Beschlussvorlage (Personalplanung Bürgerbüro)

Personalplanung Bürgerbüros Mit der Einrichtung von 2 Bürgerbüros in Erftstadt sollen in beiden Objekten die gleichen Leistungen qualitativ und quantitativ kundenorientiert angeboten werden. Das Aufgabenspektrum im Bürgerbüro soll erweitert werden. Es umfasst nunmehr neben den bisher angebotenen Leistungen auch „ neue“ zusätzliche Leistungen. Mit der Erweiterung des Aufgabengebietes ergibt sich notwendigerweise auch eine Personalplanung, welche dafür zu sorgen hat, dass genügend Personal zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle eingesetzt wird. Diese ist grundsätzlich auf die Zukunft ausgerichtet um alle die Zukunft betreffenden Faktoren im Personalbereich zu erfassen, systematisch zu durchdenken und sie zu bewerten. Im Vordergrund des Handelns sollte die Sicherung des zukünftig benötigten Personalbestands stehen. Die Planung im Personalwesen untergliedert sich in folgende Teilplanbereiche: Personalbedarf Wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen werden benötigt? Personalbeschaffung Woher und wie kann die Stadtverwaltung Mitarbeiter erhalten? Personalumstrukturierung Müssen Mitarbeiter versetzt werden? Personalentwicklung Welche Förderung der Mitarbeiter ist erforderlich, um die notwendige Qualifikation zu erhalten? Personalkosten Wie entwickeln sich Rationalisierungsansätz? die Personalkosten und Personalnebenkosten? Gibt es Personalwirtschaftlichkeit Wie werden die Mitarbeiter am wirtschaftlichsten eingesetzt? Personalinformationen Welche Informationen benötige ich für eine abgesicherte Entscheidung im rahmen der Personalplanung (Personalinformationssystem). Die Hauptaufgabe der Personalplanung kann ganz einfach wie folgt umrissen werden: Mitarbeiter bereitzustellen - in ausreichender Zahl mit der notwendigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz. Neben diesen Grundaufgaben gehören heute weiterhin dazu: - Entwicklungsplanung (Aus- und Fortbildung) Optimierungsplanung hinsichtlich innerbetrieblicher Zusammenarbeit. Kommunikation und Die Vorteile einer systematischen Personalplanung sind: - Vermeidung von personellen Über- wie Unterdeckung Vermeidung von Überforderung oder Unterforderung der Beschäftigten Minimierung der Kosten für Personalbeschaffung oder Personalfreisetzung Vermeidung oder Minimierung von Überstunden Beeinflussung der Personalkostenentwicklung. Qualitative Gesichtspunkte Hierbei geht es im Wesentlichen um: - die Ausbildung die Berufserfahrung die Motivation Quantitative Gesichtspunkte Hierbei geht es im Wesentlichen um: - Anzahl der Mitarbeiter Ist- und Sollzahlen Zukunftszahlen. Für die Erfüllung der Aufgaben ist die Ermittlung des erforderlichen Personalbedarfs aus wirtschaftlichen Gründen zwingend notwendig. Sowohl zu wenig als auch zu viel Personal ist unwirtschaftlich. Allerdings kann man feststellen, dass sich eine geringfügige Unterdeckung insgesamt leistungserhöhend auswirkt. Istdaten-Ermittlung Ausgangspunkt der Personalplanung ist die Darstellung des Ist-Zustandes in personeller und organisatorischer Hinsicht. Sollwerte-Ermittlung Nachdem die Ist-Daten vorliegen, werden im nächsten Schritt die Sollwerte ermittelt. Dieser Teil der Personalbedarfsplanung kann und darf jedoch nicht isoliert erfolgen. Der erforderliche Personalbedarf, sowohl qualitativer wie auch quantitativer Art, hängt von der Planung ab. Zukünftiger Personalbedarf Der zukünftige Personalbedarf hängt also von anderen Teilplanungen ab und beruht auf Schätzungen. Schätzungen werden allerdings mit zunehmendem Zeitvorgriff immer ungenauer. Trotzdem sollten auch Schätzungen soweit wie möglich durch Fakten abgesichert sein, um eine höchstmögliche Treffergenauigkeit zu erreichen. Unter Einbeziehung des zuvor ausgeführtem sind zuerst die Ist-Daten zu ermitteln. Der IstZustand in organisatorischer Hinsicht wurde im Konzept zur Errichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich - Vorlage 209/2008 – mit den Aufgaben dargestellt, welche