Beschlussvorlage (Neubau eines Hallenbades in Stommeln)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Rat III / 26-Ba Termin ö. S. 30.06.2009 X Herr Batist / Frau Hajok (Verfasser/in) (Amt/Aktenzeichen) 280/2009 nö. S. TOP 13 24.06.2009 (Datum) BETREFF: Neubau eines Hallenbades in Stommeln VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: Verwaltung HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: X ja nein Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: X ja nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: davon: 14.875.000 € - im Haushalt des laufenden Jahres: € - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr: Jahr: Jahr: € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja X nein wenn nein: Finanzierungsvorschlag: Wird vorgelegt mit der Kostenschätzung nach Erarbeitung der Entwurfsplanung. BESCHLUSSVORSCHLAG: 1. Der Rat nimmt das von der Firma GMF erstellte Pflichtenheft mit Raum- und Flächenprogramm, zum Neubau des Hallenbades mit Sauna am Standort Stommeln einschließlich der aktualisierten Grobkostenschätzung sowie die beigefügten Anlagen zustimmend zur Kenntnis. 2. Der Rat beschließt auf dieser Grundlage ein (europaweites) VOF-Verfahren zur Auswahl eines geeigneten Generalplaners durchzuführen. Gleichzeitig soll auch die Auswahl eines geeigneten Projektleiters / Projektsteuerers über ein (europaweites) VOF-Verfahren erfolgen. -1- 3. Mit der Vorbereitung und Durchführung der VOF-Verfahren sowie mit der Erstellung der Vertragsunterlagen für Generalplaner, Projektsteuerer / -leiter und Bauherrenberatung soll ein geeignetes Büro beauftragt werden. 4. Der Rat beschließt zudem eine geeignete Firma mit der Bauherrenberatung zu beauftragen, die die Stadt insbesondere auch aus dem Blickwinkel des Betreibers während des gesamten Bauverlaufs berät. 5. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass die sich nach der aktualisierten Kostenschätzung ergebenden höheren Baukosten i.H.v. 12.500.000,- € netto bzw. 14.875.000,- € brutto (zzgl. Abrisskosten des Hallenbades Pulheim i.H.v. 497.550 netto bzw. 592.085 brutto) aus heutiger Sicht nicht finanzierbar sind, da die Grenze der Nettoneuverschuldung bereits nach der bestehenden Finanzplanung erreicht ist. In das Pflichtenheft zur VOF-Ausschreibung soll daher die Vorgabe aufgenommen werden, dass gemeinsam mit dem Planungsentwurf Einsparvorschläge eingereicht werden müssen, durch die der Neubau im Rahmen der bereitgestellten Haushaltsmittel (9.663.866 € netto bzw. 11.500.000 € brutto) ermöglicht wird. Diese Einsparvorschläge können sich sowohl auf das Angebot (z.B. Sauna, Sprungturm, etc) als auch auf die Material- und Ausstattungsqualitäten beziehen. Unabhängig davon wird die Verwaltung beauftragt nach Deckungsmöglichkeiten zur Finanzierung des ungedeckten Mehrbedarfs i.H.v. 2.921.080 € netto bzw. 3.476.085 € brutto zu suchen. 6. Die Behandlung der eingegangenen Anregungen und Eingaben von Vereinen, Nutzern und Anwohnern sowie deren Beteiligung sollen nach Beauftragung des Generalplaners im Rahmen der Erstellung der Entwurfsplanung bzw. im Rahmen des noch einzuleitenden Bebauungsplanverfahrens erfolgen. 7. Der Rat beauftragt den Umwelt- und Planungsausschuss die notwendigen Beschlüsse zur Einleitung eines Bebauungsplanverfahrens zu fassen. 