Beschlussvorlage (Abschluss eines Projektes)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Haupt- und Finanzausschuss I/01 (Amt/Aktenzeichen) Termin 28.04.2009 ö. S. X Frau Liebau (Verfasser/in) 153/2009 nö. S. TOP 10 08.04.2009 (Datum) BETREFF: Abschluss des Projektes "Prozessoptimierung im Immobilienmanagement" VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ja X nein Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja X nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: € davon: - im Haushalt des laufenden Jahres: € - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr: Jahr: Jahr: € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja nein wenn nein: Finanzierungsvorschlag: BESCHLUSSVORSCHLAG: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis. ERLÄUTERUNGEN: Die Wohnungswirtschaftliche Treuhand Rheinland-Westfalen GmbH (WRW) hatte in einem Organisationsgutachten für das Immobilienmanagement der Stadt Pulheim verschiedene Schwachstellen dargestellt. Danach mussten in erster Linie die Prozesse verbessert werden, um die Qualität und die Effizienz zu steigern. -1- Auf Grundlage der Untersuchungsergebnisse hatte die Verwaltung ein Projekt zur Optimierung der Prozessabläufe im Immobilienmanagement initiiert. Im Zentrum standen die Verbesserung des Projektmanagements und die Stärkung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit in den Teams. Das Projekt wurde von einem Beratungsunternehmen begleitet, das auf derartige Veränderungsprozesse spezialisiert ist. Die Verwaltung hat den Rat (29.04.2008) und den HFA (26.08. und 02.12.2008) regelmäßig über die Inhalte, den Aufbau und den Ablauf des Projekts informiert. In dem der Vorlage beigefügten Abschlussbericht des Beratungsunternehmens werden die Projektentwicklung und die Ergebnisse nochmals dargestellt. Die wesentlichen Ergebnisse der einzelnen Projektgruppe werden in den übrigen Anlagen zusammengefasst dokumentiert. Das Projekt „Prozessoptimierung im Immobilienmanagement“ wurde mit Erledigung der zuvor definierten Meilensteine planmäßig am 31.03.2009 abgeschlossen. Es ist beabsichtigt, umfangreiche Aufgaben auch zukünftig als Projekte abzuwickeln. Derzeit wird bereits der Mensenneubau nach den erprobten Standards organisiert. Darüber hinaus haben die Leiter/innen der Fachämter gemeinsam grundlegende Regeln für das Management von Projekten erarbeitet, die gut geeignet sind, komplexe Maßnahmen effizient zu steuern. -2-