Beschlussvorlage (Anlage)

Ergebnisse im Überblick Ergebnisse im Überblick Finanzen Im Betrachtungszeitraum der Jahre 2004 bis 2007 konnte in keinem Jahr der originäre Haushaltsausgleich erzielt werden. Zum 01.01.2008 hat die Stadt Erftstadt auf das Neue Kommunale Finanzmanagement umgestellt. Der Ergebnisplan geht bis zum Jahr 2011 davon aus, dass die Ausgleichsrücklage bereits aufgezehrt sein wird. In den kommenden Jahren sind Entnahmen der Allgemeinen Rücklage geplant. In den Jahren 2008 bis 2012 wird mit negativen Ergebnissen von insgesamt rund 22,8 Mio. Euro gerechnet. Im Bereich der laufenden Einnahmen positioniert sich die Stadt Erftstadt mit 1.858 Euro je Einwohner leicht oberhalb des Mittelwertes. Einnahmeverbesserungsmöglichkeiten ergeben sich im Bereich der Grundsteuer B (rund 115.000 Euro), der Abschreibungsbasis (rund 130.000 Euro) und der Hundesteuer (rund 168.000 Euro) in Höhe von insgesamt rund 0,4 Mio. Euro. Darüber hinaus haben wir die kulturellen Einrichtungen Musikschule, VHS und Bücherei näher auf Optimierungsmöglichkeiten untersucht. Dabei haben sich im Vergleich zu den jeweiligen Benchmarkkommunen Potenziale im Segment Bücherei von rund 33.000 Euro, bei der Musikschule von rund 249.000 Euro und bei der Volkshochschule von rund 77.000 Euro ergeben. Bei der Gesamtverschuldung positioniert sich die Stadt Erftstadt mit 2.148 Euro je Einwohner um rund 282 Euro oberhalb des Mittelwertes. Im Betrachtungszeitraum ist ein deutlicher Anstieg der Verschuldung sowohl in den Sondervermögen als auch über die Kassenkredite im städtischen Haushalt zu verzeichnen. Im Rahmen unserer Prüfung sind zahlreiche Konsolidierungsmöglichkeiten, sowohl auf der Einnahmeseite als auch auf der Ausgabeseite aufgezeigt worden. Insgesamt sind hierdurch bezogen auf das Jahr 2007 Verbesserungen um 3,8 Mio. Euro (rund 75 Euro je Einwohner) möglich. Da wir keine flächendeckende Prüfung vornehmen konnten, sind grundsätzlich weitere Verbesserungsmöglichkeiten vorhanden. ÜberörtlichePrüfun Gemeindeprüfungsanstalt der Stadt Erftstadt von A ril bis Juni 2009 Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Ergebnisse im Überblick Ziel der Stadt Erftstadt sollte es sein, Konsolidierungsmaßnahmen einzuleiten, die möglichst zeitnah zu einem Haushaltsausgleich führen. Hierzu wird es erforderlich sein, in stärkerem Maße als bisher die städtischen Aufgaben und Leistungen kritisch zu hinterfragen. Nur so kann den steigenden Belastungen aus Kassenkrediten und dem Abbau des Eigenkapi- tals entgegengewirkt werden. . Personal Das Personal stellt die wichtigste Ressource und zugleich mit e.inem Volumen von rund 23 Mio. Euro im Jahr 2007 einen erheblichen Ausgabenblock für die Stadt Erftstadt dar. Es muss folglich in einen kontinuierlichen Optimierungsprozess eingebunden werden. Als Ziel dieses Prozesses sollte die weitere Verschlankung des Personalkörpers angestrebt werden. Die in den nächsten 15 Jahren anstehende Fluktuation der Beschäftigten von rund 35 Prozent sollte die Stadt Erftstadt wie empfohlen nutzen. Die Stadtverwaltung Erftstadt hat bereits personalwirtschaftliche Maßnahmen geplant und teilweise umgesetzt. Ziel von Politik und Verwaltung sollte es sein, die aufgezeigten Potenziale unter Berücksichtigung der strukturellen Besonderheiten zu überprüfen Jnd