Beschlussvorlage (GPA Bericht Jugendamt)

Jugend Jugend Vorbemerkung Gegenstand der Prüfung im Bereich Jugend sind das Jugendamt insgesamt, die erzieherischen Hilfen nach dem Kinder- und Jugendhilfegesetz und der Schutzauftrag des Jugendamtes bei Kindeswohlgefährdung (5GB VIII). Inhalte, Ziel und Methodik Bei der Prüfung der Leistungen des Jugendamtes und der Hilfe zur Erziehung werden auf der Grundlage von Kennzahlen die Leistungsorganisation, Leistungserbringung und Angebotssteuerung analysiert und bewertet. Ziel ist es, festzustellen, ob die Aufgaben sachgerecht und wirtschaftlich wahrgenommen werden und entsprechende Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Die Leistungen zur Erfüllung des Schutzauftrages bei Kindeswohlgefährdung sind Gegenstand einer Rechtmäßigkeitsprüfung. Um eine landesweit einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten, werden die Erhebungen mittels standardisierter Interview- und Datenerhebungsbögen durchgeführt, An Unterlagen werden neben den Haushaltsplänen und Jahresrechnungen weitere interne Daten, wie z. B. Rats- und Ausschussvorlagen, Geschäfts-, Finanz- und Leistungsstatistiken, Projektberichte, Dienst- und Arbeitsanweisungen und Leistungsdokumentationen genutzt. Kommunale Besonderheiten bereinigen wir entsprechend. Bei der Stadt Erftstadt besteht beispielsweise die Besonderheit, dass Mieten und Pachten im Rahmen eines Vermieter/Mieter-Modells mit dem Eigenbetrieb Immobilienmanagement veranschlagt werden. Andere Kommunen arbeiten in diesem Zusammenhang mit Inneren Verrechnungen. Beide Veranschlagungsformen berücksichtigen wir im interkommunalen Vergleich nicht, sondern bereinigen die Beträge entsprechend. Wir gehen hierauf innerhalb der einzelnen Kennzahlen gesondert ein. Uberörtllche Prufunq der Stadt Erftstadt von Apl'il bis Juni 2009 GemeindeprUfungsanstalt Nordrhem-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju -1 Jugend Kennzahlen Im landesweiten Vergleich der kreisangehörigen Städte werden die gebildeten Kennzahlen verglichen. Im Kommunalindex für Wirtschaftlichkeit werden die Kennzahlen · "Ausgaben der Hilfen zur Erziehung je Hilfefall" und · "Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner" abschließend bewertet. Wir beziehen uns hierbei auf das Vergleichsjahr 2007, lassen aber die Tendenz 2008 und aktuelle Entwicklungen des Jahres 2009 in die Beurteilung einfließen. Die Stadt Erftstadt steht mit insgesamt 42 Kommunen mittlerer Größenklasse im Vergleich. Hierbei zählt die Stadt Erftstadt mit rund 51.000 Einwohnern im Vergleichsjahr 2007 zu den großen Kommunen des Vergleichskreises. Neben der Darstellung der gesamten Bandbreite der Ergebnisse im interkommunalen Vergleich unterteilen wir die erzielten Werte im Rahmen einer Klassierung nochmals in differenzierte Segmente, um der Stadt Erftstadt eine möglichst genaue Standortbestimmung zu ermöglichen. Hierbei kann die Klassierung in der Summierung der geprüften Kommunen variieren, da wir nur die Kommunen in den Vergleich aufgenommen haben, die uns valide Daten zur Verfügung stellen konnten. Benchmarks und Potenziale Die Empfehlungen und die hiermit einhergehenden Potenziale orientieren sich bei den Wirtschaftlichkeits- und Leistungskennzahlen nicht am landesweiten Mittelwert, sondern an dem jeweils besten Wert. Bei den Leistungskennzahlen sind dies die höchsten Werte bzw. erreichten Anteile und Quoten, bei den Wirtschaftlichkeitskennzahlen sind dies die Werte, die die wirtschaftlichste Relation von Mitteleinsatz und erzieltem Ergebnis bieten. Ju - 2 Uberörtliche I Prufung der Stadt crftstadt von April bis Juni 2009 Nordrhem-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Gemeindepr"üfungsanstalt Jugend Hilfe zur Erziehung Nach § 275GB VIII haben Personensorgeberechtigte bei der Erziehung eines Kindes oder eines Jugendlichen Anspruch auf Hilfe zur Erziehung. Zuständig für die Erfüllung dieses Anspruches ist der örtliche Träger der öffentlichen Jugendhilfe. Der Bereich der Hilfe zur Erziehung macht rund 38 Prozent des Gesamtausgabevolumens des Jugendamtes von rund 6,9 Mio. Euro aus. Die Entwicklung der Aufwendungen wird in den Unterabschnitten (UA) 455 und 456 abgebildet (Hilfe zur Erziehung nach den §§ 27 bis 355GB VIII, Eingliederungshilfe für seelisch behinderte Kinder und Jugendliche, Hilfe für junge Volljährige, Inobhutnahme nach den §§ 35a, 41, und 425GB VIII) . Organisation und Steuerung Das Jugendamt der Stadt Erftstadt erreicht bei der Analyse der Organisations- und Steuerungsleistungen der Hilfen zur Erziehung folgende Bewertungen auf einer Skala von 0 bis 41: Anforderungen an dieiSteuerungider Hilfen zur Erziehung Analyse und. Bewertung Anforderung Die Förderung der Erziehungsfähigkeit der Familie hat Priorität und kommt in Form des Vorrangs ambulanter und auf das Familiensystem gerichteter Hilfen zum Ausdruck, die kontinuierlich fortentwickelt wird und deren Anteil an den Hilfefällen insgesamt steigt. Das Jugendamt bietet im Vorfeld erzieherischer Hilfen präventive Leistungen (Familienberatung, Elternschule, Stadtteil- und Facharbeitskreise mit Ärzten, Kindergärten, Schulen, etc.) an. Bewertung 3 Im Rahmen der Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII werden Ziele, Maßnahmen zur Zielerreichung und die Überprüfung der Zielerreichung im Einzelfall vereinbart. Die fachliche und zeitliche (6 Wochen bis 3 Monate) Konkretisierung von Zielen und Maßnahmen zur Zielerreichung ist wesentlicher Indikator zur Messung der Wirksamkeit der Hilfen. Die Erziehungsberatungsstellen sind an Hilfeplangesprächen beteiligt und erbringen in Hilfeplanprozessen für das Jugendamt familientherapeutische Leistungen. Dabei werden sie als Auftragnehmer tätig, Leistungskontingente sind vertraglich vereinbart und werden im Rahmen der Förderung der Erziehungsberatungsstellen einzelfallbezogen vergütet. 1 nicht erfüllt = 0; ansatzweise vollständig erfüllt = 4 erfüllt = 1; teilweise erfüllt = 2; 4 2 überwiegend erfüllt = 3; Uberörtliche PnJfung der Stadt ErftstadL von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 3 Jugend Anforderungen an die Steuerung der Hilfen zur Erziehung Analyse und Bewertung Anforderung Die Vollzeitpflege ist als Alternative zur Heimerziehung stark ausgeprägt, neben Pflegefamilien bieten eigene Konzepte sozialpädagogischer Pflegefamilien Möglichkeiten der Aufnahme von Kindern in multiplen Problem lagen und im Alter von 6 bis 12 Jahren. Reintegrationskonzepte werden gezielt eingesetzt, um Kinder mit Rückführungsaussichten in die Familie zu reintegrieren. Leistungen des Heimträgers, die auf die Wiederherstellung der Erziehungsfähigkeit der Familien ausgerichtet sind, werden gesondert vergütet. Die Bewertungen · werden Bewertung 1 4 wie folgt begründet: Die Leistungen der Hilfe zur Erziehung sind in der Stadt Erftstadt auf den Erhalt und die Förderung der Erziehungsfähigkeit der Familien ausgerichtet. Hierbei wird auf die Implementierung präventiver Angebote und niederschwelliger flexibler ambulanter Hilfen, durch die Gefährdungssituationen frühzeitig erkannt und kostenintensive Leistungsprozesse vermieden werden, besonderes Augenmerk gelegt. In diesem Sinne bestehen beispielsweise enge Kooperationen mit Familienzentren, Familienbildungsstätten, privaten Vereinen und mit der Erziehungsberatungsstelle, um auch deren Angebote und Leistungen ausschöpfen zu können. Präventive Leistungen sind eine wesentliche Voraussetzung zur Früherkennung von Gefährdungssituationen und der Vermeidung hilfeplangestützter und kostenintensiver Leistungen der Hilfe zur Erziehung. Das Jugendamt der Stadt Erftstadt fördert durch intensive Information und Beratung von Kindern, Eltern, Lehrern und Erziehern, dass Problemlagen frühzeitig erkannt und durch geeignet erscheinende niedrigschwellige Maßnahmen das Einsetzen kostenintensiver erzieherischer Hilfen vermieden oder zumindest hinausgeschoben werden. Darüber hinaus besteht ein "Soziales Frühwarnsystem Erftstadt" (Schutznetzwerk frühe Hilfen für Kinder). Durch eine Vernetzung von Kinder-, Jugend- und Gesundheitshilfe und durch die konzertierte Inanspruchnahme unterschiedlicher Professionen sollen kindliche Entwicklungsrisiken frühzeitig erkannt und niederschwellige Hilfs- und Unterstützungsangebote zur Verfügung gestellt werden. Ju - 4 I Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhem-Westfalen Projekt Nr. 4954 . Jugend Dennoch liegt der Anteil ambulanter Hilfen an den HilfepIanverfahren insgesamt im Vergleichsjahr 2007 mit einem Anteil von 43 Prozent deutlich unter dem Benchmark von 70 Prozent und sinkt im Jahr 2008 weiter auf rund 39 Prozent. Wir gehen hierauf im weiterführenden Berichtsverlauf gesondert ein. · Die Hilfeplanverfahren nach § 36 SGB VIII sind stark ausgeprägt, prozessund ergebnisqualitative Standards der Fall- und Leistungssteuerung sind entwickelt und umfangreich dokumentiert. Bei Neufällen wird der Hilfeplan nach spätestens sechs Wochen fortgeschrieben, in den laufenden Fällen je nach konkreter Vereinbarung im Einzelfall, meist in Abständen von drei bis sechs Monaten. · Die Stadt Erftstadt tauscht sich in Form regelmäßiger Fachgespräche mit der in der Stadt Erftstadt ansässigen Erziehungsund Familienberatungsstelle des Caritasverbandes für den RheinErft-Kreis e.V. aus. Eine Einbeziehung in die Hilfeplanverfahren erfolgt einzelfallbezogen. Eine vertragliche Vereinbarung von Leistungskontingenten sowie eine einzelfallbezogene Vergütung von Leistungen erfolgen nicht. Die Erziehungsberatungsstelle wird pauschal vom Jugendamt finanziert. · Die Entwicklung eigener Angebote und Konzepte der Volizeitpflege bieten eine wirtschaftliche Alternative zu Heimunterbringungen. Die Stadt Erftstadt stellt in der Auswertung des Anteils der Vollzeitpflegefälle an den stationären Hilfen derzeit den Minimalwert. Die Entwicklung neuer Konzepte bzw. der Ausbau der eigenen Angebote zur Vollzeitpflege bieten eine wirtschaftliche Alternative zur deutlich teureren Heimunterbringung. Wir gehen hierauf im weiteren Berichtsverlauf gesondert ein. · Die Reintegration hat für das Jugendamt der Stadt Erftstadt eine hohe Priorität und ist systemischer Bestandteil der Jugendhilfeplanung, soweit als Ausnahme eine erforderliche Verselbständigung nicht entgegensteht. Rückführungsmäglichkeiten, die eine hinreichende Erfolgsaussicht versprechen, werden einzelfallbezogen im Rahmen der Hilfeplangespräche besprochen. Zur Reintegration werden anschließend mit den Einrichtungen die notwendigen Schritte zur Rückführung in die Familie individuell für jeden Einzelfall entwickelt. Die Leistungen von Heimträgern mit entsprechender Zielsetzung und Erfahrung (z.B. ,,5-Tagegrup- Uberörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 5 Jugend pen") werden genutzt, jedoch nicht besonders regulärer Bestandteil des Pflegesatzes. vergütet. Sie sind Eine Reintegration gilt mit der Rückführung des Kindes noch nicht als abgeschlossen, sondern wird nachgängig stabilisierend begleitet. Die Bündelung paralleler Hilfen (Unterbringung und Familienhilfe) wird regelmäßig angestrebt. In Einzelfällen werden zur Wiederherstellung der Erziehungsfähigkeit der Eltern zusätzliche Unterstützungsleistungen bereitgestellt. Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung Der Zuschussbedarf je Einwohner stellt die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben dar, die zur Aufgabenerfüllung eingesetzt wird. Die Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall verdeutlichen den MitteIeinsatz des Jugendamtes, um im Einzelfall die Ziele erzieherischer Hilfe zu erreichen. Darstellung der Ist-Situation Wir bilden nachfolgend die Entwicklung des Zuschussbedarfes der Hilfen zur Erziehung - ohne die Personalausgaben der Allgemeinen Verwaltung des Unterabschnittes 407 - im internen Zeitreihenvergleich ab. Zuschussbedarfder Hilfen zur Erziehung 2005 2004 2.113.969 (ohne UA 407) 2006 2.239.916 2.368.894 in Euro 2007 2.398.792 Der Zuschussbedarf steigt kontinuierlich an. Im Eckjahresvergleich 2004/2007 ergibt sich eine Steigerung um rund 15 Prozent. 2007 nach Umlage der Perin den interkommunalen Vergleich. Der Bereich Allgemeine Verwaltung wird gesammelt im UA 407 geführt. In Zusammenarbeit mit dem Personalamt und dem Jugendamt haben wir eine Auf teilung auf einzelne Unterabschnitte vorgeWir stellen nachfolgend den Zuschussbedarf sonalausgaben der Allgemeinen Verwaltung nommen. Ju - 6 I Überörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Der Zuschussbedarf steigt durch die Personalausgaben 2007 um 37.504 Euro auf rund 2.436.000 Euro. im Vergleichsjahr Für den interkommunalen Vergleich berücksichtigen wir die Hilfeform der Eingliederungshilfe für seelisch Behinderte nicht, weil die Handhabung und Ausprägung dieser Hilfeform insbesondere in Zusammenhang mit den Zugangsvoraussetzungen regional sehr unterschiedlich ist. Bereinigt entspricht der Zuschussbedarf 47,43 Euro je Einwohner. Zuschussbedarf im interkommunalen 120 der Hilfe zur Erziehung je Einwohner Vergleich 2007 (ohne Eingliederungshilfe) 108,02 100 80 e :J W 60 47,43 40 20 0 Minimum Maximum Mittelwert Erftstadt Die Stadt Erftstadt positioniert sich im Bereich des Minimalwertes. Zur Einordnung des Ergebnisses bietet die Klassierung weitere Orientierung. Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung je Einwohner (ohne Eingliederungshilfelin Klassen und Euro unter 55 55 bis unter 70 70 bis unter 85 ab 85 10 Städte 10 Städte 11 Städte 5 Städte Uberörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen . Projekt Nr. 4954 I Ju -7 Jugend Zur weiterführenden Differenzierung stellen wir nachfolgend den Zuschussbedarf der Hilfen zur Erziehung je Einwohner unter 21 Jahren dar, weil dies die Hauptzielgruppe der Leistungen des Jugendamtes ist. Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung je Einwohner unter 21 Jahren im interkommunalen Vergleich 2007 (ohne Eingliederungshilfe) 492 500 450 400 350 300 o :s 250 w 200 229 178 150 100 50 o . Minimum Mittelwert Maximum Erftstadt Es zeigt sich ein unterdurchschnittliches Ergebnis. Beeinflusst wird der Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung durch · die Falldichte (Anzahl der Hilfefälle je 1.000 EW unter 21 Jahren) und · die Ausgaben oder Aufwendungen der Hilfe zur Erziehung je Hilfefal!. Beide Einflussfaktoren betrachten wir nachfolgend im interkommunalen Vergleich. Ju - 8 I Überörtliche Prüfunq der Stadt E:t-ftstadt von April bis Juni 2009 Gerneindeprüfungsanstalt Nordrhem-Westfalen Projekt Nr. 4954 . Jugend Falldichte (Anzahl der Leistungsbezieher je 1.000 Einwohner zum 21. Lebensjahr) im interkommunalen Vergleich 2007 bis 30 25 20 ..c 11) N 15 14,85 C « 10 5 0 Maximum Minimum Mittelwert Erftstadt Die Falldichte der Stadt Erftstadt liegt deutlich unter dem Mittelwert der Vergleichskommunen. Zur Einordnung des Ergebnisses bietet die Klassierung weitere Orientierung: Falldichte unter 15 (ohne Eingliederungshilfe) Anzahl in Klassen 15 bis unter 20 20 bis unter 25 ab 25 12 Städte 11 Städte 6 Städte 7 Städte Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall im interkommunalen Vergleich 2007 25.000 20.000 13.422 0 ~::J 15.000 W 8.978 10.000 5.000 0 . Minimum Maximum Mittelwert Erftstadt . Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadl von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Projekt Nr. 4954 I Ju - 9 Jugend Die Stadt Klassierung Erftstadt gestaltet Ausgabe" positioniert sich sich wie folgt: leicht . unterdurchschnittlich der Hilfe. zur Erziehung je Hilfefall (ohne in Klassen Und Euro Eingliederungshilfe) unter 12.000 12.000 bis unter 15.000 15.000 bis unter 18.000 ab 18.000 9 Städte 10 Städte 13 Städte 6 Städte Beeinflusst werden können die Ausgaben je Hilfefall insbesondere · den Anteil ambulanter § 36 SGB VIII Hilfen an Die den durch Hilfeplanfällen nach und · den Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären samt. Hilfen insge- Auch diese beiden Kennzahlen sehen wir uns im interkommunalen gleich an. Ver- Anteil der ambulanten Hilfen an den Hilfeplanfällen nach § 365GB VIII im interkommunalen Vergleich 2007 80 70 70 70 60 ...., 50 cQ! 43 N 0 40 ce.. 33 30 20 10 0 -- Minimum Maximum Mittelwert Erftstadt Benchmark Das Jugendamt der Stadt Erftstadt positioniert sich in seinem Anteil der ambulanten Hilfen deutlich unter dem Benchmark. Der Benchmark ist das Ergebnis gezielter Steuerung und dem konsequenten Ausbau flexibler ambulanter Hilfen bei insgesamt stabil bleibender mittlerer Falldichte. Ju - 10 I Überörtliche Prüfung der Stadt Erltstadt von April bis Juni 2009 8 Projekt Nr. 4954 Gel11eindeprüfungsanstaltNordrhein-Westfalen Jugend Die Klassierung zeigt folgende Anteil der ambulanten Einteilung: nach § 36 SGB VIII HiI'en a", den Hilfeplanfällen in Klasser'lundin Prozent unter 45 45 bis unter 55 55 bis unter 65 ab 65 9 Städte 12 Städte 14 Städte 7 Städte Anteil der Vollzeitpflegefälle an den stationären interkommunalen Vergleich 2007 Hilfefällen im 70 60 50 ...... cQ) 40 N 0 Cl.. "- 30 26 20 10 0 Minimum Maximum Mittelwert In dieser Betrachtung stellt die Stadt Erftstadt wert. Die Klassierung stellt sich wie folgt dar: Erftstadt derzeit den Minimum- Anteil der Vollzeitpflegefälle an deI) stationäre" Hilfefälle" (ohne Eingliederungshilfe) in Klas!ien und in Prozent unter 40 40 bis unter 50 50 bis unter 60 ab 60 8 Städte 8 Städte 11 Städte 9 Städte Analyse Die Stadt Erftstadt weist eine deutlich unterdurchschnittliche Falldichte auf. In Verbindung mit durchschnittlichen Ausgaben je Hilfefall positioniert sich die Stadt Erftstadt im interkommunalen Vergleich des Zuschussbedarfes der Hilfen zur Erziehung nahe am Minimumwert. Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 11 Jugend Die niedrige Falldichte der Stadt Erftstadt resultiert aus dem gezielten Einsatz eines sozialen Frühwarnsystemes, das modulartig aufgebaut ist. Bereits im Vorfeld erzieherischer Hilfen wirken niederschwellige Zugangshilfen, die frühzeitig schwerwiegenden Problemstellungen entgegenstehen. Wie beschreiben die einzelnen Module nachfolgend: Modul 1 - Familienzentren - Besuche bei Neugeborenen, präventive Angebote; Vernetzung mit Ärzten, Hebammen, Beratungsstellen, ASO u.a.; Runder Tisch "Frühe Hilfen" -Altersgruppe: 0 - 3 Jahre Modul 2 - Kindertagesstätten - Ausbildung zu Kinderschutzfachkräften; Sprachförderung; Dienstanweisung bzw. Vereinbarungen zum Schutz- auftrag - Altersgruppe 3 - 6 Jahre Modul 3 - FÖRSTA (OGS, Grundschulen, haltensauffälliger Förderschule); Förderung verSchüler im Primarbereich - Altersgruppe 6 - 12 Jahre Modul 4 - Jugendberatung Mobile - aufsuchende Jugendarbeit (bereits in unserer letzten Prüfung positiv herausgehoben) - Altersgruppe 10 16 Jahre, "Zielgruppe": Sekundarstufe I Modul 5 - Schulen - "beginnende" Schulverweigerung; Entwicklung eines verbindlichen Handlungskonzeptes - Altersgruppe 12 - 17 Jahre Insgesamt gesehen haben wir den Eindruck gewonnen, dass das Jugendamt eine übergreifende Gesamtkonzeption verfolgt, die verschiedene Arbeitsfelder der Verwaltung zielgerichtet bündelt und auf die Verringerung von Hilfen zur Erziehung ausrichtet. Obwohl diese Konzeption in ihrer Gesamtheit nicht schriftlich niedergelegt ist, spiegelt sie sich in den Modulen des Frühwarnsystems und ist in ihren Ansätzen insbesondere aus den gemeinsamen Gesprächen mit der Verwaltung deutlich geworden. Die Fälle, die durch das bestehende Versorgungsnetz des Jugendamtes fallen, sind überwiegend schwere Fälle, die aufgrund des Alters oder der Intensität kaum in ambulante Hilfen oder auch Vollzeitpflegestellen vermittelt werden können. Darüber hinaus sind Zuzüge aus anderen Kommunen von der Stadt Erftstadt nicht zu beeinflussen. Der Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanverfahren liegt im Jahr 2007 bei 43 Prozent und sinkt im Jahr 2008 auf rund 39 Prozent. In unserem letzten Prüfturnus hatte die Stadt Erftstadt für das Vergleichsjahr 2002 in ihrem Anteil ambulanter Hilfen noch den höchsten Prozentsatz der Vergleichskommunen von rund 50 Prozent. Ju - 12 I Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Der Anteil der Vollzeitpflege an den stationären Hilfen erreicht im Vergleichsjahr 2007 lediglich rund 26 Prozent und bildet damit den Minimalwert. Darüber hinaus sinkt der Prozentsatz im Jahr 2008 weiter auf rund 25 Prozent. Obwohl von den vorhandenen Fällen vergleichsweise viele Hilfen in Form einer stationären Unterbringung erfolgen, liegen die Kosten pro Fall noch leicht unter dem interkommunalen Mittelwert. Wir möchten der Stadt Erftstadt über die bestehenden Module ihrer Arbeit hinaus weitere Empfehlungen an die Hand geben, die die weiterführende Ausprägung des Anteils der ambulanten Hilfen herbeiführen und eine Rückführung stationärer Hilfen in den ambulanten Bereich ermöglich sollen. Wir zeigen zunächst das Potenzial auf, das durch ein entsprechendes Agieren erzielt werden kann: Benchmarking Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen Die Stadt Erftstadt erzielt im Anteil der ambulanten Hilfen an den Hilfepianfällen für das Jahr 2007 einen Wert von rund 43 Prozent. Der Benchmark liegt bei 70 Prozent. Wir berechnen nachfolgend das Potenzial, das durch eine Steigerung des Anteils ambulanter Hilfen auf den Benchmark erzielt werden kann. Bei den Ausgaben je ambulanter Hilfe orientieren wir uns am landesweiten Mittelwert von rund 7.000 Euro. Der Mittelwert für stationäre Hilfen liegt derzeit bei rund 25.000 Euro. Uberörtliche PrÜfung der Stadt Erftstadt von Apr"il bis Juni 2009 Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Gemeindeprüfungsanstalt I Ju - 13 Jugend Quantifizierung GrobpotenzialHilfezurErziehungan den Hilfeplal\verf-.hren nach §36 Anteil ambulanter 5GB VIII Hilfen Kennzahl Wert Anteil ambulanter Fälle an den HilfeplanfälJen - Wert der Stadt Erftstadt 43 % Anteil ambulanter Fälle bei Benchmark 70 % 682 Fälle Al 111 Fälle A2 43 Fälle Sl=A2-A1 Differenz zum Benchmark Indikator Ausgaben je stationärem Fall 25.000 Euro3 A3 Ausgaben je ambulantem Fall 