Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage 448/2009)

Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung............................................................................................................. 2 2. Projektorganisation und Aufgabenverteilung ....................................................... 3 3. Konzeption .......................................................................................................... 5 4. Datenaufbereitung............................................................................................... 7 5. Öffentlichkeitsarbeit ........................................................................................... 10 6. Selbstauskunftsverfahren .................................................................................. 15 7. Daten- und Systemübergabe............................................................................. 20 8. Ergebnis ............................................................................................................ 21 Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -1- 1. Einleitung Bislang wurden von der Stadt Pulheim die Abwassergebühren über die bezogene Frischwassermenge berechnet. Die Annahme, dass zwischen dem bezogenen Frischwasser und der eingeleiteten Niederschlagswassermenge eine mengenabhängige Beziehung bestehe, wurde mit Urteil vom 18.12.2007 des Oberverwaltungsgerichtes NRW (OVG NW) zurückgewiesen. Dieses Urteil ist seit Mai 2008 rechtskräftig. Die Stadt Pulheim hat im Winter 2007/2008 die erforderlichen Schritte eingeleitet, um den nunmehr geltenden rechtlichen Anforderungen entsprechen zu können. Die Abwassergebührenveranlagung sollte rückwirkend zum 01.01.2008 umgestellt werden. Die Schmutzwassergebühr wird weiterhin nach der bezogenen Frischwassermenge berechnet. Die Niederschlagswassergebühr wird, je nach Größe der bebauten, befestigten und an die öffentliche Kanalisation angeschlossenen Flächen, erhoben. Mit Datum vom 10.04.2008 beauftragte die Stadt Pulheim die Arbeitsgemeinschaft Dr. Pecher - BFUB mit Dienstleistungen zur „Einführung einer getrennten Abwassergebühr“. Die Umstellung auf einen neuen Gebührenmaßstab, bei welchem die Berechnungsgrundlage auf Schmutzwasser und Niederschlagswasser aufgeteilt wird, sollte bis Ende des Jahres 2008 erfolgen. Somit stand für die Vorbereitung zur Einführung des neuen Veranlagungssystems ein halbes Jahr zur Verfügung. Im Detail sah der Zeitplan vor, dass im September 2008 die Befragung der Grundstückseigentümer erfolgen sollte. Der Gesamtzeitplan konnte so eingehalten werden, dass die Erhebungsdaten rechtzeitig an das Steueramt für die Gebührenveranlagung übergeben werden konnten. Somit konnte die rückwirkende Einführung des neuen Abwassergebührensystems mit Versendung der korrigierten vorläufigen Gebührenbescheide für 2008 im Januar 2009 und der Gebührenbescheide für 2009 im Februar 2009 realisiert werden. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -2- 2. Projektorganisation und Aufgabenverteilung Gesamtprojektleiter war Herr Kleine-Erwig (Stadt Pulheim, Tiefbauamt), unterstützt durch Herrn Schee (Stadt Pulheim, Tiefbauamt), Herrn Rademann (Stadt Pulheim, Tiefbauamt) sowie Herrn Gerhards (Stadt Pulheim, Kämmerei). Auftragnehmer war die Arbeitsgemeinschaft Dr. Pecher - BFUB. Als bevollmächtigter Vertreter wurde Herr Gärtner (Dr. Pecher AG) benannt. Die Projektleitung der Arbeitsgemeinschaft wurde von Herrn Gärtner (Dr. Pecher AG) und Herrn Dr. Weritz (BFUB GmbH) wahrgenommen. Die Struktur des Projektes „Einführung