mittelfristig zu realisieren. Im Zeitreihenvergleich der Jahre 2004 bis 2007 stellen wir bei der Betrachtung der Ist-Stellen fest, dass die Stadt Erftstadt diese leicht reduziert hat. Allerdings liegt der Senkung keine umfassende Organisationsuntersuchung bzw. Aufgabenkritik zugrunde sondern es werden EinzeIentscheidungen getroffen. Die Ziel richtung sollte weg von pauschalen Kürzungen und Einzelfallentscheidungen und hin zu langfristigen Personalbedarfsplanungen gehen auf der Basis von Personalbedarfsbemessungen für größere Organisationseinheiten. Die Belastung des Haushalts durch die Personalausgaben ist im Zeitreihenvergleich der Jahre 2003 bis 2007 um rund 0,4 Mio. Euro zurückgegangen. Die Stadt Erftstadt positioniert sich in den interkommunalen Vergleichen der Kennzahlen Ist-Stellen je 1.000 Einwohner und Personalausgaben je Einwohner unter dem Mittelwert. Die Kennzahlenwerte lassen jedoch noch Verbesserungsbedarf erkennen. Handlungsspielraum zur Umsetzung weiterer Stellenreduzierungen ist mittelfristig durchaus . gegeben. Wir erachten angesichts der gesamtwirtschaftlichen Situation eine restriktive Personalpolitik weiterhin als notwendig. Ein wesentlicher Überörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfun9sanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 Ergebnisse im Überblick Schritt zur Erreichung der durch die Politik im Jahr 2006 gesetzten sparvorgabe ist daher möglich. Ein- Es konnte im interkommunalen Vergleich des Jahres 2007 ermittelt werden, dass die Stadt Erftstadt in verschiedenen Bereichen der Kernverwaltung über Stellenpotenziale von insgesamt rund 17 Stellen bzw. in Höhe von rund 0,8 Mio. Euro verfügt. Die Realisierung dieses Potenzials ist in den Jahren 2008 und 2009 in Teilbereichen bereits erfolgt. Die weiteren Überprüfungen des Stellenvolumens sollten auch auf die von uns nicht untersuchten Aufgabenbereiche und somit auf das gesamte AUfgabenspektrum der Stadt Erftstadt ausgeweitet werden. Hierfür kommt auch ein Ausbau der bisher eher zurückhaltend umgesetzten interkommunalen Zusammenarbeit in Betracht. Ergänzend bieten sich weitere AUfgabenübertragungen über die bereits erfolgte Beihilfebearbeitung hinaus an zum Beispiel im Bereich der Kindergeldzahlungen und ggf. bei den Personalabrechnungsverfahren. Gleichzeitig sollte unter Beteiligung der Politik hinterfragt werden, ob das in bestimmten Aufgabenbereichen bestehende hohe Leistungsangebot für die Bürgerinnen und Bürger weiterhin vorgehalten werden soll. Jugend Der Zuschussbedarf des Jugendamtes liegt im Vergleichsjahr 2007 bei rund 6,9 Mio. Euro insgesamt und bei 136 Euro je Einwohner. Mit diesem Wert positioniert sich die Stadt Erftstadt im interkommunalen Vergleich im Bereich des Minimumwertes. Der Zuschussbed~rf verteilt sich zu 54 Prozent auf den Bereich der Tagesbetreuung für Kinder, zu 38 Prozent auf den Bereich der Hilfen zur Erziehung und zu 8 Prozent auf die Kinder- und Jugendarbeit. Dabei zeigen sich die Bereiche der Hilfen zur Erziehung und der Kinder- und Jugendarbeit im interkommunalen Vergleich unterdurchschnittlich, während der Bereich der Tagesbetreuung für Kinder im Mittelwert liegt. Das Jugendamt ist gut strukturiert. Eine Gesamtkonzeption betrachtet die einzelnen Aufgabenfelder des Jugendamtes wirkungsorientiert im Zusammenspiel