Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage 650/2006)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Jahresabschluss 2005 der Stadtwerke Erftstadt 1. Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet : • Prüfungen gem. § 11 der Betriebssatzung / § 103 Gemeindeordnung • Die Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft • Die Prüfung der Vergaben im Tagesgeschäft • Die Kassenbestandsprüfungen der Sonderkasse • Die Kassenprüfungen einschl. Jahresabschluss der Sonderkasse • Die Prüfung der IRP-Buchführung in Abstimmung mit der Darstellung der Tagesabschlüsse / Kassenbestandsfortschreibungen sowie des Jahresabschlusses 1.1 Vergabestelle Das RPA hält - grundsätzlich - eine Zentralisierung der Vergabeabwicklungen, zumindest was den Bereich VOB / Eigenbetriebe angeht, durch eine „Vergabe“ oder „Submissionsstelle“ für sinnvoll. Grund : die Trennung zwischen Vergabe und Bauabwicklung sowie die Möglichkeit neutraler, zusätzlicher Bieterauswahl fördert Wettbewerb und wirkt präventiv gegen Korruption Alternativ wird mit Zustimmung des Rates seit Beginn des Jahres 2005 für eine Testfase von 2 Jahren folgendes Verfahren bei der Stadt Erftstadt durchgeführt : Im Bereich der beschränkten Ausschreibungen können Bietervorschläge eines Eigenbetriebes durch einen jeweils anderen Eigenbetrieb geändert oder ergänzt werden. Die Bieterauswahl erfolgt somit immer im Mehraugenprinzip. Das RPA hatte einen Erfahrungsbericht zugesagt: Der focus des Rechnungsprüfungsamtes war hauptsächlich gerichtet auf die sog. „beschränkten“ Ausschreibungen – die der Gesetzgeber in den Verdingungsordnungen aus Vereinfachungsgründen toleriert. Hierbei wird zwar ein förmliches Vergabeverfahren gem. Verdingungsordnung durchgeführt, d.h. einheitliches, offizielles Leistungsverzeichnis, einheitliche Vertragsbedingungen, Submission, usw., jedoch findet dieser Wettbewerb nur im Rahmen eines „auserwählten“ Bieterkreises statt. Es kann sich also nicht jeder potenzielle Anbieter bewerben. Diese Vorabauswahl ist es, die - durch das Auswahlermessen – besonderer Transparenz unterworfen sein muss. • Das Bieterauswahlverfahren wurde dahingehend geöffnet, dass in den Eigenbetrieben für die verschiedenen Gewerke inzwischen Bieterlisten mit einer Vielzahl von möglichen Anbietern gepflegt werden. Bei einer geplanten beschränkten Ausschreibung werden 5 (oder mehr) dieser potentiellen -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Anbieter einem jeweils anderen städt. Eigenbetrieb als Vorschlag vorgelegt. Der befragte Eigenbetrieb kann nunmehr dem Vorschlag zustimmen, oder – aus der beigefügten Bieterliste - andere potentielle Anbieter beifügen / austauschen. Das Verfahren funktioniert grundsätzlich, vom abweichenden Vorschlagsrecht wird, zumindest hin und wieder, Gebrauch gemacht, das RPA wird diese Ergänzungen auch forcieren, sollte das Verfahren fortgesetzt werden. Eine Beispielliste für den hier geprüften Eigenbetrieb ist beigefügt. Für eine Zentralisierung spricht allerdings vor wie nach: • Einheitliche Vorgehensweise garantiert • Fachwissen gebündelt • Prävention gegen mögliche Vorteilsnahmen durch die Trennung Sachbearbeitung / Bauüberwachung von den vergabeseitigen Vorbereitungen / Entscheidungen, unabhängig von der Art der Vergabe / Ausschreibung Die Betriebsleitungen sprechen sich mit dem Argument, eine Zentralisierung sei ein unnötiger bürokratischer Aufwand, einstimmig dagegen aus. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Zentralisierung gibt es nicht. Allerdings berichten verschiedene Behörden durchaus von positiven Erfahrungen mit dieser Einrichtung. Voraussetzung war allerdings jeweils die Verlagerung von Personal in die Vergabestelle. Da das Auswahlverfahren zumindest im Bereich der beschränkten Ausschreibungen auf eine transparentere Basis gestellt wurde, und das RPA grundsätzlich bei Vergaben ab 2.000 € eine Vorabprüfung durchführt und dabei sämtliche Vergleichsunterlagen nachvollzieht und dabei in vielen Fällen Hilfestellung leistet oder auch bereits im Vorfeld fehlerhafte oder lückenhafte Vergaben stoppt, ist die derzeitige Lösung - zumindest aus wirtschaftlicher Sicht – unter Zugrundelegung der stadteigenen Vergaberichtlinien letztlich ein noch tragbarer Kompromiss. 2. Prüfung der Vergaben gem. § 103 Abs. 1 Pkt.6 der Gemeindeordnung In 2005 unterlagen die Vergabe von Aufträgen ab 2.000,00 €, sowie sämtliche Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse , der Visakontrolle. Dies entspricht den gesetzlichen Grundlagen und den Regelungen der Rechnungsprüfung / Dienstanweisungen für die allgemeine Verwaltung 2005. Durch diese Praxis im Rahmen des Tagesgeschäftes werden Fehler bereits im Vorfeld festgestellt und können korrigiert werden. Spätere Beanstandungen können dadurch in vielen Fällen vermieden werden. Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und teilweise Mithilfen durch das RPA auch im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter und öffentlicher Ausschreibungen : -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 • • • • • • • Vorkalkulation erstellen; genaue Definition der erforderlichen Leistungen; Definition der Leistungseinheiten; Aufbau einer Ausschreibung; Wahl des Vergabeverfahrens, Durchführung und Abwicklung; Auftragsvergabe vorbereiten und durchführen; Leistungskontrolle, Abnahme, Zahlungen, Prüfen der Rechnung. In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment werden meistens der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei werden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wird auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In vielen Fällen sind bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen in Schulen oder Kindergärten keine zeitaufwendigen Preisvergleiche möglich, um den Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen werden, wie mit den Wertgrenzen festgeschrieben, bis = < € 7.500,00 / € 15.000,00 ( Baunebengewerbe/ Bauhauptgewerbe ) eine Preisanfrage bei mindestens drei Anbietern gemacht, darüber hinaus wird eine beschränkte Ausschreibung erstellt. Ab € 30.000,00 (€ 50.000,00 bei Bauhauptgewerbe) werden öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. So weit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit sich wiederholen, wird mit den Fachämtern eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart. Etwaige geringfügige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung ( z.B. fehlende Aufmaße, Prüfvermerke auf Angeboten) wurden unmittelbar abgeklärt und erledigt. 2.1 Honorarschlussrechnung Sanierung Pumpwerk Blessem Die vorgelegte Schlussrechnung des Ingenieurbüros Sch. vom 10.05.2005 mit einer Endsumme von € 7.367,65 wurde - vor Auszahlung -überprüft. B Die Abrechnung wurde nicht nach § 52 HOAI vorgenommen, sie wurde nicht aufgeteilt nach Leistungsphasen 1 - 4 und 5 - 9, wie in § 52 Absatz 2 vorgeschrieben. Die anrechenbaren Kosten für Leistungsphase 1 - 4 beliefen sich, wie im Angebot dargestellt, auf € 30.000,00 ( laut Kostenberechnung / Kostenschätzung ). Für Leistungsphase 5-9 betrugen die anrechenbaren Kosten € 48.291,53 netto, laut Kostenfeststellung ( = Addition Netto-Schlussrechnungssummen aller Gewerke ). In der Schlussrechnung des Ingenieurbüros waren als anrechenbare Kosten für alle Leistungsphasen ( 1-9 ) die Nettosumme von € 48.291,53 gewählt worden. Dies bedeutet ein höheres Honorar für den ersten Bereich, die Leistungsphasen 1 - 4. Die örtliche Bauleitung wurde richtig berechnet ( € 48.291,58 x 2,65 % = € 1.279,73 ). Auf -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 die Gesamtsumme der drei einzelnen Teilbeträge wurde laut Vereinbarung noch ein Umbauzuschlag von 25 % hinzugerechnet. Alte Berechnung: € € € €+ € €+ € 3.801,42 1.279,73 5.081,14 1.270,28 6.351,43 1.016,23 7.367,65 korrigierte Berechnung: € 1.086,40 Lph 1 – 8 € 2.221,61 örtliche Bauleitung € 1.279,73 € 4.587,74 + 25 % Umbauzuschlag € + 1.146,94 € 5.734,68 + 16 % Umsatzsteuer €+ 917,55 Brutto-Endbetrag € 6.652,23 Lph 1 – 3 Lph 5 – 8 Die Minderung der Schlussrechnung zur ursprünglichen Berechnung betrug € 715,42. Nach der Korrektur durch das RPA wurde nur der verminderte Schlussrechnungsbetrag an das Ingenieurbüro ausgezahlt. 