7.000 Euro4 A4 18.000 Euro S2=A3-A4 Differenz Potenzial insgesamt 774.000 Abzüglich Kosten für erforderliche gen zur Zielerreichung Leistun- Euro P1=SlxS2 301.000 Euro A5 Personalressourcen ASD 13.500 Euro A6 Personalressourcen Kinderschutz 44.640 Euro A7 Verbleibendes Potenzial Potenzial je Einwohner 414.860 8,14 Euro Euro P 2 = P 1 - CA 5 + A 6 + A 7) 50.972 EW Die Leistungssteigerung erfordert unterschiedliche Maßnahmen, die von der Stadt Erftstadt geplant, finanziert und umgesetzt werden müssen. Das Potenzial ist immer ein im mittelfristigen Finanzplanungszeitraum erzielbarer Wert. Bei den folgenden Empfehlungen handelt es sich um eine Auflistung möglicher Maßnahmen zur Ziel- und Potenzialerreichung. Der Mitteleinsatz ist bei der Potenzialberechnung bereits in Abzug gebracht. Mögliche Maßnahmen sind: · Weiterführender Ausbau niederschwelliger zugehender Familienhilfen (Hilfen im Haushalt, bei der Kinderpflege und Ernährung, Erziehungsbeistandschaften, sozialpädagogische Familienhilfen etc.) Ausgehend von den Prozent- und Fallzahlen des Jahres 2007 sind als Differenz zum Benchmark 43 zusätzliche Hilfefälle vom stationären Bereich in den ambulanten Bereich zu überführen. Bei durchschnittlichen 2 Ju - 14 I ohne Eingliederungshilfe 3 landesweiter Mittelwert 4 Mittelwert landesweiter Überörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend ambulanten Fallausgaben von 7.000 Euro entstehen hierfür zunächst Ausgaben von 301.000 Euro. Diese Ausgaben sollten sich durch die Verminderung stationärer Fälle kompensieren. Da es sich hierbei um einen langfristigen Prozess handelt, haben wir die Ausgaben zunächst bei der Potenzialermittlung in Abzug gebracht. · Bedarfsgerechte Personalisierung des ASD Für die Betrachtung, mit welchem Personalschlüssel die Stadt Erftstadt im Bereich des Allgemeinen Sozialen Dienstes (ASD) arbeitet, haben wir die Tätigkeitsfelder des ASD im Vorfeld definiert und um Zuordnung des Personals gebeten. Den Bereich der Vollzeitpflege haben wir hierbei nicht berücksichtigt, weil viele Kommunen mit einem eigenen Pflegekinderdienst arbeiten. Die Stadt Erftstadt arbeitet bislang ohne Spezialisierungen. Wir gehen hierauf im weiterführenden Bericht noch gesondert ein. Die entsprechenden Stellenanteile für die Vollzeitpflege haben wir bei den Mitarbeiter/innen in Abzug gebracht. Der GPA-Richtwert in der Fallbearbeitung des ASD liegt bei 1 zu 35 Hilfeplanfällen. Der Richtwert ist das Ergebnis von Personal- und Organisationsuntersuchungen in verschiedenen Jugendämtern unterschiedlicher Größenklassen in NRW bei denen die Frage im Vordergrund stand, bei welcher durchschnittlichen Fallbelastung der Mitarbeiter/innen im ASD bzw. der Erziehungshilfe die Anforderungen an die fachpolitisch und gesetzlich geforderte Qualität der Aufgabenwahrnehmung erfüllt und Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Leistungen optimal ausgesteuert werden können. Der Richtwert misst die durchschnittlich zu erreichende Fallbelastung von Hilfeplanfällen nach § 36 SGB VIII je vollzeitverrechneter Stelle der Erziehungshilfe im ASD. Erziehungshilfe umfasst Aufgaben nach §§ 16, 17, 18, 52 und 36 SGB VIII. Zugrunde gelegt wird der Jahresdurchschnittswert der laufenden Fälle. Der Richtwert unterstellt Arbeitszeitanteile von 30 Prozent für präventive Tätigkeiten, insbesondere Beratungsleistungen nach §§ 17, 18, 52 SGB VIII und 50 Prozent für Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII. Verwaltungstätigkeiten (Dienstbesprechungen, Rüstarbeitszeiten) sollte nicht über 10 Prozent liegen, weitere 10 Prozent verbleiben für einzelfallübergreifende Tätigkeiten im Sozialraum. Das Jugendamt der Stadt Erftstadt arbeitet im Vergleichsjahr 2007 mit 5,29 Vollzeitstellen bei durchschnittlich 176 Hilfeplanfällen. Nach unserem GPA-Richtwert ergibt sich ein Stellen bedarf von 5,03 Vollzeitstellen. Diesen Bedarf überschreitet die Stadt Erftstadt 2007 geringfügig. Im Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen von April bis Juni 2009 . ProjektNr. 4954 r Ju - 15 Jugend Jahr 2008 steigen die Fallzahlen auf 194 Hilfeplanfälle. Der Personalbedarf steigt hiernach auf 5,54 Vollzeitstellen, während der Personalbestand gleich bleibt. Es ergibt sich für 2008 eine Unterschreitung des Personalbedarfs von 0,25 Vollzeitstellen. Nach dem GPADurchschnittswert aus Personalprüfungen erfolgt die Eingruppierung nach TVÖD 9. Das entspricht pro Vollzeitstelle Personalausgaben von rund 54.000 Euro. Für den ermittelten Personalschlüssel des Jahres 2008 von 0,25 Vollzeitstellen fallen somit zusätzliche Ausgaben von 13.500 Euro an. Auch diesen Ressourceneinsatz haben wir bei der Potenzialermittlung in Abzug gebracht. · Kinderschutz Zu dem modulartig aufgebauten sozialen Frühwarnsystem der Stadt Erftstadt gehört auch eine Qualifizierung der ASD-Mitarbeiter/innen im Bereich Kinderschutz. Aufgrund der intensiven Vernetzung des Jugendamtes mit verschiedenen Einrichtungen und Institutionen (Ärzte, Schulen, Kindergärten, Erziehungsberatungsstelle, Gesundheitsamt, etc.) ist die Zahl der frühzeitig gemeldeten Fälle in der Stadt Erftstadt höher als im Durchschnitt der Vergleichskommunen. Der Mittelwert liegt bei rund 8 Fällen je 10.000 Einwohnern, während in Erftstadt im Jahr 2007 rund 14 Fälle gemeldet worden sind. Im Jahr 2008 übersteigt die Stadt Erftstadt den Mittelwert mit rund 17 gemeldeten Fällen je 10.000 Einwohner bereits um mehr als das Doppelte. Um den Qualitätsanforderungen des Bereiches zu genügen (z.B. Hausbesuch durch zwei Fachkräfte - siehe auch nachfolgenden Berichtsteil "Kinderschutz") und frühzeitig Handlungsalternativen zur Vermeidung kostenintensiver Inobhutnahmen aufzuzeigen (z.B. Beratung und verbindliche Vereinbarungen zur Abwendung von Gefährdungsrisiken, wiederholte Überprüfung der Vereinbarung, Kontrollbesuche), ist ein erhöhter Zeitansatz erforderlich. Dies erfordert eine entsprechende Personalisierung der Aufgabe. Der Personalbedarf liegt nach unseren Richtwerten bei einer volizeitverrechneten Stelle Kinderschutzfachkraft zu 120 Fällen pro Jahr bei durchschnittlichen Laufzeiten von bis zu sechs Wochen. Der Fallschlüssel ist aus Erfahrungswerten bisheriger Prüfungen und Beratungen gewonnen. Die Personalkosten je Kinderschutzfachkraft liegen bei durchschnittlich 62.000 EurojJahr (Wert als GPA Durchschnittswert aus Personalprüfung, Eingruppierungsmerkmale nach TVÖD 10). Ju - 16 I Überärtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Ein eigener Personalanteil für den Bereich Kinderschutz ist derzeit bei der Stadt Erftstadt nicht explizit ausgewiesen. Die Aufgabe wird von entsprechend geschulten Mitarbeiter/innen des ASD wahrgenommen. Bei 86 Fällen im Jahr 2008 liegt der Personalbedarf bei 0,72 Vollzeitstellen. Das entspricht einem Ressourceneinsatz von 44.640 Euro. Auch diesen Betrag haben wir bei der Potenzialberechnung in Abzug gebracht. Nach Abzug des Ressourceneinsatzes verbleibt rund 415.000 Euro für die Stadt Erftstadt. Erhöhung des Anteils der Vollzeitpflegefälle fen ein Restpotenzial an den stationären von Hil- Für den Ausbau des Angebotes der Vollzeitpflegestellen an den stationären Hilfen möchten wir der Stadt Erftstadt folgende Handlungsempfehlung geben. · Weiterentwicklung der Angebote der Vollzeitpflege einschI. der Möglichkeit der Inanspruchnahme sozialpädagogischer Pflegefamilien und von Bereitschaftspflegen zur Vermeidung von Heimaufnahmen. Zur Steigerung des Anteils der Vollzeitpflegefälle bedarf es der Ressourcen für eine intensive Werbung und Qualifizierung von Pflegepersonen, die Kinder in schwierigen Erziehungssituationen aufnehmen und betreuen können. Der Personalbedarf liegt bei einer vollzeitverrechneten Stelle je 35 Pflegekindern in Pflegefamilien, die über keine pädagogischen Qualifikationen (Ausbildung, Studium, Beruf) verfügen. Der Personalbedarf für sozialpädagogische Pflegefamilien liegt in Anlehnung an Betreuungskonzepte für hochqualifizierte Pflegestellen bei 1 zu 25 Plätzen und der Personalbedarf für Bereitschaftspflegefamilien liegt bei 1 zu 15 Plätzen. Bildet man hieraus einen Mischsatz, ergibt sich ein Personalschlüssel von 1 zu 25 Plätzen. Dieser Personalschlüssel bietet ausreichende Arbeitszeitanteile für die Werbung und Gewinnung von Pflegefamilien, die kontinuierliche Qualifizierung und Fachberatung der Familien bei erzieherischen Fragestellungen, regelmäßige Besuchskontakte zur Qualitätssicherung der Aufgabe, die Intervention in Krisensituationen und die Beteiligung an der Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII. Die Leistungen werden vergütet nach Entgeltgruppe 9 TVÖD (54.000 Euro/Jahr). Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr, 4954 I Ju - 17 Jugend Im Jahr 2008 verzeichnet die Stadt Erftstadt 27 Fälle in Vollzeitpflege. Nach dem ermittelten Richtwert von 1 zu 25 Plätzen ergibt sich hieraus ein Personalbedarf von 1,08 Vollzeitstellen, während die Stadt Erftstadt mit einer halben Vollzeitstelle arbeitet. Hieraus ergibt sich ein weiterführender Personalbedarf von 0,58 Vollzeitstellen mit einem Ressourceneinsatz von 31.320 Euro. Ausgehend von durchschnittlich Kosten für eine Heimunterbringung von rund 45.000 Euro und Kosten für eine Unterbringung in Vollzeitpflege von rund 12.000 Euro rechnet sich der Ressourceneinsatz bereits bei Vermeidung eines Heimpflegefalles. Wir haben der Stadt Erftstadt vorstehend für verschiedene Arbeitsfelder des Jugendamtes einen personellen Ressourceneinsatz vorgeschlagen, um langfristig und nachhaltig kostenintensive Hilfen zur Erziehung zu verringern. Alternativ zu einer festen Bindung an eigenes Personal kann mit dem Ressourceneinsatz auch die weiterführende Zusammenarbeit mit freien Trägern zum zielgerichteten Ausbau von Hilfsangeboten nach aktuellen Problemlagen fokussiert werden. Das hat den Vorteil, dass die Kommune flexibel auf Änderungen in der Bedarfslage agieren kann; der Nachteil besteht in einer verminderten Kontrollfunktion gegenüber dem freien Träger. Bei allen Maßnahmen ist darauf zu achten, dass im Gesamtkontext tatsächlich auch eine Vermeidung oder Rückführung kostenintensiver Hilfsangebote erfolgt. Insofern ist das Wirkungscontrolling verstärkt in den Vordergrund zu stellen. KIWI-Kennzahl "Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall" Wir stellen nachfolgend die wesentlichen Ergebnisse für die Bewertung der Kiwi-Kennzahl "Ausgaben der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall" zusammen: Ist-Situation · Ju - 18 I Der Zuschussbedarf der Hilfe zur Erziehung der Stadt Erftstadt liegt in 2007 bei rund 2,7 Mio. Euro absolut und bei rund 47 Euro je Einwohner. Hiermit positioniert sich die Stadt Erftstadt im Bereich des Minimalwertes von 43 Euro. Überörtliche Prüfung der Stadt !::rftstadt VOll April bis Juni 2009 Gerneindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend · · Durch ein Netzwerk früher Zugangshilfen setzt sich das Klientel des Jugendamtes insbesondere aus schwierigen und älteren Kindern zusammen, die im