einer getrennten Abwassergebühr“ bestand auftragnehmerseitig im Kern aus drei Projektteams. Die Projektteams bearbeiteten im Wesentlichen alle erforderlichen Schritte im Zusammenhang mit o dem Selbstauskunftsverfahren, o der Öffentlichkeitsarbeit, o der Gebührenkalkulation. Abbildung 1 gibt einen Überblick über Struktur und Ansprechpartner der verschiedenen Projektbereiche. Die Dr. Pecher AG erarbeitete die Satzungsänderungen und übernahm die Kostenträgerrechnung und Gebührenkalkulation. Des Weiteren war das Unternehmen für die allgemeine Beratung der Stadt Pulheim zuständig, insbesondere hinsichtlich der abgabenrechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit der Gestaltung des Gebührenveranlagungsmodells. Bei BFUB erfolgte die Datenaufbereitung und Programmieranpassung des EDV-Systems, die Installation des Systems bei der Stadt Pulheim, die Konzeption aller Materialien und deren Druck, die Versendung der Erhebungsbögen, die Rückläuferbearbeitung und der Aufbau der Datenbank. Die Öffentlichkeitsarbeit wurde anteilig von beiden Unternehmen durchgeführt. Der Schwerpunkt der Dr. Pecher AG lag auf der Entwicklung der Internetpräsenz sowie der Koordination und Durchführung der Bürgerberatungen vor Ort in den hierfür speziell eingerichteten Bürgerbüros. Die Telefon-Hotline wurde von BFUB organisiert und durchgeführt. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -3- Projektleitung Auftraggeber Herr Kleine-Erwig (Leiter Tiefbauamt) Herr Schee, stellvertretend (Tiefbauamt) Projektleitung Auftragnehmer Herr Dipl.-Ökonom Gärtner, bevollmächtigter Vertreter (Dr. Pecher AG) Herr Dr. Weritz (BFUB) Projektteam Projektteam Projektteam EDV / Flächenermittlung Selbstauskunftsverfahren Öffentlichkeitsarbeit undFachberatung Kostenträgerrechnung Gebührenermittlung Herr Hübner (BFUB) Herr Gärtner (Dr. Pecher AG) Herr Gärtner (Dr. Pecher AG) Herr Rook (BFUB) Frau Eifert (Dr. Pecher AG) Frau Milenkovski (Dr. Pecher Frau Kempmann (BFUB) Herr Dr. Weritz (BFUB) AG) Frau Kempmann (BFUB) Abb. 1: Gesamtprojektstruktur Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -4- 3. Konzeption Zur Einführung des getrennten Gebührenmaßstabes für Schmutz- und Niederschlagswasser war die Erfassung aller an das Kanalnetz angeschlossenen bebauten und befestigten Flächen im Stadtgebiet Pulheim erforderlich. Im April 2008 wurde im Auftrag der Stadt Pulheim eine Befliegung des Stadtgebietes von der Hansa Luftbild AG vorgenommen. Anschließend wertete das Fachunternehmen Phoenics GmbH im Auftrag der BFUB aus den Luftbildern die Versiegelungsflächen grundstücksscharf aus. Im September 2008 wurden die Auswertungsergebnisse zur Verifikation der Anschlussverhältnisse den Grundstückseigentümer zugestellt (Selbstauskunftsverfahren). Es sollten nur diejenigen Grundstücke befragt werden, welche innerhalb eines von der Stadt Pulheim vorgegebenen Bereiches liegen (s. Abb 2), der durch Kanäle entwässert wird. Jeder Eigentümer eines dieser Grundstücke im Stadtgebiet Pulheim wurde im Rahmen des Selbstauskunftsverfahrens angeschrieben und gebeten, zu den ermittelten Flächendaten Auskunft zu geben. War der Eigentümer mit den ermittelten Flächengrößen nicht einverstanden bzw. konnte eine Abflussreduzierung geltend gemacht werden, bestand die Möglichkeit, eigene Angaben zu den Grundstücksflächen vorzunehmen. Abflussreduzierende Flächen, wie z.B. Ökopflaster, Gründächer etc., führten zu einer Ermäßigung der Niederschlagswassergebühr um 40 % für diese Flächen. Der vom Eigentümer bearbeitete Bogen sollte unterschrieben an BFUB, Herten, zurückgesandt werden und wurde dort bearbeitet. Zur Rücksendung des Flächenerfassungsbogens lag jedem Schreiben ein Freiumschlag bei. Die Rückläufe wurden bei der BFUB bearbeitet und auf Plausibilität geprüft. Verweigerte der Eigentümer seine Auskunft, so wurden die vorab ermittelten Flächengrößen für die Berechnung der Niederschlagswassergebühr angesetzt. Diese Vorgehensweise wurde durch eine entsprechende ortsrechtliche Regelung ermöglicht. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -5- Abb.2 Übersicht über die zu befragenden Flurstücke (graue Flächen) Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -6- 4. Datenaufbereitung Für das Projekt wurden die folgenden, von der Stadt Pulheim zur Verfügung gestellten Daten verarbeitet:
Grafische Katasterdaten des automatisierten Liegenschaftskatasters (ALK), Aktualitätsstand: März 2008,
Automatisiertes Liegenschaftsbuch (ALB), Aktualitätsstand: März 2008,
Grundbesitzabgabendatei (GBA), Aktualitätsstand: April 2008,
Luftbilder / Orthophotos, Aktualitätsstand: April 2008,
Kanaldaten, Aktualitätsstand: April 2008. 4.1 Bildung der Grundstücke und Zuordnung der Eigentümeradressen Die Grundstücke wurden auf der Grundlage des ALBs erzeugt. Dabei wurden alle Flurstücke mit gleichem Bestandskennzeichen, d.h. Flurstücke auf einem Grundbuchblatt und gleicher Bestandskennzeichennummer, ermittelt. Miteigentumsanteile und Erbbaugrundstücke wurden separat aufgearbeitet. Die Verfahrensweise garantiert, dass jedem Flurstück genau ein Grundstück zugeordnet wird und jedes Grundstück mindestens aus einem Flurstück besteht. Im Anschluss wurden die ALB Flurstücke mit den ALK Flurstücken über die Flurstücksnummer verknüpft und zu graphischen Grundstücksflächen aggregiert. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -7- 4.2 Erzeugung der Fragebögen Im Rahmen der Fragebogenerzeugung wurden im Vorfeld verschiedene Grundstücke anhand des ALB‘s von der Befragung ausgeschlossen, bei denen davon ausgegangen werden konnte, dass sie keine Relevanz für das Verfahren haben, oder, wie im Fall der öffentlichen Straßen, separat behandelt werden sollten (s. Tab. 1). Tab. 1: Übersicht der Sperrkürzel für vor dem Selbstauskunftsverfahren gesetzten Sperren Sperrkürzel Bedeutung A Adresse fehlt G Grundstück < 10 m² K Nicht am Kanal angeschlossen N Ausschluss aufgrund Nutzung R Bagatellgrenze MFE-Anteile S U Öffentliche Straßen Baustellen V Keine aufgenommene Fläche Im Folgenden wird die Bedeutung und Verwendung der einzelnen Sperrkürzel erläutert: Die Sperre A wurde bei Grundstücken ohne Adressdaten des Eigentümers oder bei unbekanntem Eigentümer vergeben. Grundstücke mit einer Größe kleiner 10 m² wurden mit der Größensperre G belegt und nicht befragt. Das Sperrkürzel K wurde für Grundstücke vergeben, die nicht innerhalb des Kanaleinzugsbereichs (Kanalanschluss + 50 m Puffer) liegen (vgl. Kap. 3, Abb.2). Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -8- Grundstücke mit speziellen Nutzungseinträgen im ALB wurden für die Befragung mit N gesperrt, da bei diesen eine gebührenpflichtige Bebauung mit großer Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden kann bzw. hier keine befestigten Flächen vorhanden sind. Alle Grundstücke mit Nutzungseinträgen der nachfolgenden Liste wurden gesperrt: Ackerland, Grünland, Laubwald, Mischwald, Nadelwald, Waldfläche, Obstanbaufläche, Unland, Gehölz, Brachland, Ackerbrache, Sumpf, Graben, Bach, Fluß, Kanal, See, Teich, Schutzfläche Regenrückhaltebecken Bei der Befragung von Mehrfacheigentumsgrundstücken wurden solche von der Befragung ausgeschlossen, bei