zur Vermeidung erzieherischer Hilfen. Eine gute interne und externe Vernetzung sowie frühe Zugangshilfen sorgen für eine Betreuung von Kindern und Jugendlichen und vermeiden somit langfristig kostenintensive Hilfen zur Erziehung. Dennoch erfordern steigende Zuschussbedarfe eine effektive Gegensteuerung. Um den Anteil ambu- ., ;~ Überörtliche Prüfun der Stadt Erftstadt von A ril bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen _ Projekt Nr. 4954 Ergebnisse im Überblick lanter HJlfen zu erhöhen, sind gezielte Maßnahmen für Eltern, Kinder und Jugendliche mit multiplen Problem lagen und für ältere Kinder erforderlich. Hierfür ist ein Ressourceneinsatz'nG>twendig, der nach unseren Berechnungen zu einem Einsparpotenzial von. rund 415.000 Euro führt. Darüber hinaus können die operativen und strategischen Verfahrensweisen durch den Einsatz eines übergreifenden modularen EDV-Verfahrens unterstützt werden, das das Fach- und Finanzcontrolling bündelt und über die Auswertung von Kennzahlen zu konkreten strategischen Zielformulierungen führt, die gemeinsam von Rat und Verwaltung beschlossen werden sollten. Insgesamt gesehen haben wir einen guten Eindruck von den Verfahrensweisen des Jugendamtes der Stadt Erftstadt gewonnen. Hiermit setzt die Stadt Erftstadt den Eindruck aus unserer letzten Prüfung fort. Soziales Das Gesamtausgabevolumen der LeistunQen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz beziffert sich im Jahre 2007 auf 1,1 Mio. Euro. Der Zuschussbedarf für diese Leistungen beträgt 2007 rund 0,8 Mio. Euro bzw. 15,42 Euro je Einwohner. Mit diesem Wert erreicht die Stadt Erftstadt in der interkommunalen Vergleichsbetrachtung eine durchschnittliche Positionierung. Beim "Zuschussbedarf je Leistungsbezieher" erzielt die Stadt Erftstadt mit einem Ergebnis in Höhe von 6.688 Euro im interkommunalen Vergleich ein deutlich über dem Mittelwert liegendes Resultat. Grund hierfür sind die im Betrachtungszeitraum sinkende Leistungsdichte sowie die niedrigen Belegungsquoten und Kostendeckungsgrade der "Sozialen Einrichtungen" für Asylbewerber. Durch die derzeitige Unterbringungssituation entstehen, unabhängig von der Anzahl der Belegungen, Unterhaltungs- und Bewirtschaftungskosten. Die Stadt Erftstadt hat sich daher dazu entschlossen, durch eine Koordination der Unterbringung von Asylbewerbern und Aussiedlern in der verbliebenen Übergangseinrichtung, ein wirtschaftlicheres Ergebnis zu erzielen. Dieses Vorgehen sehen wir als zielführend an. Des Weiteren ist die Stadt Erftstadt bestrept, möglichst schnell eine Unterbringung dieses Personen kreises auf dem freien Mietwohnungsmarkt zu erreichen, um damit einen wichtigen Schritt für die Integration in das soziale Umfeld zu leisten. Eine Schließung der verbliebenen Übergangseinrichtung ist derzeit nicht angedacht. Die gesamte Unterbringungssituation wird jedoch jährlich einer Evaluation unterzogen. Infolge der Koordination der Unterbringung von Asylbe- Überörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Geme!ndeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen _ Projekt Nr. 4954 Ergebnisse im Überblick werbern und Aussiedlern wird in Kürze eine weitere Übergangseinrichtung für Aussiedler geschlossen. Beim Personaleinsatz in den ausgewählten 'Aufgabenkreisen des Produktbereiches 05 "Soziale