Beschlussvorlage (Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Pulheim)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Haupt- und Finanzausschuss Rat I/10.20.05 (Amt/Aktenzeichen) Termin ö. S. 24.05.2011 X 07.06.2011 X Herr Krüger (Verfasser/in) 176/2011 nö. S. TOP 04.05.2011 (Datum) BETREFF: Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Pulheim VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: Verwaltung HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ja nein Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: € davon: - im Haushalt des laufenden Jahres: € - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr: Jahr: Jahr: € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: wenn nein: Finanzierungsvorschlag: -1- ja nein BESCHLUSSVORSCHLAG: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt / der Rat beschließt, I. die Geschäftsordnung des Rates der Stadt Pulheim in der Fassung v. 18.10.1999, zuletzt geändert durch Beschluss des Rates v. 18.12.2007, wie folgt zu ändern: 1. § 2 Abs 3… erhält folgende Fassung: § 2 - Form und Frist der Einberufung (3) Die zur Beratung erforderlichen Unterlagen (Verwaltungserläuterungen usw.) sind mit der Tagesordnung spätestens bis zum 3. Tage vor der Sitzung - Sitzungsniederschriften ausnahmsweise am letzten Tag vor der Sitzung - den Beteiligten zuzustellen. Die Zustellung an die Mitglieder des Rates erfolgt durch Bereitlegung der Unterlagen im persönlichen Postfach zur Selbstabholung; in Ausnahmefällen per Post oder per Bote. Auf Antrag können die Unterlagen auch nur elektronisch über den Zugang zum Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden. Bei besonders umfangreichen Unterlagen (z. B. Gutachten und Expertisen) werden den Fraktionen gestaffelt nach Mitgliederzahl Druckexemplare zur Verfügung gestellt. Ratsmitglieder und ordentliche Ausschussmitglieder, die keiner Fraktion angehören, erhalten ebenfalls ein Druckexemplar. Ist es erforderlich, personenbezogene Daten mitzuteilen, die die Persönlichkeitssphäre des Betroffenen in besonderem Maß berühren (z. B. Erkrankungen von Beschäftigten), so werden die personenbezogenen Daten nur in einem Anhang zur Einladung dargestellt. Die Unterlagen sollen auf diesen Anhang hinweisen. Der Anhang wird lediglich dem Bürgermeister, den entscheidungsbefugten Gremienmitgliedern, den Fraktionsvorsitzenden und den Beigeordneten zugeleitet. Die Unterlagen dürfen Unbefugten nicht zugänglich gemacht werden. Der Bürgermeister entscheidet im Einzelfall, welche personenbezogenen Daten wegen ihrer Tragweite nur im Anhang dargestellt werden. 2. Diese Änderung der Geschäftsordnung tritt am Tag nach der Beschlussfassung durch den Rat in Kraft. II. Der Verteilungsschlüssel gem. § 2 (3) S. 3 Geschäftsordnung wird wie folgt festgelegt:  jew. 3 Exemplare  jew. 2 Exemplare  1 Exemplar CDU, SPD Bündnis 90/ Die Grünen, FDP Bürgerverein ERLÄUTERUNGEN: Die vorgeschlagene Änderung der Geschäftsordnung (s. auch Anlage) dient der Klarstellung der bisher schon nach Absprache mit den Fraktionen im Ältestenrat geübten Praxis, umfangreiche Gutachten und Expertisen nicht den Rats- bzw. Ausschusseinladungen beizufügen, sondern in diesen Fällen den Fraktionen jew. drei bzw. zwei Exemplare zur Verfügung zu stellen. Damit kann der Aufwand für Druck und Versand der Unterlagen erheblich reduziert werden. Hinzuweisen ist, dass die Unterlagen zusätzlich über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden. -2-