Vorfeld durch das bestehende Versorgungsnetz fallen oder zuziehen. Deshalb liegen die Anteile ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen und der Vollzeitpflege an den stationären Hilfen deutlich unter den Werten der Vergleichkommunen. Trotz des vergleichsweise hohen Anteils stationärer Hilfen positioniert sich die Stadt Erftstadt in der Betrachtung der durchschnittlichen Ausgaben je Hilfefall leicht unter dem Mittelwert. Ziel der Stadt Erftstadt sollte es sein, den Anteil an stationären Hilfen zu verringern und hierdurch die Ausgaben je Hilfefall weiterführend zu senken. · Über das bestehende Hilfsnetzwerk des Jugendamtes hinaus sind insbesondere gezielte Maßnahmen für Eltern, Kinder und Jugendliche mit multiplen Problem lagen und für ältere Kinder erforderlich. Hierfür ist eine intensive Betreuung notwendig, die mit einem entsprechenden Ressourceneinsatz verbunden ist. Nach Abzug des Ressourceneinsatzes errechnen wir hierdurch ein mögliches Einsparpotenzial von rund 415.000 Euro. KIWI-Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Kennzahl "Ausgaben oder Aufwendungen der Hilfe zur Erziehung je Hilfefall" mit dem Index 4. Kinderschutz Im Mittelpunkt der Prüfung steht die Rechtmäßigkeit der Aufgabenwahrnehmung des Jugendamtes nach § 8 a SGB VIII. Gegenstand der Prüfung sind die verfahrensbezogenen Festlegungen des öffentlichen Trägers der Jugendhilfe in Form von Dienstanweisungen und die Umsetzung der Anforderungen in der Praxis durch Einsichtnahme in die Fallakten. Nicht Gegenstand der Prüfung sind die Interventionsmöglichkeiten des Jugendamtes bei Kindeswohlgefährdung. Uberörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 19 Jugend Anforderungen in der Dienstanweisung Die Festlegungen der Stadt Erftstadt in den Dienstanweisungen erfüllen die rechtlichen und fachpolitischen Anforderungen an die Aufgabenwahrnehmung wie folgt: Erfüllung von Minde$tanfo!'derungen an d.enSchutzauftrag nach § 8 aSGB VIII in den Dienstanweisungen deI' Stadt E!'f'tstadt Anforderung Die Handlungsanweisungen zum Tätigwerden sind eindeutig, sie bieten keine Handlungsalternativen. Die Leistungsprozesse/Prozessschritte sind beschrieben, Verantwortlichkeiten sind zugeordnet, erwartete Ergebnisse vorgegeben, Dokumentationsstandards sind festgelegt. Bei Gefährdungsrisiken erfolgen ein Hausbesuch und eine Inaugenscheinnahme der Kinder nach differenzierten Einschätzungsmerkmalen zum Gefährdungsrisiko. Bei Gefährdungsrisiko und Hausbesuch werden immer zwei Fachkräfte tätig, von denen mindestens eine Fachkraft als Kinderschutzfachkraft qualifiziert und zertifiziert ist. Die Zusammenarbeit mit Fachkräften freier Träger der Jugendhilfe ist Gegenstand verbindlicher Handlungsanweisungen und durch öffentlich-rechtliche Vereinbarung abgesichert. Zur wirksamen Abwendung von Gefährdungsrisiken sind Vereinbarungen mit Dritten, wie der Polizei, den Kliniken, dem sozialpsychiatrischen Dienst, Fachärzten für Kinderheilkunde und Psychiatrie, zum gemeinsamen Tätigwerden vereinbart und schriftlich niedergelegt. Die Kinderschutzfälle werden dokumentiert/erfasst, systematisch ausgewertet und als Grundlage für die Weiterentwicklung der Verfahrensstandards genutzt (Evaluation). Die Bewertungen · Erfüllt/ nicht erfüllt erfüllt erfü IIt erfüllt erfüllt erfü IIt erfüllt nicht erfüllt werden wie folgt begründet: Der gesetzlich normierte Auftrag, bei Kindeswohlgefährdung selbst und unmittelbar tätig zu werden, lässt keinen Raum für Handlungsalternativen. Die "Dienstanweisungen der Stadt Erftstadt zum Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung gemäß § 8a 5GB VIII", deren Kenntnisnahme von allen zuständigen Beschäftigten schriftlich dokumentiert ist, beinhalten klare und eindeutige Handlungsanweisungen, die keine Handlungsalternativen zulassen. · J u - 20 I Der Schutzauftrag erfordert bei Kindeswohlgefährdung ein Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte und eine systematische Vorgehensweise (§ 8 a Absatz 1 Satz 25GB VIII). Ein systematisches Vorgehen bedarf festgelegter Handlungsschritte und Hand- Überörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend lungsweisen (Methoden). Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit wird fachpolitisch zunehmend eingefordert, um durch QuaIitätssta nda rds abgesicherte Leistu ngsprozesse/Prozesssch ritte steuern zu können. Im Jugendamt der Stadt Erftstadt sind Struktur-, Ergebnis- und Prozessqualitäten für die Leistungserbringung nach § 8 a SGB VIII entwickelt und werden im Rahmen der bestehenden Dienstanweisungen als verbindliche Handlungsrahmen (Standards) eingesetzt. · · · Als GPA-Standard sehen wir bei vorliegenden Gefährdungsrisiken immer die Notwendigkeit eines Hausbesuchs oder einer Inaugenscheinnahme, da nur so eine zutreffende Risikoeinschätzung erfolgen kann. Das Jugendamt der Stadt Erftstadt erfüllt bereits unsere Standardanforderung. Zur Erkennung und zur Einschätzung eines konkreten Risikos werden die in den Dienstanweisungen beschriebenen Instrumente zur Risikoeinschätzung, die eine differenzierte Wahrnehmung von Risikofaktoren sicherstellen, vor Ort eingesetzt. Der Schutzauftrag fordert, bei Kindeswohlgefährdung im Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte systematisch vorzugehen (§ 8 a Absatz 1 Satz 2 SGB VIII). In diesem Sinne werden bei der Stadt Erftstadt bei Vorliegen eines Gefährdungsrisikos und notwendigem Hausbesuch immer zwei Fachkräfte tätig, von denen mindestens eine durch beispielsweise mehrjährige pädagogische Zusatz- und Mediatorenausbildungen als Kinderschutzfachkraft qualifiziert ist. In Bezug auf die Personalisierung der Aufgabe haben wir bereits Ausführungen im Kapitel "Hilfen zur Erziehung" getroffen. Hierauf verweisen wir an dieser Stelle. Wir ermitteln einen Personalbedarf von 0,72 Vollzeitstellen, der bislang bei der Stadt Erftstadt nicht spezifisch ausgewiesen ist, sondern im Stellenvolumen des ASD inbegriffen ist. Ein effektiver Kinderschutz kann nicht auf das Jugendamt und seine Dienste beschränkt bleiben. Andererseits kann der Gesetzgeber nicht ohne weiteres Einrichtungen und Dienste freier Träger zur Risikoeinschätzung und Wahrnehmung des Schutzauftrags verpflichten. Deshalb bedarf es vertraglicher Regelungen zwischen dem Jugendamt und den Leistungserbringern, in denen die Übernahme von Schutzpflichten durch die Leistungserbringer vereinbart wird. In diesem Sinne hat die Stadt Erftstadt mit den in Frage kommenden freien Trägern der Jugendhilfe verbindliche und schriftlich dokumentierte Vereinbarungen über die erforderli- Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr, 4954 I Ju - 21 Jugend chen Verfahrensschritte fährdung abgeschlossen. · · bei dem Verdacht einer KindeswohIge- Im Rahmen des "Sozialen Frühwarnsystems Erftstadt" (Schutznetzwerk frühe Hilfen für Kinder) besteht zur wirksamen Abwendung von Gefährdungsrisiken ein Kooperationsnetzwerk zwischen verschiedensten Akteuren. Eine schriftliche Dokumentation in Form einer Kooperationsvereinbarung wird derzeit formuliert. Darüber hinaus werden durch das Jugendamt regelmäßig Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen angeboten und durchgeführt; so z.B. das Angebot einer Ausbildung zur Kinderschutzfachkraft für die Beschäftigten in den Tageseinrichtungen für Kinder. Die Kinderschutzfälle der Stadt Erftstadt werden erfasst und dokumentiert. Eine systematische Auswertung und Evaluation zur Weiterentwicklung der Verfahrensstandards im Hinblick auf Interventionsmöglichkeiten und getroffene Interventionsentscheidungen (z.B. Anteil von Inobhutnahmen an den Verfahren/Meldungen, getroffene Vereinbarungen usw.) erfolgt noch nicht, befindet sich jedoch im Aufbau. Überprüfung der Anforderungen durch Akteneinsicht Die Bewertung der Überprüfung der Anforderungen durch Akteneinsicht stellt sich für die Stadt Erftstadt folgendermaßen dar (gesichtet wurde der laufende Fallbestand von 16 Fällen): Überprüfung von Anforderungen in der Einzelfalldokumentation durch Akteneinsicht Anforderung erfüllt ja/nein Dokumentation Aktenvorblatt Meldung und Ersteinschätzung Fall 1 ja ja Fall 2 ja ja Fall 3 ja ja Fall 4 ja ja Fall 5 ja ja ja ja ja ja ja 2. Fachkraft bei Hausbesuch und Gefährdungseinschätzung ja ja ja ja ja Vollständigkeit Risikoei nschätzu ngsbog e n Dokumentation ärztliche Diagnostik Vereinbarungen Erziehungsbe rechtigte ja ja ja ja ja Vorgehensweise Prozessschritten Ju - 22 I nach ja Uberörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Überprüfung von AnforCierur1gen il1der Einzelfalldokumentation durch Akfel1eirisic:ht Anforderung erfüllt ja/nein Dokumentation Aktenvorblatt Meldung und Ersteinschätzung Vorgehensweise nach Prozesssch ritten 2. Fachkraft bei Hausbesuch und Gefährdungseinschätzung Vollständigkeit Risikoeinschätzu ngsbogen Dokumentation ärztliche Diagnostik Vereinbarungen Erzieh ung s berechtigte Anforderung erfüllt ja/nein Dokumentation Aktenvorblatt Meldung und Ersteinschätzung Vorgehensweise nach Prozesssch ritte n 2. Fachkraft bei Hausbesuch und Gefährdungseinschätzung Vollständigkeit Risikoei nschätzu ngs bog en Dokumentation ärztliche Diagnostik Vereinbarungen Erzie hungsberechtig te Anforderung erfüllt ja/nein Dokumentation Aktenvorblatt Meldung und Ersteinschätzung Vorgehensweise nach Prozessschritten 2. Fachkraft bei Hausbesuch und Gefährdungseinschätzung Vollständigkeit Risikoei nschätzu ngsbogen Dokumentation ärztliche Diag nostik Vereinbarungen Erzieh ung sberechtig te Fall 6 Fall 7 Fall 8 Fall 9 ja ja ja ja ja ja ja ja Fall 10 ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja Fall 11 ja ja Fall 12 ja ja Fall 13 ja ja Fall 14 ja ja Fall 15 ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja Fall 16 ja ja ja Leerfelder bedeuten, dass diese Prozessschritte handelt sich um laufende Falle. · nicht erforderlich bzw. noch nicht erfolgt sind; es In den Aktenvorblättern sind die wesentlichen Fallinformationen und Ereignisse (z.B. Personalien, Erziehungsberechtigte, Institutionen, behandelnde Ärzte, datierte Meldungen, Risikoeinschätzungen, Ergebnisse der Fachgespräche) enthalten. Überärtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 GemeindeprClfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr, 4954 I Ju - 23 Jugend · Alle Meldungen und Ersteinschätzungen sind vollständig dokumentiert und von der jeweils fallführenden Fachkraft unterzeichnet. · Die Vorgehensweisen folgen durchgängig den vorgegebenen Prozessschritten und Dokumentationsstandards. Die Auswertung der Risikoeinschätzungen nach differenzierten Merkmalen (Vorgaben der Dienstanweisung zur Situationseinschätzung) ist Grundlage der Entscheidungen über die Interventionen (Bewertung, Beurteilung und Handlungsschritte). · Hausbesuche und Inaugenscheinnahmen werden immer von zwei erfahrenen und qualifizierten Fachkräften durchgeführt und dokumentiert. · Risikoeinschätzungen nach differenzierten Einschätzungsmerkmalen ("Risikoeinschätzung") werden in allen Fällen genutzt und sind vollständig