2.2 Nebenangebote bei Ausschreibungen Von der Möglichkeit von Nebenangeboten wird nach Auffassung des RPA zu wenig Gebrauch gemacht : Bei den öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen werden bisher laut Vertragsbedingungen in der Regel ( bis auf sehr wenige Ausnahmen ) keine Nebenangebote zugelassen. H Das RPA regt an, in möglichst vielen Ausschreibungen Nebenangebote zuzulassen, damit Alternativen zur ausgewählten Bauleistung angeboten werden und somit Möglichkeiten zur Senkung der Baukosten entstehen. Unabhängig davon wird ergänzend auf Ausführungsbestimmungen zum Runderlass des Finanzministeriums vom 18.12.2003 hingewiesen, wonach eine „unterlassene Anforderung von Nebenangeboten / Änderungsvorschlägen“ für VOB / VOL – Leistungen bei diesbezüglichen Zuwendungen an die Kommune sogar zu deren Widerruf führen kann. 3. Prüfung der Sonderkasse Stadtwerke Bei der Kassenbestandsaufnahme sowie der Kassenprüfung werden die Geldbewegungen der Stadtwerke miterfasst. Die unvermutete Kassenprüfung erfolgte wegen der verzögerten Fertigstellung der Jahresabschlussarbeiten in zwei Teilprüfungen :vom 02.05. bis 25.05.2005 sowie vom 01.08. bis 04.08.2005. Weiterhin wurden vom 25.10. – 28.10.2005 unvermutet die Buchungen des Monats März 2005 (Rohrnetzkolonne) und Monat April (restliche Betriebszweige) nach den Auszügen der Geschäftskonten in der kaufmännischen Buchführung und den Büchern der Stadtkasse (Tagesabschlüsse mit Kassenbestandsfortschreibung, -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Summenfortschreibung und Schwebepostenaufstellung zur Sonderkasse 498) überprüft. Art der Prüfung Prüfzeitraum Unvermutete Prüfung Kasse / Sonderkasse 02.05. bis 25.05.2005 Dito Dito Kasse / Sonderkasse Prüfung Buchführung IRP - Stadtwerke 01.08. bis 04.08.2005 25.10. bis 28.10.2005 Die Prüfung erfolgt unter der Vorgabe, dass die Aufgaben der Sonderkasse der Stadtwerke an die Stadtkasse (als Einheitskasse) übertragen wurden. Die Stadtwerke haben ab dem 01.01.2003 in der kaufm. Buchhaltung (also nicht Verbrauchsabrechnung / Personenkonten) „IRP“ eingeführt. Die einzelnen Einnahmen und Ausgaben werden kassenmäßig nicht zum Soll gestellt ; es erfolgen Einzel-Ist-Buchungen aufgrund der Einzelposten in den Bankauszügen bzw. Kassenanordnungen auf zugeordneten Verwahr- und Vorschusskonten bei der Stadtkasse. Restanten (Personenkonten) werden aus dem Großrechner(alt)verfahren gemahnt. Die Prüfung von Vollstreckungsmaßnahmen erfolgt regelmäßig im Rahmen der Kassenprüfung. Die Verpflichtung zur Prüfung ergibt sich aus § 103 Abs. 1 GO und der Betriebsatzung der Stadtwerke Erftstadt. Entsprechend § 38 Nr. 2 GemKVO erfolgten Stichproben. Prüfungsumfang In den Betriebszweigen Wasser, Abwasser, Hallenbad, Freibad, Heizkraftwerk, Rohrnetzabteilung und Städtische Dienste soweit diesen Geschäftskonten zugeordnet sind, wurde geprüft, ob die Bewegungen nach den Auszügen der Geschäftskonten in der kaufm. Buchführung und den Büchern der Stadtkasse (Sonderkasse) erfasst sind und ob die Salden der Bankkonten zum Ende des Abrechnungszeitraumes (31.03.2005) bzw. (30.04.2005) mit den Angaben der kaufm. Buchführung und der Bestandsfortschreibung der Sonderkasse übereinstimmen und die ordnungsgemäße Fortschreibung der Geldanlagen erfolgt. Die Prüfung ist als ergänzende