bislang von der heutigen Meldeabteilung wahrgenommen wurden. Bezüglich einer Bewertung dieser Aufgaben bleibt festzuhalten, dass die - An-, Ab- und Ummeldungen Aufenthalts- und Meldebescheinigungen Ausweisdokumente Ändern von Lohnsteuerkarten Durchführung von Ordnungswidrigkeitenverfahren bei Verstößen gegen Meldeoder Passgesetz - Vorbereitung und Durchführung von Wahlen - Erfassen der Wehrpflichtigen zu den arbeitsintensiven und zeitaufwendigsten Aufgaben zählen. Hier fällt auch der größte Publikumsandrang an. Zu bemerken ist allerdings, dass z.B. die Vorbereitung und Durchführung von Wahlen im Durchschnitt alle 5 Jahre anfällt. Das Jahr 2009 ist ein derartiges Jahr wo zudem auch noch gleich 3 Wahlen anstehen. Dies stellt in diesem Jahr eine nicht zu unterschätzende zusätzliche Belastung der Mitarbeiter dar. Die Erfassung der Wehrpflichtigen fällt 1mal jährlich. Weniger arbeitsintensiv sind - Beglaubigungen Führungszeugnisse Melderegisterauskünfte Untersuchungsberechtigungsscheine Entgegennahme von Anträgen auf Verlängerung der Aufenthaltserlaubnis und Weiterleitung an den Rhein-Erft-Kreis Änderung KFZ-Schein bei Ummeldung Entgegennahme von Führerscheinanträgen Vorbereitung von KFZ An-, Ab- und Ummeldungen Erstellen von Listen und Statistiken Abrechnung der Gebührenkasse Verkauf von Mietspiegeln. „ Neue Aufgaben“ gleich Sollwerte Zu den publikums- und zeitintensiven Aufgaben zählen: - Ausstellen von Parkausweisen für Schwerbehinderte Ausstellen von Parkausweisen für Anwohner Ausstellen von Parkausweisen für Handwerker. Weniger publikums- und zeitintensiv sind: - Fischereischeine; Beantragung und Verlängerung Entgegennahme und Weiterleitung von Fundsachen Bareinzahlungen von Verwarnungen im Bereich des ruhenden Straßenverkehrs Entgegennahme von Einbürgerungsanträgen und Weiterleitung an den Rhein-ErftKreis An- und Abmeldung Vergnügungssteuer Kopie und Entgegennahme von Kaufverträgen aus dem Bereich der Steuerabteilung Aufgaben nach dem Landeshundegesetz Steuerliche Anmeldung eines Hundes Fragebogen zur Zweitwohnungssteuer Aushändigung von Müllsäcken aller Art Entgegennahme von Anträgen auf Gestellung/Änderung eines Abfallbehälters Annahme von Karten für Grünabfuhr, Sperrmüll und E-Geräte Entgegennahme und Weiterleitung von VHS-Anmeldungen Verkauf von Eintrittskarten für Erftstädter Veranstaltungen ? ? ? Entgegennahme von Alt CD`s Korken im Rahmen der Abfallentsorgung Rundfunkgebührenbefreiung. Dieses Aufgabenspektrum verbunden mit dem jeweiligen Publikumsanfall ist mal mehr und mal weniger arbeitsintensiv. Ebenso verhält es sich mit dem Publikumsandrang während der Öffnungszeiten. Hier sollte ergebnisorientiert gearbeitet werden, was am besten durch die im Bürgerbüro tätigen Mitarbeiter/innen beurteilt werden kann. Sollten die bisher in der „alten“ Meldeabteilung tätigen Mitarbeiterinnen ins Bürgerbüro übernommen werden, so handelt es sich um Mitarbeiterinnen, welche infolge ihrer langjährigen Tätigkeit eine langjährige Erfahrung aufweisen können, welches von enormer Wichtigkeit ist. Mit ihrem Know How und ihrer Erfahrung können die anfallenden Arbeiten zügig und Leistungsorientiert abgewickelt werden. Hier können auch vorübergehende Defizite aufgefangen werden. Die Mitarbeiterinnen haben die Organisation der jetzigen Einwohnermeldeabteilung so organisiert, dass ein reibungsloser Ablauf ( Publikum und Hintergrundarbeitern) gewährleistet ist. Die Abwicklung des Publikumsverkehrs erfolgt neben den weiteren Aufgaben (sh. Hintergrundarbeitsplätze). Hieraus folgt, bei weniger Publikumsandrang können andere Aufgaben nebenbei erledigt werden, bei mehr Publikumsandrang weniger. Somit ist es unabdingbar, diese Aufgaben auch zukünftig flexibel miteinander zu verbinden, was nur durch die Mitarbeiterinnen selber organisiert werden kann. Sie sind mitten im Geschehen. Arbeitsplätze Für jedes Bürgerbüro stehen 4 Mitarbeiter/innen zur Verfügung. Alle 4 Mitarbeiter/innen sind im rollierendem System integriert, d.h., sie können abwechselnd jeden