Beschlussvorlage (Baumaßnahmen 2009)

Stadt Pulheim Der Bürgermeister V o r l a g e Nr: Zur Beratung/Beschlussfassung an: Gremium Haupt- und Finanzausschuss Ausschuss für Liegenschaften und Hochbau Rat III / 26 (Amt/Aktenzeichen) Termin ö. S. 02.12.2008 X 04.12.2008 X 16.12.2008 X Herr Batist (Verfasser/in) 134/2008 nö. S. TOP 10.11.2008 (Datum) BETREFF: Baumaßnahmen 2009 VERANLASSER/IN ANTRAGSTELLER/IN: Verwaltung HAUSHALTS- / PERSONALWIRTSCHAFTLICHE AUSWIRKUNGEN: Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: X ja nein ja nein wenn ja: Finanzierungsbedarf (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) gesamt: € davon: - im Haushalt des laufenden Jahres: € - in den Haushalten der folgenden Jahre: Jahr: 2009 Jahr: Jahr: € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: ja X nein wenn nein: Finanzierungsvorschlag: Mittel stehen erst mit Beschlussfassung über den Haushalt 2009 zur Verfügung. BESCHLUSSVORSCHLAG: Der Haupt- und Finanzauschuss empfiehlt vorbehaltlich der fachlichen Zustimmung des Liegenschafts- und Hochbauausschusses, der Liegenschafts- und Hochbauausschuss empfiehlt, der Rat beschließt, für das Haushaltsjahr 2009 Bauunterhaltungsmittel in Höhe von 2.129.960 € zur Verfügung zu stellen und entsprechend der von der Verwaltung vorgelegten Maßnahmenliste für die Prioritäten 1 + 2 zu verwenden. Die für das Jahr 2009 aus Rückstellungsmitteln finanzierten Maßnahmen sowie die Ausführungen zur Abwicklung der Investitionsmaßnahmen werden zustimmend zur Kenntnis genommen. -1- ERLÄUTERUNGEN: Für das Jahr 2009 stehen nach der aktuellen Finanzplanung Bauunterhaltungsmittel in Höhe von 2.129.960 € zur Verfügung. Hiervon werden rd. 1 Mio. € für Kleinreparaturen benötigt. Hierunter sind kleinere Instandhaltungsmaßnahmen zu verstehen, die ein Volumen von jeweils 5.000 € nicht überschreiten. Für Wartungen sind weitere 150.000 € vorgesehen, zudem zeigt die Erfahrung, dass eine Reserve von ca. 100.000 € benötigt wird, aus der unvorhergesehene Einzelmaßnahmen finanziert werden können (z.B. Ausfall eines Heizkessels o.ä.). Die Verwaltung hat alle bekannten Maßnahmen mit einem Volumen von mehr als 5.000 € in einer Liste zusammengetragen, die sowohl aus Mängelanzeigen und Wünschen der Gebäudenutzer als auch aus Erkenntnissen der Objektbetreuer im Immobilienmanagement entstanden ist. Die Verwaltung hat diesen Maßnahmen Prioritäten nach folgenden Kriterien zugeordnet: Priorität Umsetzung ist zur Abwendung einer Gefahr oder drohender Folgeschäden oder zum 1 Erhalt der Nutzbarkeit oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften zwingend erforderlich Priorität Umsetzung wird dringend empfohlen zum Substanzerhalt oder zur deutlichen Optimie2 rung der Bewirtschaftungskosten oder zur Verhinderung von Nutzungseinschränkungen Priorität Sinnvolle Maßnahme die der Optimierung der Gebäudenutzung oder Bewirtschaftung 3 dient (aber in geringerem Umfang als Priorität 2) Priorität Reine Schönheitsmaßnahme ohne zusätzlichen Nutzen, Funktion und Nutzung ist auch 4 ohne Umsetzung gewärleistet Finanzierbar sind im kommenden Jahr lediglich die Maßnahmen der Priorität 1 und 2. Diese Maßnahmen sind in der Anlage 1 aufgeführt. Die Diskussion über die Einstufung einzelner Maßnahmen war verwaltungsseitig zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Vorlage noch nicht vollständig abgeschlossen. Es können sich daher bei einzelnen Maßnahmen noch Veränderungen