ausformuliert in den Fallakten dokumentiert. · Dokumentationen ärztlicher Diagnostik bei vermuteten körperlichen Misshandlungen einschließlich Fehlernährungen werden bei Bedarf herangezogen und dokumentiert. · Schriftlich fixierte Vereinbarungen mit Erziehungsberechtigten zur Abwendung von Gefährdungsrisiken (welche Leistungen sind im Einzelfall zu erbringen, welche Verhaltensweisen werden erwartet, wie erfolgt eine Kontrolle) waren bisher nicht erforderlich. Bislang wurden die vor Ort getroffenen mündlichen Absprachen immer zeitnah umgesetzt. Sofern eine schriftliche Abmachung im Einzelfall angezeigt erscheint, wird eine Vereinbarung geschlossen und dokumentiert. Feststell u ng Die gesetzlichen und fachpolitischen Anforderungen an den Schutzauftrag für Kinder sind in den Dienstanweisungen und den Leistungsdokumentation (Fallakten) umgesetzt. Die Stadt Erftstadt hat Instrumente implementiert, die die gesetzlichen und dargelegten Qualitätsstandards im Sinne eines effektiven Kinderund Jugendschutzes gewährleisten und erfüllen. J u - 24 I Überörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Kinder- und Jugendarbeit Für die Ermittlung des Zuschussbedarfes dieses Produktbereiches haben wir die Rechnungsergebnisse der Unterabschnitte 451 (Jugendarbeit), 452 (Jugendsozialarbeit, Erzieherischer Kinder- und Jugendschutz), 453 (Förderung der Erziehung in der Familie) und 460 (Einrichtungen der Jugendarbeit) zu Grunde gelegt. Die Stadt Erftstadt führt ein Vermieter/Mieter-Verhältnis mit dem Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft. In diesem Zusammenhang haben wir die Mieten und Pachten der Gruppierung 53 bereinigt, um einen interkommunalen Vergleich zu ermöglichen. Die Personalausgaben der Allgemeinen Verwaltung des UA 407 haben wir in Zusammenarbeit mit der Verwaltung für das Jahr 2007 ermittelt und entsprechend umgelegt. Der Bereich der Kinder- und Jugendarbeit macht rund acht Prozent des Zuschussbedarfes des Jugendamtes aus. Absolut beträgt der Zuschussbedarf im Vergleichsjahr 2007 rund 594.000 Euro. Bezogen auf den Einwohner ergibt sich im interkommunalen folgende Darstellung: Vergleich Zuschussbedarf Kinder- und Jugendarbeit je Einwohner interkommunaler Vergleich 2007 28,21 30 25 20 0 '- 15 ::J w 11,66 10 5 0 . ..... -: Minimum Maximum Die Stadt Erftstadt positioniert Vergleichskommunen. Uberörtliche Mittelwert Erft 5t a dt sich deutlich unter dem Mittelwert der Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Gemeindeprüfungsanstalt I Ju - 25 Jugend Zur Übersicht stellen wir nachfolgend Zuschussbedarf bis 10 3 Städte die Klassierungseinteilung ~er Kind~r~ ul;'ld Jugendarbeit in Klassen und in Euro 11 bis 15 15 Städte dar: je Einwohner 16 bis 20 21 bis 25 9 Städte 9 Städte ab 26 1 Stadt Wir betrachten den Produktbereich Kinder- und Jugendarbeit insbesondere unter dem Aspekt der Vernetzung mit dem Bereich der Hilfen zur Erziehung. Einen guten Ansatz führt die Stadt Erftstadt diesbezüglich im Rahmen des Projektes Mobile, in dem aufsuchende Jugendarbeit betrieben wird. Das Projekt Mobile ist ebenso in das modulare soziale Frühwarnsystem der Stadt Erftstadt eingebunden wie das Handlungskonzept für beginnende Schulverweigerer. Trotz des vergleichsweise niedrigen Zuschussbedarfes legt die Stadt Erftstadt Arbeitsschwerpunkte, die langfristig auf eine Verringerung der Hilfen zur Erziehung ausgerichtet sind. Feststellung Der Bereich der Kinder- und Jugendarbeit ist Bestandteil einer Gesamtkonzeption des Jugendamtes, die Angebote wirkungsorientiert unter dem Fokus der langfristigen Verringerung von Hilfen zur Erziehung sieht. Hierdurch kann die präventive Ausprägung von Leistungen der Kinder- und Jugendarbeit verstärkt im Vorfeld erzieherischer Hilfen wirken. Tagesbetreuung für Kinder Wir haben uns für den zweiten Prüfturnus dazu entschieden, die Tagesbetreuung für Kinder nicht näher zu betrachten, da im Rahmen des Kinderbildungsgesetztes (KiBiz) der Ausbaugrad der Betreuungsangebote in den Kommunen stark differiert. Wir führen allerdings die Kennzahlen in den Kommunen weiter, um den Kommunen ihren derzeitigen Stand im Ausbauprozess zu zeigen. Mit einem Anteil von 54 Prozent der Gesamtausgaben nimmt der Bereich der Tagesbetreuung für Kinder in der Stadt Erftstadt einen großen Ausgabeblock ein. Ju - 26 Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 I Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder Der Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder je Einwohner stellt die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben dar, die zur Aufgabenerledigung eingesetzt wird. Wir ermitteln den Zuschussbedarf auf der Grundlage der kommunalen Rechnungsergebnisse der Unterabschnitte 454 (Tagespflege) und 464 (Tageseinrichtungen für Kinder). Auch für diesen Bereich haben wir die Mieten und Pachten der Gruppe 53 der kameralen Haushaltsrechnung 2007 für den interkommunalen Vergleich bereinigt. Darüber hinaus haben wir für diesen Bereich auch die Positionen "Abschreibungen" und "Verzinsung Anlagekapital" der Gruppe 68 in Abzug gebracht, um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Für das Vergleichsjahr 2007 haben wir die Personalausgaben der Allgemeinen Verwaltung des UA 407 in Absprache mit der Verwaltung entsprechend auf die Unterabschnitte umgelegt. Im Jahr 2007 liegt der Zuschussbedarf bei rund 3,7 Mio. Euro. Auf den Einwohner bezogen erzielt die Stadt Erftstadt im interkommunalen Vergleich des Jahres 2007 folgendes Ergebnis: Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder je Einwohner im interkommunalen Vergleich 2007 120 105,08 100 73,29 80 0 L ::J W 60 40 20 0 Minimum Maximum Mittelwert Erftstadt Die Stadt Erftstadt positioniert sich im Bereich des Mittelwertes. Uberörtliche Pn.ifunq der Stadt Erftstadt von Apnl bis JUIlI 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen _ Projekt Nr. 4954 I J u - 27 Jugend Zur Einordnung des Ergebnisses betrachten rung: Zuschussbedan wir nachfolgend der Tagesl'etrepung fjjr Kinder in Klassen und in Euro die Klassie- je Einwohner bis 60 61 bis 70 71 bis 80 81 bis 90 über 91 4 Städte 13 Städte 9 Städte 6 Städte 3 Städte Zur vertiefenden Betrachtung stellen wir nachfolgend den Zuschussbedarf der Tagesbetreuung für Kinder je Platz in den interkommunalen Vergleich: Zuschussbedarf der Tagesbetreuung im interkommunalen für Kinder je Platz Vergleich 2007 2.936 3.000 2.500 . 2.000 1.880 0 .... ::J 1. 500 W 1. 000 500 0 Minimum Maximum Mittelwert Erftstadt Die Stadt Erftstadt positioniert sich in dieser Betrachtung durchschnittlich. Die Klassierung zeigt folgende Einteilung: Zuschussbedarf bis 1.800 4 Städte Ju - 28 der Tagesbetreuung in Klassen undin 1.801 bis 2.200 13 Städte für Kinder Euro Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 je Platz 2.201 bis 2.600 ab 2.601 9 Städte 6 Städte Uberörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 I leicht unter- Projekt Nr. 4954 Jugend Der Zuschussbedarf der Tagesbetreuung folgenden Einflussfaktoren abhängig: · für Kinder ist insbesondere von Anteil freier Träger · Anteil der Gruppen armer Träger an den Gruppen in Tageseinrichtungen · Anteil altersgemischter tungen · · Gruppen an den Gruppen in Tageseinrich- Elternbeitragsquote Anteil der Tagespflegeplätze gesamt an den Tagesbetreuungsplätzen ins- Auch das Ausbauangebot im Bereich der Tagesbetreuung für Kinder sehen wir als Baustein einer Gesamtkonzeption, die eine optimale Versorgung der Kinder gewährleistet, um gegebenenfalls langfristig erzieherische Hilfen zu vermeiden. In diesem Kontext schauen wir uns nachfolgend das Ausbauangebot an Tagespflegeplätzen in der Stadt Erftstadt im interkommunalen Vergleich an. Anteil Tagespflegeplätze an Tagesbetreuungsplätzen im interkommunalen Vergleich 2007 insgesamt 38 9 8 7 6 4-J ~ N 5 e4 0.. 3 2 1 o Minimum Maximum Erftstadt Mittelwert Mit 29 Tagespflegeplätzen ist der Anteil an Tagespflegeplätzen in der Stadt Erftstadt im Vergleichsjahr 2007 noch deutlich unterdurchschnittlich ausgeprägt. Im Jahr 2008 steigt der Anteil mit 51 Plätzen auf 2,53 Uberörtliche Prüfung Gemeindeprüfungsanstalt der Stadt Erftstadt Nordrhem-Westfalen von Apnl 8 bis Juni 2009 Projekt NI'. 4954 I Ju - 29 Jugend Prozent und liegt damit im Mittelwert. Als weiterführende Zielperspektive soll das Angebot an Tagespflegeplätzen bis zum Jahr 2013 auf insgesamt 125 Plätze ausgebaut werden. Hiermit läge die Stadt Erftstadt in ihrem Ausbauangebot bei rund sechs Prozent. Vor dem Hintergrund eines generell steigenden Bedarfes nach flexiblen Betreuungsmöglichkeiten für Kinder unter drei Jahren ist der Ausbau eines verlässlichen, qualitativ guten und strukturierten Angebotes in Abhängigkeit des Nachfrageverhaltens der Eltern erforderlich, um den Bedürfnissen und Erfordernissen der Familien gerecht werden zu können. Das Jugendamt hat einen entsprechenden Bedarf erkannt und diesbezüglich - zusätzlich zu der vorhandenen halben Stelle - ab dem 01.06.20009 eine Stellenaufstockung auf eine Vollzeitstelle veranlasst. Feststellung Auch für den Bereich der Tagesbetreuung für Kinder haben wir den Eindruck gewonnen, dass das Jugendamt einen ganzheitlichen Ansatz führt, der vernetzende Aspekte unterschiedlicher Teilbereiche des Jugendamtes in einer wirkungsorientierten Gesamtkonzeption bündelt. Jugendamt insgesamt Organisation und Steuerung Die Anforderungen folgt gegliedert: · · · J u - 30 Produktorientierte des Jugendamtes Leistungsorganisation Ziel- und kennzahlengestützte Steuerung Optimierter Workflow durch Anwendungsverfahren Überörtliche I an die Gesamtsteuerung Prüfung der Stadt Erftstadt Gemeindeprüfungsanstalt VOll April bis Juni 2009 Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 sind wie Jugend Das Jugendamt der Stadt Erftstadt erreicht bei der Analyse der Organisations- und Steuerungsleistungen folgende Bewertungen auf einer Skala von 0 bis 45: Anforderungel"lan die Gj!samtsteuerung des Jugendamtes Al"lalyse.und Bewertung Anforderung Produktorientierte Leistungsorganisation Die Produktgruppen Kinder- und Jugendarbeit, Tagesbetreuung für Kinder und Hilfen in und außerhalb der Familie werden in der Leistungsorganisation (maximal drei Abteilungen/Sachgebiete und Leitungen) abgebildet. Der Leitung des Jugendamtes sind die Leistungen des Fach- und Finanzcontrolling zur Steuerungsunterstützung (dezentrales Controlling wird zentral in der Kämmerei gebündelt) direkt zugeordnet und personalisiert, in Projektgruppen werden mit den zuständigen Fachabteilungen Fachplanungen erarbeitet. Pädagogische Leistungen in Schulen (Schulsozialarbeit, offene Ganztagsschule) sind Bestandteil der Leistungen für Kinder, Jugendliche und Familie und werden aus einer Hand gesteuert (Zusammenführung von Leistungen und Aufgaben in einem Jugend- und Schulamt). Ziel- und Kennzahlengestützte Steuerung Ziele und Kennzahlen (Finanz-, Wirtschaftlichkeits-, Leistungs- und Strukturkennzahlen) dienen der Leitung als Steuerungsgrundlage für das operative Leistungsgeschehen. Die Produktgruppen/Abteilungen