Beschlussvorlage (Prüfbericht Immobilien öffentlicher Teil)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Jahresabschluss 2007 des Eigenbetriebes “Immobilienwirtschaft” 1. Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet : • • • • • • • Prüfungen gem. § 8 der Betriebssatzung / § 103 Gemeindeordnung NRW Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft. Hierbei ist insbesondere die Prüfung der Schlussrechnungen nach Beendigung von Baumaßnahmen vor Auszahlung zu nennen Prüfung der VOL / VOF – und VOB Vergaben im Tagesgeschäft ; hierzu gehören auch die Vergaben an Ingenieure und Architekten auf HOAI-Basis Prüfung der Sonderkasse im Rahmen der vorgeschriebenen Kassenprüfungen einschl. Jahresabschluss der Einheitskasse Prüfung der IRP-Buchführung in Abstimmung mit der Darstellung der Tagesabschlüsse / Kassenbestandsfortschreibungen sowie des Jahresabschlusses Sonstige Prüfungen aufgrund von politischen Beschlüssen / Prüfaufträgen oder besonderen prüfungsrelevanten Sachverhalten Themenprüfungen : Außenstände (Restanten), Miete/Pacht, EDVVernetzung in Schulen : Vergaben und Transparenz 2. Zur Prüfung der Vergaben gem. § 103 Abs. 1 Pkt. 6 der Gemeindeordnung NRW In 2007 unterlagen Ausschreibungen / Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben ab € 2.000,00 sowie alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse der Visakontrolle / Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes. Dies entspricht den gesetzlichen Grundlagen und Regelungen der Rechnungsprüfung für die allgemeine Verwaltung. Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA auch im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen : • Vorkalkulation erstellen; • genaue Definition der erforderlichen Leistungen; • Definition der Leistungseinheiten; • Aufbau einer Ausschreibung; • Wahl des Vergabeverfahrens, Durchführung und Abwicklung; • Auftragsvergabe vorbereiten und durchführen; • Leistungskontrolle, Abnahme, Zahlungen, Prüfen der Rechnung. In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment werden meistens der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei werden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wird auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In vielen Fällen sind bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen in Schulen oder Kindergärten keine zeitaufwendigen Preisvergleiche möglich, um den P:\14\Jahresabschluss -82- 2007 Seite 1 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen wurden, wie mit den Wertgrenzen festgeschrieben, bis = < € 7.500,00 / € 15.000,00 ( Baunebengewerbe/ Bauhauptgewerbe ) eine Preisanfrage bei mindestens drei Anbietern gemacht, darüber hinaus wird eine beschränkte Ausschreibung erstellt. Ab € 30.000,00 (€ 50.000,00 bei Bauhauptgewerbe) werden öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. Soweit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit sich wiederholen, wird mit den Fachämtern eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart. Anmerkung RPA : Etwaige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung ( wie oben aufgeführt sowie auch z.B. fehlende Aufmaße, Prüfvermerke auf Angeboten) wurden unmittelbar mit den Verantwortlichen abgeklärt und dann erledigt. Hierzu gehören auch eine Vielzahl von Korrekturen bei den täglichen Ausschreibungen / Vergaben (das gilt für VOL/VOF- /VOB- Vergaben wie auch für Aufträge im Rahmen der HOAI an Ingenieure / Architekten). Ebenso werden durch die VISA - Kontrolle vor Zahlung der Schlussrechnungen rechtzeitig Korrekturen vorgenommen. Durch diese bewährte Praxis im Tagesgeschäft werden irreparable Fehler im Regelfall vermieden. 3. Prüffeststellungen Die einzelnen Prüffeststellungen mit etwaigen Hinweisen und Beanstandungen sind gemäß § 3 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse wegen personenbezogener Daten und Auskünfte nichtöffentlich zu beraten. Auf die entsprechende Vorlage im nichtöffentlichen Teil der Tagesordnung wird daher verwiesen. 4. Prüfergebnis für den Teilbereich „Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft“ Schwerwiegende Verstöße, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen würden, wurden bei den Prüfungen nicht festgestellt. Hinweise und / oder Beanstandungen sind ausgeräumt bzw. werden künftig beachtet. In Teilbereichen erfolgt die Erledigung im Rahmen der Fertigstellung von Maßnahmen und ist der Rechnungsprüfung dann erneut vorzulegen. Erftstadt, den 05.11.2008 (Walter) Leiter Rechnungsprüfungsamt P:\14\Jahresabschluss -82- 2007 Seite 2