8. Die endgültige Bauentscheidung erfolgt nach Vorlage der Kostenberechnung im Rahmen der Ausführungsplanung. ERLÄUTERUNGEN: Zu 1. Die Firma GMF wurde beauftragt die standortspezifischen Rahmenbedingungen zu prüfen und ein Rahmenkonzept, dargestellt in einem Pflichtenheft mit Raum- und Flächenprogramm zu erstellen. Darüber hinaus war die mögliche Baugrundfläche zu ermitteln und die Zusammenhänge in einer Konzeptstudie darzustellen. Mit dieser Grundlagenermittlung, in die auch die Ergebnisse von Abstimmungsgesprächen zwischen den Ämtern Sportamt, Planungsamt, Tiefbauamt, Bauordnungsamt und Immobilienmanagement sowie einer gemeinsamen Ortsbegehung eingeflossen sind, wird das neue Hallenbad konkret beschrieben. Die Aufgabenstellung an GMF lautete wie folgt: • Erstellung des Rahmenkonzeptes für das neue Hallenbad • Prüfung der Rahmenbedingungen für die Palnung • Annahme Betriebskonzept / - prozesse • Annahme Planungsprogramm • Definition Rahmenraumkonzept • Annahme von Qualitäten Folgende Problemstellungen wurden, soweit der Planungsstand dies ermöglicht, berücksichtigt: -2- • • • • • • Eingrenzung des möglichen Baufeldes Berücksichtigung der Hochwassergrenzen da das Baufeld unmittelbar an eine Rückstaufläche angrenzt Abschätzung des Baugrundrisikos, nach erfolgten 4 Bohrungen durchgeführt durch einen Bodengutachter Nutzerbedarf durch Rücksprache mit den Ämtern und Auswertung der bereits vorliegenden Anträge Bestandsanalyse der bestehenden Gebäude vom Freibad Abstimmung zu Qualitäten und Quantitäten – Festlegung von Qualitätsannahmen Zur Erstellung der jetzt vorgelegten Untersuchung wurden bereits die ersten planungsrelevanten Grundlagenermittlungen eingeleitet. Hierzu zählt die Beauftragung eines Bodengutachtens und die Ermittlungen zu grundstücksrelevanten Fragen. Auf dem Grundstück befindet sich ein Hochwasserrückhaltebecken, welches bei der Standortwahl des Baufeldes berücksichtigt werden muss. Zudem muss die starke Hanglage des Geländes, sowie die vorhandenen technischen Anlagen und Anschlüsse bei der Positionierung des Baufeldes berücksichtigt werden. Diese Faktoren führten zu dem vorgeschlagenen Standort auf dem Grundstück, welcher in einer Konzeptstudie auf Seite 19 des Pflichtenhefts (Anlage 1) dargestellt ist. Es ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass dieser Plan noch keine endgültigen Festlegungen hinsichtlich bestimmter Flächen, Rauminhalte oder Abmessungen trifft. Er soll nur den Rahmen und die wesentlichen Funktionsbezüge der einzelnen Bereiche sowie das Baufeld festlegen. Die eigentliche planerische Arbeit wird erst durch den Generalplaner erfolgen. Erst im Rahmen dieser Planungsleistungen ist es sinnvoll und vorgesehen die Betroffenen zu beteiligen. Hierzu wird unter den Erläuterungen zu 6. näher eingegangen. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass das Pflichtenheft eindeutig einen Zugang mit Schleuse vom Hallenbad in den Freibadbereich vorsieht. Dies ist aus der Konzeptstudie noch nicht ersichtlich, da der genaue Standort noch nicht festgelegt ist und erst im Rahmen der Entwurfsplanung planerisch zu erarbeiten ist. Hinsichtlich des Baufeldes ist darauf hinzuweisen, dass wegen der notwendigen Grundfläche die vom Erftverband festgelegte Einstaulinie tangiert und teilweise überschritten wird. In einem Gespräch mit dem Erftverband konnte bisher mündlich geklärt werden, das bei Überbauung der eingezeichneten Staulinie einem Kompensationsbereich zugestimmt wird. Hierzu muss das Volumen ermittelt werden und an anderer Stelle vorgehalten werden. Im übrigen wird auf die Ausführungen der Fa. GMF verwiesen. Die Verwaltung bittet hierbei insbesondere auch den Hinweis auf S. 21 zu beachten, dass ein Betrieb des Freibades während des Um- bzw. Neubaus des Hallenbades durch GMF nicht empfohlen wird. Zu 2. und 3. Mit Blick auf die Größe und Tragweite dieses Projekts führte die Verwaltung mehrere Gespräche mit verschiedenen Planungs- und Beratungsbüros zum Thema Projektsteuerung, Vergabemanagement, Rechtsberatung und Planungsdurchführung. Zudem wurde ein Projektsteuerer, mit dem die Verwaltung in der Vergangenheit bereits erfolgreich zusammengearbeitet hat, damit beauftragt Vorschläge für die Projektstruktur und die Projektorganisation zu erarbeiten. Das Ergebnis ist zusammenfassend als Schaubild in Anlage 5 dargestellt. Nach Klärung dieser Vorfragen kommt die Verwaltung zu folgenden Ergebnissen: -3- Aufgrund der voraussichtlichen Auftragshöhen für Generalplaner und Projektsteuerer / -leiter sind für die Beauftragung dieser Leistungen europaweite Ausschreibungen im Rahmen eines VOF Verfahrens (Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen) erforderlich. Der Schwellenwert hierfür beträgt 206.000 €. Für die Durchführung dieser Verfahren wird externe Unterstützung benötigt. Hierzu wurden im Rahmen einer freihändigen Vergabe Gespräche mit 2 Fachbüros geführt und in Abstimmung mit dem RPA das am besten geeignete Büro ausgewählt. Dieses Büro wird nicht nur die Vorbereitung und Durchführung der VOF-Verfahren übernehmen, sondern auch die maßgeblichen Vertragsentwürfe für Planer, Projektsteuerer / -leiter und die Bauherrenberatung vorbereiten und aufeinander abstimmen. Diesem Aspekt kommt besondere Bedeutung zu, um die Verantwortlichkeiten der einzelnen Beteiligten eindeutig zuzuordnen und klar voneinander abzugrenzen. Zu 4. Ziel ist es ein im Bau und Betrieb von Bädern erfahrenes Büro zu beauftragen, dass die Stadtverwaltung als Bauherrn in allen Fragen über den gesamten Projektverlauf berät, insbesondere hinsichtlich der Auswirkung von Planungs- und Vergabeentscheidungen auf die später entstehenden Betriebskosten und -abläufe. Die Verwaltung liegt hierzu bereits ein Angebot eines besonders geeigneten Unternehmens vor. Auf dieser Grundlage ist mit Beratungskosten i.H.v. rd. 180.000 € inkl. MwSt. zu rechnen. Ein Vergabevorschlag kann zum jetzigen Zeitpunkt jedoch noch nicht unterbreitet werden, da das unter 3. erläuterte Vertragswerk erst noch entwickelt und verhandelt werden muss. Zu 5. Unter Berücksichtigung der unter 1. beschriebenen Grundlagenermittlung und der jetzt im Pflichtenheft konkret und detailliert beschriebenen Angebots- und Ausstattungsparameter hat die GMF die mit der Machbarkeitsstudie im April 2008 vorgelegte Investitionskostenschätzung im Rahmen einer Grobkostenschätzung in Anlehnung an die DIN 276 aktualisiert (s. Anl. 1, S. 20 sowie Anl. 4.1 + 4.2). Das Ergebnis und die hierzu vorgeschlagene weitere Vorgehensweise ist im Beschlussentwurf umfassend dargestellt. Es wird aber