bewirtschaften Ihre Budgets selbständig, monatlich werden Plan- und Ist-Entwicklungen als Gegenstand von Budgetgesprächen (Analyse von Abweichungen, Gegensteuerung, Anpassung von Planwerten) dokumentiert. Optimierter Workflow durch Anwendungsverfahren Durch ein elektronisches Anwendungsverfahren werden verschiedene Arbeitsbereiche der Jugendhilfe (Wirtschaftliche Jugendhilfe, ASD, UVG, Beistandschaften, Vormundschaften etc.) in einer Lösung auf der Basis gemeinsamer Stammdaten integriert. Auf der Steuerungsebene werden die Leistungs- und Finanzdaten zu steuerungsrelevanten Kennzahlen zusammen geführt und bilden fortlaufend Entwicklungen ab, die die Grundlage für die ziel- und kennzahlengestützte Steuerung des Jugendamtes bilden. Die Bewertungen Produktorientierte Bewertung 3 1 1 2 1 0 1 werden wie folgt begründet: Leistungsorganisation Produkte, Ziele und Kennzahlen der Kinder-, Jugend- und Familienhilfe werden im Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) im Produktbereich 06 gebildet. Der Produktbereich bildet alle wirtschaftlichen Betätigungen als auch die fachlichen Verwaltungsaufgaben der Kinder- und Jugendhilfe nach den Vorgaben des NKF zur Bildung von Produktgruppen 5 nicht erfüllt = 0; ansatzweise vollständig erfüllt = 4 erfüllt = 1; teilweise erfüllt = 2; überwiegend erfüllt = 3; Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadl von Apnl bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 31 Jugend im kommunalen Haushalt ab. Die Bildung von Produkten gruppen bleibt nach § 4 der GemHVO den Gemeinden, und ProduktStädten und Kreisen überlassen. Der Organisationsaufbau des Jugendamtes der Stadt Erftstadt entspricht im Wesentlichen bereits der empfohlenen Produktstruktur (die Abteilung "Verwaltung" ist in Erftstadt separat ausgewiesen). Insgesamt gesehen ist die Zusammenführung der Fach- und Ressourcenverantwortung in den Bereichen Kinder- und Jugendarbeit, Hilfen zur Erziehung und Tagesbetreuung für Kinder gewährleistet. Die Leistungssteuerung korrespondierender Angebote und Hilfen in Handlungsfeldern der Kinder- und Jugendhilfe aus einer Hand ist gegeben. Dies erhöht die Überschaubarkeit und Transparenz wirtschaftlichen Handeins und trägt zu einer Reduzierung des Verwaltungsaufwandes bei. Im Folgenden stellen wir zur weiteren Orientierung unseren Mustervorschlag für einen NKF-Produktrahmen und einen NKF-Produktplan des Produktbereiches 06 "Kinder-, Jugend- und Familienhilfe" vor. Mustervorschlagder für den Produktbereich Nr. Produktbereich GPANRWeines NKF-Produktrahmens 06 - Kinder-, Jugend- und Familienhilfe - Nr. Produktgruppe 1 Kinder- und Jugendarbeit Nr. 1 06 Kinder-, Jugendund Familienhilfe 2 Tagesbetreu ung für Kinder 2 3 1 2 3 1 3 Hilfen in und außerhalb der Familie 2 3 Ju - 32 Produkt Kinder- und Jugendzentren Erzieherischer Kinderund Jugendschutz Jugendsozialarbeit Spielgruppen Tagespflege Tageseinrichtungen Erziehungsberatung, Hilfen zur Erziehung Vormundschaften, Pflegschaften, Adoption Beistandschaften und Unterha Itsvorschuss Überörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 I Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Mustervorschlag der GPA NitW eines für den Produktbereich Produktgruppen NKF-Produktplanes 06 -Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Produkte - Leistungen Kinder- und Jugendfreizeitkonzept Mobile Jugendarbeit Kinder- und Jugendzentren Kinder- und Jugendarbeit Erzieherischer Kinder- und Jugendschutz Jugendsozialarbeit Elterngeld Tagespflege und Spielgruppen Tagesbetreuung für Kinder Tageseinrichtungen Erziehungsberatung, Hilfen zur Erziehung, Eing liederungshilfe Hilfen in und außerhalb der Familie Vormundschaften, Pflegschaften, Adoption Beistandschaften und Unterha Itsvorschuss Betrieb eigener und Förderung von Kinder- und Jugendeinrichtungen freier Träger Schutzmaßnahmen für Kinder und Jugendliche Leistungen zur schulischen und beruflichen Ausbildung, Eingliederung in die Arbeitswelt und soziale Integration Leistungen nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz Beratung, Werbung und Vermittlung von Tagespflegepersonen Prüfung fachlicher Eignung Förderung Fachberatung Qual itätsentwickl u ng Bedarfsplanung Betriebskostenfi na nz ieru ng Freiwillig Förderung Erhebung von Elternbeiträgen Beratung Hilfeplanung Angebotsentwicklung Leistungen nach § 27 ff. 5GB VIII Eingliederungshilfe Führen von Vormundschaften und Pflegschaften Werbung, Qualifizierung und Begleitung privater Vormünder und Pfleger Adoptionsvermittlung Leistungen nach dem Unterha Itsvorsch ussg esetz Führen von Beistandschaften Beurkundungen Ubel-örtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 _ Projekt Nr. 4954 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen I Ju - 33 Jugend Das Amt 51 für Jugend, Familie und Soziales führt noch kein eigenverantwortliches systematisches Finanzcontrolling und Berichtswesen durch. Es erfolgt lediglich ein Fachcontrolling. In diesem Rahmen werden die internen Entwicklungen ausgewertet, Abweichungen von den Planungen analysiert und in Form von Quartalsberichten dem Amt 20 "Allgemeiner Finanzdienst" für das ämterübergreifende Finanzcontrolling vorgelegt. Unter NKF-Gesichtspunkten sehen wir die Notwendigkeit, Controlling instrumente, die die Fach- und Finanzverantwortung bündeln und zu strategischen Zielformulierungen führen, bei den Fachämtern einzurichten. Das Amt 51 beinhaltet die Abteilungen 510 (Jugend und Familie, 511 (Verwaltung), 512 (Kindertagesbetreuung), 513 (Wohnen und Soziales) und 514 (Jugendarbeit), so dass eine Vernetzung des Jugend-, Familienund Sozialbereiches hinsichtlich zu erzielender Synergien gegeben ist. Pädagogische Leistungen in Schulen im Rahmen der SchulsozialarbeitjOffene Ganztagsschule sind dem Amt 51 nur zum Teil zugeordnet. Im Rahmen des Frühwarnsystemes der Stadt Erftstadt erfolgt eine Förderung verhaltensauffälliger Schüler im Primarbereich - Altersgruppe 6 bis 12 Jahre (Projekt FÖRSTA). Es erfolgt keine Zusammenführung aller pädagogischen Leistungen in einem gemeinsamen Jugend-, Sozial- und Schulamt. Das Amt 40 für SChulverwaltungs-, Kultur- und Sportangelegenheiten ist eine selbständige Organisationseinheit. Zwischen beiden Ämtern findet jedoch eine kooperative Zusammenarbeit statt. Empfehlung Wir halten eine Zusammenführung der Sozial-, Jugend- und Schulverwaltung innerhalb eines Organisationsbereiches für vorteilhaft. Innerhalb dieser Themen gibt es gleiche Zielgruppen, bei denen Planungsvorteile und Synergien in der Aufgabenerfüllung gegeben sind. J u - 34 I Überörtliche Prüfung der Stadt Et-ftstadt VOll April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhem-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Ziel- und Kennzahlengestützte Steuerung Für die Transparenz des NKF-Haushaltes ist die Bildung von Kennzahlen und Zielen eine wesentliche Grundlage. Im Rahmen eines NKFgestützten Finanz- und Fachcontrollings sind für den Produktbereich Kinder-, Jugend- und Familienhilfe bereits Ziele bestimmt und erste Kennzahlen auf Grundlage vorhandener Leistungs- und Finanzdaten gebildet. Der Aufbau eines verbesserten steuerungsrelevanten Kennzahlensystems ist vorgesehen. Im Rahmen dieses Optimierungsprozesses empfehlen wir die Bildung von den einzelnen Produkten und Produktgruppen zugeordneter Finanz-, Wirtschaftlichkeits-, Leistungs- und Strukturkennzahlen . Finanzkennzahlen - charakterisieren den Mitteleinsatz in Relation zu einer festen Bezugsgröße (Einwohner); z.B. "Zuschussbedarf des Produktbereiches Leistungen für Kinder, Jugendliche und Familien je Einwohner"; Wirtschaftlichkeitskennzahlen - charakterisieren Relation zu einer Leistung; z.B. "Zuschussbedarf ziehung je Leistungsempfänger"; den Mitteleinsatz in Produkt Hilfen zur Er- Leistungskennzahlen - charakterisieren die Leistungserbringung gemessen an einem Zielwert (relativer Wert); z.B. "Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen nach § 365GB VIII"; Strukturkennzahlen - charakterisieren strukturelle Rahmenbedingungen, in denen die Kommune handelt; z.B. "Kaufkraft der Bevölkerung", ,,5GB 11Quote", "Arbeitslosenquote" . Bei der Bildung von Kennzahlen kann sich die Stadt Erftstadt für den Produktbereich 06 "Kinder-, Jugend- und Familienhilfe" an unserem nachfolgenden Kennzahlenset orientieren. Uberörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Gemeindeprüfungsanstalt I Ju - 35 Jugend Mustervorschlag der GPA NRW für ein Kennzahlenset für den Produktbereich 06 -Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Nr. Prod uktbereich Nr. Produktgruppe Produkt Kinder- und Jugendzentren Kennzahlen 2 Erzieherischer Kinder- und Jugendschutz Produktgruppenergebnis der Kinderund Jugendarbeit je Einwohner 3 (mobile) Jugendsozialarbeit 1 Spielgruppen 2 Tagespflege 3 Tageseinrichtungen Nr. 1 1 2 06 - 36 Tagesbetreuung für Kinder Kinder-, Jugend- und Familienhilfe 3 Ju Kinder- und Jugendarbeit 1 Erziehungsberatung, Hilfen zur Erziehung 2 Vormundschaften, Pflegschaften, Adoption 3 Beistandschaften und Unterhaltsvorschuss Hilfen in und außerhalb der Familie Überörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 I Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen - 8 Projekt Nr. 4954 Produktgruppenergebnis der Tagesbetreuung für Kinder je Einwohner Anteil der Tagespflegeplätze an den Tagesbetreuungsplätzen insgesamt Produktergebnis der Tagesbetreuung für Kinder je Platz, Elternbeitragsquote Produktergebnis der Leistungen in und außerhalb der Familie je Einwohner Produktergebnis der Hilfe zur Erziehung je Einwohner, Leistungsdichte, Ausgaben je Hilfefall, Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfen insgesamt Produktergebnis der Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz je Einwohner und je Leistungsbezieher, Rückholq uote Jugend Die Bildung steuerungsrelevanter Kennzahlen dient der Steuerungsunterstützung. In Zusammenspiel von Verwaltung und Politik sollten hieraus strategische Zielformulierungen für das Jugendamt generiert werden, die gemeinschaftlich definiert und als Zielvorgabe im Produkthaushalt niedergelegt werden. Die Budgetplanung, -bewirtschaftung und -steuerung erfolgt für die einzelnen Arbeitsfelder gebündelt durch das Zentralcontrolling. Im Bereich der erzieherischen Hilfen sind die freien Träger in das Controlling eingebunden und erstatten regelmäßig Bericht über die Entwicklung der Fälle, die wiederum Grundlage für die Hilfeplanung sind. Sämtliche Berichte werden zeitnah aufbereitet und zusammen mit den aktuellen Entwicklungen in den Teamsitzungen analysiert. Uberörtllche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 37 Jugend Optimierter Workflow durch Anwendungsverfahren Das Amt für Jugend, Familie und Soziales setzt Standardsoftware für die Aufgabenerledigung ein. Ein elektronisches Anwendungsverfahren als Gesamtlösung ist nicht im Einsatz. Aus unserer Sicht sind mit einem integrierten Anwendungsverfahren Prozessoptimierung folgende Ziele verbunden: zur · Erhöhung der