Antrag (Vergaberichtlinien)

Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt in der Fassung der Änderung vom 02.01.2008 I. Vorbemerkungen Allgemeines Der Rat der Stadt Erftstadt hat am 09.12.2003 / (Änderungen am 21.12.2004 und am 18.12.2007) der Anwendung der Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt auf der Grundlage der Verdingungsordnungen für Lieferungen und Leistungen (VOL / VOF) ) sowie der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), in jeweils aktueller Fassung, zugestimmt. Ziel ist es, die Vergabepraxis in den Dienststellen zu vereinheitlichen sowie Transparenz und Rechtssicherheit im Vergabewesen zu gewährleisten. Klare Linien sollen den Mitarbeitern/innen auch helfen, sich vor Korruption und Manipulation zu schützen. Darüber hinaus ist der Leistungswettbewerb der Bieterschaft zum Zwecke einer sparsamen Bewirtschaftung der Finanzmittel sicherzustellen. Geltungsbereich Die Vergaberichtlinien gelten für Auftragserteilungen der Stadt und der Eigenbetriebe. Die in der Hauptsatzung bzw. den Betriebssatzungen festgelegten Entscheidungsbefugnisse sowie die Wertgrenzen zur Visakontrolle beim Rechnungsprüfungsamt bleiben hiervon unberührt. Bei der Verwendung von Zuschüssen gelten die in den Bewilligungsbescheiden festgelegten Vergabebestimmungen sowie die diesbezüglichen Gesetze, Verordnungen und Erlasse. Vergabegrundsätze Nach § 31 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) muss einer Vergabe grundsätzlich eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen. Hiervon kann in Ausnahmefällen abgewichen werden. Oberhalb der Schwellenwerte (s. II Pkt. 3.4) ist eine europaweite Ausschreibung vorgeschrieben. Unterhalb der Schwellenwerte sind die Wertgrenzen der Vergabearten in Teil II dieser Richtlinien festgelegt. Außer den Verdingungsordnungen sowie der Vergabeund Vertragsordnung sind bei Vergaben insbesondere maßgebend : • • • • • Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit Tariftreuegesetz NRW Vergabeverordnung (VgV) Abweichungen / Prüfungen Abweichungen von den nachfolgenden Verfahrensregelungen sind in begründeten Einzelfällen nach Absprache mit dem Rechnungsprüfungsamt zulässig. Denkbar sind z.B. fabrikatsgebundene Nachbestellungen, besondere Bedingungen vor Ort, Gefahrensituationen , o.ä. Die Prüfung der Vergaben gem. Gemeindeordnung erfolgt im Rahmen der Vorabprüfung / Visakontrolle bzw. der Jahresrechnung durch das Rechnungsprüfungsamt. Die Wertgrenzen für die Vorabprüfung / Visakontrolle werden durch den Rat festgelegt. 2 Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt II. Regelungen / Wertgrenzen für Vergaben nach VOL / VOB / VOF 1. Definition VOL – Vergabe für : VOB – Vergabe für : Lieferungen und Leistungen, die Arbeiten jeder Art, keine Bauleistungen sind und nicht im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit • durch die eine bauliche Anlage hergestellt, erbracht werden: instandgehalten, geändert oder beseitigt wird. • Lieferungen aufgrund eines • Hierzu zählen auch Lieferung und Montage Kauf-, Werk-, Werklieferungs-, maschineller und elektronischer Einrichtungen Miet-, Pacht- oder Leasingvertrages. Hauptgewerbe : Nebengewerbe : • Dienstleistungsaufträge • Betonarbeiten • Malerarbeiten • Maurer... • Heizungs... • Zimmer ... • Sanitär... • Dachdecker ... • Elektro... • Klempner... • Estrich... • Fliesen... • Bodenbelag... • Schreiner... • Glaser... • Gerüstbau... • Fassadenreinigungs.. • • • • • Erdarbeiten. Straßenbau... Dämmungs... Abdichtungs... Abbruch... • • • • • • • Markierungsarbeiten... Beschilderungs... Gartenbau... Landschaftsbau... Baumpflege... Baumfäll... Pflanz... VOF – Vergabe für : ● Leistungen im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit, z.B. Leistungen nach der Honorarordnung für Architekten / Ingenieure (HOAI) 2. Mittelfreigabe Beschaffungen dürfen nur durchgeführt werden, wenn Haushaltsmittel zur Verfügung stehen bzw. freigegeben sind. Bei vermögenswirksamen Beschaffungen (Stadt) muss vor Einleitung des Vergabeverfahrens die Mittelfreigabe durch den allg. Finanzdienst –20- erfolgt sein, falls nicht eine pauschale Vorabfreigabe für bestimmte Budgets / Haushaltsstellen erfolgt ist. Eine vermögenswirksame Bewirtschaftung liegt vor, wenn das einzelne Wirtschaftsgut den Betrag von 410 EUR (ohne MwSt.) übersteigt. 3 Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt Die Grundsätze zur vorläufigen Haushaltsführung (§ 81 GO) sowie besondere durch den Bürgermeister, den für das Finanzwesen zuständigen Bediensteten bzw. Kämmerer oder die politischen Gremien verhängte Verfügungsbeschränkungen sind dabei zu beachten. 3. Vergabeart Der relevante Wert für die Beurteilung der Wertgrenzen im Sinne dieser Richtlinien ist grundsätzlich der Auftragswert der Gesamtsumme für die zu erbringende Lieferung / Leistung, auch wenn die Leistung über einen Zeitraum von mehreren Jahren erbracht wird.. Eine Stückelung zusammenhängender Lieferungen / Leistungen sowie Bauleistungen ist nicht zulässig. (Für die Ermittlung des Gesamtauftragswertes ist Pkt. 3.5 zu beachten). Es gelten dabei folgende Wertgrenzen : F 3.1 Freihändige Vergabe Freihändige Vergabe ist im Interesse eines angemessenen Verwaltungsaufwandes möglich bei einer Auftragssumme inkl. MwSt. VOL bis 10.000 € VOB Hauptgewerbe Nebengewerbe bis 15.000 € bis 10.000 € Auch bei der freihändigen Vergabe sind selbstverständlich Preisvergleiche durchzuführen und mehrere Angebote einzuholen (Ausnahme : geringfügige Auftragswerte, s.unten). Die Auswahl der wirtschaftlichsten Beschaffung muss dokumentiert sein, die schriftlichen Angebote sind dem Vorgang beizulegen. Sollten ausnahmsweise Preisvergleiche nicht möglich sein, so ist dies im Vorgang – evt. auf der Durchschrift des Bestellscheines - zu begründen. Bei VOL-Vergaben gilt dabei : • bis 600 € • 601 bis 2.000 € • 2.001 bis 10.000 € Bei VOB-Vergaben gilt dabei : • bis 2.000 € • 2.001 bis 10.000 € bzw. 15.000 € → → → mind. 1 Angebot mind. 2 Angebote mind. 3 Angebote → → mind. 1 Angebot mind. 3 Angebote 4 Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt 3 3.2 Beschränkte Ausschreibung Eine beschränkte Ausschreibung erfolgt bei einer Auftragssumme, die brutto oberhalb der unter Pkt. 3.1 genannten Summe liegt, und zwar bis VOL bis VOB Hauptgewerbe Nebengewerbe bis 50.000 € bis 30.000 € 30.000 € Bei der beschränkten Ausschreibung sind mindestens 5 Firmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Die Auswahl des Bieterkreises richtet sich insbesondere nach der Qualifikation und muss nachvollziehbar sein. Es dürfen nur fachkundige und zuverlässige Firmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Zum Verfahrensablauf siehe unter Pkt. 5. 