Beschlussvorlage (Zielvorgabe "Neuordnung der Aufbauorganisation der Stadtverwaltung" aus dem Jahr 2000; organisatorische Maßnahmen)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Haupt- und Finanzausschuss Rat I / 01, 10 (Amt/Aktenzeichen) Termin ö. S. 27.04.2010 X 11.05.2010 X Frau Liebau, Herr Schmitz (Verfasser/in) 137/2010 nö. S. TOP 1 07.04.2010 (Datum) BETREFF: Zielvorgabe „Neuordnung der Aufbauorganisation der Stadtverwaltung“ aus dem Jahr 2000 Organisatorische Maßnahmen (Beibehaltung der Ämter 50 und 60 in ihrer jetzigen Organisationsform; konzeptionelle Vorarbeiten zur Schaffung einer Zentralen Vergabestelle) VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: Verwaltung HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ja X nein Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja X nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: € davon: - im Haushalt des laufenden Jahres: € - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr: Jahr: Jahr: € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja nein wenn nein: Finanzierungsvorschlag: BESCHLUSSVORSCHLAG: 1. Der HFA empfiehlt / der Rat beschließt: Der Rat sieht von einer weiteren Umsetzung der am 19. Dezember 2000 beschlossenen Zielvorgabe zur Neuordnung der Aufbauorganisation der Stadtverwaltung ab. 2. Der HFA / der Rat nimmt zur Kenntnis: - Die Ämter 50 und 60 bleiben nach Weggang der derzeitigen Amtsleiter in ihrer jetzigen Organisationsform erhalten. - Die Verwaltung prüft, wie die Schaffung eine Zentralen Vergabestelle am günstigsten realisiert werden kann und bereitet die Einrichtung der Stelle konzeptionell vor. -1- ERLÄUTERUNGEN: zu 1: Der Rat hat im Jahr 2000 eine Neuordnung der Aufbauorganisation der Verwaltung beschlossen (Vorlage 0595, Anlage 1). Die damals von der Verwaltung vorgeschlagene organisatorische Zielvorgabe folgte wesentlichen Reformelementen des Neuen Steuerungsmodells (NSM), wie Dezentralität, Eigenverantwortung und Hierarchieabbau. Die organisatorischen Änderungen sollten zu folgenden Zielen beitragen: - größere Wirtschaftlichkeit, - stärkere Kundenorientierung, - mehr Beschäftigtenzufriedenheit, - effiziente und effektive Auftragserfüllung bzw. Wirksamkeit. In ihrer damaligen Vorlage hatte die Verwaltung eine sukzessive Umsetzung der neuen Organisationsstruktur vorgeschlagen – mit dem Hinweis, dass die Realisierbarkeit von der jeweiligen Ablauforganisation, dem Personalzuschnitt und dem zur Verfügung stehenden Raumangebot abhängig ist. Zielführende Veränderungen sind im Sinne der organisatorischen Vorgabe sukzessive umgesetzt worden. Dies gilt für die Auflösung des früheren Amtes 70 (Amt für öffentliche Einrichtungen) - bis auf den Bauhof als selbständige und erste kostenrechnende Organisationseinheit der Stadtverwaltung -, die Zusammenführung der früheren Ämter Liegenschaften und Hochbau zum Immobilienmanagement sowie die Eingliederung der Stadtkasse in das Amt für Stadtfinanzen. Das vor zehn Jahren beschlossene Konzept zur Neuordnung der Aufbauorganisation ist heute jedoch aufgrund veränderter Bedingungen - wie z. B. Aufgabenverlagerungen sowie geänderter gesetzlicher Zuständigkeiten und die sich daraus ergebenden fachlichen Berührungspunkte – nicht mehr schlüssig. Die Verwaltung empfiehlt dem Rat aus diesem Grunde, von einer Umsetzung der weiteren Zielvorgaben abzusehen. Dabei ist selbstverständlich, dass bei organisatorischen Maßnahmen auch zukünftig Kriterien wie Wirtschaftlichkeit, Kundenorientierung etc. zu beachten sind. zu 2: Nach Weggang der Leiter des Sozialamtes und des Bauverwaltungsamtes steht die Entscheidung an, ob die Ämter 50 und 60 bestehen bleiben oder als Abteilungen anderen Ämtern zugeordnet werden. Der Verwaltungsvorstand hat diese Fragen intensiv beraten und vertritt die Auffassung, dass das Sozialamt sowie das Bauverwaltungsamt in ihrer jetzigen Organisationsform beibehalten werden sollen, da keine Vorteile erkennbar sind, die eine Auflösung der Ämter begründen würden. Synergieeffekte, die möglicherweise noch vor zehn Jahren bestanden haben, sowie nachhaltige Einspareffekte sind heute nicht mehr darstellbar. Vielmehr würde eine Auflösung der Ämter einen Eingriff in gut funktionierende Systeme und Abläufe bedeuten, die unter Umständen organisatorische Funktionsstörungen hervorrufen können. Vorbereitungen zur Schaffung einer Zentralen Vergabestelle: Die organisatorische Zielvorgabe zur Neuordnung der Aufbauorganisation der Stadtverwaltung aus dem Jahr 2000 sieht die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle vor. Auch die GPA empfiehlt in ihrem Ergebnisbericht (Überörtliche Prüfung der Stadt Pulheim von Juli bis August 2008) die Optimierung der Organisation des Vergabewesens durch eine Zentrale Vergabestelle. Damit soll eine Trennung von Planung, Ausschreibung und Vergabe erreicht werden. Unter dem Aspekt der Korruptionsprävention hält die GPA eine Verlagerung von Aufgabenbereichen innerhalb der technischen Bereiche hin zur Zentralen Vergabestelle für notwendig. Die Verwaltung prüft derzeit, wie die Zentralisierung am günstigsten realisiert werden kann. -2- Nach § 62 Abs. 1 GO NRW ist der Bürgermeister verantwortlich für die Leitung und Beaufsichtigung des Geschäftsgangs der gesamten Verwaltung. Somit liegt die Verteilung der Geschäfte in seiner Kompetenz. Gleichwohl wird der Rat gebeten, die hier dargestellten organisatorischen Maßnahmen zur Kenntnis zu nehmen, weil mit ihnen später ggf. personalwirtschaftliche Auswirkungen verbunden sein könnten (für den Fall, dass die Prüfungen zur Zentralen Vergabestelle einen Personalbedarf über Bestand ergeben). -3-