach Ermittlung des Kontensaldos durch die Kämmerei angeordnet. (5) Wird in der Zahlungsabwicklung Bargeld angenommen, ist die jeweils geltende Regelung zu beachten. (6) Die Vollziehungsbeamtin/der Vollziehungsbeamte quittiert ausschließlich auf den besonderen, nummerierten Durchschreibequittungen. Zur Vermeidung von zusätzlichem Vollstreckungsaufwand wird sie/er ermächtigt, Gelder bei Zahlungspflichtigen zu kassieren, die auf Forderungen der Stadt Pulheim beruhen, auch wenn er hierfür keinen Auftrag erhalten hat. Die Beträge sind in ihrer/seiner Abrechnung ohne Gebührenberechnung nach Vergütungsverordnung Vollziehungsbeamte (VergVO VZB) auszuweisen. Die gelieferten Quittungsblocks sind zu nummerieren, unter Verschluss zu nehmen und nur gegen Quittung an den Vollziehungsbeamten auszuhändigen. 7 (7) Barabhebungen von Sparbüchern sind unzulässig. Alle Sparbücher sind mit dem Vermerk „Abhebung nur durch Gutschrift auf das Girokonto 0157000018“ zu versehen. Sie sind einmal jährlich den Kreditinstituten zur Zinsgutschrift vorzulegen. (8) Auszahlungen dürfen nicht mit Geld- bzw. Debitkarten geleistet werden. Sie sollen nicht mittels Kreditkarten geleistet werden. Sollte diese Auszahlungsform dennoch ausnahmsweise gewählt werden, bleibt die Verwendung dieser Karten den dazu beauftragten Beschäftigten vorbehalten. § 12 Fremde Finanzmittel (1) Die Zahlungsabwicklung darf Kassengeschäfte für andere nur erledigen, wenn dies durch Gesetz zugelassen, aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch die/den Bürgermeister/in angeordnet ist. (2) Eine solche Anordnung ist nur zulässig, wenn diese im Interesse der Stadt Pulheim liegt und die eigenen Aufgaben der Abteilung Zahlungsabwicklung nicht beeinträchtigt werden. (3) Entsprechend § 27 Abs. 6 GemHVO NRW sind die haushaltsfremden Vorgänge in gesonderten Nachweisen zu führen. § 13 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen (1) Wertgegenstände sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder ausweisen. Ferner Gebührenmarken, geldwerte Drucksachen, Kraftfahrzeugbriefe sowie Bürgschaften, die Ansprüche der Stadt sichern. Zu den zu sichernden Wertgegenständen gehört auch die Kette des Bürgermeisters. Sie sind sicher im Bereich der Zahlungsabwicklung aufzubewahren. Versicherungsscheine, Bankbürgschaften o. ä. gehören nicht zu den Wertpapieren in diesem Sinne; sie werden von den Fachämtern verwahrt. (2) Die Entgegennahme und Auslieferung von Wertgegenständen erfolgt nur auf schriftliche Anordnung über das Formular Einlieferungs- bzw. Auslieferungsanordnung. (3) Über die eingelieferten Wertgegenstände führt die Zahlungsabwicklung ein Verzeichnis. Wertpapiere und Urkunden über Kapitalerträge werden mit ihrem Nennwert, Wertzeichen mit dem aufgedruckten Wert, alle sonstigen Gegenstände mit dem bekannten oder dem geschätzten bzw. einem Erinnerungswert von 1,- Euro eingeliefert. (4) Als Fundsachen abgelieferte Barbeträge sind vom Fundbüro der Zahlungsabwicklung zuzuleiten und zu vereinnahmen. Sonstige Fundgegenstände werden nicht von der Zahlungsabwicklung verwahrt. § 14 Abschlüsse der Zahlungsabwicklung (1) Die Zahlungsabwicklung stimmt täglich nach Abschluss der Buchungen den Saldo der Finanzrechnungskonten mit dem Ist-Bestand der Finanzmittelkonten (Geldbestände der von ihr zu verwaltenden Bankkonten und Zahlungsmittel) ab. Die Aufbewahrungsart und –frist richtet sich nach den in der § 58 GemHVO NRW festgelegten Fristen. (2) Die Zahlungsabwicklung führt, sofern das Haushaltsverfahren keine spezifische Istzuordnung zu den Sachkonten des Bereiches Grundbesitzabgaben zulässt, am Ende eines jeden Quartals für diesen Bereich 8 eine Quartalsabrechnung anhand der Erträge aus Vorverfahren und den ermittelten Einzahlungen mit Hilfe einer Promilleberechnung durch. Die Finanzbuchhaltung fertigt die dementsprechenden