Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage 312/2006)

STADT ERFTSTADT Budget 211, 219 Der Bürgermeister Leistungsvereinbarung HhJ 2006 PRODUKT Nr.: 01.21.01.01 Produkt: Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Vollstreckung Pgrp: P-Verantwortung: Pber.: Finanzservice 21 Gremium des Rates: Finanz- und Personalausschuss KURZBESCHREIBUNG DES PRODUKTES Abwicklung des Zahlungsverkehrs für Stadt und Eigenbetriebe mit gleichzeitiger Kassenbuchführung (Buchführung Eigenbetriebe summarisch auf Verwahrbuch). Beitreibung der offenen Forderungen durch Zwangsvollstreckung ins bewegliche und unbewegliche Vermögen der Schuldnerschaft. ZIELE für den Zeitraum der Leistungsvereinbarung Fristgerechte Ausführung aller erforderlichen Zahlungen / Buchungen in Einnahme und Ausgabe sowie erfolgreiche und zeitnahe Beitreibung von Zahlungsresten. Wirtschaftliche Verwaltung bzw. Beschaffung der Kassenbestände im Bereich Termingelder / Kassenkredite. ZIELGRUPPE Bürgerschaft sowie Verwaltung und Eigenbetriebe als Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige. LEISTUNGSUMFANG 1. Zahlungsverkehr, Buchhaltung - Zahlungsabwicklung/Buchung mit Erteilung der Bankaufträge einschl. Scheckzahlungen - Bestandsdisposition mit Liquiditätsverstärkung bzw. Anlegung der Kassenmittel - Erstellung der Tages- und Jahresabschlüsse mit Dokumentation der Schwebeposten - Anmahnung der städt. Forderungen nach Fristablauf - Kundenbetreuung u.a. durch Kontenpflege, Erstattungen, Verrechnungen Umfang p.a. (ca.-Angaben): Buchungsfälle insgesamt: 739.125 Anzahl ausgestellter Mahnungen insgesamt: Ca. 11.500 Stück 2. Vollstreckung - Beitreibung und Sicherung von vollstreckbaren Forderungen als Vollstreckungsbehörde für Stadt und alle Eigenbetriebe: - Außendienst: Ermittlungen vor Ort, Beitreibung durch Sachpfändungen oder Kassieren ca.-Anzahl p.a. Aufträge an Vollziehungsbeamte eigene = Amtshilfe = Zusammen = 6.000 St. 4.500 St. 10.000 St. -Innendienst: Beitreibung durch Forderungspfändungen wie Pfändungen von Lohn, Kontoguthaben, Mietzins, Versicherungsleistungen, Renten u.a. sowie durch Zwangsversteigerungen, Konkursverfahren, Zwangssicherungshypotheken und anderes. • Fälle in der lfd. Vollstreckung - für alle städtischen Forderungen sowie die der städtischen Eigenbetriebe öffentlich-rechtlich und privatrechtlich 1.300 • Rückläufer der Vollstreckungsaufträge der Vollziehungsbeamten 1.800 • Rückläufer aus Amtshilfeersuchen 2.000 • Insolvenzen 350 • Zwangsversteigerungen 240 Bedingt durch eine sich verschlechternde Zahlungsmoral und / oder –fähigkeit sowie wiederkehrende Vollstreckungsfälle aus befristeten Niederschlagungen (sowohl im eigenen als auch im Amtshilfebereich) wird sich der Bearbeitungsbedarf im Vollstreckungsbereich weiter erhöhen. QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien, mit denen die Zielerreichung gemessen werden soll: 1. - fehlerfreie Datenerfassung der Kassenbuchungen - Optimierung der Rahmenbedingungen für Kassenkredite und Termingelder - Kundenzufriedenheit bei allen Fragen zu Zahlungsverbindlichkeiten - Fristgerechte Anmahnung von Restforderungen 2. - Realisierung (Zwangsvollstreckung) der in Rest stehenden Einnahmen in einem kurzfristigen Zeitraum durch Innen-/oder Außendienst Mittel der Qualitätssicherung: 1. - Regelmäßige Überwachung der Zahlungsfälle in Soll-Ist-Reste-Vergleichen - Kontrolle der Tages- / Jahresabschlüsse - Mögl. Vorausplanung der Liquidität durch Abstimmung mit den Fachämtern - Gewährleistung der Kassensicherheit durch Kontrollabläufe - Qualitätssichernde Einzelfallgespräche mit den Mitarbeiter/innen, gemeinsame Dienstbesprechungen - Kundenbefragungen - Konditionsverhandlungen mit den Geldinstituten 2. - Beobachtung der Vollstreckungseffizienz anhand von Einzelfällen Anpassung der Personalstärke an den erhöhten Vollstreckungsbedarf im Außenund Innendienst (sich amortisierende Personalkosten) Eine Kennzahl für die Controllingberichte: Die Kennzahl ist der Kostenfaktor pro Buchungsfall Kasse. Sie wird ermittelt aus der Gegenüberstellung der Produktkosten zur Gesamtanzahl der Buchungsfälle: SA. Produktkosten Zahlungsverkehr / Vollstreckung : SA. Buchungen ERLÄUTERUNGEN ABWEICHENDE / WEITERE VEREINBARUNGEN Erftstadt, den 10.10.2008 ( Binninger)