ergeben. Hierauf wird die Verwaltung im Rahmen der Sitzung ggfls. besonders hinweisen. Hinzu kommen Maßnahmen aus Rückstellungen mit einem Gesamtvolumen von rd. 800.000 €. Diese sind in der Anlage 2 aufgelistet. Hierbei handelt es sich um notwendige Instandhaltungsmaßnahmen die am 31.12.2007 bekannt waren, bis zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht umgesetzt werden konnten. Rückstellungen für Instandhaltungen sind also Aufwendungen für Bauunterhalt aus der Zeit vor dem Bilanzstichtag 01.01.2008. Diese mussten gebildet werden, damit der Instandhaltungsstau in der Bilanz dargestellt wird. Mit Beseitigung der Schäden an den Gebäuden, werden sie in den nächsten Jahren nach und nach aufgelöst. Insgesamt wurden Rückstellungen i.H.v. 2,4 Mio € gebildet, die über einen Zeitraum von 3 Jahren aufgelöst werden. In der Anlage 3 sind die Maßnahmen der Prioritäten 3 + 4 aufgelistet, die mit den im kommenden Jahr verfügbaren Haushaltsmitteln nicht finanziert werden können. Die Verwaltung wird diese Maßnahmen in den Folgejahren fortschreiben. In Anlage 4 sind nachrichtlich die investiven Maßnahmen aufgelistet, die in 2009 begonnen bzw. fortgeführt werden sollen. Hinsichtlich der Umsetzbarkeit ist im Hinblick auf die bestehenden Personalkapazitäten folgendes auszuführen: Der im kommenden Jahr voraussichtlich zur Verfügung stehende Betrag für die Umsetzung von Bauunterhaltungs- und Rückstellungsmaßnahmen von insgesamt 2,8 Mio € entspricht in etwa dem Betrag, der auch für 2008 zur Verfügung stand. In 2008 wurde hierfür neben diversen Kleinreparaturen die Umsetzung von 45 Einzelmaßnahmen (Maßnahmen mit einem Volumen > 5.000 €) geplant. Hiervon werden bis zum Jahresende voraus-2- sichtlich 28 abgeschlossen sein. Mit 12 Maßnahmen ist begonnen worden, 5 Maßnahmen mit einem Bauvolumen von rd. 100.000 € müssen voraussichtlich ins Folgejahr verschoben werden. Im Gegenzug wurden aber auch 6 Einzelmaßnahmen abgewickelt, die aus dem Jahr 2007 übernommen wurden. Hinzu kommen in 2009 13 kleinere Investitionsmaßnahmen mit einem Bauvolumen von insgesamt rd. 2 Mio. €, die zur Umsetzung auf die jeweiligen Objektbetreuer in der techn. Abteilung des Immobilienmanagements zu verteilen sind. Auch dies entspricht etwa dem Volumen von 2008. Es kann daher davon ausgegangen werden, dass dieses Volumen auch in 2009 abgewickelt werden kann. Die Objektbetreuer können damit als vollständig ausgelastet betrachtet werden, das zu leistende Arbeitspensum ist anspruchsvoll. Es verbleiben 5 große Investitionsmaßnahmen mit einem Bauvolumen von insgesamt rd. 12 Mio €. Für die Umsetzung dieser komplexen Baumaßnahmen stehen dem Immobilienmanagement nur 2 fachlich geeignete Kräfte mit Architekten Qualifikation zur Verfügung, von denen einer auch als Objektbetreuer eingesetzt wird. Es wird zwingend notwendig sein zumindest einen Teil dieser Maßnahmen mit externen Büros abzuwickeln. Darüber hinaus wird die Umsetzung dieser Maßnahmen mehr als ein Jahr in Anspruch nehmen. Auf diese Maßnahmen soll daher nachfolgend besonders eingegangen werden. Maßnahme Bauvolumen Zeitrahmen ab Umsetzungsbeschluss Abwicklung Planung / Bauleitung Intern extern bis Leistungsab Leistungsphase 4 phase 5 bis Leistungsab Leistungsphase 4 phase 5 komplett Mensa Pulheim 2.200.000 € 9 Monate Ausführung 15 Monate Mensa Brauweiler 2.350.000 € 9 Monate 21 Monate 11.950.000 € 9 Monate 15 Monate 705.000 € 6 Monate 10 – 12 