Beschlussvorlage (Anlage 2 zur Beschlussvorlage 153/2009)

Mietvereinbarung Zwischen dem Immobilienmanagement der Stadt Pulheim, Amt 26 - im folgenden IM genannt und .................................................. .................................................. - im folgenden Mieter genannt - wird folgende Vereinbarung über die Überlassung von städtischen Gebäuden/Räumen/Flächen getroffen: Präambel Das Immobilienmanagement ist ein Regiebetrieb der Stadt und immobilienwirtschaftliche Leistungen zur Deckung des Eigenbedarfs der Stadt. erbringt Für die Mieter besteht Kontrahierungszwang. Das Immobilienmanagement soll im Rahmen seiner Möglichkeiten alles tun, damit die Nutzbarkeit des Mietobjekts gewährleistet bleibt und die Betriebskosten für den Mieter so gering wie möglich ausfallen. Der Mieter soll im Rahmen der Möglichkeiten und seiner Verpflichtung zum pfleglichen Umgang mit der „Vertragssache“ durch sein Verhalten auf die Kosten Einfluss nehmen. Diese Mietvereinbarung ist kein Vertrag im Sinne des BGB. Vereinbarung 1. Mietsache Dem Mieter werden die in der Anlage aufgeführten Objekte (in dem beiden Kontraktpartnern bekannten Zustand zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Kontraktes) zur Nutzung im Rahmen der jeweiligen Amtszwecke überlassen. Schwerwiegende Mängel sind in dem beigefügten Übergabeprotokoll festgehalten. Die Mietsache besteht grundsätzlich aus einer kompletten Liegenschaft, Gebäuden oder Flächen. Die Grundstücke der Gebäude gehören zur Mietsache. Die 1 Herausnahme einzelner Räume oder Grundstücksteile aus der Mietsache ist nicht möglich. (Ausnahmen hierzu s. unter Punkt 14 „Sonstige Vereinbarungen“) Diese Vereinbarung gilt ab dem Zeitpunkt der Unterzeichnung und läuft auf unbestimmte Zeit. 2. Kostenmiete Für die Nutzung der Gebäude/Räume/Flächen wird vom Mieter durch das IM eine Kostenmiete in Form einer internen Leistungsverrechnung erhoben. Sie setzt sich zusammen aus den Kostenfaktoren • • • • • Kapitalbindungskosten Abschreibung Verwaltungskosten Instandhaltungskosten Sonstige Gemeinkosten Die detailgenaue Berechnung der Kostenmiete sowie ein Lageplan je Objekt ist der Anlage zu entnehmen. Eine Neuberechnung der Kostenmiete erfolgt nur bei signifikanten Veränderungen der Rahmendaten (z.B. Veränderungen des Marktzinssatzes, der Lohnkosten) Die sich durch die Neuberechnung ergebende veränderte Höhe der Kostenmiete ist dem Mieter rechtzeitig für die Meldung zum Eckwertebeschluss für das folgende Haushaltsjahr mitzuteilen. Die Veränderung wird wirksam mit dem 01.01. des Jahres, welches auf die Neuberechnung folgt. Über die Kostenmiete erstellt das IM in der ersten Jahreshälfte eine Ertragsbuchung. Die entsprechende Aufwandsbuchung in gleicher Höhe ist vom Mieter zeitnah zu veranlassen. 3. Betriebskosten Der Mieter trägt die Betriebskosten gemäß § 2 der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung – BetrKV) in ihrer jeweiligen Fassung, soweit diese tatsächlich anfallen. Auf die Betriebskosten wird eine angemessene Vorauszahlung erhoben, der letzte Absatz zu 2. gilt entsprechend. Sofern kein anderer Verteilungsschlüssel vereinbart und eine verbrauchsabhängige Zuordnung der Kosten über vorhandene Zähleinrichtungen nicht möglich ist, erfolgt die Umlegung der Kosten nach dem Verhältnis der Nutzfläche. Es wird jährlich eine Abrechnung über das abgelaufene Kalenderjahr erstellt. Ergibt sich hieraus eine Unter- oder Überdeckung sind die zu wenig bzw. zu viel gezahlten Beträge zu erstatten. 4. Weitere Gebäude/Räume/Flächen Neue Flächen, die während der Laufzeit der Vereinbarung hinzukommen, werden in die bestehende Miet-Vereinbarung einbezogen und erhöhen die Miete nach 2. entsprechend. 2 5. Rückgabe Der Mieter kann Objekte an das IM zurückgeben. Eine Rückgabe ist mindestens 6 Monate vorher schriftlich anzuzeigen. Die zurückgegebenen Objekte werden aus der bestehenden Vereinbarung herausgenommen. Zuviel gezahlte Miet- oder Betriebskostenerstattungen werden anteilig erstattet. 6. Leistungserbringung Das IM erbringt die Leistungen für die Mietobjekte in enger Abstimmung mit dem Mieter entweder selbst oder bedient sich Dritter, Ansprechpartner für die Mieter ist jedoch in jedem Falle das IM. Leistungsanforderungen dürfen durch den Nutzer eines Objekts nur über den Mieter an das IM geleitet werden. Leistungen, die vom IM ohne Anforderung erbracht werden, können unmittelbar mit dem Nutzer abgestimmt werden. 