ausdrücklich darauf hingewiesen, dass erst nach einer umfassenden Grundlagenermittlung und den notwendigen Planungsleistungen der Leistungsphasen 1- 4 die Kosten belastbar ermittelt werden können. Erst dann wird die Qualität einer Kostenschätzung nach DIN 276 erreicht. Gleichwohl werden die jetzt ermittelten Kosten als Vorgabe für die Planer in die VOF-Verfahren aufgenommen. Das Bauvorhaben wird damit preislich „etikettiert“. Dies gilt natürlich nur im Rahmen des beschriebenen Pflichtenhefts. Veränderungen am Pflichtenheft führen automatisch auch zu Veränderungen der Kosten. Den Planern soll dennoch die kreative Freiheit eingeräumt werden, Veränderungsvorschläge oder Alternativvorschläge einreichen zu können. Soweit dies zu Kostenmehrungen führt, sind jedoch gleichzeitig auch Sparpotentiale an anderer Stelle aufzuzeigen. Nicht enthalten sind Erstausstattungs- und sog. Pre-Opening-Kosten, auf die die GMF auf S. 21 hinweist. -4- Auf Nachfrage der Verwaltung hat die GMF auch zu diesen Kosten eine Einschätzung abgegeben. Aufgrund der Erfahrung aus anderen Projekten können nach dortiger Einschätzung zusätzlich folgende Kosten entstehen: Für Erstausstattung: Sauna (Uhren, Schilder, Ablagen, Waage); Erst-Hilfe-Raum (Verbrauchsmaterial, Defi); Regale, Reinigungsmaschinen, -geräte; Beckenbodensauger, Trennleinen, Photometer; Zusätzliche Beschilderung; Tresor; Badewasserchemie; Reinigungsmittel; Verbrauchsmaterialien;…. ca. 150.000 € Für Pre-Opening: Werbemassnahmen vor Eröffnung und zur Eröffnung (Internet, Logo, Flyer, Preisblätter, Giveaways, Eröffnungsveranstaltung, Anzeigen, Plakate,); Personalkosten vor der Eröffnung (Schulung, Einarbeitung, Personalbekleidung, Stellenanzeigen,…); Energiekosten vor der Eröffnung ca. 150.000 € Zusätzlich für Beratungsleistungen zum Pre-Opening ca. 50.000 € Insgesamt können somit weitere Kosten in einer Größenordnung von 350.000 € entstehen. Diese sind jedoch nicht den Bau- sondern den Betriebskosten zuzurechnen und insofern gesondert zum Haushalt anzumelden. Zu 6. Die bislang vorliegenden Anträge, Anregungen und Eingaben sind als Anlagen im nicht öffentlichen Teil den Sitzungsunterlagen beigefügt. Wie bereits in den Erläuterungen zu 1. ausgeführt, schlägt die Verwaltung vor, diese im Rahmen der konkreten Planung bzw. im Bebauungsplanverfahren zu beteiligen, da eine Behandlung bereits in der jetzigen Phase nicht sinnvoll ist. Die Anlegung eines Reisemobil-Übernachtungsplatzes wird als optionale Ergänzung in das Pflichtenheft zur VOF-Ausschreibung aufgenommen, um eine solche Einrichtung planerisch darstellen und die hiermit verbundenen Kosten ermitteln zu lassen. Zu 8. Analog zur Vorgehensweise bei den Bauprojekten Mensen sollen vor einer endgültigen Baufreigabe erst die Phasen Entwurfsplanung mit Kostenschätzung und Ausführungsplanung mit Kostenberechnung in dem zuständigen Fachausschuss durchlaufen werden. Erst mit der Kostenberechnung liegt eine hinreichende Kostensicherheit vor um ein Bauprojekt dieser Größenordnung zur Ausführung freigeben zu können. Bis zum Abschluss der Ausführungsplanung bzw. vor Beginn der Ausführungsphase besteht noch die Möglichkeit das Projekt mit vertretbarem Kostenaufwand zu stoppen, da bis zu diesem Zeitpunkt lediglich die Planungskosten aufgelaufen sind. -5-