Arbeitsplatz bedienen. Der jeweilige Einsatz an den einzelnen Arbeitsplätzen kann von den Mitarbeiter/innen selber geregelt werden, kann aber auch festgelegt werden. Bei einem Personalstamm von insgesamt 8 Mitarbeiter/innen könnte wie folgt verfahren werden: Für das Objekt 1 stehen z.B. - 3 Vollzeitkräfte mit 41 Std. wö. und 1 Teilzeitkraft mit 19,5 Std. wö. zur Verfügung. Für das Objekt 2 stehen z.B. - 2 Vollzeitkräfte mit 41 Std. wö., 1 Teilzeitkraft mit 32 Std. wö., 1 Teilzeitkraft mit 24.5 Std. zur Verfügung. In dieser Konstellation könnte der Gedanke aufkommen, dass zwischen beiden Objekten eine Zeitdifferenz entsteht. Werden die Zeitanteile von Objekt 1 und Objekt 2 addiert, ergibt sich folgende Berechnung: Objekt 1 3 VZ = 3 x 41,0 Std. 1 TZ = 19,5 Std. insgesamt 123,0 Std. 19,5 Std. 142,5 Std. ======= Objekt 2 2 VZ = 2 x 41,0 Std. 1 TZ = 32,0 Std. 1 TZ = 24,5 Std. insgesamt 82,0 Std. 32,0 Std. 24,5 Std. 138,5 Std. ======= Diese Zeitdifferenz kann vom rollierendem System zwischen Objekt 1 und Objekt 2 durch entsprechenden Einsatz der TZ 19,5 Std. und 24,5 Std. aufgefangen werden. Öffnungszeiten Montag bis Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag 7.00 bis 14.00 Uhr durchgehend 7.00 bis 18.00 Uhr durchgehend 7.00 bis 12.00 Uhr 10.00 bis 12.00 Uhr. Da die festgelegten Öffnungszeiten von Montag bis Donnerstag durchgehend sind, ist § 3 und § 4 ArbZG anzuwenden. Gem. § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Gem. § 4 ArbZG ist die Arbeit durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden. Unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen beträgt die Mindestpause von Montag bis Mittwoch tägl. 30 Minuten, d.h., die Mitarbeiter/innen können in der Zeit von 12.oo Uhr bis 13.oo Uhr die Mindestpause einlegen. Sie muss jedoch immer unter den Mitarbeiter/innen so ausgelegt sein, dass immer mindestens 1 Arbeitsplatz besetzt ist. Erfahrungsgemäß ist in der Mittagszeit nicht mit einem erhöhten Publikumsaufkommen zu rechnen. Am Donnerstag beträgt die Mindestpause 45 Minuten bzw. 1 Std. An diesem Tag können die Mitarbeiter/innen in der Zeit von 12.oo Uhr bis 14.oo Uhr die vorgeschriebene Ruhepause von 45 Minuten bzw. 1 Stunde (da über 10 Std.) einlegen. Am Freitag und Samstag fällt keine Ruhepause an. VZ 41 TZ 32 TZ 24,5 Mo 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 13:00 Uhr (keine Pause) 6 Std. 07:00 - 11:00 Uhr (keine Pause) 4 Std. Di 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 13:00 Uhr (keine Pause) 6 Std. 07:00 - 11:00 Uhr (keine Pause) 4 Std. Mi 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 5 Std. 07:00 - 11:00 Uhr (keine Pause) 4 Std. Do 07:00 - 18:00 Uhr (Pause 12:00 - 14:00 Uhr) 10 Std. 07:00 - 18:00 Uhr (Pause 12:00 - 14:00 Uhr) 10 Std. 07:00 - 15:30 Uhr (Pause 12:00 - 14:00 Uhr) 8 Std. 07:00 - 13:00 Uhr (keine Pause) 6 Std. Fr 07:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 5 Std. 07:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 5 Std. 07:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 5 Std. 07:00 - 11:30 Uhr (keine Pause) 4,5 Std. Sa 10:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. 10:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. 10:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. 10:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. Objekt I VZ 41 VZ 41 VZ 41 TZ 19,5 Mo 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 09:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. Di 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 09:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. Mi 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 14:00 Uhr (Pause 12:00 - 13:00 Uhr) 6,5 Std. 07:00 - 09:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. Do 07:00 - 18:00 Uhr (Pause 12:00 - 14:00 Uhr) 10 Std. 07:00 - 18:00 Uhr (Pause 12:00 - 14:00 Uhr) 10 Std. 07:00 -18:00 Uhr (Pause 12:00 - 14:00 Uhr) 10 Std. 07:00 - 13:30 Uhr (keine Pause) 6,5 Std. Fr 07:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 5 Std. 07:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 5 Std. 07:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 5 Std. 07:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 5 Std. Sa 10:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. 10:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. 10:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. 10:00 - 12:00 Uhr (keine Pause) 2 Std. Objekt II VZ 41 Dieser Plan ermöglicht, alle 4 bzw. 8 Mitarbeiter/innen an 5 Tagen plus 2 Std. am Samstag einzusetzen. Bei Öffnung am Samstag von nur einem Objekt, ergibt sich folgender Zeitplan: - 1. Woche 2. Woche 3. Woche 4. Woche 1. und 2. Person 3. und 4. Person 5. und 6. Person 7. und 8. Person usw. Bei diesem Modell fällt jeweils 1mal im Monat pro Mitarbeiter/in Samstagsdienst an. Die Besetzung der Samstagsdienste kann durch die Mitarbeiter/innen selber organisiert werden um so auch gegebenenfalls flexibel auf Urlaub, Krankheit etc. reagieren zu können. Rollierendes System Das rollierende System bedeutet vom Grundsatz, dass jedes Teammitglied nach einem vorher festgelegten Plan und eindeutigen Regeln für einen bestimmten Prozessablauf die Rolle des Team-Leaders übernimmt. Eckpfeiler dieses Systems sind: - abwechselnde Leitung des Teams Nutzung der unterschiedlichen Kompetenz einzelner Teammitglieder in bestimmten Phasen Zugewinn an Flexibilität bei verschiedenen Aufgabenprofilen während der Teamarbeit. Daher spricht sich Haug (1998, s.28) für das rollierende Führungsprinzip aus: „ Lernen dagegen alle Mitglieder von Anfang an, sich Führungsaufgaben zu stellen, wenn im Team ein Bedürfnis danach aufkommt, erhöht sich die Reaktionsfähigkeit, und es ist gewährleistet, dass ein Team jederzeit handlungsfähig ist.“ Wenn ein Team keine eigenen Selbststeuerungsinstrumente entwickelt bzw. entwickeln kann, wird Führung von außen zur zwingenden Notwendigkeit, um den Teamerfolg zu ermöglichen.“ Und genau dieses Prinzip wurde bislang durch die bisherige Einwohnermeldeabteilung ausgeübt. Die dort tätigen Mitarbeiterinnen beherrschen dieses Prinzip optimal. Voraussetzung des vorgelegten Planes ist, dass der Stamm immer identisch mit dem Plan sein muss, d.h., Objekt 1 Stamm: 3 VZ a 41 Std. wö. = 123 Std. wö. Objekt 2 Stamm: 2 VZ a 41 Std. wö. plus 1 TZ mit 32 Std. wö. = 114 Std. wö. Die TZ 19,5 Std. und 24,5 Std. rollieren. Die TZ mit 24,5 Std. wö. muss immer in dem Objekt eingesetzt werden, welche die wöchentlich geringere Stundenzahl hat. Dieser Stamm kann auch nur parallel rollieren. Nach dem vorgelegten Plan haben die Vollzeitkräfte wöchentlich in jedem Objekt 4,5 Std. minus. Beispielsweise: Objekt 1 - 2 VZ je 4,5 Std. minus - TZ mit 32 Std. - TZ mit 24,5 Std. = = = insgesamt 9,0 Std. minus +/- null +/- null Objekt 2 - 3 VZ je 4,5 Std. minus - 1 TZ mit 19,5 Std. = = insgesamt 13,5 Std. minus +/- null Dies bedeutet, dass wöchentlich insgesamt für beide Objekte 22,5 Std. Minusstunden anfallen, ist 1 TZ. Diese Minuszeiten geben Spielraum zur Abdeckung der nicht besetzten Zeiten zwischen 14.oo Uhr und 16.oo Uhr im Hinblick auf die telefonische Erreichbarkeit und noch anfallender Nacharbeiten. Vorlaufzeit Die Vorlaufzeit morgens beträgt 15 bis 30 Minuten. Durch die Einrichtung eines gemeinsamen Kennwortes kann 1 Mitarbeiter/in die Computer startbereit machen, so dass die später eintreffenden Mitarbeiter/innen sofort nach Ankunft mit der Arbeit beginnen können. Diese/r 1 Mitarbeiterin/er ist zudem in der Lage, falls es schon morgens zu Publikumsandrang kommen sollte, dieses auch unverzüglich bedienen zu können. Auch die Pässe etc. können schon vom Tresor zur Infotheke gebracht werden. Der Wechsel zwischen den Standorten Liblar und Lechenich sollte in einem größeren Zyklus stattfinden. Der Gedanke sei erlaubt, ob überhaupt ein Wechsel erforderlich ist. Die Mitarbeiter könnten sich so besser im Team integrieren und sie können „ihren“ Arbeitsplatz einrichten. Zeiterfassung Die Zeiterfassung ist entsprechend einzurichten.