Vorlage (Beitritt zur interkommunalen Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW hier: Antrag der fw/bVb-Fraktion vom 24. Januar 2013)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. I/2 10 71 00 04.02.2013 33/2013 Betreff Beitritt zur interkommunalen Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW hier: Antrag der fw/bVb-Fraktion vom 24. Januar 2013 Beratungsfolge Hauptausschuss Finanzielle Auswirkungen Ja X Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Erläuterungen: Die Fraktion Freie Wähler/Bürger-Vereinigung Brühl hat den Bürgermeister gebeten den Beitritt zur interkommunalen Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW zu prüfen. Die interkommunale Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW wurde im Sommer 2012 unter dem Namen KoPart eG (kommunal & partnerschaftlich) gegründet. Dieser Einkaufsgenossenschaft gehören aktuell 32 Kommunen, der Städteund Gemeindebund und die KommunalAgenturNRW an (Mitgliederstand gemäß Internetseite KoPart eG vom 01.02.2013). Ziel der KoPart eG ist es, den kommunalen Bedarf der Mitglieder und die Nachfrage zusammen zu fassen mit dem Ziel, bessere Konditionen durchzusetzen. Effiziente Beschaffung erfordert Know-how, Zeit (= Personal) und organisatorische Strukturen. Durch die Verlagerung der Beschaffungsaufgaben in die KoPart eG sollen Ressourcen in den eigenen Verwaltungen frei werden. Für den Beitritt bei KoPart eG ist ein einmaliger Beitrag von 750 € zu zahlen. Weitere Kosten sind je Ausschreibung und Beschaffungsvorgang an KoPart eG zu zahlen. Wie hoch diese Kosten sein werden, ist noch nicht bekannt. KoPart eG teilt hierzu bisher mit: (*Quelle: Internetseite KoPart eG) Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 2 – Drucksache 33/2013     Der Aufwand für die Beschaffung von Einzelgütern wird gesondert in Rechnung gestellt. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, wie hoch der jeweilige Aufwand ist. Für die Beschaffung von Massengütern wird es ein gesondertes Abrechnungsverfahren geben. Hinsichtlich der Kosten für die Dienstleistungen der KoPart eG wird bei einer Individualbetreuung auch ein individueller Preis mit der beauftragenden Mitgliedskommune verhandelt. Bei der Beschaffung von Massengütern wird für die Dienstleistungen der KoPart eG ein prozentualer Anteil des beschafften Wertes des konkreten Produktes in Rechnung gestellt werden. Bei der Beschaffung von Feuerwehrfahrzeugen wird abhängig von dem Fahrzeugtyp ein Honorar von 3 % der Auftragssumme fällig. Ob Ausschreibungen für weitere Fahrzeuge möglich sind, muss einzelnen angefragt werden. Die entsprechenden Kosten würden separat festegesetzt. Eine allgemeine Kostenhöhe bzw. Berechnungsgrundlage dieser Kosten bei KoPart eG ist bisher nicht bekannt. Das Angebotsspektrum umfasst nur wenige Bereiche. Dies sind Büroausstattungen, Bürobedarf, Schulbedarf und –möbel sowie Feuerwehr- und Kommunalfahrzeuge. Darüber hinausgehende Beschaffungen müssen separat angefragt und vergütet werden. Die Stadt Elsdorf ist aus dem Rhein-Erft-Kreis bisher das einzige Mitglied bei KoPart eG. Nach dortiger Auskunft sind separate Beschaffungen sehr zeitintensiv. KoPart eG fragt in solchen Fällen erst bei anderen Mitgliedern an, ob ein entsprechender Beschaffungsbedarf besteht. Erst danach erfolgt eine Ausschreibung. Eine Angabe der Kosten kann auch die Stadt Elsdorf noch nicht machen. KoPart eG will die Kommunen bei den wesentlichen Schritten des Vergabeverfahrens unterstützen. Dies sind unter anderem die Entwicklung der Leistungsbeschreibung, der Bewerbungsbedingungen, der Entwurf der Vergabebekanntmachung und der Informationen an die Bieter. Hier ergeben sich nur beschränkte finanzielle und personelle Einsparpotentiale. Der Bedarf und die Vorgaben einer Leistungsbeschreibung sind von der Kommune anzugeben. Durch KoPart eG entwickelte Vergabeunterlagen sind durch die jeweilige Dienststelle vor Ausschreibung vollständig zu überprüfen, da die Verantwortung der Ausschreibung weiter bei der Kommune verbleibt. Gleichfalls sind die Angebote und eine Vergabeempfehlung von KoPart eG durch die Kommune erneut zu prüfen. Der Bürgermeister prüft im Rahmen der Aufgabenerledigung in der Verwaltung stets alle möglichen und sinnvollen Einsparpotentiale. Dies betrifft auch den Bereich der Auftragsvergabe und allgemeinen Beschaffung. Hier wurden in den letzten Jahren schon viele Veränderungen vorgenommen und Vereinfachungen umgesetzt. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 3 – Drucksache 33/2013 Dies betrifft unter anderem folgende allgemeine Bereiche: 1. Über die Plattform von Citkomm/ISMarket werden bereits seit vielen Jahren online EDV-Zubehör, Toner- und Druckerpatronen und besonderer Bürobedarf bestellt. Die Plattform hat laut eigener Darstellung über 280 angeschlossene Verwaltungen. Hier sind sehr viele Bieter mit einer großen Vielfalt an Produkten vertreten, angefangen vom Bleistift, über Stühle bis hin zu Beamern. Alle Verfahrensschritte werden prüfbar dokumentiert und auch die Örtliche Rechnungsprüfung hat einen Zugang. 2. Die Beschaffung von allgemeinem Büromaterial erfolgt bewusst durch separate Ausschreibungen im 2jährigen Rhythmus. Hier kann die Beschaffung auf den konkreten Bedarf der Stadt Brühl unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften, unter anderem das Tariftreue- und Vergabegesetz NRW, abgestellt werden. Durch eine interne Einschränkung des städtischen Sortimentes besteht ein weiteres Sparpotential. Es können keine teuren Produkte bestellt werden, soweit es wirtschaftlichere alternative Produkte gibt, zum Beispiel kein Kugelschreiber von noblen Herstellern. Das Volumen beträgt hier jährlich etwa 15.000 € bei der Stadt Brühl. 3. Seit Januar 2013 verschickt die Zentrale Vergabestelle keine Ausschreibungsunterlagen mehr per Post. Die Vergabeunterlagen werden grundsätzlich nur noch elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland zur Verfügung gestellt. Dies stellt eine wesentliche Verringerung der Portogebühren und Druckkosten dar. Die Kosten beim Vergabemarktplatz Rheinland betragen jährlich 892,50 € ab 2013. Über diesen Vergabemarktplatz können allerdings alle Arten von Ausschreibungen veröffentlicht und den Bietern elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Der Vergabemarktplatz Rheinland wird bereits seit Sommer 2011 von der Zentralen Vergabestelle genutzt. Das Land NRW verpflichtet öffentliche Auftraggeber unter anderem auf der Internetseite www.vergabe.nrw.de Auftragsvergaben und Beschaffungsabsichten bekannt zu machen. Der Vergabemarktplatz Rheinland ist Bestandteil dieser Internetseite. 4. Größere Beschaffungen (z.B. Fahrzeuge, Kopierer, Einrichtungen der neuen Kindertagesstätten) sind meist öffentlich oder sogar europaweit auszuschreiben. Dies erfolgt alles elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland. 5. Vordrucke, Bewerbungsbedingungen und Vertragsbedingungen hält die Zentrale Vergabestelle bereits seit vielen Jahren vor. Diese müssen nur bei rechtlichen Änderungen oder ausschreibungsspezifisch angepasst werden. Dies kann eine Einkaufsgemeinschaft nicht leisten bzw. nur gegen zusätzliche Kosten. 6. Die Stadt Brühl hat im Bereich der Feuerwehr bereits mehrfach „Einkaufsgemeinschaften“ gebildet. Für die Städte Hürth, Wesseling und Erftstadt wurden schon gemeinsame Ausschreibungen mit der Stadt Brühl durchgeführt. Bei diesen Ausschreibungen handelte es sich um Fahrzeuge. Hier wären zusätzliche Kosten zur Ausschreibung an KoPart eG angefallen. Unter Berücksichtigung der Grenze von europaweiten Ausschreibungen (238.000 € brutto) wären hier jeweils Kosten von 3 % des Auftragswertes zusätzlich zu zahlen. Dies macht einen Betrag von mindestens 7.140 € aus. Die Feuerwehr der Stadt Brühl muss in den nächsten Jahren digitale Funkgeräte beschaffen. Hier laufen Planungen über eine gemeinsame einheitliche Beschaffung dieser Geräte durch viele Feuerwehren. Dies wird nach Angabe der Feuerwehr unter Umständen durch Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 4 – Drucksache 33/2013 die KoPart eG erfolgen und ein Beitritt dann geprüft. Konkrete Kostenangaben von KoPart eG gibt es hier aber nicht. Für die „normalen“ Beschaffungen der Stadt Brühl ist eine Mitgliedschaft in dieser Einkaufsgenossenschaft aus den dargelegten Gründen zurzeit nicht attraktiv und nicht beabsichtigt. Ein angebliches Einsparpotential kann nicht ermittelt werden, da KoPart eG noch keine Angaben zu den Kosten bei tatsächlichen Ausschreibungen machen kann. Eine Verringerung des Personalaufwandes wird auch nicht gesehen, da die Zuständigkeit und Verantwortung für die Prüfung der Vergabeunterlagen, der Angebote und der Vergabeempfehlung bei der zuständigen Dienststelle und der Örtlichen Rechnungsprüfung bei der Stadt Brühl verbleiben. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14