Beschlussvorlage (Anlage 1 zur Beschlussvorlage 153/2009)

Stadt Pulheim 16.04.2009 Prozessoptimierung im Immobilienmanagement der Stadt Pulheim Umsetzungsbegleitung durch PE-Solution Abschlussbericht 1. Ausgangslage Das Ziel der Begleitung bestand in der Optimierung der Prozesse im Immobilienmanagement. In einem Organisationsgutachten waren verschiedene Schwachstellen offensichtlich geworden. Diese sollten behoben werden und eine Verbesserung der Abläufe stattfinden. Hierzu wurden im Wesentlichen folgende Optimierungspotenziale aufgeführt: • Verbesserung der Transparenz der Prozesse und Kosten, • Abschluss von Mietkontrakten mit den Nutzern, • Entwicklung von Standards für den Ablauf von Prozessen, z. B. Bauprojekte, • Aufbau eines Controllings und eines Berichtswesens, • Qualifikation der Mitarbeiter im Projektmanagement, • Veränderung der Aufbauorganisation Als maßgebliche Voraussetzung für den Erfolg des Veränderungsprozesses haben wir die Einbindung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gesehen. PE-SOLUTION DR. SELCK, WEISE UND WEIß • MARKTSTRAßE 42 • D-31303 BURGDORF www.pe-solution.de Stadt Pulheim 16.04.2009 2. Die Schritte zum Ziel Zur Bearbeitung der Aufgabenstellung wurde eine Projektorganisation aufgesetzt. Diese besteht aus einer Lenkungsgruppe, einer Steuerungsgruppe und den Projekten. Lenkungsgruppe Steuerungsgruppe Projekt Projekt Projekt Projekt Die Lenkungsgruppe mit den Mitgliedern: Herr Thelen, Herr Batist (zugleich Leiter der Steuerungsgruppe), Frau Liebau, Herr Schmitz hatte die Aufgabe: • die Ziele für das Gesamtprojekt und die Projektaufträge zu definieren, • die Besetzung des Projektleiters zu entscheiden, • die Meilensteine abzunehmen, • Entscheidungen über Rahmenbedingungen zu treffen, • den Umsetzungsprozess im Fortschritt zu kontrollieren und • die Information über die Ergebnisse der Projekte zu verantworten. Zu Beginn ihrer Arbeit hatte die Lenkungsgruppe zunächst folgende messbare Kriterien für den Erfolg ihrer Arbeit definiert: Kriterien für die Zielerreichung aus Sicht IM: • Es gibt es festgelegtes Verfahren wie Mängelmeldungen und Arbeitsaufträge an 26 zu leiten und dort zu bearbeiten sind. • Zu jeder Meldung wird eine Eingangsbestätigung und nach Fertigstellung ein Erledigungsvermerk gefertigt. Bei längerer Dauer (Frist ist noch festzulegen) erfolgt unaufgefordert eine Zwischennachricht. • Bei größeren Baumaßnahmen (Höhe Bauvolumen ist noch festzulegen) erfolgt nach Abschluss eine gemeinsame Abnahme mit dem Nutzer. • Zur Abwicklung von Baumaßnahmen gibt es ein Ablaufschema und festgelegte Meilensteine, die klar definierte Vorgänge auslösen. (im Vorfeld: welche Risiken bestehen, was könnte passieren? Was geschieht dann? PE-SOLUTION DR. SELCK, WEISE UND WEIß • MARKTSTRAßE 42 • D-31303 BURGDORF www.pe-solution.de Stadt Pulheim 16.04.2009 • Für größere Baumaßnahmen (Höhe ist noch festzulegen) gibt es ein Controllingkonzept, das gewährleistet, dass Fehlentwicklungen (sowohl finanziell als auch zeitlich) frühzeitig erkannt und an die Entscheidungsträger gemeldet werden. • Über die Entwicklung großer Baumaßnahmen (Vorschlag > 100.000 €) wird dem zuständigen Fachausschuss in regelmäßigen Abständen berichtet. • Miete und Nebenkosten sind vertraglich geregelt, der Nutzer