Beschlussvorlage (1. Anlage zur Beschlussvorlage 329/2006)

STADT ERFTSTADT Budget 101 Der Bürgermeister Leistungsvereinbarung HhJ 2006/2007 PRODUKT Nr.: 01.10.01.01 Pgrp: Produkt: Ratsangelegenheiten Ratsangelegenheiten PVerantwortung: -100 - Pber.: Gremium des Rates: Rat, Hauptausschuss, Finanz- und Personalausschuss KURZBESCHREIBUNG DES PRODUKTES Sevicestelle als Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung ZIELE für den Zeitraum der Leistungsvereinbarung Optimierung des Sitzungsdienstes unter Einsatz des Sitzungsdienstprogrammes „SD-Net“ Einbindung auf der Homepage der Stadt und Schaffung eines Intranet für Stadtverordnete Gewährleistung des Sitzungsdienstes für Rats- und Ausschusssitzungen ZIELGRUPPE Bürgermeister, Rats-, Ausschuss-, Beiratsmitglieder, Verwaltung, Bürger, Einwohner LEISTUNGSUMFANG Ratsangelegenheiten : - Vorbereitung und Koordination von Rats- und Ausschusssitzungen inkl. Druck und Versand, Terminplanung, - Sitzungsdienstprogramm“SD-Net“, Systemadministration - Erwerb und Verlust von Mandaten - Mitglieder- und Besetzungslisten Rat und Ausschüsse - Überprüfung und Auswertung von Niederschriften inkl. Beschlusskontrolle für Rat, Hauptausschuss, - Festsetzung und Auszahlung von Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgeldern, Fahrtkosten, Zuschüsse Fraktionen, polit. Jugendarbeit, Verdienstausfall - Schriftführertätigkeiten im Rat, Hauptausschuss, - Grundsätzliche Angelegenheiten des kommunalen Verfassungsrechtes, Beratung anderer Facheinheiten - Ortsvorsteher (Dienstanweisung, Wahlen etc.) - Mitgliedschaften - öffentliches Post- und Fernmeldewesen - Koordination Stadtpläne und Orientierungsanlagen - Kommunalheraldik - Ordensanregungen - amtl. Bekanntmachungen, Amtsblatt einschl. Veröffentlichung im Internet - Pflege und Ergänzung des Stadtrechts - zentraler Zeitschriften- und Gesetzesblattumlauf - Bürgerberatung; Rechte und Pflichten, ehrenamtl. Tätigkeiten QUANTITÄT, QUALITÄT, ZIELERREICHUNG Kriterien, mit denen die Zielerreichung gemessen werden soll: Die Zielerreichung wird an der Anzahl der Beschwerden (z.B. über fehlende Unterlagen, verspätete Zustellung) gemessen. Mittel der Qualitätssicherung: - Gewährleistung des ordnungsgemäßen Sitzungsdienstes inkl. Vor- und Nachbereitung Rat und Ausschüsse - Gesetzeskonforme Abwicklung des Zahlungsverkehrs für Mandatsträger und Fraktionen - Zeitnahe und kompetente Beratung der Facheinheiten und Bürger in kommunalrechtlichen Angelegenheiten sowie grundsätzlichen Angelegenheiten des komm. Verfassungsrechts für Für die Servicestelle Ratsbüro sind Kennzahlen zur Steuerung und Qualitätssicherung nicht geeignet und ohne Aussagekraft. Von der Einsetzung einer Kennzahl wird daher abgesehen. Kennzahl für die Controllingberichte: Kriterien: Qualitätssichernde Gespräche mit der Verwaltungsspitze und den Fraktionen ERLÄUTERUNGEN Die Arbeit im Ratsbüro ist von z.T. nicht planbaren politischen Vorgaben abhängig. Die periodisch vorhandenen Schwankungen können nicht dargestellt werden und sind nicht beeinflussbar, so z. B. bei polit. Anträgen, Bürgeranträgen, Anfragen, Vorlagen der Fachbereiche, Dringlichkeitsentscheidungen, Vertagungen der Beratungsgegen-stände, Versand an mehrere Ausschüsse. Sie sind daher für eine Steuerung nur bedingt geeignet. Die hohe Anzahl der Nachsendung von Rats- und Ausschussunterlagen resultiert aus der Missachtung des VK-Beschlusses alle Beratungsgegenstände drei Tage vor dem Versandtermin zur Schlussunterzeichnung dem Bürgermeister vorzulegen. Am dem Jahr 2006 sind mit der Dienstanweisung für den Sitzungsdienst und dem Einsatz des Sitzungsdienstprogrammes „SD-Net“ Instrumente zur Steuerung und Koordination des Sitzungsdienstes vorhanden, die eine Reduzierung des Nachversandes sowie ein zeitnahe Erstellung von Niederschriften, Vorlagen und Abrechnungen ermöglichen. Erftstadt, den 04.04.2006