Beschlussvorlage (Verpachtung Bistro und UG des Kultur- und Medienzentrums)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Ausschuss für Bildung, Kultur, Sport und Freizeit Haupt- und Finanzausschuss Rat Termin ö. S. 01.06.2010 X 22.06.2010 X 06.07.2010 X Frau Krahmer (Verfasser/in) (Amt/Aktenzeichen) 183/2010 nö. S. TOP 8 10.05.2010 (Datum) BETREFF: Verpachtung Bistro und UG des Kultur- und Medienzentrums VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: Verwaltung HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: x Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja nein ja nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: davon: Hierzu wird auf die Erläuterungen verwiesen - im Haushalt des laufenden Jahres: € - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr: Jahr: Jahr: € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja nein wenn nein: Finanzierungsvorschlag: BESCHLUSSVORSCHLAG: Der Ausschuss für Bildung, Kultur, Sport und Freizeit / der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt; der Rat beschließt - die Verwaltung zu beauftragen, Verhandlungen über den Vertragsabschluss bezüglich der Verpachtung des Bistrobereichs im Kultur- und Medienzentrum zu führen. alternativ - den Bistrobereich weiterhin durch die Kulturabteilung zu verwalten. -1- ERLÄUTERUNGEN: Nach Fertigstellung des Kultur- und Medienzentrums (KMZ) im Jahr 2006 wurde vom Rat der Stadt Pulheim angeregt, zu gegebener Zeit zu überlegen, im Bistrobereich (OG) des Kultur- und Medienzentrums ein Café zu errichten. Überlegungen hierzu sollten angestrebt werden, wenn sich das Kultur- und Medienzentrum mit Erstreckung zum Markplatz und zur Steinstraße gut etabliert hat, um die nötige Laufkundschaft für einen Cafébetrieb anzusprechen. Nun gibt es seit Oktober 2009 eine Bewerberin für einen Cafébetrieb im Kultur- und Medienzentrum. Die Bewerberin hat der Stadtverwaltung einen Businessplan vorgelegt und möchte gerne ein „Lachcafé“ im OG des Kultur- und Medienzentrums eröffnen. Außerdem möchte die Bewerberin eigene kleine Veranstaltungen im Seminarraum (UG) des KMZ stattfinden lassen, um den Charakter des „Lachcafés“ zu unterstützen. Ausgehend von den im Businessplan dargelegten Planungen für ein Café im Bistrobereich des Kultur- und Medienzentrums werden nachfolgend die Auswirkungen eines Cafébetriebs auf den Betrieb des Kultur- und Medienzentrums dargelegt: Organisatorische Auswirkungen: - Die Bewerberin möchte für das Lachcafé den Bistrobereich (mit Küche) sowie den Seminarraum im UG nutzen. Im Seminarraum finden zurzeit an drei Abenden in der Woche jeweils zwei Yoga-Kurse der Volkshochschule statt (insgesamt 90 Tage / Jahr). Darüber hinaus finden dort Seminare und Besprechungen städtischer Abteilungen (15/Jahr, davon 5 Tage Gleichstellungsstelle, 6 Tage Jugendamt, 2 Tage Kämmerei, etc.), Fraktionen (4/Jahr), Tagungen gewerblicher Nutzer (8/Jahr) sowie private Feste (10/Jahr) statt. Außerdem wird der Seminarraum für Open-Air-Veranstaltungen, bei schlechter Witterung, als alternativer Veranstaltungsraum genutzt. Diese Veranstaltungen könnten somit dort nicht mehr stattfinden. Der Bistrobereich im OG wird seit Inkrafttreten des Nichtraucherschutzgesetzes von Veranstaltern häufig als Raucherbereich hinzu gemietet. Eine solche Möglichkeit würde bei einer Nutzung durch ein Café nicht mehr bestehen; andere Räume sind hierfür nicht vorhanden. - Eine große Beeinträchtigung im täglichen Arbeitsablauf würde das Wegfallen des Lagerraumes, welcher sich auch im Bereich des Bistros befindet, bedeuten. In diesem Raum wird das Mobiliar des kleinen Saales gelagert und er ist nur über den Bistrobereich zugänglich. Die übrigen Lagermöglichkeiten im gesamten Gebäude sind nicht ausreichend. Sie sind und nur unter großem Zeitaufwand und von außen zu erreichen. Dies bedeutet, dass die übrigen Lagerräume bei schlechter Witterung (Regen, Schnee) nicht nutzbar sind ohne das Mobiliar des kleinen Saales zu beschädigen . Somit würde sich der Verzicht auf den Lagerraum im Bistrobereich sehr nachteilig auf die Arbeitsabläufe auswirken. Es wäre zu prüfen, ob durch eventuelle bauliche Maßnahmen ein Zugang vom kleinen Saal aus ermöglicht werden könnte. - Die Saalverwaltung führt bei Veranstaltungen im kleinen Saal sowie im