Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage 35/2011)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Ausschuss für Liegenschaften und Hochbau III / 26.2 Ha (Amt/Aktenzeichen) Termin ö. S. 24.06.2010 X G.Hajok (Verfasser/in) 248/2010 nö. S. TOP 7.1 07.06.2010 (Datum) BETREFF: CAD Bestanderhebung und FM-gerechte Projektorganisation VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: Verwaltung HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ja nein Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: € davon: - im Haushalt des laufenden Jahres: € - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr: Jahr: Jahr: € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja nein wenn nein: Finanzierungsvorschlag: BESCHLUSSVORSCHLAG: 1. Der Ausschuss für Liegenschaften und Hochbau beschließt Mittel für rechnerunterstützte (CAD) Bestandserhebungen zur Verfügung zu stellen. 2. Die dazu notwendigen Mittel sollen ermittelt und für die Haushaltsanmeldungen sukzessive angemeldet werden. 3. Im Vorgriff auf die Gesamtmaßnahme werden wegen der gegebenen Dringlichkeit die Bestandsaufnahmen für 4 Kindergärten ( U3-Betreuung) vorgezogen. -1- ERLÄUTERUNGEN: Zu den Beschlussentwürfen 1 und 2 Aufgaben für Facility Management / FM-gerechte Projektorganisation von Bauvorhaben bei der Stadt Pulheim Aus der Sicht der Immobilienbewirtschaftung ergeben sich für die Planungsprozesse eines Bauprojektes (Neubau oder Bauen im Bestand und Lebenszyklusbewirtschaftung) folgende Kernaufgaben:




Definition der Bewirtschaftungsorganisation und –struktur Einführung der DV-Systeme zur Unterstützung der Bewirtschaftungsaufgaben Definition der Dokumentationsanforderungen und Datenbeschaffung Controlling der Planungsprozesse und –inhalte hinsichtlich FM - Konformität Bestandserfassungen und Erstellung von Gebäudekatastern für Gebäudemanagementaufgaben und die Vergabe von externen Planungsleistungen Feststellung zur Ist-Situation des Plandaten- und Dokumentationsbestandes zu bestehenden Liegenschaften. Mit der Einführung der Datenbank-Software FM-Tools wurde der erste Schritt für die EDV-mäßige Bearbeitung der kaufmännischen Prozesse begonnen. Hierfür sind Auswertungen der alphanumerischen Daten möglich. Der logische weitere Schritt ist, die grafischen Informationen und die digitale Aktenlage zu strukturieren und zeitgemäß aufzubauen. Für eine zeitgemäße, effiziente Prozessgestaltung von Baumaßnahmen ist ein schneller Zugriff auf alle Gebäudedaten notwendig. Davon betroffen sind Planungen, Erhebungen und Auswertungen zur Erarbeitung von möglichst wirtschaftlichen Aufträgen. Dazu bedarf es einer Digitalisierung aller baulichen Gebäudeunterlagen. Dies ist darüber hinaus auch deshalb erforderlich, weil heutzutage die im Einzelfall zu beauftragenden Architekturbüros ihre Aufgaben auf PC-Basis abarbeiten und dazu die Bestandsdaten in digitaler Form benötigen. Dieser Entwicklung muss sich auch das Immobilienmanagement der Stadt Pulheim stellen. Verständlicherweise liegen digitalisierte Gebäudedaten für die Vergangenheit nicht vor. Lediglich für alle neuen Gebäude ab ca. 2000 kann das IM auch jetzt schon auf digitalisierte Daten zurückgreifen. In allen anderen Fällen liegen nur physische Papierdaten ( z.B. Lagepläne und Grundrisszeichnungen) vor. Oft fehlen in den Akten aber Schnitte, Ansichten, Detailpläne oder haustechnische Pläne, die bei Baumaßnahmen im Bestand aber benötigt werden. Auch sind nicht immer in den Jahrzehnten durchgeführte bauliche Veränderungen nachgetragen worden. Dies muss derzeit bei jeder aktuellen Baumaßnahme mit erheblichen Aufwand nachgebessert werden. Dem Stand der Technik entspricht dies nicht. Alle Bestandsinformationen müssen deshalb in das im Immobilienmanagement bereits eingesetzte CAD-Programm