Produktivität der Arbeit des Anwenders; · Integration verschiedener Arbeitsbereiche der Jugendhilfe ner Lösung auf der Basis gemeinsamer Stammdaten; · Datenintegrität und Vermeidung von Redundanzen fassung und Vergeudung von Speicherkapazität); . Operative Steuerung (Administration, Disposition, Information und Planung) auf einer Datenbasis im standardisierten Anwendungsverfahren · Vermeidung doppelter Aktenführung durch ausschließliche Nutzung des elektronischen Datenbestandes (elektronische Akte). in ei- (Mehrfacher- Durch Anwendungsverfahren werden auf der Arbeitsebene verschiedene Arbeitsbereiche in der Jugendhilfe miteinander verbunden, sodass die Daten der Klienten nur einmal erfasst werden müssen. Eine Bearbeitung erfolgt aus dem jeweiligen Arbeitsbereich heraus. Hierbei gewährleistet ein abgestuftes Benutzerkonzept die Einhaltung datenschutzrechtlicher Regelungen und die Zuordnung der Fachdaten zum entsprechend berechtigten Anwender. Im Mittelpunkt steht der Workflow-Gedanke, d.h. die Beschäftigten werden in ihren täglichen Arbeitsvollzügen datentechnisch optimal unterstützt. Dabei werden alle relevanten Arbeiten aus einem System heraus möglich. Auf der Steuerungsebene werden die Leistungs- und Finanzdaten zu steuerungsrelevanten Kennzahlen zusammengeführt und bilden fortlaufend Entwicklungen ab. Leistungen, Leistungsprozesse, Einnahme- und Ausgabeentwicklungen werden transparent und können zur Bewertung der Zielerreichung in der Jugendhilfe zu Steuerungszwecken genutzt werden. Ju - 38 I Überörtliche Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt Erftstadt VOll April bis Juni 2009 Nordrhelll-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Stadt Jugend Das Leistungsspektrum der Jugendhilfe, das in der Anwendung bearbeitet werden soll, umfasst: · Verwaltung (Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz, Wirtschaftliche Jugendhilfe, Haushalt); · · · Soziale Dienste (ASD, Beistandschaften, Vormundschaften, Pflegschaften, Jugendgerichtshilfe); Tagesbetreuung für Kinder (Stammdatenverwaltung, nungswesen eigener Einrichtungen); Fach- und Finanzsteuerung Rech- (Statistik). Für die Wartung und Pflege eines entsprechenden Programmes einem Stellenbedarf von einer halben Vollzeitstelle zu rechnen. ist mit Empfehlung Die Stadt Erftstadt sollte bei der Einführung einer elektronischen Anwendungssoftware die beschriebenen Anforderungen an eine Gesamtlösung zugrunde legen. Mit dieser Empfehlung schließen wir an unsere Empfehlung aus unserem letzten Prüfturnus an, in dem wir ebenfalls bereits auf die Vorteile einer einheitlichen Software eingegangen sind und eine entsprechende Einführung bereits empfohlen haben. Personal Zur Überprüfung, inwieweit die einzelnen Aufgaben im Jugendamt ausreichend personalisiert sind, dient die an Richtwerten der GPA orientierte vergleichende Personalbemessung für das Vergleichsjahr 2007 mit der Tendenz 2008. Die Richtwerte wurden aus den bisherigen Prüfungen und Personal- und Organisationsuntersuchungen in verschiedenen Jugendämtern in NRW gewonnen. Die Richtwerte orientieren sich an der Fragestellung, wie viele Fälle bei voller Ausprägung der gesetzlichen und fachpolitisch geforderten Anforderungen an die Aufgabenerledigung bearbeitet werden können. Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis JUlii 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 39 Jugend Die Werte können nur erreicht werden, wenn · die Aufgaben ganzheitlich wahrgenommen werden (Einheitssachbearbeitung), · in der Aufbauorganisationdie Aufgaben zusammen geführt sind und keine Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten Entscheidungsabläufen bestehen und · der Workflow der Aufgabenwahrnehmung Besonderer oder in optimiert ist. Hinweis Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass unsere nachfolgenden Stellenvergleiche lediglich als Anhaltspunkt dafür dienen sollen, ob das vorhandene Stellenvolumen in den verschiedenen untersuchten Produktbereichen der "Kinder-, Jugend- und Familienhilfe" einer näheren Überprüfung bedarf. Eine solche Überprüfung wird in aller Regel nur durch vertiefende organisatorische Untersuchungen und Stellenbedarfsanalysen vollzogen werden können. Darüber hinaus ist uns bewusst, dass Stellen-jAufgabeninhalte, örtliche Besonderheiten bzw. kommunalpolitische Schwerpunktsetzungen, die wir im Rahmen der Prüfung nicht alle umfassend würdigen können, ein im Vergleich zu anderen Kommunen abweichendes Stellenvolumen durchaus erklären und rechtfertigen können. Ju - 40 Überörtliche I Prüfunq der Stadt I::rftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhem-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Personal- und Leistungskennzahlen PerSonalbemesSuhg Fallzahl6 Aufgaben fürdie - 2007 vergleichende GPA Richtwert Indikator Personalbedarf Personalbestand 176 HP Fälle 35 5,03 5,29 Kinderschutz 73 Fallzahl 120 0,61 - Vollzeitpflege 23 Fallzahl 25 0,92 0,50 176 HP Fälle 166 1,06 0,56 693 Fallzahl 260 2,67 1,83 341 Fallzahl 364 0,94 1,60 16 Fallzahl 97 0,11 0,60 189 Anklagen und Diversionen 252 0,75 1,26 Allgemeiner sozialer i Wirtschaftliche Dienst Jugendhilfe Leistungen nach dem Unterha Itsvorsch ussg esetz Beistandschaften, Amtspflegschaften vormundschaften Jugendgerichtshilfe /- I Feststellung Für die angeführten Aufgaben besteht nach den GPA Richtwerten ein Personalbedarf von insgesamt 12,09 Vollzeitstellen, während die Stadt Erftstadt mit 11,64 Vollzeitstellen arbeitet. Die Differenz liegt bei 0,45 Vollzeitstellen. Wir haben darüber hinaus die gleiche Personalstandsbemessung Vergleichsjahr 2008 durchgeführt. für das Feststellung Im Jahr 2008 liegt der Personalbedarf bei insgesamt 13,33 Vollzeitstellen. Der Personalbestand ist mit 11,64 Vollzeitstellen gleich geblieben. Es ergibt sich eine Unterschreitung des Personalbedarfes um 1,69 Vollzeitstellen. 6 Fallzahlen 2008 sind wie folgt definiert: Wirtschaftliche Jugendhilfe: Durchschnittliche Anzahl der laufenden Hilfeplanfälle (Jahresdurchschnitt); Jugendgerichtshilfe: Anzahl der Anklagen und Diversionen im Jahr (Summe); ASD: Hilfeplanfälle pro Mitarbeiter/in; UVG Laufende und eingestellte Fälle (Jahresdurchschnitt) Uberörtliche PrÜfung der Stadt Erftstadt von Apnl bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 41 Jugend Wir gehen nachfolgend kurz auf die einzelnen Bereiche ein: Allgemeiner Sozialer Dienst Die Stadt Erftstadt überschreitet den Personalbedarf im Jahr 2007 um 0,26 Vollzeitstellen. Bei gleich bleibender Stellenausstattung werden im Jahr 2008 194 Hilfeplanfälle bearbeitet. Aufgrund der gestiegenen Fallzahlen wird der Richtwert um nunmehr um 0,25 Vollzeitstellen unterschritten. Wir haben diesen Bereich in dem Kapitel "Hilfen zur Erziehung" bereits näher betrachtet und den Ressourceneinsatz im Rahmen einer Potenzialberechnung monetär berücksichtigt. Kinderschutz Auch zu diesem Bereich haben wir im Kapitel "Hilfen zur Erziehung" Ausführungen getroffen. Der Stellenbedarf liegt für eine Fallzahl von 73 Fällen im Jahr 2007 bei 0,61 Vollzeitstellen und steigt bei 86 Fällen im Jahr 2008 auf OJ2 Vollzeitstellen. Der Aufgabenbereich wird bislang - ohne zusätzliche Stellenausweisung - durch die Mitarbeiter/innen des ASD mit bearbeitet. Auch hier haben wir den Personaleinsatz im Rahmen einer Potenzialberechnung monetär in Ansatz gebracht. Vollzeitpflege Die weiterführende Ausprägung des Anteils der VOlIzeitpflege an den stationären Hilfen haben wir als Handlungsempfehlung im Kapitel "Hilfen zur Erziehung" formuliert. Für eine entsprechende Zielvorgabe sehen wir anhand unserer Richtwerte für das Jahr 2007 einen Personalbedarf von OA2 Vollzeitstellen. Für das Jahr 2008 erhöht sich der Personalbedarf aufgrund leicht gestiegener Fallzahlen auf 0,58 Vollzeitstellen. Wie wir bereits dargestellt haben, rechnet sich der Ressourceneinsatz bereits bei Vermeidung eines Heimpflegefalles. Wirtschaftliche Wir ermitteln Stelleneinsatz Stadt Erftstadt sonalschlüssel Richtwerte ist Ju - 42 I Jugendhilfe im Vergleich zu unseren Richtwerten einen verminderten von 0,50 Vollzeitstellen. Im Jahr 2008 unterschreitet die den Richtwert bei 194 Fällen und gleich bleibendem Perum 0,61 Vollzeitstellen. Die Unterschreitung unserer nach Angabe der Stadt Erftstadt personenbedingt möglich. Überörtliche Prüfunq der Stadt hftstadt Gemeindeprüfungsanstalt von April bis Juni 2009 Nordrhem-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz Der Stellen bedarf wird im Jahr 2007 mit 0,84 Vollzeitstellen und im Jahr 2008 mit 0,92 Vollzeitstellen unterschritten. Eine Entlastung ist nach Angaben der Verwaltung geplant. Beistandschaften Nach unseren Richtwerten besteht im Vergleichsjahr 2007 ein "Stellenüberhang" von 0,66 Vollzeitstellen, der sich im Jahr 2008 auf 0,54 Vollzeitstellen vermindert. Nach Angabe der Richtwertkommune ist mindestens die Hälfte der Fälle mit Zwangsmaßnahmen verbunden. Es wird dort das ADV-Verfahren "ProJugend" von Prosoz angewandt, wobei der Hauptsachbearbeiter das ADV-Verfahren selbst pflegt. Durch die gute technische Ausstattung wird eine schnittstellenfreie Bearbeitung gewährleistet. Eine eingehende Beratung und Unterstützung der Mütter ist nach Angaben der Richtwertkommune gewährleistet. Die Stadt Erftstadt arbeitet nach einer Empfehlung der Landesjugendämter Rheinland und Westfalen-Lippe, der eine kommunale Orientierungshilfe zur Personalbedarfsbemessung des Landes BadenWürttemberg zu Grunde liegt. Hiernach wird für den Bereich Beistandschaften ein Bearbeitungsvolumen von 230 bis 270 Fällen pro Voll zeitstelle vorgegeben. Wir haben diesbezüglich den Durchschnittswert unserer bislang 42 geprüften Kommunen ermittelt. Hiernach liegt der durchschnittliche Fallschlüssel pro Mitarbeiter/in bei 337 Fällen und somit in der Nähe unseres Benchmarks von 364 Fällen. Darüber hinaus ergibt sich für Erftstadt die Besonderheit, dass Zahlungsabwicklungen in diesem Bereich durch "online-banking" im Jugendamt selbst erfolgen. In anderen Kommunen wird diese Aufgabe von der Stadtkasse wahrgenommen. Hierdurch ergibt sich nach Schätzung der Verwaltung ein zusätzlicher Aufwand, der einen Anteil von 20 Prozent einer Vollzeitstelle ausmacht. Unter Anrechnung dieses Aufwandes sinkt der ermittelte "Stellenüberhang" des Jahres 2008 auf 0,34 Vollzeitstellen. Aufgrund steigender Fallzahlen in dem Bereich (341 Fälle in 2007 / 385 Fälle in 2008) sehen wir aktuell keinen verstärkten Handlungsbedarf. Die Fallzahlen sollten aber im Auge behalten werden, um frühzeitig gegenzusteuern. Uberörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Nordrhein-Westfalen Projekt Nr. 4954 Gemeindeprüfungsanstalt . I Ju - 43 Jugend Amtspflegschaften / Amtsvormundschaften Für diesen Bereich setzt die Stadt Erftstadt nach unserem Richtwert im Jahr 2007 insgesamt 0,49 Vollzeitstellen mehr ein. Im Jahr 2008 verringert sich die Differenz zu unserem Richtwert auf 0,33 Vollzeitstellen. Von der Richtwert-Kommune wurde darauf hingewiesen, dass der ASD Unterstützungsleistungen für