7. Zuständigkeit IM: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) Bauliche und technische Instandhaltung und Unterhaltung, laufende Wartungen (incl. Einfriedungen und Außenanlagen) Gebäudereinigung (Ausnahmen hierzu s. Punkt 14 „Sonstige Vereinbarungen“) Gehwegreinigung und Winterdienst (soweit nicht Aufgabe der Hausmeister) Reinigung und Pflege der Außenanlagen (s. jeweiliges aktuelles Leistungsverzeichnis des Bauhofes) Bereitstellung und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Heizungs-, Sanitär- und Elektrotechnik Sicherstellung der Ver- und Entsorgungsleitungen bis zum Übergabepunkt Versicherung der Gebäude Installation und Unterhaltung von Telefonanlagen und deren Leitungsnetzen Abwicklung der notwendigen Schönheitsreparaturen (soweit nicht vom Mieter nach Nr. 9 selbst ausgeführt). Über die Notwendigkeit entscheidet das IM nach fachlichen Erwägungen Abwicklung nutzungsbezogener baulicher Veränderungen im Auftrag des Mieters Anbringung und Unterhaltung von Verdunklungsund Sonnenschutzanlagen Anbringung und Unterhaltung von Antennen Einbau und Unterhaltung von Schließanlagen (der Mieter ist berechtigt, in Abstimmung mit IM Änderungen an den Schließanlagen durchzuführen) Beschaffung von Leuchtmitteln und Unterhaltung von fest installierten Decken- und Wandbeleuchtungen Vergabe von Raumnummern mit Türschildern nach Vorgabe des IM (Der Mieter ist berechtigt, diese um eigene Kriterien zu ergänzen) Schädlingsbekämpfung an der Mietsache Errichtung aller für den Brandschutz nötigen baulichen Anlagen und deren Anpassung an die jeweilige Gesetzeslage sowie Überlassung von 3 (18) (19) (20) 8. technischen Anlagen des Brandschutzes incl. deren Kontrollen und Wartungen EDV-Verkabelung Erstellung, Aktualisierung und Anbringung von Fluchtplänen Beschaffung, Unterhaltung und Ersatz aller mit dem Gebäude fest verbundenen Anlagen sowie Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen Zuständigkeit Mieter: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) Definition des eigenen Raum- und Flächenbedarfes Verantwortung für die Ausführung von Hausmeistertätigkeiten Regelmäßige Kontrollen und Rundgänge durch den Hausmeister oder einer sonstigen vom Mieter bestimmten Person auf dem gesamten Gelände und im gesamten Gebäude zur Schadensprävention und – dokumentation (insbesondere aufgrund von Unwetterwarnungen und besonderen Veranstaltungen auf dem Mietobjekt Sofortige Beseitigung von akuten Gefahrenquellen im Rahmen der Möglichkeiten des Hausmeisters oder einer sonstigen vom Mieter bestimmten Person sonst unverzügliche Meldung an IM Sofortige Meldung von Schadensfällen an IM, auf Gefahr im Verzug ist besonders hinzuweisen. Der Mieter oder sein Beauftragter (z.B. Hausmeister) ist bei Gefahr im Verzug berechtigt, bei Nichterreichbarkeit des IM und der Rahmenvertragsfirma eine andere Fachfirma zu beauftragen Rechtzeitige Mitteilung über Notwendigkeit von Sonderreinigungen (mindestens zwei Wochen vor Reinigungstermin) Rechtzeitige Anzeige von gewünschten Schönheitsreparaturen und nutzungsbezogenen baulichen Veränderungen Öffnen und Schließen der Gebäude Kontrolle der Gebäude/Räume vor und nach der Benutzung Objektkontrolle auch während benutzungsfreier Zeiten Bedienung der Heizung und sonstigen techn. Anlagen durch Hausmeister im Rahmen der dokumentierten Einweisung Anzeige von Mängeln am Objekt und an technischen Anlagen Sofortige Meldung von Einbruchschäden und Anzeigenerstattung bei der Polizei Rechtzeitige Meldung zum Energievorrat (Ölheizungen) Bedarfsentsprechende Ablesung und Meldung sämtlicher Zählerstände Frostschutz für Wasserleitungen Beflaggung Beschaffung und Unterhaltung aller mobilen Einrichtungsgegenstände (z.B. Möbel, Gardinen, Papierkörbe) Der Mieter hat die Auflagen des Brandschutzes einzuhalten. Wahrnehmung des Hausrechts. Dieses kann vom Mieter in Abstimmung mit dem IM delegiert werden. 