der Firma Nemetschek eingearbeitet werden. -2- Dazu ist eine vorgeschaltete Bestandsaufnahme in jedem Gebäude unabdingbar. Es reicht nicht aus die vorhandenen physischen Pläne einzuscannen, zumal die Pläne oft unvollständig sind oder nicht mehr der aktuellen Situation entsprechen (s.o.). Das IM hatte den Weg der Einscannung für das beauftragte Gutachten zum Klimaschutz bei städtischen Gebäude ( Fa. Switch.on) versucht. Für diese Belange hat das auch gereicht. Aber diese Pläne lassen sich nur unzulänglich bearbeiten. Deshalb bedarf es der umfassenden Bestandsaufnahme und ausschließlicher Einpflege in das CAD-Programm. Fazit: Die vorliegende Datenlage der Bestandspläne muss in eine rechnerunterstützte Bearbeitungsform übertragen werden. Hierzu werden Bestandserhebungen der Flächen und Änderungen gegenüber vorliegenden Plandaten notwendig. Die Datenaufnahme soll in digitaler Form als CAD Aufnahme erfolgen. Weiterhin ist die Einführung und Reorganisation eines in sich schlüssigen FM-Systems notwendig. Dokumentationsvorgaben und notwendige Bestandserhebungen müssen sukzessive zunächst CAFM-systemunabhängig aufbereitet werden. Erst hiermit stehen die notwendigen Basisdaten zur Verfügung, die für die relevanten Prozesse notwendig sind. Handlungsempfehlung und erster Schritt Erster Schritt: Bis zum Herbst wird das Immobilienmanagement eine Aussage zum vorliegenden Plandatenbestand aller Liegenschaften in Form einer Liste erarbeiten. In dieser Liste sollen die ca. Kosten (als Kostenschätzung) für die notwendigen Bestandserhebungen der notwendigen Plandaten und die Dokumentationslücken erkennbar sein, damit eine Entscheidung zur zukünftigen Gesamtdokumentation für grafische und alphanumerische Daten zu Liegenschaften herbeigeführt werden kann und die hierzu notwendigen Mittel für 2011 und die folgenden Jahre bereitgestellt werden können. Für die preisliche Festsetzung zu Angeboten zu Bestandserhebungen dienen die vorliegenden Daten in vorgefundener Qualität und Informationen zur Liegenschaft, sowie der Gebäudetyp. Abgerechnet werden diese Leistungen i.d.R. über die m² der aufzunehmenden Flächen. Preise bewegen sich dann zwischen 0,5 und 4,50 €/m² netto zuzüglich ev. Nebenleistungen. Aufgenommen bzw. überarbeitet werden müssten ca. 100.000 m². Zum Beschlussentwurf 3 Für die Planungsaufgabe zur U3 Gruppen Nutzung müssen für die Liegenschaften der folgenden Kindertagesstätten kurzfristig Bestandsaufnahmen und die Datenintegration in das bestehende CAD System durchgeführt werden: - Kita Kita Kita Kita Rappelkiste Görreshofstraße in Pulheim Karl-Zörgiebel-Strasse in Brauweiler Zu den Fußfällen in Stommeln Sinnersdorfer Str. in Pulheim -3- Die Bestandsaufnahme wird gemäß HOAI als besondere Leistung separat vergütet. Es wurden zwei Anfragen für diese besonderen Leistungen gestellt, die gemäß HOAI gesondert abgerechnet werden können. Das kostengünstigere Angebot beläuft sich auf 8.360,-€ und wird vom technischen Immobilienmanagement wegen vorliegender Eilbedürftigkeit aus Bauunterhaltungsmitteln finanziert. Der hier vorliegende günstige Preis kommt Zustande, da das technische Immobilienmanagement zur termingerechten Fertigstellung unterstützend zuarbeitet und lässt keine Rückschlüsse auf die zukünftig für diese Leistungen zu erhebenden Honorare zu. Begriffserklärungen: DV-Systeme CAD CAFM Daten Verarbeitungssysteme computer-aided design, zu Deutsch rechnerunterstützer Entwurf bzw. Konstruktion für die Erstellung von Planungsunterlagen mit Hilfe von Software computer-aided facility management ist die Unterstützung des FM durch die Informationstechnik in Form eines Computerprogramms, welches aus einer Datenbank und einer Anwendersoftware besteht. Grafische Daten können mit alphanumerischen Daten zusammengeführt werden. -4-