3.3 Öffentliche Ausschreibung (national) Öffentlich ausgeschrieben wird bei einer Auftragssumme, die brutto oberhalb der unter Pkt. 3.2 genannten Summe liegt, soweit die Grenze für eine europaweite Ausschreibung nicht überschritten wird (s.Pkt. 3.4) : - Hinweis auf öffentliche Ausschreibung in den Tageszeitungen, - eigentliche Ausschreibung in Submissionsanzeiger, Bundesausschreibungsblatt, und / oder Subreport, damit ein möglichst großer Bieterkreis erreicht wird. Zum Verfahrensablauf siehe unter Pkt. 5. 3 3.4 Europaweite Ausschreibung Europaweit auszuschreiben ist bei einer Auftragssumme, die netto oberhalb der folgenden Schwellenwerte liegt : VOL netto bzw. VOB netto ab 206.000 € ab 80.000 € (je Los) bzw. ab 412.000 € (Sektoren / Energieversorgung) ab 5.150.000 € bzw. ab 1.000.000 € (je Los) 5 Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt Die europaweite Ausschreibung erfolgt über das „Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaft“ im Amtsblatt der EG . Bekanntmachung : EUROPÄISCHE UNION Veröffentlichung des Supplements zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften L-2985 Luxembourg 1 Postfach 1003 Das EU-Vergabeverfahren richtet sich nach den Regeln der VOL/VOB/VOF in Verbindung mit der Vergabeverordnung. Es besteht ein besonderer Rechtsschutz auf Seiten der Bieter. Das Rechnungsprüfungsamt ist bei europaweiter Ausschreibung rechtzeitig zu beteiligen. Besonderheit : Die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden, sind spätestens 14 Kalendertage vor Zuschlagserteilung vorab über den Namen des Bieters, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll und den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung schriftlich (durch die auftragserteilende Dienststelle) zu informieren ! 3.5 Ermittlung des Gesamtauftragswertes Der Ermittlung des Gesamtauftragswertes ist gem. § 3 Vergabeverordnung zugrunde zu legen: 4. • bei zeitlich begrenzten Dienstleistungsaufträgen ohne Gesamtpreis bis zu einer Laufzeit von 48 Monaten der geschätzte Gesamtwert des Vertrages. Befristete Auftrage sind i.d.R. auf 4 Jahre zu begrenzen. • bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer : ein Vertragswert, der sich aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48 Monaten ergibt • Weitere Ausnahmen, z.B. bei Mietverträgen, sind im Einzelfall vor Vergabe mit dem Rechnungsprüfungsamt abzustimmen. Wartungs /- Unterhaltungsarbeiten Kleinere Unterhaltungsarbeiten sollen nach Möglichkeit – anstelle wiederkehrender freihändiger Vergaben - in einer Ausschreibung zusammengefasst und im Wettbewerb vergeben werden (z.B. in Form von Rahmenvereinbarungen / Jahresverträgen). 6 Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt 5. Allgemeine Hinweise zum Verfahrensablauf bei öffentlicher Ausschreibung (national) 5.1 Verdingungsunterlagen beschränkter und Es sind ausschließlich die bei der Stadt Erftstadt vorgesehenen Vergabeformblätter / Bestellscheine zu verwenden. Zu den Unterlagen bei Ausschreibungen gehören insbesondere : - allgemeine und besondere Vertrags- / Lieferbedingungen - Leistungsverzeichnis - Selbstauskunft Firmenstatus (soweit nicht bekannt) - Tariftreueerklärung 5.2 Submission An der in den Verdingungsunterlagen terminierten Angebotseröffnung dürfen grundsätzlich → bei VOB-Vergaben Bieter / Bevollmächtigte teilnehmen → bei VOL-Vergaben Bieter / Bevollmächtigte – nicht - teilnehmen Die Angebote sind vor der Öffnung → zu nummerieren, mit Eingabevermerk / Datum / Uhrzeit / Handzeichen zu versehen und unmittelbar nach dem Eröffnungstermin gegen mögliche Manipulationen zu sichern (z.B. durch Stanzung). Sicherungskopien sind beim Rechnungsprüfungsamt zu hinterlegen. → im zu erstellenden Submissionsprotokoll sind die Angebote in der Reihenfolge der Öffnung einschl. der Angebotssummen + geprüfte Endsummen aufzulisten. Besonderheiten (z.B. Ausschluss von Angebotswertungen / Alternativangebote / Änderungen / Rechenfehler / Skonto / Nachlässe /fehlende Unterschriften / Nebenangebote / verspätete Angebote) sind darin zu vermerken. Es ist sicherzustellen, dass die Verantwortlichen des Ausschreibungsverfahrens nicht auch das Vergabeverfahren leiten (s. Kommentierungen zu § 22 VOB / VOL). Das Protokoll wird von Verhandlungsleiter/in und Protokollführer/in unterschrieben. 5.3 Prüfung der Angebote Alle Angebote sind unmittelbar nach der Eröffnung → rechnerisch, sachlich, fachtechnisch und vergaberechtlich zu prüfen. Sind Angebote / Leistungsverzeichnisse / Vertragsbedingungen rechtsverbindlich unterschrieben ? Auf dem jeweiligen Angebot ist die Prüfung schriftlich zu bestätigen. → hinsichtlich Zuverlässigkeit zu prüfen z.B. durch : • Eintragung „schwarze Liste“ (bei der Informationsstelle für Vergabeausschlüsse beim Finanzministerium NRW in Düsseldorf FAX 0211 – 49722377 ) vorgeschrieben ab 25.000 € bei VOLVergabe, ab 50.000 € bei VOB-Vergabe • Schuldnerkartei Amtsgericht (Offenbarungseid) • Einsichtnahme in Referenzen , • Firmenliquidität werten durch Kalkulationsgrundlagen, Umsätze, Personalbestand, Schufa-Auskunft, u.a. 7 Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt Die Bewerber können die Submissionsergebnisse anfordern (Endsummen + geprüfte Endsummen). Benachrichtigungen dieser Art haben grundsätzlich schriftlich zu erfolgen. 5.4 Mitwirkung von Ingenieuren, Architekten und sonstigen Fachleuten Die von freiberuflich Tätigen erstellten Prüfergebnisse und Vergabeempfehlungen sind angemessen zu prüfen. Ausgabe der Submissionsunterlagen, Submissionsverfahren, Erstprüfung nach Submission, Bieterbenennung u.ä. werden durch die Stadt Erftstadt durchgeführt. → 5.5 Bei Mitwirkung Dritter im Vergabeverfahren ist zur Korruptionsprävention eine entsprechende Verpflichtung zu unterzeichnen (Behandlung nichtbeamteter Personen bei einer Pflichtverletzung wie Amtsträger (s. Muster, alternativ kann bei Ingenieur-/Architekt-Leistungen die Erklärung in dieser Form separat unterschrieben - auch in einen Rahmenvertrag integriert werden) Aufhebung einer Ausschreibung Die Aufhebung einer Ausschreibung kommt nur in besonderen Fällen in Betracht und erfolgt nach den Vorschriften der VOL / VOB / VOF (z.B. wenn kein Angebot eingegangen ist, welches den Ausschreibungsbedingungen entspricht) ; diese sind im Interesse der Vermeidung von Regressansprüchen der Bieter restriktiv auszulegen. Das Rechnungsprüfungsamt ist vor der Aufhebung zu beteiligen. 5.6 Vergabevermerk Vor Auftragserteilung ist ein Vergabevermerk zu fertigen. Dieser beinhaltet die Wahl des Ausschreibungsverfahrens, Besonderheiten, die Feststellung sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen. 5.7 Auftragserteilung Der Zuschlag ist schriftlich und so rechtzeitig zu erteilen, dass ihn der Bieter noch vor Ablauf der Zuschlagsfrist erhält. 