diesen Bereich liefert (Kontaktaufnahme, Begleitung). Es ist aber davon auszugehen, dass dies auch in anderen Kommunen der Fall ist, so dass der Richtwert als belastbar angesehen wird. Nach Angaben der Richtwert-Kommune erfolgt die Sachbearbeitung ohne Überstunden und unter Erfüllung von gesetzten Qualitätsstandards. Auch für diesen Bereich orientiert sich das Jugendamt an den Empfehlungen der Landesjugendämter, die Richtwertvorgaben des Landes Baden-Württemberg zu Grunde legen. Hiernach liegt der Stellenschlüssel bei 60 bis 90 Fällen pro Mitarbeiter/in. Wir geben als Richtwert 97 Fälle vor und liegen somit oberhalb der Vorgaben aus Baden-Württemberg. Auch hier haben wir den Mittelwert unserer bislang geprüften 42 Kommunen gezogen. Hier kommen wir auf einen Fallschlüssel von rund 100 Fällen je Vollzeitstelle. Die Stadt Erftstadt stellt nach eigenen Angaben eine individuelle Betreuung ihrer Mündel sicher. Den Mitarbeiter/innen ist ein persönlicher Zugang wichtig, der zeitliche Ressourcen zugunsten einer intensiven Beziehung bindet. Aufgrund steigender Fallzahlen (von 16 Fällen im Jahr 2007 auf 26 Fälle im Jahr 2008) sehen wir auch für diesen Bereich derzeit keinen Handlungsbedarf. Die Fallzahlen sollten auch hier beobachtet werden, um im Personalschlüssel gegebenenfalls frühzeitig gegenzusteuern. Jugendgerichtshilfe Der Personalbestand liegt mit 0,51 Vollzeitstellen über unserem Richtwert und steigt im Jahr 2008 aufgrund leicht rückläufiger Fallzahlen auf 0,52 Vollzeitstellen an. Der Richtwert wird durch eine Kommune erreicht, die nach eigenen Angaben eine Vielzahl gleich gelagerter Fälle zu verzeichnen hat. Da aber weitere Kommunen das Niveau nahezu erreichen, ist der Wert grundsätzlich belastbar. J u - 44 I Uberörtllche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhem-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Die Stadt Erftstadt hat für diesen Bereich eine Umstrukturierung vorgenommen, nach der die Jugendgerichtshilfe zukünftig in den Bereich der Jugendarbeit eingegliedert wird. Hierdurch verspricht sich das Jugendamt Synergien, die mit einer mittelfristigen Senkung des SteIlenvolumens um 0,25 Vollzeitstellen beziffert werden. Zuschussbedarf des Jugendamtes Den Zuschussbedarf des Jugendamtes ermitteln wir auf der Grundlage der kommunalen Rechnungsergebnisse der Abschnitte 45 (Jugendhilfe nach SGB VIII), 46 (Einrichtungen der Jugendhilfe) und der Unterabschnitte 407 (Verwaltung der Jugendhilfe) und 481 (Vollzug des Unterhaltsvorschussgesetzes). Bereinigt haben wir Miet- und Pachtzahlungen an den Eigenbetrieb Immobilienmanagement. Darstellung der Ist-Situation Im Jahr 2007 liegt der Zuschussbedarf des Jugendamtes bei insgesamt rund 6,9 Mio. Euro. Wir stellen nachfolgend den intrakommunalen Zeitverlauf dar. Zuschussbedarfdes Jugendamtes in Euro 2005 2006 2007 2008 6.562.004 6.843.343 6.958.474 6.939.449 Der Zuschussbedarf steigt bis zum Jahr 2007 kontinuierlich an. Im Jahr 2008 ergibt sich eine leichte Verringerung um rund 19.000 Euro, die insbesondere in Zusammenhang mit einer Reduzierung von Ausgaben im Bereich der Tageseinrichtungen für Kinder steht. Im Eckjahresvergleich 2005/2008 ergibt sich eine Steigerung des Zuschussbedarfes um rund 6 Prozent. Bezogen auf den Einwohner positioniert sich die Stadt Erftstadt im interkommunalen Vergleich des Jahres 2007 wie folgt: Uberörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhem-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I J u - 45 Jugend Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner interkommunalen Vergleich 2007 250 im 230 200 136 150 0 I- ~w 100 50 0 Maximum Minimum Mittelwert Erftstadt Die Stadt Erftstadt positioniert sich im Minimum. Zur Einordnung des Ergebnisses bietet die Klassierung weitere Orientierung: Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner in 2007 in Klassen und Euro unter 150 150 bis unter 180 180 bis unter 210 ab 210 6 Städte 13 Städte 10 Städte 10 Städte Aufgaben- und produktgruppenbezogen wie folgt: Ausgaben verteilt sich das Finanzvolumen des Jugendamtes 11 Tagesbetreuung für nach Produktgruppen Kinder . Kinder- und Jugendarbeit J Hilfen J u - 46 Uberärtliche I innerhalb und außerhalb der Familie Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprufungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend KIWI-Kennzahl "Zuschussbedarf Einwohner" des Jugendamtes je Der Zuschussbedarf des Jugendamtes je Einwohner bildet die höchst aggregierte Kennzahl im Prüfgebiet. Die KIWI-Bewertung generiert sich aus den wesentlichen Erkenntnissen und Ergebnissen des Berichtes. Wir stellen nachfolgend die wichtigsten Kriterien für die Bewertung noch einmal zusammen: Ist-Situation · · · · · · Der Zuschussbedarf des Jugendamtes liegt in 2007 insgesamt bei rund 6,9 Mio. Euro. Hiervon entfallen auf den Bereich der Tageseinrichtungen für Kinder rund 3,7 Mio. Euro auf den Bereich der Erzieherischen Hilfen rund 2,7 Mio. Euro und auf den Bereich der Kinder- und Jugendarbeit rund 594.000 Euro. Im Eckjahresvergleich 2004/2007 steigt der Zuschussbedarf um sechs Prozent. Bezogen auf den Einwohner positioniert sich die Stadt Erftstadt mit einem Zuschussbedarf von 136 Euro im Vergleichsjahr 2007 am Minimum. Die Bereiche der Erzieherischen Hilfen und der Kinder- und Jugendarbeit zeigen sich im interkommunalen Vergleich des Zuschussbedarfes deutlich unterdurchschnittlich; der Bereich der Tagesbetreuung für Kinder liegt im Mittelwert. Ein gut strukturiertes soziales Frühwarnsystem und eine gute interne und externe Vernetzung sorgen bereits im Vorfeld erzieherischer Hilfen für eine gute Betreuung von Kindern und Jugendlichen. Hierdurch kommen überwiegend ältere und schwierige Kinder in den Betreuungskreis des Jugendamtes. Das wirkt sich auf die Quoten "ambulant vor stationär" und "Anteil Vollzeitpflege an den stationären Hilfen" aus, die im interkommunalen Vergleich unter den Werten der Vergleichskommunen liegen. Die Bereiche "Tagesbetreuung für Kinder" und "Kinder- und Jugendarbeit" sind bereits wirkungsorientiert ausgerichtet und unterstützen den Ansatz der Verwaltung, bereits im Vorfeld erzieherischer Hilfen geeignete Präventionsmaßnahmen zu konzipieren. Die Personalbemessung ausgewählter Themenfelder des Jugendamtes anhand von GPA-Richtwerten zeigt insgesamt gesehen ei- Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von Apill bis JUlII 2009 Gememdeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 I Ju - 47 Jugend nen Personalbedarf für das Jahr 2007 von 0,45 Vollzeitstellen, der im Jahr 2008 aufgrund steigender Fallzahlen auf 1,69 Vollzeitstellen steigt. · Insgesamt gesehen ist das Jugendamt der Stadt Erftstadt sowohl von den operativen Verfahrensabläufen als auch von dem internen strategischen Gesamtansatz her gut aufgestellt. Dies wirkt sich in dem geringen Zuschussbedarf des Jugendamtes aus. Dennoch zeigen sich für die einzelnen Arbeitsfelder steigende Zuschussbedarfe, die einer frühzeitigen Gegensteuerung bedürfen. · Bei uns hat sich auch der Eindruck verfestigt, dass die reibungslosen Verfahrensabläufe im Jugendamt derzeit in engem Zusammenhang mit der konstanten Besetzung der Leitungskräfte in den einzelnen Bereichen stehen. Im Falle einer Personalfluktuation könnten sich die im Bewertungsbogen "Anforderungen an die Gesamtsteuerung des Jugendamtes - Analyse und Bewertung" festgestellten Steuerungsdefizite deutlich stärker auswirken. Handlungsempfehlungen · · · Niederschwellige zugehende Hilfen im Bereich der Hilfen zur Erziehung verstärken, um kostenintensive stationäre Maßnahmen zu vermeiden. Ressourceneinsatz im Vorfeld führt nach unseren Berechnungen zu einem Einsparpotenzial von rund 415.000 Euro. Interne Zielvorgabe zum Ausbau des Anteils der Tagespflegeplätze an den Tagesbetreuungsplätzen beibehalten. EDV-Verfahren einsetzen, das übergreifende Auswertungen ermöglicht. Fach- und Finanzcontrolling zusammenführen. Steuerungsrelevante Kennzahlen bilden. Hieraus strategische Zielvorgaben im Konsens zwischen Verwaltung und Politik ableiten und im Produkthaushalt festschreiben. Entwicklungen beobachten und frühzeitig gegensteuern. KIWI-Bewertung Angesichts der beschriebenen Gesamtsituation bewerten wir die Kennzahl "Zuschussbedarf oder Ergebnis des Jugendamtes" mit dem Index J u - 48 I 4. Uberörtliche Prüfung der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gerneindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Jugend Potenzial und Fazit Das Potenzial im Prüfgebiet Jugend stellt sich wie folgt dar: Übersicht Potenzial - Prüfgebiet Jugend Potenzial in Euro Prüfungsschwerpunkt absolut (gerundet auf 1.000 Euro) je Einwohner Hilfe zur Erziehung - Anteil ambulanter Hilfen an den Hilfeplanfällen insgesamt 415.000 8,14 Fazit Der Zuschussbedarf des Jugendamtes liegt im Vergleichsjahr 2007 bei rund 6,9 Mio. Euro insgesamt und bei 136 Euro je Einwohner. Mit diesem Wert positioniert sich die Stadt Erftstadt im interkommunalen Vergleich im Bereich des Minimumwertes. Der Zuschussbedarf verteilt sich zu 54 Prozent auf den Bereich der Tagesbetreuung für Kinder, zu 38 Prozent auf den Bereich der Hilfen zur Erziehung und zu 8 Prozent auf die Kinder- und Jugendarbeit. Dabei zeigen sich die Bereiche der Hilfen zur Erziehung und der Kinder- und Jugendarbeit im interkommunalen Vergleich unterdurchschnittlich, während der Bereich der Tagesbetreuung für Kinder im Mittelwert liegt. Das Jugendamt ist gut strukturiert. Eine Gesamtkonzeption betrachtet die einzelnen Aufgabenfelder des Jugendamtes wirkungsorientiert im Zusammenspiel zur Vermeidung erzieherischer Hilfen. Eine gute interne und externe Vernetzung sowie frühe Zugangshilfen sorgen für eine Betreuung von Kindern und Jugendlichen und vermeiden somit langfristig kostenintensive Hilfen zur Erziehung. Dennoch erfordern steigende Zuschussbedarfe eine effektive Gegensteuerung. Um den Anteil ambulanter Hilfen zu erhöhen, sind gezielte Maßnahmen für Eltern, Kinder und Jugendliche mit multiplen Problem lagen und für ältere Kinder erforderlich. Hierfür ist ein Ressourceneinsatz notwendig, der nach unseren Berechnungen zu einem Einsparpotenzial von rund 415.000 Euro führt. Uberörtliche Prufunq der Stadt Erftstadt von Apnl bis Juni 2009 Nordrheln-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Gemeindeprüfungsanstalt I Ju - 49 Jugend Fazit Darüber hinaus können die operativen und strategischen Verfahrensweisen durch den Einsatz eines übergreifenden modularen EDV-Verfahrens unterstützt werden, das das Fach- und Finanzcontrolling bündelt und über die Auswertung von Kennzahlen zu konkreten strategischen Zielformulierungen führt, die gemeinsam von Rat und Verwaltung beschlossen werden sollten. Insgesamt gesehen haben wir einen guten Eindruck von den Verfahrensweisen des Jugendamtes der Stadt Erftstadt gewonnen. Hiermit setzt die Stadt Erftstadt den Eindruck aus unserer letzten Prüfung fort. J u - 50 Uberörtliche I Prüfung der Stadt Erftstadl von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954