Seminarraum die Bewirtung selbst durch. Die Getränke, Gläser, Geschirr u.a. Equipment wird in den Räumlichkeiten des Bistros gelagert. Entfielen diese Räume, wäre eine Bewirtung städtischerseits in diesem Rahmen nicht mehr möglich. In diesem Zusammenhang führt die Bewerberin im Punkt 2.4. des Businessplanes aus, dass sie die Öffnungszeiten des Lachcafés bei Veranstaltungen im KMZ variabel gestalten würde. In einem Gutachten des Gastgewerbe-Beratungs-Service aus dem Jahr 2002 wurde die Zielsetzung festgelegt, dass ein gastronomischer Betrieb im KMZ auch die Pausenbewirtschaftung übernimmt. Dies sollte das zweite wirtschaftliche Standbein des Betriebes darstellen. Falls die Verhandlungen mit der Bewerberin aufgenommen werden sollen, müsste mit ihr geklärt werden, ob sie dazu bereit wäre die Pausenbewirtung bei Veranstaltungen im kleinen Saal zu übernehmen. Bei Veranstaltungen im kleinen Saal, würde das -2- bedeuten, innerhalb von 15 Minuten an ca. 100 Personen Getränke auszuschenken – Personalbedarf hierbei: 2-3 Personen. Insbesondere in den Wintermonaten ist auch eine Garderobenannahme zu gewährleisten. Hierbei ist darauf hinzuweisen, dass die Vertragsmodalitäten in Sachen Bewirtung in Absprache mit der Saalverwaltung/Kulturabteilung erfolgen sollte (z. B. Preisgestaltung, Vertragslaufzeit, Kündbarkeit.). Bei Veranstaltungen im großen Saal wird die Bewirtung entweder vom Veranstalter selbst oder bei städtischen Veranstaltungen von einer externen Firma durchgeführt. Diese Regelung sollte m.E. vom Cafébetrieb unberührt bleiben und gegebenenfalls im Mietvertrag festgelegt werden, damit es später nicht zu Konflikten kommt. - Zu klären wäre, in wie weit ein Barriere freier Zugang zum Cafè gewährleistet sein muss bzw. vom Cafébetreiber gewünscht ist. Sollte dies der Fall sein, müsste dem Cafébetreiber ein Schlüssel für den Behindertenaufzug zur Verfügung gestellt werden. Ein BehindertenWC ist in diesem Bereich nicht vorhanden; der Zugang zu den Toiletten im Seminarraum erfolgt über die lange Verbindungstreppe (25 Stufen). Auswirkungen auf die Veranstaltungsplanung: - Aus dem Businessplan der Bewerberin für das Lachcafé ist ersichtlich, dass auch Veranstaltungen wie z.B. Seminare, Lachyoga-Workshops, Filmabende, Kindertheater, LifeMusik, etc. vorgesehen sind. Die Verwaltung weist darauf hin, dass es problematisch ist, im Seminarraum während des Café-Betriebs Workshops, Seminare u. ä. durchzuführen, da die Café-Besucher die Toiletten, welche nur durch den Seminarraum zugänglich sind, nutzen müssen und somit ein störungsfreier Ablauf solcher Veranstaltungen nicht gewährleistet ist. - Im Hinblick auf Musik-Veranstaltungen, wie Life-Musik, Salsa-Tanzabende usw. besteht eine große Wahrscheinlichkeit, dass Veranstaltungen im KMZ durch die Musikbeschallung gestört werden. Ebenso kann es vorkommen, dass „laute“ Veranstaltungen im KMZ ( Karneval, Partys, o.ä.) „ruhige“ Veranstaltungen im Café stören. - In diesem Zusammenhang wird noch darauf hingewiesen, dass eine große Zahl von Veranstaltungen im KMZ ständig wiederkehrende Veranstaltungen an festen Terminen eines jeden Jahres sind, so dass bei der Belegungsplanung auf die Veranstaltungen des Cafés keine Rücksicht genommen werden kann. Dies gilt in besonderem Maße auch für Veranstaltungen der Kulturabteilung. Veranstaltungen im KMZ haben oberste Priorität – die Bewerberin müsste ihre Veranstaltungen im Vorfeld mit der Saalverwaltung abstimmen. - Zu berücksichtigen wäre auch noch der Aspekt, dass das Programm des Cafés möglicherweise eine Konkurrenz zu Veranstaltungen im KMZ darstellen könnte, was auch städtische Veranstaltungen betreffen könnte ( ein Beispiel: Die Bewerberin plant Kindertheateraufführungen – diese werden regelmäßig vom Jugendamt im kleinen Saal durchgeführt). Weiterhin ist zu erwähnen, dass der Bistrobereich bislang nicht ausreichend für einen Cafébetrieb ausgestattet ist. Die Bewerberin benötigt für ihr Café Spezialbacköfen etc. – die Kosten hierfür sind noch nicht ermittelt. Aber bereits für die Einrichtung einer Standardküche ohne Spezialgeräte würden sich die Kosten lt. Immobilienmanagement auf 20.000 € - 30.000 € belaufen. Bezüglich der Mieteinnahmen und Ersparnisse wird auf den beiliegenden Vermerk des Immobilienmanagements verwiesen. -3-