Buchungen zur Umbuchung der Einzahlungen. (3) Die für den Jahresabschluss geltende Rechnungsperiode ist das Kalenderjahr. Abschlussstichtag ist der 31.12. Zum Abschlussstichtag sind durch die Leitung der Zahlungsabwicklung die Bestände sämtlicher Kassenkonten (Finanzrechnungskonten, Bankkonten, Bilanzkonten der Kontengruppe liquide Mittel) durch den letzten Kassenabschluss formell festzustellen. Für die Bankkonten sind bei den jeweiligen Banken Saldenbestätigungen zum Bilanzstichtag anzufordern. (4) Nach dem letzten Kassenabschluss sind als Grundlage der Forderungsbewertung und zum Abgleich der Personen- mit den Forderungskonten Auswertungen über den Bestand an offenen Forderungen zu ziehen. § 15 Abschlüsse der Geschäftsbuchhaltung (1) Der Jahresabschluss wird durch die Kämmerei durchgeführt. Sofern Aufwand/Ertrag oberhalb von 410,- € mehreren Rechnungsperioden zuzuordnen sind, werden Abgrenzungsbuchungen von der Finanzbuchhaltung vorgenommen. Die erforderlichen Informationen sind vom bewirtschaftenden Amt zu liefern. Zum späteren Zeitpunkt der Rechnungserfassung ist die Buchungsnummer der Abgrenzungsbuchung, die von der Geschäftsbuchhaltung mitgeteilt wird, auf dem Buchungsbeleg zur Rechnungserfassung anzugeben. (2) Sachverhalte für die Bildung von Rückstellungen werden durch die bewirtschaftenden Ämter mitgeteilt, die Kämmerei ermittelt die Höhe der Rückstellung und nimmt die Buchung vor. § 16 Behandlung von Kleinbeträgen Die Bearbeitungsregeln für Kleinbeträge werden von der Stadtkämmerin bzw. dem Stadtkämmerer auf Vorschlag der Leitung der Finanzbuchhaltung bestimmt (§ 23 Abs. 4 GemHVO NRW). Kleinstbetragsausbuchungen sind zugunsten und zulasten in Höhe von 0,01 Euro bis 10,00 Euro zulässig. § 17 Stundung, Niederschlagung und Erlass (1) Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen der Stadt Pulheim werden in einer Dienstanweisung gesondert geregelt. (2) Buchungen, die in diesem Bereich anfallen, werden von der Geschäftsbuchhaltung nach vorheriger Prüfung durch die Kämmerei gebucht. (3) Wertberichtigungen auf Forderungen werden von der Vollstreckungsabteilung in Absprache mit der Kämmerei ermittelt und in der Geschäftsbuchhaltung gebucht. 9 § 18 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung (1) Die Buchführung wird mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung vorgenommen. Daher sind nach § 27 Abs. 5 GemHVO NRW neben den aus dem HGB in § 238ff und 243 abzuleitenden Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (Bundesfinanzministerium; 07.11.1995, IV A 8 – S 0316 – 52/95 - BStBl 1995) anzuwenden. (2) Nach § 27 Abs. 5 Ziffer 1 GemHVO NRW dürfen nur fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden. Für die genutzten Programme müssen aktuelle Zertifizierungen vorliegen. (3) Zum Schutz des eingesetzten Buchführungssystems sowie zur Wahrung der Nachvollziehbarkeit der Eingaben dürfen nur autorisierte Personen Zugang zum produktiven DV-System erlangen. Es sind daher die organisatorischen Regelungen zur Benutzerverwaltung zu beachten, über die eine strikte Funktionstrennung von Administration, System- oder Anwendungsprogrammierung und der fachlichen Sachbearbeitung sowie der Finanzbuchhaltung realisiert ist. Die Aktionen innerhalb des Verfahrens müssen sich auf die/den einzelne/n Benutzerin/Benutzer zurückführen lassen. Das Zugangspasswort eines jeden Benutzers ist geheim zu halten und darf nur dem Benutzer persönlich bekannt sein. Eingaben unter einer fremden Benutzerkennung sind nicht zulässig. (4) Grundsätzlich sind alle Systemeingaben, die die Datenbank verändern, zusätzlich zu den systeminternen Protokollierungen der Eingaben und deren Veränderungen, über das Belegprinzip zu dokumentieren. Aufzeichnungen/Einträge dürfen grundsätzlich nicht verändert werden. Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z.B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, bedarf der ursprüngliche Inhalt keiner Dokumentation. (5) Das DV-Buchführungssystem weist sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle sachlich und zeitlich nach. (6) Unter Beachtung der sich aus dem HGB in § 238ff und 243 abzuleitenden Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) des Bundesfinanzministeriums vom 16.07.2001 (BStBl.I S.1542 – IV D 2 – S 0316 – 136/01 -) ist bei der DV-Speicherung der Bücher, Belege und sonst erforderlicher Aufzeichnungen sicherzustellen, dass diese bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist verfügbar und maschinell auswertbar gemacht werden können. § 19 Sicherheit (1) Außerhalb der Dienststunden sind die Unterlagen der Geschäftsbuchhaltung unter Verschluss zu halten, während der Dienststunden sicher aufzubewahren. (2) Unterlagen der Zahlungsabwicklung und der Vollstreckung sind für Dritte nicht einsehbar zu verschließen. Außerhalb der Dienststunden sowie bei vorübergehender Abwesenheit von Mitarbeiter/innen der Zahlungsabwicklung und der Vollstreckung sind die Räume der Abteilungen geschlossen zu halten. § 20 Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung (1) Die Liquiditätssicherung ist so vorzunehmen, dass die für die Auszahlungen erforderlichen Geldbestände rechtzeitig verfügbar sind. 10 (2) Zur Abwendung von Liquiditätsengpässen können vorübergehend Kredite im Rahmen der Ermächtigung durch die Haushaltssatzung von der Kämmerei aufgenommen werden. Die Leitung der Finanzbuchhaltung ist unverzüglich zu informieren. (3) Die Ämter haben die/den verantwortliche/n Beschäftigte/n für die Liquiditätsplanung im Amt für Stadtfinanzen unverzüglich zu unterrichten, wenn mit größeren Ein- oder Auszahlungen ( > 100.000,- €) zu rechnen ist. § 21 Aufsicht und Prüfungen der Finanzbuchhaltung (1) Die Aufsicht und Kontrolle über die Finanzbuchhaltung erfolgt durch die Stadtkämmerin bzw. den Stadtkämmerer. Diese(r) hat durch Kontrollen sicherzustellen, dass die internen Festlegungen zur Buchführung und Zahlungsabwicklung beachtet werden. (2) Die Prüfung der Finanzbuchhaltung wird vom Rechnungsprüfungsamt nach der Rechnungsprüfungsordnung ausgeführt. Die Zahlungsabwicklung ist mindestens einmal jährlich unvermutet zu prüfen. Überwacht das Rechnungsprüfungsamt dauernd die Zahlungsabwicklung, kann von einer unvermuteten Prüfung abgesehen werden. (3) Dem Rechnungsprüfungsamt sind alle wesentlichen, die Buchführung betreffenden Festlegungen unverzüglich mitzuteilen. Hierzu zählen insbesondere: - Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, - Berechtigungen für den Bereich Finanzbuchhaltung, Berechtigungen zum Führen von Gebühren- und Handkassen, Übersichten über die Anordnungsbefugten, - Verfahrensänderungen. § 22 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen (1) Die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege und die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die Eröffnungsbilanz sind aufgrund der Aufbewahrungsfristen nach § 58 GemHVO NRW geordnet und sicher aufzubewahren. (2) Bei der Archivierung der Bücher, der Belege und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträger oder Bildträger muss insbesondere sichergestellt sein, dass der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet ist. § 23 Ausnahmeregelung Ausnahmen von dieser Dienstanweisung können schriftlich durch die Bürgermeisterin bzw. den Bürgermeister unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes verfügt werden. 11 § 24 Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am 15.11.2011 in Kraft. Die Dienstanweisung für das Kassenanordnungswesen vom 01.04.2006 und die Vorläufige Dienstanweisung für das Anordnungswesen im NKF Haushalt vom 20.08.2007 treten damit außer Kraft. Pulheim, den 10.11.2011 gez. Frank Keppeler Bürgermeister 12