Beschlussvorlage (Betrieb des Servers der Stadtbücherei Pulheim im Rahmen eines Web-Hosting beim Bibliotheks-Verbund Bayern (BVB))

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Ausschuss für Bildung, Kultur, Sport und Freizeit Haupt- und Finanzausschuss Rat II / 410 / Stadtbücherei (Amt/Aktenzeichen) Termin ö. S. 11.10.2011 X 18.10.2011 X 08.11.2011 X Herr Gerten 294/2011 nö. S. TOP 03.08.2011 (Verfasser/in) (Datum) BETREFF: Betrieb des Servers der Stadtbücherei Pulheim im Rahmen eines Web-Hosting beim BibliotheksVerbund Bayern (BVB) VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: Verwaltung HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: x ja ja nein x nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: davon: 14.500 € p. a. € - im Haushalt des laufenden Jahres: - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr: 2012 ff Jahr: Jahr: Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: 14.500 € p. a. € € ja x nein wenn nein: Finanzierungsvorschlag: Im Produktsachkonto 004 002 001/ 5235000 „Softwarepflege und Internet“ ist in der mittelfristigen Planung 2011 für 2012 ein Betrag in Höhe von 11.000 € vorgesehen, die zusätzlich erforderlichen 3.500 € werden als budgetrelevante Veränderungen zum Haushalt 2012 angemeldet BESCHLUSSVORSCHLAG: Der Ausschuss für Bildung, Kultur, Sport und Freizeit / der HFA empfiehlt, der Rat beschließt, dass ab 2012 der Server der Stadtbücherei Pulheim im Rahmen eines Web-Hosting betrieben wird, wenn die hierfür erforderlichen Haushaltsmittel im Haushaltsjahr 2012 bereitgestellt werden. -1- ERLÄUTERUNGEN: Die Stadtbücherei Pulheim setzt als Bibliothekssoftware das Produkt Sisis SunRise der Firma OCLC ein. Diese Software läuft auf einem bibliotheksinternen Server, der vor etwa 6 Jahren angeschafft wurde. Die übliche Betriebsdauer eines Servers beträgt bei der Stadt Pulheim etwa 4 Jahre (davon 3 Jahre Garantie). Nach dieser Zeit sollte er sicherheitshalber ausgetauscht werden. Bei den städtischen Servern wird dies so praktiziert, bei der Stadtbücherei ist die Zeit schon um 2 Jahre überschritten. Sollte der Server ausfallen, würde zum einen der Betrieb zusammenbrechen, zum anderen erhebliche Summen für notwendige Ersatzteile anfallen. Lösungsmöglichkeit 1 – Kauf eines neuen Servers Es wird ein neuer Server angeschafft. Die Kosten belaufen sich incl. der kompletten Datenmigration und incl. MwSt. auf ca. 15.000 € (gem. vorliegendem Angebot der Fa. OCLC vom 27.05.2011). Die Abschreibungsdauer beträgt für Server 3 Jahre. Verteilt auf diese 3 Jahre sind somit jährliche Abschreibungskosten in Höhe von ca. 5.000 € zu veranschlagen. Dazu kommen die Kosten für den seit 2006 bestehenden Pflegevertrag mit OCLC in Höhe von z.Zt.. 7.523 € (ab Juli 2012: 7.895 €) jährlich. Im Rahmen dieses Pflegevertrags sind die Softwarelizenzen abgedeckt, werden regelmäßig neue Software-Versionen und -Korrekturen bereit gestellt und erfolgt die - oft in Anspruch genommene - Hotline-Beratung und -Problemlösung. Darüber hinaus entstehen Aufwendungen in Höhe von 1.970 € jährlich für den aus Sicherheitsgründen bei einer externen Firma gehosteten Web-Server (über den die zahlreichen Zugriffe auf Katalog und Kundenkonten laufen). Außerdem müssten ca. alle 3 Jahre Kosten in Höhe von ca. 2.400 € (= ca. 800 € p. a.) für die Migration auf eine nächst höhere Software-Version kalkuliert werden. Diese Arbeiten sind wegen fehlenden KnowHows weder von der Stadtbücherei noch der von der städtischen EDV-Abteilung zu bewältigen. Die sonstigen EDV-Kosten (DSL-Anschluss, Kosten Hochschulbibliothekszentrum u. a.) betragen derzeit 1.405 €. Gesamtaufwand ab 2012: ca. 17.070 € p.a. Lösungsmöglichkeit 2 – Web-Hosting Der Bibliotheks-Verbund Bayern (BVB) bietet ein Web-Hosting an, d.h. der Server steht nicht in der jeweiligen Bibliothek, sondern im Leibniz-Rechenzentrum in München. Zur Zeit wird dieses Angebot von 50-60 Bibliotheken bundesweit genutzt (die meisten davon bayerische Hochschulbibliotheken). Die Anbindung erfolgt über eine normale DSL-Internetverbindung. Der Leistungskatalog umfasst das Zurverfügungstellen der kompletten Hardware (Server), die systemtechnische Betreuung derselben (Performance, Ersatz bei Ausfall usw.), die Datensicherung, das Einspielen sämtlicher gewünschten Software-Updates, die Datenbankverwaltung, eine First-Level-Support-Hotline, einen sicheren Zugriff auf den Server (Firewalls, https-Verbindungen) u.a. Die Kosten werden abhängig von der Anzahl Titel nach folgender Formel berechnet: Wurzel aus Anzahl Titel x 10 x Anzahl eingesetzter Software-Komponenten zzgl. 15% Hardwareaufschlag. In unserem Fall (Anzahl Titel aufgerundet): √50.000 = 223,61 x 10 x 2 x 1,15 = 5.143 € p.a. (es fällt keine MwSt. an) Kosten ab 2012: bestehender OCLC-Pflegevertrag (ist Voraussetzung für das Hosting!): Hosting durch den BVB (Einspielen von Updates und Bereitstellen des Web-Servers sind inklusive) sonstige EDV-Kosten Gesamtaufwand: ca. 14.450 € p.a. -2- ca. 7.895 € p.a. ca. 5.150 € p.a. 1.405 € p.a. Kostenvergleich Kostenart oclc Pflegevertrag Fa. Net-Services, Erftstadt Hosting webOPAC-Server Abschreibung (3 Jahre) Update-Kosten Hosting beim BVB, München DSL-Anschluss, Telekom URL-Umleitung, Fa. Kontent Kostenanteil Digitale Bibliothek, HBZ Verrechnung Online-Fernleihen, HBZ Gesamt Kosten ab 2012 Kosten ab 2012 bei Kauf Server bei Hosting Server 7.895 € 7.895 € 1.970 € entfällt 5.000 € 800 € entfällt 405 € 10 € 202 € entfällt entfällt 5.150 € 405 € 10 € 202 € 788 € 788 € 17.070 € 14.450 € Das Web-Hosting ist somit günstiger als der Kauf eines neuen Servers (Ersparnis 2.570 €) und zudem aus Gründen der Wirtschaftlichkeit, aber auch der Performance, der Datensicherheit und des beim BVB vorhandenen KnowHows sehr zu empfehlen. Auch die städtische EDV-Abteilung favorisiert diese Lösung. Der bisherige Ansatz für die laufenden EDV-Kosten beträgt 11.000 €. Unter Zugrundelegung der o. a. Kalkulationswerte wäre bei einer Entscheidung für das WebHosting ab 2012 auf dem Produktsachkonto 004 002 001 / 5235000 „Softwarepflege und Internet“ ein Ansatz in Höhe von 14.500 € zu berücksichtigen. -3-