Leistungen" zeigt sich im Vergleich der Fallzahlen je Vollzeitstelle mit den jeweiligen GPA-Richtwerten ein Potenzial in Höhe von 89.000 Euro (1,75 Euro je Einwohner). Die Stadt Erftstadt sollte die Realisierbarkeit dieses Potenzials unter Berücksichtigung der örtlichen Besonderheiten und der kommunal politischen Schwerpunktsetzungen überprüfen. Gebäudewirtschaft Die Stadt Erftstadt nimmt die wesentlichen gebäudewirtschaftlichen Aufgabenkomplexe innerhalb des Eigenbetriebs Immobilienwirtschaft wahr. Hier wird der von uns näher untersuchte Gebäudebestand (Schulen und Verwaltungsgebäude) mit insgesamt 86.000 qm BGF betreut Die Analyse zur Gebäudewirtschaft der Stadt Erftstadt zeigt in der organisatorischen Ausgestaltung ein überdurchschnittliches Ergebnis mit Verbesserungsmöglichkeiten auf. Der Bereich des Energiemanagements muss in der Stadt Erftstadt noch weiter ausgebaut werden. Beim Verbrauch der Versorgungsmedien weist alleine die Kennzahl des Bereichs der Wärmeenergie auf ein Potenzial von 279.000 Euro hin. Für den Bereich Wasser/Abwasser ergibt sich ein mögliches Potenzial von 18.000 Euro und für den Bereich Strom wurde aufgrund des niedrigen Verbrauchs kein Potenzial errechnet. In dem Bereich der Reinigung müsste unseres Erachtens ein Potenzial von 371.000 Euro erzielbar sein. Dazu sollte u.a., wie im Jahre 2006 beschlossen, weiter die Eigenreinigung auf Fremdreinigung umgestellt und die Fremdreinigungsleistung insgesamt bei vorheriger Überprüfung des Leistungsumfangs schnellstmöglich neu ausgeschrieben werden. Erkennbare Optimierungsmäglichkeiten und somit Handlungsbedarf sind im Bereich der Hausmeisterdienste gegeben. Hier lassen sich durch eine Flexibilisierung des Hausmeisterdienstes bei gleichzeitiger Konzentration auf die gebäudewirtschaftlichen Aufgaben und die Ausnutzung der AItersfluktuation weitere Potenziale in Höhe von 359.000 Euro realisieren. Überörtliche Prüfun Gemeindeprüfungsanstalt der Stadt Erft'Stadt von A ril bis Juni 2009 NOrdrhein-Westfalen Projekt Nr. 4954 . Ergebnisse im Überblick Das Flächenmanagement birgt insbesondere unter Berücksichtigung der Auswirkungen des demografischen Wandels die Potenziale und bedarf daher der weiteren besonderen Aufmerksamkeit im Rahmen steter und laufender Konsolidierungsbemühungen. Im Hinblick auf die Verwaltungsgebäude ist die Stadt Erftstadt bereits durch die Umsetzung der Eckwerte eines zu entwickelnden Raumprogramms im Jahre 2006 aktiv geworden. Die damit einhergehenden Überlegungen und Pläne sollten in einem Gesamtkonzept zusammengefasst und strategisch verfolgt werden. Ein erzielbares Potenzial im Bereich der Flächen der Verwaltungsgebäude wurde aufgrund des erzielten niedrigen Wertes nicht errechnet. Darüber hinaus liegt das Hauptaugenmerk auch auf den flächenintensiven Schulen. Bereits heute ist teilweise ein Flächenüberhang feststellbar. Es gilt insbesondere im Spannungsfeld von schul- und immobilienwirtschaftlichen Interessen eine Strategie zu entwickeln, die eine optimale Anpassung der Schulflächen an die aktuellen, wie auch stark rückläufigen Schülerzahlen der Zukunft zum Ziel haben sollte und in das zuvor genannte Gesamtkonzept einfließen. Derzeit ergibt sich für die Hauptschulen und Realschulen ein Potenzial von 3.300 m2 BGF je Schüler (314.000 Euro). Die