Beschlussvorlage (Haushaltskonsolidierung hier: Nummer 11; Stellenplan der Einwohnermeldeabteilung)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Haupt- und Finanzausschuss Rat Termin 07.12.2010 21.12.2010 II/330.10.10 (Amt/Aktenzeichen) ö. S. X X Herr Müller-Beyreiß (Verfasser/in) 504/2010 nö. S. TOP 10.11.2010 (Datum) BETREFF: Haushaltskonsolidierung hier: Nummer 11; Stellenplan der Einwohnermeldeabteilung VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: Verwaltung HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: X ja nein Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: X ja nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: konsumtiv: investiv (einmalig): davon: 19.250 – 26.950 € 5.000 € - im Haushalt des laufenden Jahres: € - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr 2011 ff: Jahr: Jahr: Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: 19.250 – 26.950 € € € ja X nein wenn nein: Finanzierungsvorschlag: Im Zuge der Haushaltsplanberatungen 2011 BESCHLUSSVORSCHLAG: Der HFA empfiehlt dem Rat, die Stellenausstattung im Aufgabenbereich des Einwohnermeldewesens sowie der Wahlen um eine weitere 0,5 Stelle, Angestellte/r EG5, aufzustocken und genehmigt im Falle einer Beibehaltung der Nebenstelle Brauweiler eine Aufstockung der Stelle auf bis zu 0,7 VZÄ (Vollzeitäquivalent) mit 27,5 Wochenstunden. Weitergehend empfiehlt der HFA dem Rat, die Nebenstelle Brauweiler a) zum 01.01.2011 zu schließen, b) weiter zu betreiben. Die Nebenstelle wird mit einem 2. Arbeitsplatz ausgestattet. Die Verwaltung wird beauftragt, die räumlichen und sachlichen Voraussetzungen hierfür zeitnah zu schaffen. Für die Sachausstattung des 2. Arbeitsplatzes wird ein Budget von 5.000,00 € bereitgestellt. Die erforderliche räumliche Umgestaltung ist in Abstimmung mit den wei-1- teren Nutzern zu planen, die Kostenermittlung durchzuführen und im Bedarfsfall, soweit die Maßnahmen aus dem laufenden Haushalt nicht finanziert werden können, eine weitere Entscheidung des HFA/Rat über die Mittelbereitstellung herbeizuführen. ERLÄUTERUNGEN: Der HFA hat sich bereits in seiner Sitzung am 26.10.2010 (Vorlage 287/2010) mit der Einführung des neuen Personalausweises und des damit verbundenen Personalmehrbedarfs beschäftigt und die Verwaltung beauftragt, die Arbeitszeitenbindung durch das neue Ausweisverfahren im Tagesgeschäft zu überprüfen. Eine Entscheidung hinsichtlich des Erhaltes der Nebenstelle Brauweiler wurde vertagt. Zwischenzeitlich konnten sich die Damen und Herren des Rates z.T. persönlich ein Bild über den Besucherandrang und die erheblichen Wartezeiten im Meldebereich machen. Damit einhergehend wurden die Mitarbeiter/innen an die Belastungsgrenze (und darüber hinaus) geführt. Mit der Einführung des BPA zum 1.11.2010 hat sich der Arbeitsaufwand bei der Ausstellung deutlich erhöht. Die bisherige Bearbeitungszeit vor Erstellung des neuen Ausweises betrug 7 Minuten. Nach der bisherigen Erfahrung beträgt die tatsächliche Bearbeitungszeit 18 - 20 Minuten. Die Ursache liegt im Verfahren. In diesem ist der Antragsteller verpflichtet sieben Unterschriften zu leisten, bevor der Antrag abschließend bearbeitet werden kann. Alle Arbeitsgänge müssen Zug um Zug erfolgen. Dies bedeutet, dass jede Unterschrift des Bürgers eingescannt werden muss, bevor der Antrag weiter bearbeitet werden kann. Verfahrenstechnisch sind die Kinderausweise, vorläufige Bundespersonalausweise, vorläufige Reisepässe sowie Reisepässe ebenso betroffen. Auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse ist durch die Einführung des neuen Personalausweises und der Umstellung bei den anderen Ausweispapieren rechnerisch ein Mehraufwand von 1.625 Stunden gegeben. Ausgehend von einer Jahresarbeitszeit von 1581 Stunden bei einer Vollzeittätigkeit (vgl. KGST Bericht 2009) läge der Personalbedarf bei 1,028 Vollzeitstellen. Der Rat hat auf der Basis der BSL-Untersuchung bereits einen Mehrbedarf von 0,5 Stellen bewilligt. Die Nebenstelle Brauweiler wird an jedem Öffnungstag von ca. 40 – 50 Personen besucht. Zur Zeit ist ein Mitarbeiter vor Ort. Die Öffnungszeiten der Nebenstelle beträgt wöchentlich 3,5 Stunden. Aufgrund der Einführung des neuen Personalausweises ist es aus Sicht der Verwaltung nicht mehr möglich, die Aufgaben durch einen Mitarbeiter vor Ort durchführen zu lassen. Ein Drittel der Besucher beantragt in Brauweiler einen Personalausweis. Dies entspricht im Durchschnitt einer Anzahl von 12 Personalausweisen pro Besuchertag. Aufgrund der erhöhten Bearbeitungszeit des Personalausweises auf mindestens 18 Minuten wären somit rechnerisch die Öffnungszeit von 3,5 Stunden verbraucht und die übrigen Anliegen der weiteren Bürgerschaft könnten nicht mehr bearbeitet werden. Um einen reibungslosen Ablauf in der Nebenstelle zu gewährleisten ist es zwingend notwendig, einen zweiten Arbeitsplatz einzurichten. Das derzeitig nutzbare Raumangebot im alten Rathaus ist jedoch nicht ausreichend. Es müssten räumliche Veränderungen durchgeführt werden sowie zusätzliche Investitionen getätigt werden. Das Fachamt schätzt die einmaligen Investitionskosten auf rd. 5.000 €. Die jährlichen Folgekosten für den zweiten Internetanschluss betragen ca. 500 – 600 € jährlich. -2-