Beschlussvorlage (Anlage 1 Vorlage V6-3138)

öffentlich STADT ERFTSTADT Der Stadtdirektor Az.: V 6/ 3J1/ Amt: - 82- An den BeschlAusf. : - 82Rat Datum: 29.3.1999 der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung; zur Vorberatung über den Unterausschuss Finanzen und Verwaltungsreform, Hauptausschuss, Ausschuss für Wirtschaftsförderung und Liegenschaften Werksausschuss Liegenschaften Betrifft: Neuorganisation der Stadtverwaltung Vermieter-Modells Bezug: Vorlage V 6/2525 l8J Erftstadt, den 30. März 1999 - Konkretisierung des Mieter- Auswirkungen: Finanzielle Unterschriftdes Budgetverantwortlichen und Keine )?ß Beschlussentwurf: Der Aufbau der Gebäudewirtschaft im Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft erfolgt nach folgenden Grundsätzen: 1. Im Rahmen der Gebäudewirtschaft übernimmt der Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft die Funktion des Eigentümers. 2. Die "Mieter" (Nutzer der Gebäude) übernehmen die Verantwortung für die Art, Menge, Kosten und Qualität der Raumnutzung und der Raumbewirtschaftung. 3. Durch die Verwaltungsleitung bzw. durch die städtischen Gremien werden Standards für die Ausstattung und Nutzung der Gebäude festgelegt. 4. Alle Kosten für die Nutzung von Gebäuden werden in den Budgets der jeweiligen Nutzer veranschlagt. 5. Die Organisation der gebäudewirtschaftlichen Leistungen erfolgt unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten. 6. Der Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft erhebt für die Nutzung der Gebäude kostendeckende Mieten. Zu diesen Kosten zählen auch die Abschreibung, kalkulatorische A: \ VORLAGE. TXT - 2 - Zinsen und die Aufwendungen für die Bauerhaltung. Beim vorhandenen Gebäudebestand wird der städtische Haushalt nur in dem Umfang mit Kosten belastet, wie sie im Haushaltssicherungskonzept veranschlagt sind. Bei der Errichtung neuer Gebäude wird von den Nutzern die volle Kostenmiete erhoben. 7. Die derzeitige Aufgabenverteilung zwischen ServicesteIle - künftig Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft - und Fachamt - Nutzer der Gebäude - hinsichtlich Bauerhaltung und Bauunterhaltung wird beibehalten. 8. Die Nutzer der Gebäude sind der Verwaltungsleitung bzw. den städtischen Gremien gegenüber für alle mit der Raumnutzung zusammenhängenden Fragen verantwortlich. Die gebäudewirtschaftlichen Informationen sind in das Berichtswesen der Nutzer einzubeziehen. Bearünduna: "Kommunale Dienstleistungen sind ohne die Nutzung von Gebäuden und Räumen nicht möglich. Gebäude und Räume werden für vielfältige Zwecke genutzt. Schulen, Turnhallen, Bürogebäude, Bürgerhäuser, Theater, Museen, Schwimmbäder, Kindertagesstätten sind Beispiele dafür. Sie sind Ort eines kommunalen oder staatlichen (siehe Beispiel Schulen) Leistungsangebots. Die bedarfsgerechte Raumversorgung zu wirtschaftlichen Bedingungen und eine kostengünstige, aber trotzdem anforderungsgerechte Bewirtschaftung der genutzten Gebäude und Räumlichkeiten werden selten als Problem gesehen. Diese Vernachlässigung ist bereits Teil des Problems: o Kosten der Raumnutzung sind nicht oder nur teilweise bekannt und o Verantwortlichkeit für Raumnutzung ist nicht klar zugeordnet. "1) Der hier zitierte Bericht der KGSt beschäftigt sich intensiv mit organisatorischen Fragen zur Optimierung gebäudewirtschaftlicher Leistungen. Die Ergebnisse dieser Untersuchung sind teilweise in meine Vorschläge für eine neue Verwaltungsstruktur eingeflossen. Bereits in der Begründung zur Vorlage V 6/2525 - Neuorganisation der Stadtverwaltung - hatte ich ausgeführt, in welchem erheblichen Umfang im städtischen Haushalt Kosten für die Nutzung von Räumen und Gebäuden enthalten sind. Ziel der Neuorganisation der Verwaltung ist u.a. auch, das in der wirtschaftlicheren Nutzung der vorhandenen Räume und Gebäude liegende Potential zu erschließen. Insbesondere durch die Budgetierung und durch die Kosten- und Leistungsrechnung sind die Aufwendungen, die durch die Nutzung von Räumen und Gebäuden entstehen, transparenter gemacht worden. Mit der Gründung des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft sollen bisher noch nicht berücksichtigte Kosten - Abschreibung, kalkulatorische Zinsen, Bauerhaltung - ermittelt und in den verschiedenen Budgets veranschlagt werden. Die bisher getroffenen organisatorischen Maßnahmen und Zuständigkeiten sollen durch die Überführung der Gebäudewirtschaft in einen Eigenbetrieb nicht verändert werden. 