Flächenkapazitäten der Hauptschulen befinden sich in Erftstadt bereits in der politischen Diskussion. Das Gesamtpotenzial für die Gebäudewirtschaft beläuft sich bezogen auf das Vergleichsjahr 2007 auf rund 1,2 Mio. Euro jährlich. Hiervon entfallen 997.000 Euro auf die Bewirtschaftung und 239.000 Euro auf die Reduzierung von Flächen. Bauleistungen Im Prüffeld "Allgemeine Korruptionsprävention und Organisation des Vergabewesens" erreicht die Stadt Erftstadt einen Erfüllungsgrad von 75 Prozent. Dabei erreicht der Themenbereich "Allgemeine Korruptionsprävention" den Spitzenwert von 100 Prozent. Beim Themenbereich "Organisation des Vergabewesens" kann aufgrund der besonderen örtlichen Regelungen lediglich ein Wert von 58,6 Prozent erzielt werden. Die Stadt Erftstadt hat unsere Empfehlung aus der letzten überörtlichen Prüfung, eine Zentrale Submissions- oder VergabesteIle einzurichten, nicht umgesetzt. Auch die Möglichkeit, Angebotsunterlagen zentral zusammenzustellen, zentral zu versenden und die eingegan- Überörtliche Prüfun der Stadt Erftstadt von A rilbis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein"Westfalen 8 Projekt Nr. 4954 .. .- IJ .h~ Ergebnisse im Überblick genen Angebote zentral zu sammeln und zu verwahren, Erftstadt nicht genutzt. wird bisher in Infrastruktur Stark beeinflusst werden die Gesamtausgaben von 876.000 Euro für die Unterhaltung der Gemeindestraßen und Wirtschaftswege durch die großen Flächen, vor allem bezögen auf die Wirtschaftswege. Bedingt durch das große Stadtgebiet mit seinen 16 Ortsteilen sind auch viele Gemeindeverbindungsstrassen erforderlich. Bei diesen Ausgaben liegt die Stadt Erftstadt im Ver'gleichsjahr 2007 mit 312 Euro je 1.000 m2 um 34 Prozent unter dem interkommunalen Mittelwert. Ein Straßenerhaltungsmanagement kann durch den Aufbau eines Pavement-Management-Systems zum optimierten Einsatz der zur Verfügung stehenden Mittel führen. Die hierfür notwendigen Daten können bei der Bewertung des Anlagevermögens mit erfasst werden. Bei der Straßenbeleuchtung der Stadt Erftstadt liegen sowohl die Energie- als auch die Unterhaltungsausgaben bezogen auf die beleuchtete Fläche deutlich über dem interkommunalen Mittelwert. Bei Gesamtausgaben von 682.000 Euro ergibt sich bei den Energieausgaben ein Potenzial von 194.000 Euro und bei den Unterhaltungsausgaben von 294.000 Euro. Erste Schritte zur Reduzierung der Ausgaben sind bereits eingeleitet. Durch eine europaweite Ausschreibung der Energieversorgung ist mit Einsparungen vor Allem in 2009 zu rechnen. Durch die Kündigung des Wartungsvertrages zum 30.06.2009 besteht eine gute Möglichkeit, ziel gerichtet die Unterhaltungsmaßnahmen durchzuführen. Ein weiterer Schritt muss sein, den stark Energie verbrauchenden Leuchtenbestand zu modernisieren. Füt- die Städtischen Dienste der Stadt Erftstadt bestehen punktuelle Optimierungsmöglichkeiten. Die Ausweitung der flexiblen Arbeitszeiten, interkommunale Zusammenarbeit und Strukturierung des Berichtswesens können noch zu Verbesserungen führen. ÜberörtJiche Prüfun der Stadt Erftstadt von A rilbis Juni 2009 GemeindeprOfungsanstalt Nordrhein-Westfalen I Projekt Nr. 4954 Ergebnisse im Überblick Überörtliche Prüfunq der Stadt Erftstadt von April bis Juni 2009 Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 8 Projekt Nr. 4954