denen der Flächenanteil eines Teileigentümers kleiner als fünf m² war. Hierfür diente die Sperre R. Die Straßensperre S wurde vergeben, wenn im ALB als Eigentümer die Stadt Pulheim, der Rhein-Erft-Kreis, das Land NRW oder der Landschaftsverband Rheinland eingetragen waren. Als Nutzungseintrag im ALB wurde das Grundstück als Straße gesperrt, wenn der Nutzungseintrag „Straße“, „Weg“, oder „Platz“ genannt wurde. Bei Grundstücken, die aus mehreren Flurstücken mit unterschiedlichen Nutzungseinträgen bestehen, wurde das Grundstück gesperrt, wenn der Flächenanteil mit dem Eintrag „Straße“, „Weg“ oder „Platz“ mehr als 90% der Gesamtfläche ausmachte. Bei gemischten Nutzungseinträgen zu einem Flurstück wurden alle Fälle gesperrt, die den Begriff „Straße“ und weitere Einträge oder nur den Begriff „Weg“ bzw. „Platz“ enthielten. Grundstücke, bei denen während der Luftbildauswertung eine Baustelle erfasst wurde, sollen zu einem späteren Zeitpunkt befragt werden. Diese Grundstücksflächen wurden mit dem Sperrkürzel U belegt. Die Sperre V wurde vergeben, wenn in der Luftbildauswertung keine versiegelte Fläche und/oder kein Gebäude ermittelt werden konnte. Nach erfolgter Datenaufbereitung wurden datenbanktechnisch für die zu befragenden Grundstücke Fragebögen erzeugt und zum Druck freigesetzt. Aufgrund des Umgangs mit persönlichen Daten wurden sämtliche Projektmitarbeiter zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen per Unterschrift verpflichtet. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim -9- 5. Öffentlichkeitsarbeit Ziel der Öffentlichkeitsarbeit war es, Akzeptanz bei den Bürgern für die Änderung des Gebührenmaßstabes zu erreichen. Eine hohe Akzeptanz führt zum einen zu einer großen Rücklaufquote der Selbstauskunftsunterlagen und zum anderen zu einer geringeren Klagequote gegen den Gebührenbescheid. Eine niedrige Klagequote ist sowohl im Hinblick auf den nachgelagerten Bearbeitungsaufwand als auch für die Sicherheit der Gebührenkalkulation von Bedeutung. Um eine Verunsicherung der Eigentümer und ein Infragestellen der gewählten Methodik sowie des neuen Gebührensystems zu vermeiden, sollte die Öffentlichkeitsarbeit eine optimale Information der Bürger gewährleisten. Ein weiteres Ziel war es, die erforderlichen Daten für eine rechtssichere Kalkulation der Niederschlagswassergebühr zu erhalten. Da die Veranlagungsdaten bei Nichtbeantwortung der Erhebungsbögen geschätzt werden, führt dies häufig zu Klageverfahren und zu nachträglichen Anpassungen der Kalkulationsgrundlagen und der Abwassergebühren. Jede Veränderung der anfangs ermittelten Gebühren bedingt jedoch erhebliche Risiken in der Akzeptanz. Das Konzept zur Öffentlichkeitsarbeit bestand aus folgenden Komponenten:
Unterstützung des Auftraggebers in politischen Gremien,
Erstellung von Pressemitteilungen und Durchführung von Informationsveranstaltungen,
Internetauftritt,
Telefon-Hotline,
Vor-Ort-Beratung in den Bürgerbüros. 5.1 Unterstützung des Auftraggebers in politischen Gremien Informationen über den Projektverlauf in öffentlichen Gremien war zu empfehlen, da die Politiker den Bürgern als Ansprechpartner dienen und damit als Multiplikatoren für die Ziele des Gebührensplittings werben sollten. Dies bekommt besonderes Gewicht, da erfahrungsgemäß die Gewerbe- und Industriebetriebe als Folge des Gebührensplittings mit finanziellen Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 10 - Mehrbelastungen rechnen müssen und sich vor diesem Hintergrund an die örtlichen Politiker wenden. Am 15.04.2008 wurde das Projekt im Rat der Stadt Pulheim vorgestellt. Am 03.06.2008 wurde über den Projektstand in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses informiert. 