1) Organisation der Gebäudewirtschaft, Bericht Nr. 4/1996 der kommunalen Gemeinschaftsstelle (KGSt) 1996, S. 7. A:\VORLAGE.TXT zu - 3 - Zu den Grundsätzen, wie sie im Beschlussentwurf dargelegt sind, ist Folgendes auszuführen: zu 1.: Hinsichtlich der Organisation gebäude wirtschaft Iicher leistungen wird in der einschlägigen Fachliteratur zwischen Eigentümer-Modell und Mieter-VermieterModell unterschieden. Die Übernahme der Eigentümerfunktion durch ein Amt oder einen Fachbereich ist nur in seltenen Fällen zweckmäßig, z.B. bei großen Fachbereichen mit umfangreichem Gebäudebestand. Empfohlen wird diese lösung nur tür Großstädte mit 1 Mio. und mehr Einwohnern. zu 2.: Dem Nutzer muß die Entscheidung und letztverantwortung für die Bewirtschaftung der Räume und Gebäude übertragen werden. Ihm müssen alle Informationen über die Kosten der Gebäudenutzung an die Hand gegeben werden, um dadurch den Anreiz zu wirtschaftlichem Handeln zu stärken und auszubauen. Da allerdings gebäudewirtschaftliche leistungen nicht das "Kerngeschäft" des Nutzers sind, muß er die Möglichkeit haben, auf gebäudewirtschaftliche leistungen zurückzugreifen (und diese auch zu bezahlen), die vom Eigenbetrieb Immebilienwirtschaft erbracht werden sollen. zu 3.: Die Entscheidung über gebäudewirtschaftliche leistungen kann nicht allein dem Nutzer überlassen bleiben. Der Umfang des mit Gebäuden verbundenen Vermögens, die erheblichen Auswirkungen der Kosten der Gebäudenutzung auf den städtischen Haushalt und die Einheitlichkeit der Verwaltung erfordern Entscheidungen der Verwaltungsführung bzw. der städtischen Gremien. Diese sollen jedoch auf grundsätzliche Angelegenheiten und Rahmenbedingungen beschränkt werden. So ist z.B. die Frage, ob ein Amt preisgünstigen Büroraum auf dem freien Markt anmieten darf oder nicht, nur durch die Verwaltungsführung und/oder - je nach Wertgrenzen - durch die städtischen Gremien zu entscheiden. Weiterhin sind Standards, z.B. hinsichtlich Raumbedarf, Büroausstattung, Reinigung usw., festzulegen. zu 4.: Die mit der Neuorganisation der Gebäudewirtschaft verfolgten Ziele können nur erreicht werden, wenn alle Kosten für gebäudewirtschaftliche leistungen vom Nutzer zu tragen sind. zu 5.: Durch die wirtschaftliche Nutzung der Gebäude ergeben sich erhebliche Potentiale zur Kostensenkung. Diese Einsparungen sollen für die Erhaltung der städtischen Immobilien und damit für eine Verbesserung des leistungsangebotes gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern genutzt werden. zu 6.: Die Abschreibung, kalkulatorische Zinsen und die Kosten der Bauerhaltung wurden in der Kosten- und leistungsrechnung bisher nicht erfaßt. Mit der Überführung der Gebäudewirtschaft in den Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft werden diese Aufwendungen nunmehr transparent. Im Rahmen des Haushaltssicherungskonzeptes kann der städtische Haushalt jedoch keinesfalls zusätzlich belastet werden. In die an den Eigenbetrieb zu zahlende Miete für den derzeit vorhandenen Gebäudebestand fließen daher nur die Aufwendungen ein, die bisher auch im Haushalt veranschlagt wurden. Die Höhe der Abschreibungen wird den bisherigen Aufwand für Tilgungen nicht überschreiten. Weiterhin werden nur die tatsächlichen Aufwendungen für Zinsen berücksichtigt. Die Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und veranschlagtem Aufwand soll, sofern mit vertretbarem Aufwand möglich, ermittelt werden und in das Berichtswesen einfließen. Bei jedem Neubau eines Gebäudes werden dann die tatsächlichen Kosten ermittelt und im Budget des jeweiligen Nutzers veranschlagt. A: \ VORLAGE. TXT - 4 - zu 7.: Die bisherigen Erfahrungen mit der Neuorganisation der Verwaltung müssen gründlich analysiert und ausgewertet werden. Derzeit wird kein Anlaß für Veränderungen in diesem Bereich gesehen. zu 8.: Die Mieter tragen die Letztverantwortung für die Nutzung der ihnen übertragenen Räume und Gebäude. Dies ist auch durch eine entsprechende Berichtspflicht hinsichtlich der Raumnutzung gegenüber der Verwaltungsführung und den städtischen Gremien zu dokumentieren. Dementsprechend ist der EigentümerNermieterfür alle Fragen des Raum- und Gebäudebestandes verantwortlich. Der Aufbau einer Gebäudewirtschaft, mit den Zielen und Leitvorstellungen, wie sie mit der Bildung des Eigenbetriebs Immobilienwirtschaft verbunden sind, erfordert in den nächsten Monaten noch erheblichen Verwaltungsaufwand. Zum jetzigen Zeitpunkt können daher nur die Grundsätze festgelegt werden, nach denen dieser Aufbau erfolgen soll. Es sollte daher nicht verlangt werden, wie im Rahmen der Neuorganisation der Verwaltung bereits mehrfach geschehen, bereits am Beginn eines Entwicklungsprozesses die erwarteten Ergebnisse im Detail zu erläutern. A: \ VORLAGE. TXT