9. Bauliche Maßnahmen Bauliche Maßnahmen werden grundsätzlich vom IM ausgeführt. Sofern der Mieter Maßnahmen in Eigenleistung ausführen will bedarf dies - mit Ausnahme der kleineren Instandsetzungsarbeiten und Schönheitsreparaturen - der schriftlichen Zustimmung des IM. 4 Wünsche des Mieters zu baulichen Maßnahmen und baulichen Veränderungen, die keine besondere Eilbedürftigkeit haben, werden im Rahmen der Haushaltsanmeldung nach Beschlussfassung durch die zuständigen Ratsgremien in eine Maßnahmenliste gefasst und vom IM in den Folgejahren in der Reihenfolge der Prioritäten abgearbeitet. Bauliche Maßnahmen die unterjährig (für das laufende Haushaltsjahr nicht geplant) durchgeführt werden sollen und nachhaltige Veränderungen an Objekten verursachen, bedürfen der Genehmigung des zuständigen Dezernenten. Der Dezernent entscheidet ob eine Unterrichtung des Verwaltungsvorstands erforderlich ist. Der Verwaltungsvorstand entscheidet ob ein Ratsgremium beteiligt werden muss. Die Herbeiführung und Vorbereitung der ggfls. erforderlichen einschließlich der Finanzierung obliegt dem Veranlasser. Beschlüsse Ein eventuell benötigter bauordnungsrechtlicher Nutzungsänderungsantrag ist vom IM zu erstellen. Abweichend von 7. Zif. 9 sind an Objekten, denen Hausmeister zugeordnet sind entsprechend der Dienstanweisung für die Schulhausmeister - kleinere Instandsetzungsarbeiten und Schönheitsreparaturen durch den Hausmeister in Abstimmung mit dem IM auszuführen. 10. Regelung zu Streitfällen Kommt eine Partei ihren Pflichten nicht nach oder entstehen Meinungsverschiedenheiten über Umfang und Qualität der Leistungen ist zuerst zu versuchen, eine einvernehmliche Lösung herbei zu führen. Kommt auch auf Dezernentenebene keine Einigung zustande, ist der VV von beiden Parteien - jeweils über die zuständigen Dezernenten - zu unterrichten. Dieser entscheidet über den weiteren Verlauf. Ein Recht zu Mietminderungen besteht grundsätzlich nicht. Über Ausnahmen entscheidet der VV. 11. Untervermietung Die Überlassung der Mietsache oder einzelner Gebäude, Räume oder Flächen an Dritte ist im Rahmen der üblichen Nutzung zulässig. Andere Nutzungen bedürfen der Genehmigung des IM. Der Mieter regelt die Untervermietung in eigener Verantwortung und unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen sowie Regelungen der Stadt. Mit der Untervermietung erwirtschaftete Erträge abzgl. der durch die Untervermietung zusätzlich entstandenen Aufwendungen kommen dem Mieter zugute. Für Fälle, in denen der Bürgermeister entscheidet, dass auf die Erhebung von Nutzungsgebühren verzichtet wird, hat der Mieter Anspruch auf Erstattung der entgangenen Einnahmen aus einem besonderen Zuschusskonto. 5 Der Mieter ist für die Festlegung und Vereinnahmung des Mietzinses zuständig. Der Mieter trägt ebenso die Verantwortung für einen pfleglichen und sorgsamen Umgang mit der Mietsache seitens des Untermieters. Belegungspläne über die Nutzung Dritter sind dem IM auf Anforderung zur Verfügung zu stellen. Bei der Untervermietung für Veranstaltungszwecke obliegt die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung im Sinne der Versammlungsstättenverordnung dem Mieter, soweit es sich nicht um die Schaffung und Unterhaltung der baulichen Voraussetzungen handelt. Diese obliegen dem IM. 12. Betreten der Gebäude und Flächen Die Mitarbeiter des IM und/oder deren Beauftragte dürfen die Gebäude und Flächen innerhalb der Dienstzeiten in Abstimmung mit dem Mieter betreten. Bei Gefahr in Verzug ist das IM oder seine Beauftragten berechtigt, das Gebäude jederzeit zu betreten. Der Mieter hat dafür Sorge zu tragen, dass die Räume auch während seiner Abwesenheit insbesondere auch während der Ferienzeitenbetreten werden können. Vom Betretungsrecht ausgenommen sind besondere Sicherheitsbereiche (z.B. Serverräume o.ä.) , die unter 14. aufgeführt sind. 13. Übergabe und Abnahme der Mietsache Die Gebäude, Räume und Flächen werden im derzeitigen Zustand übergeben. Bei Rückgabe einzelner Gebäude/Räume/Flächen hat der Mieter diese in ordnungsgemäßen Zustand mit allen auch von ihm selbst beschafften Schlüsseln, besenrein und leer zu übergeben. 14. Sonstige Vereinbarungen 15. Schlussbestimmungen Das IM und der Mieter erhalten je eine Ausfertigung dieser Vereinbarung. Änderungen, Ergänzungen, Erneuerungen oder Nebenabreden sind nur wirksam, wenn sie in schriftlicher Form vereinbart worden sind. 6 Pulheim, _______________ Unterschrift IM _________________ Unterschrift Mieter 7