Monate komplett 550.000 € 3 Monate 9 – 10 Monate komplett 888.000 3 Monate 11 Monate Planung / Ausschreibung Bäderkonzept Erweiterung Christinahalle Asylbewerberunterkünfte Brauw. Altes Rathaus Pulheim komplett Zu der vorstehenden Tabelle ist ergänzend auszuführen, dass auch bei einer kompletten Fremdvergabe der Planungsleistungen an externe Architekten und Fachplanungsbüros im Immobilienmanagement erhebliche Arbeitskapazitäten gebunden werden, da die Wahrnehmung der Bauherrenfunktion nicht vergeben werden kann. Für das Bäderkonzept wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es bei der Einschätzung einer 24 monatigen Bauzeit nicht um eine Prognose des Immobilienmanagements handelt, da es bislang in das Projekt nicht involviert war. Diese Einschätzung wurde dem vorliegenden Bädergutachten entnommen. Gleiches gilt für die Kostenschätzung. Die Verwaltung hält es unter Berücksichtigung der Dimension und Komplexität dieses Bauvorhabens zudem für unverzichtbar, neben den üblichen Architekten- und sonstigen Fachplanungsbüros auch einen externen Projektleiter einzubinden, der gleichzeitig die Projektsteuererung / das Controlling übernimmt. Die hierfür erforderlichen Kosten wurden bei den bisherigen Kostenschätzungen noch nicht berücksichtigt und können nach erster Einschätzung bis zu 3%.der Bausumme betragen. Bei dem Projektsteuerer handelt es sich um eine Stabsstelle, die die Interessenlage des Bauherrn als unabhängiges Fachbüro vertritt und pauschal honoriert wird (und damit nicht an steigenden Baukosten partizipert). -3- Zu den wesentlichen Handlungsbereichen eines Projektsteuerers zählt: o o o o o Organisation – Information – Koordination Dokumentation Sicherstellung und Überwachung von Qualität und Quantitäten schon ab der Planungsphase Terminsteuerung Kostensteuerung Diese Maßnahmen führen zu: ¾ ¾ ¾ ¾ Organisationsentlastung des Bauherrn Sicherstellung von Qualität und Quantität Einhaltung der vereinbarten Termine Einhaltung bzw. Reduzierung der veranschlagten Kosten. Wird gleichzeitig auch die Projektleitung übertragen, hat dies den weiteren Vorteil, dass der Projektsteuerer in Abstimmung mit dem Bauherrn weisungsbefugt gegenüber allen anderen Planern ist. Bei den Mensen ist darauf hinzuweisen, dass es nicht möglich sein wird beide Baumaßnahmen vollständig parallel abzuwickeln. In der Planungsphase wird eine gleichzeitige Bearbeitung noch möglich sein, spätestens ab der Ausführungsphase wird es aber erforderlich sein, die Maßnahmen zeitlich versetzt hintereinander abzuwickeln. Es ist daher davon auszugehen, dass eine der beiden Mensen mind. ein halbes Jahr später fertig wird als die andere. Dies soll durch die längere Ausführungszeit bei der Mensa Brauweiler verdeutlicht werden, da die Verwaltung davon ausgeht, dass vorrangig die Mensa in Pulheim fertig gestellt werden soll. Diesem Gedanken trägt auch die Veranschlagung der Haushaltsmittel Rechnung, die für die Mensa Brauweiler für das Jahr 2009 lediglich 500.000 € vorsieht um die Abwicklung der Planungsleistungen zu gewährleisten. Die in der Tabelle aufgeführte Leistungsphase 5 für den Beginn der externen Begleitung entspricht der Ausführungsphase. D.h. bis zur Einreichung des Bauantrags wird das Projekt intern abgewickelt. Mit der Umsetzung der vorstehend beschriebenen Baumaßnahmen ist das Immobilienmanagement vollständig ausgelastet, zusätzliche Baumaßnahmen können nicht umgesetzt werden. -4-