5.2 Pressemitteilungen und Informationsverstanstaltungen Der Presse kam als Multiplikator für die Einführung des getrennten Gebührenmaßstabes eine wichtige Funktion zu. Vor und während des Selbstauskunftsverfahrens wurden Pressemitteilungen verfasst und veröffentlicht, die den Bürger über die wichtigsten Punkte zum Selbstauskunftsverfahren informierten. Eine öffentliche Informationsveranstaltung wurde am 19.08.2008 im Dr.-Hans-Köster-Saal durchgeführt, die von den Gebührenpflichtigen sehr positiv aufgenommen wurde. Im Rahmen der Veranstaltung wurde das Verfahren von der Stadt und den Beratern vorgestellt und fachliche Fragen mit dem Auditorium diskutiert. Es waren mehr als 500 Teilnehmer anwesend, die rege an den Diskussionen teilnahmen. 5.3 Internet Im August 2008 wurde eine eigens für das Projekt erstellte Internetseite zur Information der Bürger freigeschaltet. Der Link lautete: (http://www.pulheim.de/leben_arbeiten/abwassergebuehr/gesplittete_abwassergebuehr/?id=1160) Auf der Website wurde sowohl der neue Gebührenmaßstab erklärt als auch die Termine für das Bürgerbüro und die Erreichbarkeit der Hotline bekannt gegeben. Die Beantwortung der wichtigsten Fragen wurde hier ebenfalls abgebildet (Abb. 3). Die Seite war über den Suchbegriff Abwasser der Stadt Pulheim (www.pulheim.de) erreichbar. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 11 - Abb. 3 Internetpräsenz: Startseite Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 12 - 5.4 Hotline Für die Unterstützung des Bürgers beim Ausfüllen des Erhebungsbogens sowie für die Information über die Gebührenumstellung war die Bereitstellung einer Telefon-Hotline mit einer guten Erreichbarkeit ein zentrales Instrument. Durch die Unterstützung des Bürgers vor dem Rücksenden des Erhebungsbogens lässt sich die Anzahl an späteren Rückfragen und Fehlern beim Ausfüllen des Bogens reduzieren. Um konkrete Fragen an der Hotline beantworten zu können, war jeder Hotline-Arbeitsplatz mit der Software AQUASPLIT® ausgestattet. Der Hotline-Mitarbeiter konnte sich im Gespräch mit dem Bürger neben dem Orthophoto und den kartierten Flächen auch den versandten Erhebungsbogen auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Auf diesem Weg konnten Details gemeinsam mit dem Bürger geklärt werden. Die Hotline war planmäßig ab dem 01.09. bis zum 02.10.2008 unter der für den Anrufer kostenfreien Rufnummer 0800 / 899 11 11 montags bis freitags von 08 – 18 Uhr freigeschaltet. Aufgrund des hohen Anrufaufkommens bei der Stadtverwaltung, welcher zum Teil bedingt war durch den Erinnerungsversand, wurde die Hotline vom 06.10. bis zum 21.10.2008 verlängert. Die Anrufe wurden von den Mitarbeitern im Projektbüro der BFUB in Herten angenommen. Außerhalb dieser Zeiten lief ein Anrufbeantworter. Insgesamt gingen ca. 7.200 Anrufe ein. Zentrale Gesprächsinhalte waren: • Fragen nach den Gründen der Gebührenumstellung, • Allgemeine Information zur rechtlichen Grundlage der Gebührenumstellung, • Hilfestellung beim Ausfüllen des Flächenerfassungsbogens, • Allgemeine Beratung, • Mitteilungen über andere Zuständige, Adressänderungen, Eigentümerwechsel etc., • Wunsch nach Fristverlängerung, • Begründeter / unbegründeter Ärgernis- und Aggressionsabbau, • Nutzendarstellung der Gebührenumstellung. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 13 - 5.5 Beratung in den Bürgerbüros Für ein persönliches Beratungsgespräch standen den Pulheimer Bürgern im September 2008 montags bis samstags fachlich geschulte Mitarbeiter der Dr. Pecher AG in den Stadtteilen Pulheim, Stommeln, Sinnersdorf, Sinthern/Geyen und Brauweiler für Beratungsgespräche zur Verfügung. Auch in den Folgemonaten konnten sich die Bürger im Rathaus an BeraterInnen zum Abwassergebührensplitting wenden. Das Bürgerbüro wurde von den Bürgern sehr positiv angenommen und war stark frequentiert. Durch die Software AQUASPLIT® war es möglich, Zugriff auf alle Grundstücksdaten zu nehmen, so dass Fragestellungen dazu im direkten Gespräch gelöst werden konnten. Neben der Klärung von speziellen Grundstücksangelegenheiten waren die Bürgerbüros Anlaufpunkt für Beratungen und Rückgabe der Fragebögen. Durch die sehr gute Kommunikation zwischen Bürgerbüro und Hotline konnten die Anfragen der Eigentümer zeitnah und bürgerfreundlich bearbeitet werden. Die im Bürgerbüro bearbeiteten bzw. eingereichten Bögen wurden an das Projektteam der BFUB weitergeleitet. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 14 - 6. Selbstauskunftsverfahren Für die Ermittlung der angeschlossenen bebauten und befestigten Flächen ist die Mitwirkung der Eigentümer obligatorisch. Die Mitwirkung ist erforderlich, da der Anschlussgrad einer Fläche in den Luftbildern nicht ersichtlich ist. Der Bürger hat zudem im Rahmen der Befragung die Möglichkeit, Flächengrößen zu korrigieren oder abflussreduzierende Flächen geltend zu machen. Die Versendung der Flächenerfassungsbögen, auf denen das Grundstück mit dem Gebäudebestand und den befestigten Flächen abgebildet wurde, erfolgte ab dem 29.08.2008 in drei-wöchentlich aufeinander folgenden Versandphasen. Die Eigentümer wurde gebeten, innerhalb von drei Wochen die Bögen gegebenenfalls korrigiert zurückzusenden. Für die Antwort wurde den Eigentümern ein Freikuvert mitgeschickt, welches an das Projektbüro in Herten adressiert war. Neben dem Flächenerfassungsbogen erhielten die Eigentümer ein Anschreiben, ein Merkblatt als Ausfüllhilfe für den Erfassungsbogen, eine Informationsbroschüre und ein Luftbild des Grundstücks. Die Eigentümer und Verwalter großer oder mehrerer Grundstücke (z.B. Wohnungsbaugesellschaften, Gewerbe und Industriebetriebe) hatten teilweise Probleme mit der gesetzten Rücksendefrist von 21 Tagen. Nach Absprachen wurde die Frist entsprechend verlängert. Bei nicht Einhaltung der Rücksendefristen wurde zunächst ein Erinnerungsschreiben mit nochmaliger Fristsetzung von 10 Tagen versendet. Von den 23.944 angeschriebenen Grundstückseigentümern sind bis Ende Juni 2009 22.062 Rückläufereingegangen. Die Rücklaufquote liegt damit bei ca. 92 %. Grundstücke, deren Eigentümer nicht geantwortet haben, wurden mit den Flächen aus der Luftbildauswertung als 100 % angeschlossen in die Veranlagung aufgenommen. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 15 - 6.1 Projektbüro Für die zentralen Arbeitsschritte des Erfassungsbogendrucks, -versands und der Rückläuferbearbeitung wurde bei der BFUB ein Projektbüro eingerichtet. Das Projektbüro umfasste • vier Telefonarbeitsplätze, • vier bis fünf Computerplätze (Eingabe / Kontrolle / Recherche / Scannarbeiten), • Dem Arbeitsaufwand entsprechend weitere Arbeitsplätze zum Kuvertieren der FEB, Öffnen der Rückläufer, Abheften der bearbeiteten Rückläufer, etc.. • Server, • Lagerflächen für Verbrauchsmaterialien. Die Telefonarbeitsplätze wurden während des Hotlinebetriebes montags bis freitags zwischen 8.00 Uhr und 18.00 Uhr im Zwei-Schichtbetrieb besetzt. Die Rücklaufbearbeitung fand an den Computerplätzen in der Regel zwischen 7.00 und 19.00 Uhr statt. Es wurde auch an einigen Samstagen gearbeitet. Unterstützt wurde das Projektbüro durch die Ansprechpartner der Stadt Pulheim. Dies vereinfachte nicht nur die Auftraggeber-Auftragnehmer-Kommunikation während des Projektes, sondern auch die Fortführung nach Projektende. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 16 - 6.2 Arbeitsschritte im Rahmen des Selbstauskunftsverfahrens Die im Zusammenhang mit der Befragung und Dateneingabe erforderlichen Arbeitsschritte werden nachfolgend aufgelistet. Zu einzelnen erklärungsbedürftigen Arbeitsschritten erfolgt anschließend eine ausführliche Erläuterung. Diese sind in der Auflistung mit * markiert. Drucken der Anschreiben / Flächenerfassungsbögen (FEB) / Merkblätter / Erinnerungsschreiben Archivierung der gedruckten Anschreiben / FEBs / Erinnerungsschreiben Sortierung der ausgedruckten FEBs Aussortieren der an die Stadt Pulheim gerichteten FEBs Zusammenfassen mehrerer FEBs / Erinnerungsschreiben an einen Empfänger Adressrecherche für Fälle, bei denen nicht automatisiert eine Zustelladresse zugeordnet werden konnte * Kuvertieren der Anschreiben / FEBs / Erinnerungsschreiben Nachermittlung neuer Adressaten, wenn nicht zustellbar, ggf. Weitergabe unlösbarer Fälle an den Auftraggeber Dateneingabe und Abnahme der FEB-Rückläufer * Ablage der abgenommenen Rückläufer und sonstiger Schreiben nach aufsteigender FEB-ID Telefonrecherche zu im Rücklauf unverständlichen Fällen bzw. zu unvollständig ausgefüllten FEBs Schriftwechsel bei schriftlichen Anfragen, etc. Qualitätskontrolle durch spezifische Prüflistenabfragen Erstellung von Statistiken und Kalkulations-Hochrechnungen Abarbeitung Sperrfälle* Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 17 - Adressrecherche Es traten zahlreiche Fälle von Grundstücken auf, zu denen in den an die Arbeitsgemeinschaft übergebenen Adressdaten nicht automatisiert eine Übereinstimmung gefunden werden konnte und zu denen gleichzeitig im dann abgefragten ALB kein oder kein vollständiger Adresseintrag vorlag. In diesen Fällen mussten, ebenso wie in Fällen der NichtZustellbarkeit, Adressen manuell recherchiert werden. Häufig war dies für Straßen, Wege, Garagen und Garagenhöfe der Fall, aber auch für Hausgrundstücke. In letztgenannten Fällen konnten mit aktuellen Telefonbuchdateien Adressen gefunden werden, in anderen Fällen über den Eigentümereintrag nach ALB in Verbindung mit bereits bekannten Adressen (z.B. „Landesstraßenverwaltung“ oder „Deutsche Bundesbahn“). In auch hierdurch unlösbaren Fällen mussten über das Tiefbauamt Daten des Einwohnermeldeamtes bzw. des Katasteramtes abgefragt werden. Dateneingabe Die Dateneingabe erfolgte direkt in AQUASPLIT®. Neben der Angabe zu jeder einzelnen Fläche, ob diese in einen städtischen Kanal entwässert oder nicht, wurden, sofern mitgeteilt, Name und Telefonnummer des FEB-Beantworters eingegeben sowie etwaig wichtige Bemerkungen und Erläuterungeneingetragen, die sich auf dem FEB befanden. Ebenso wurden Änderungen der Flächengrößen (bebaute Flächen) eingegeben, die der Angeschriebene mitgeteilt hatte. Zu jedem dieser Punkte finden sich gesonderte Eingabemöglichkeiten in AQUASPLIT®. Es ist auch ein Bemerkungsfeld vorhanden, in der alle sonstigen Vorgänge eingetragen werden können, z.B. telefonische Mitteilungen des Kunden oder Mitteilungen des Auftraggebers zu Sonderfällen etc.. Abarbeitung Sperrfälle Im Rahmen des Selbstauskunftsverfahrens konnten nicht immer alle Rückläufer sofort bearbeitet werden, da z.B. fallweise Rücksprachen mit dem Bürger selbst oder mit der Stadt gehalten werden mussten. Solche Fälle wurden für die Dauer der Bearbeitung mit „B“ gesperrt. Einige Flächenerfassungsbögen konnten auf postalischem Weg nicht zugestellt werden, da der Empfänger z.B. gewechselt hat, unbekannt verzogen oder zwischenzeitlich verstorben war. Eine Rücksprache mit der Stadt war bei solchen Fällen unerlässlich. Hier wurde eine Adresssperre „A“ eingetragen. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 18 - Fälle, denen keine Einheitswertnummer zugeordnet werden konnte, da diese in der Datenbank nicht vorlag, wurden mit „E“ gesperrt. Es handelte sich um Fälle, bei denen vom Steueramt nach Erstellung der Datenbank neue Einheitswertnummern vergeben worden waren. Qualitätskontrolle durch spezifische Prüflistenabfragen Eine fortwährende Qualitätskontrolle erfolgte durch die Projektleitung der BFUB. Hierzu können in AQUASPLIT® in der sog. Prüfliste selektiv Listen bestimmter Fallgruppen erzeugt werden. Zur Prozessoptimierung wurden z.B. regelmäßig alle „Sperrfälle“ oder alle Fälle „bearbeitet, aber noch nicht abgenommen“ aufgelistet und daraufhin durchgesehen, ob Fälle mit einer Sperre nachträglich Eintragungen erhalten haben und aus welchem Gründen bearbeitete Fälle nicht zur Abnahme gelangt sind. Statistiken und Kalkulationshochrechnungen Zur internen und externen Dokumentation des Projektverlaufs waren regelmäßig Statistiken zur Fragenbogenaktion anzufertigen. Hierzu können in AQUASPLIT® Fragebogenanzahlen und Flächengrößen getrennt nach „gedruckt und versendet“, „zurückgekommen“, „bearbeitet“, „abgenommen“, „gesperrt,“ jeweils getrennt für jede Projektphase, abgefragt werden. Diese Funktionen wurden auch genutzt, um etwa ab Mitte des Befragungszeitraums erste Hochrechnungen für die Gebührenkalkulation zu erstellen. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 19 - 7. Daten- und Systemübergabe Am 17.12.2008 fand die erste Datenübermittlung zur Gebührenveranlagung statt. Zur Gebührenart 4000 wurden 15.118 Datensätze übermittelt, zur Gebührenart 4100 1.438 Datensätze. Eine Vorabinstallation von AQUASPLIT® als Auskunftssystem mit einer Kurzeinführung durch Herrn Rook (BFUB) hat am 08.04. und 09.04.2009 in Pulheim stattgefunden. Am 25.06.2009 fand die letzte Datenübermittlung statt. Die endgültige Übergabe des Systems und eine Schulung der entsprechenden Mitarbeiter in Pulheim wurde vom 29.06. bis zum 02.07.2009 durch Herrn Hübner und Herrn Rook (beide BFUB) durchgeführt. Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 20 - 8. Ergebnis Im Rahmen des Projektes „Einführung einer getrennten Abwassergebühr“ konnten trotz der engen Bearbeitungszeit von sechs Monaten die Übermittlung der Flächen und Gebührendaten zeitgerecht erfolgen, so dass die Gebührenveranlagung plangemäß zum 01.01.2009 umgestellt werden konnte. Im Januar 2009 wurden die vorläufigen Gebührenbescheide für 2008 hinsichtlich der Schmutz- und Niederschlagswassergebühren korrigiert. Die Gebührenbescheide für 2009 wurden den Eigentümern im Februar 2009 zugestellt. Einschließlich der Verarbeitung der Rückläufer bis Juni 2009 konnten insgesamt ca. 4,25 Mio. m² Veranlagungsfläche für die Niederschlagswassergebühr dem Steueramt benannt und per Bescheid veranlagt werden. Die sehr gute Zusammenarbeit der Projektgruppen sowie die Unterstützung durch die Fachämter der Stadt Pulheim haben maßgeblich zum Gelingen des Projektes beigetragen. Erkrath und Herten, im August 2009 Arbeitsgemeinschaft Dr. Pecher AG BFUB GmbH Dipl.-Ökonom Thomas Gärtner Dr. Norbert Weritz Einführung einer getrennten Abwassergebühr in der Stadt Pulheim - 21 -