erhält über die angefallenen Nebenkosten jährlich eine Abrechnung. • Alle Kosten, Erträge, Maßnahmen werden in einem umfassenden Jahresbericht jährlich dargestellt. Der Bericht enthält insbesondere hinsichtlich der Energieverbräuche aussagekräftige Kennzahlen, eine Schwachstellenanalyse sowie Verbesserungsvorschläge. Kriterien für die Zielerreichung aus Nutzersicht IM: • Es gibt einen Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit dem erteilten Auftrag. • Die Erreichbarkeit dieses Ansprechpartners oder seines Vertreters ist gewährleistet. • Ein erteilter Auftrag wird in angemessener Zeit sachgerecht abgewickelt. • Es ist gewährleistet, dass die Arbeiten in guter / ausreichender Qualität ausgeführt werden. • Bei Verzögerungen erfolgt (unaufgefordert) eine Info durch den Ansprechpartner (fällt auch unter die Rubrik "Kommunikation"). • Es ist sichergestellt, dass jederzeit verlässlich Auskunft zum Sachstand erteilt werden kann. Für die Bearbeitung wurde ein an die Organisationsstruktur der Stadt Pulheim angepasstes Projektmanagement eingeführt. Die identifizierten Schwachstellen wurden zu Themenblöcken zusammengefasst und in vier verschiedenen Projekten bearbeitet. PE-SOLUTION DR. SELCK, WEISE UND WEIß • MARKTSTRAßE 42 • D-31303 BURGDORF www.pe-solution.de Stadt Pulheim 16.04.2009 Die vier Projekte 1.Kontrakte Zielsetzung: Erarbeitung und Vereinbarung von Kontrakten mit allen Nutzerämtern 2. Controlling Zielsetzung: Standardisiertes Controlling und Berichtswesens zu kaufmännischen Zielen und Kennzahlen und zum Fortschritt von Bauprojekten 3. Organisation der kaufmännischen Prozesse Zielsetzung: Implementierung transparenter, verlässlicher und standardisierter Verfahren im kaufmännischem Immobilienmanagement 4. Organisation der technischen Prozesse Zielsetzung: Ablaufschema für Bauprojekte erstellen Die Projekte wurden alle auf den 31.03.2009 terminiert. Die Projektleiter wurden auf ihre Aufgaben im Projektmanagement in einer eintägigen Qualifikation vorbereitet. 3. Ergebnisse In der Sitzung der Lenkungsgruppe am 03.04.2009 wurden die bisherigen Ergebnisse abgenommen. Näheres ergibt sich aus der nachfolgenden Übersicht. Aktueller Stand der Ergebnisse Projekt 1: Kontrakte Ein Entwurf ist mit den Nutzern abgestimmt und durch den VV beschlossen worden. Ein Muster ist als Anlage 1 beigefügt. Die Vereinbarung und Unterzeichnung des Vertragstextes soll nach den Osterferien erfolgen. Projekt 2: Controlling Die Berichte und Kennzahlen sind im Rahmen der Projektarbeiten untersucht und neu strukturiert worden. Ein Konzept für Kennzahlen und Berichte wurde entwickelt. Als Anlage 2 ist hieraus auszugsweise eine Übersicht über die künftig zu erstellenden Berichte sowie ein Vorschlag für 3 Kernkennzahlen im Haushaltsbuch beigefügt. Die vollständige Projektarbeit enthält darüber hinaus zu jedem Bericht einen umfassenden Kennzahlenkatalog. PE-SOLUTION DR. SELCK, WEISE UND WEIß • MARKTSTRAßE 42 • D-31303 BURGDORF www.pe-solution.de Stadt Pulheim 16.04.2009 Projekt 3: Kaufmännische Prozesse Die Ausgangssituation und die bestehenden Verfahren wurden in einem umfassenden Projektbericht analysiert und hieraus neue standardisierte Abläufe entwickelt, die über die vorhandenen EDV-Verfahren weitestgehend automatisiert abgebildet