6. 6.1 VOF –Vergaben Anwendungsbereich und Schwellenwert Für die Vergabe von Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht werden oder die im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden und bei denen der geschätzte Auftragwert 200.000 € (netto) oder mehr beträgt, sind die Bestimmungen der VOF zwingend anzuwenden. Bei einem Auftragswert unterhalb dieses Schwellenwertes ist ein formelles Vergabeverfahren nicht vorgesehen, jedoch sind die Vergabe – und Verfahrensgrundsätze nach den §§ 4 und 5 VOF anzuwenden (Bekanntmachung ab 100.000 € Auftragswert). 8 Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt Eindeutig und erschöpfend beschreibbare freiberufliche Leistungen sind nach der VOL zu vergeben. Soweit diese zur Anwendung kommt, sind diese Richtlinien für die Vergabe zu berücksichtigen. Falls ein Preiswettbewerb jedoch ausscheidet, weil z.B. die Leistungsabrechnung gemäß HOAI oder anderen Gebührenordnungen erfolgt und damit honorarseitig festgelegt ist, kann eine freihändige Vergabe nach Verhandlung mit nur einem Bewerber erfolgen ; soweit möglich und keine Gründe dem entgegenstehen, sollen Anbieter jedoch gewechselt werden. Die Vergabe darf nur an zuverlässige, fachkundige und leistungsfähige Bewerber erfolgen. Für die Vergabe nach VOF oberhalb des Schwellenwertes wird auf die dortigen Vorschriften zum Verhandlungsverfahren, zum Wettbewerb und zum Planungswettbewerb hingewiesen. Die Bekanntmachung erfolgt im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaft. Die Abwicklung der Vergabe nach VOF soll grundsätzlich in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt erfolgen. 7. Inkrafttreten Diese Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt treten mit sofortiger Wirkung in Kraft und ersetzen gleichzeitig die bisherigen Vergaberichtlinien vom 03.01.2005. Erftstadt, den 02.01.2008 gez. Bösche (Bürgermeister) 9 Vergaberichtlinien der Stadt Erftstadt Zusammenstellung der Vergabearten und Wertgrenzen - VOL - Stand 02.01.2008 , Änderungen kursiv - Lieferungen und Dienstleistungen Freihändige Vergabe bis → → → 10.000 € (brutto) bis 600 € mind. 1 Angebot 601 bis 2.000 € mind. 2 Angebote 2.001 bis 10.000 € mind. 3 Angebote Beschränkte Ausschreibung über 10.000 € bis 30.000 € (brutto) → falls im Bewilligungsbescheid eines Zuschussgebers nichts anderes vorgeschrieben ist Öffentliche Ausschreibung über Europaweite Ausschreibung ab 30.000 € (brutto) 206.000 € ( ← netto) → ab 412.000 € bei Versorgungsleistungen wie Strom, Wasser, Wärme VOB - Bauleistungen Freihändige Vergabe (brutto) bis 10.000 € (Ausbaugewerke) bis 15.000 € (Hauptgewerke) → bis 2.000 € mind. 1 Angebot → 2.001 bis 10.000 € bzw. bis15.000 € mind. 3 Angebote Beschränkte Ausschreibung (brutto) über 10.000 € bis 30.000 € (Ausbaugewerke) über 15.000 € bis 50.000 € (Hauptgewerke) → falls im Bewilligungsbescheid eines Zuschussgebers nichts anderes vorgeschrieben ist Öffentliche Ausschreibung (brutto) über 30.000 € (Ausbaugewerke) über 50.000 € (Hauptgewerke) Europaweite Ausschreibung ab 5.150.000 € ( ← netto) VOF - freiberufliche Leistungen Verhandlungsverfahren / Wettbewerb europaweit ab 200.000 € (← netto) -s. auch hierzu Pkt. 6 ! - bzw.