werden können. Als Anlage 3 ist hieraus auszugsweise ein Flussdiagramm beigefügt aus dem der künftige Ablauf zur Bearbeitung von Mängelmeldungen ersichtlich ist. Projekt 4: Technische Prozesse Nach der Ist-Analyse wurde für die Abläufe von Baumaßnahmen bereits ein umfassendes Grobkonzept konzipiert. Im Detail muss es noch unter Federführung der neuen techn. Leiterin weiterentwickelt und in schematische Einzelabläufe strukturiert werden. Als Anlage 4 ist hierzu auszugsweise das Vorwort sowie 2 Schaubilder und eine schematische Darstellung der künftigen Projektabläufe beigefügt. 4. Wie geht es weiter? 4.1. Mietkontrakte Nach Unterzeichnung der Vertragstexte durch Nutzerämter und Immobilienmanagement sind die damit verbundenen Zielsetzungen vollständig erreicht und die Schwachstellen beseitigt. Die Projektarbeit kann damit als abgeschlossen betrachtet werden. Weiterer Handlungsbedarf ist nicht gegeben. 4.2 Controlling Das erarbeitete Konzeptpapier gewährleistet die Einführung eines umfassenden Berichtswesens, dass nach heutiger Kenntnis alle für ein modernes Immobilienmanagement steuerungsrelevanten Informationen beinhaltet. Der nächste Jahresbericht wird dem HFA in seiner 1. Sitzung nach den Sommerferien vorgelegt werden. Die für das Haushaltsbuch entwickelten „Kernkennzahlen“ können in den hierzu anstehenden Workshops durch die Fraktionen nochmals diskutiert werden. Die bislang nur konzeptionell entwickelten Berichte (Energiebericht, Sonderbericht Bewirtschaftung, Sonderbericht Liegenschaften sowie der Verbrauchsbericht) müssen noch erstmalig erstellt und den jeweiligen Adressaten vorgelegt werden. Anschließend kann auch dieses Projekt als vollständig abgeschlossen betrachtet werden. PE-SOLUTION DR. SELCK, WEISE UND WEIß • MARKTSTRAßE 42 • D-31303 BURGDORF www.pe-solution.de Stadt Pulheim 16.04.2009 4.3 Kaufmännische Prozesse Mit der Umsetzung der neu strukturierten Prozesse soll unmittelbar nach den Osterferien begonnen werden. Hierzu ist u.a. ein neues zentrales E-Mail-Postfach einzurichten sowie mit den Nutzerämtern abzustimmen, wer für die einzelnen Liegenschaften berechtigt ist, Mängelmeldungen abzugeben. Im Hinblick darauf, dass von der Neuordnung der Abläufe insofern auch die Nutzer betroffen sind und EDV-technische Voraussetzungen noch zu schaffen sind, ist realistisch von einer ca. 6-monatigen Umsetzungsphase auszugehen. 4.4 Technische Prozesse Die neustrukturierten techn. Prozesse sowie die fachübergreifende Neuordnung der interdisziplinären Projektarbeit in Pulheim werden derzeit im Rahmen des Mensenprojektes erprobt. Auch diese Projektarbeit wird durch PE-Solution begleitet. Es bietet sich daher an hierüber in einem gesonderten Bericht nach Abschluss des Mensenprojekts zu berichten. 5. Fazit Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die unter Punkt 2. dargestellten Ziele weitestgehend bereits erreicht wurden. Dort wo dies noch nicht vollständig gegeben ist, wurde durch die bislang geleistete Projektarbeit erreicht, dass Prozesse eingeleitet wurden, die eine vollständige Zielerreichung mittelfristig gewährleisten. Vor diesem Hintergrund kann die Selbstauflösung der Projektgruppe empfohlen werden. PE-SOLUTION DR. SELCK, WEISE UND WEIß • MARKTSTRAßE 42 • D-31303 BURGDORF www.pe-solution.de