Kassenprüfung anzusehen. Die richtige Zuordnung der einzelnen Buchungen innerhalb der kaufm. Buchführung (Kostenstellen) wurde nicht geprüft. Abstimmung Saldo Bankkonten (keine Konten im Bereich Heizzentrale u. Freibäder) Betriebszweig Wasser Konto Postbank Köln Nr. 14xx xx-xxx -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Abstimmung nach Bewegungen April 2005 Neuer Saldo Auszug 67 29.04.05 +7.018,65 Alter Saldo Auszug 50 01.04.05 +59.037,31 Bewegung lt. Kontoauszüge 52.018,66 Bewegung lt. Sachkonto IRP 52.018,66 Die Prüfung hat ergeben, dass die Buchungen auf den IRP-Konten der Stadtwerke ordnungsgemäß erfolgt sind. Kontoauszug Nr. 67 Stand 29.04.2005 +7.018,65 Schwebepostenaufst. GKZ 498 TA 02.05.2005 +5.430,85 Eine Übereinstimmung von Kontoauszug und Schwebepostenaufstellung vom 02.05.2005 ist nicht möglich, da der Auszug Nr. 67 erst später gebucht wurde. Die Verzögerung resultiert aus der tageweise versetzten Buchführung zwischen IRP und Sachbuch B der Stadtkasse. Im Ergebnis sind die Buchungen richtig erfolgt. Konto Kreissparkasse Köln Kto. 19xxxxxxx Abstimmung nach Bewegungen April 2005 Neuer Saldo Auszug 84 29.04.05 + 57.554,71 Alter Saldo Auszug 64 31.03.05 +118.269,76 Bewegung lt. Kontenauszüge 60.715,05 Bewegung lt. Sachkonto IRP 60.715,05 Die Prüfung hat ergeben, dass die Buchungen auf den IRP-Konten der Stadtwerke ordnungsgemäß erfolgt sind. Kontoauszug Nr. 84 Stand 29.04.2005 Schwebepostenaufst. GKZ 498 TA 02.05.2005 + 57.554,71 + 2.463,11 Eine Übereinstimmung von Kontoauszug und Schwebepostenaufstellung vom 02.05.2005 ist nicht möglich, da der Auszug Nr. 84 erst später gebucht wurde. Die Verzögerung resultiert aus der tageweise versetzten Buchführung zwischen IRP und Sachbuch B der Stadtkasse. Im Ergebnis sind die Buchungen richtig erfolgt. Die Wasserleitungserneuerungsrücklage betrug zum Zeitpunkt der Prüfung (Oktober 2005) 7.182,17 € einschließlich Zinsen 2004. -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Betriebszweig Abwasser Konto VR-Bank, Rhein-Erft e.G. 10xxxxxxxx Abstimmung nach Bewegungen April 2005 Neuer Saldo Ausz. 83 29.04.05 -733.654,79 Alter Saldo Ausz. 63 31.03.05 -173.005,32 Bewegung lt. Kontenauszüge 560.649,47 Bewegung lt. Sachkonto IRP 560.649,46 Differenz 0,01 Die Prüfung hat ergeben, dass die Buchungen auf den IRP-Konten der Stadtwerke ordnungsgemäß erfolgt sind. Die Differenz von einem Cent resultiert aus einer falschen Aufteilung des Betrages von 3.248,31 € im Azg. Nr. 63. Aufgeteilt in 2.402,87 € u. 845,45 € = 3.248,32 €. Kontoauszug Nr. 83 Stand 29.04.2005 -733.654,79 Schwebepostenaufst. GKZ 498 TA 02.05.2005 -429.476,13 Eine Übereinstimmung von Kontoauszug und Schwebepostenaufstellung vom 02.05.2005 ist nicht möglich, da der Auszug Nr. 83 erst später gebucht wurde. Die Verzögerung resultiert aus der tageweise versetzten Buchführung zwischen IRP und Sachbuch B der Stadtkasse. Im Ergebnis sind die Buchungen richtig erfolgt. Betriebszweig Hallenbad Konto VR-Bank, Rhein-Erft e.G. 10xxxxxxxx Abstimmung nach Bewegungen April 2005 Neuer Saldo Ausz. 65 29.04.05 -624.136,80 Alter Saldo Ausz. 51 31.03.05 -743.948,93 Bewegung lt. Kontenauszüge 119.812,13 Bewegung lt. Sachkonto IRP 119.812,13 Die Prüfung hat ergeben, dass die Buchungen auf den IRP-Konten der Stadtwerke ordnungsgemäß erfolgt sind. -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Kontoauszug Nr. 65 Stand 29.04.2005 -624.136,80 Schwebepostenaufst. GKZ 498 TA 02.05.2005 -703.603,80 Eine Übereinstimmung von Kontoauszug und Schwebepostenaufstellung ist nicht möglich, da die Auszüge 64/65 erst später gebucht wurden. Die Verzögerung resultiert aus der tageweise versetzten Buchführung zwischen IRP und Sachbuch B der Stadtkasse. Im Ergebnis sind die Buchungen richtig erfolgt. Betriebszweig Rohrnetzabteilung VR-Bank, Rhein-Erft e.G. 10xxxxxxxx Abstimmung nach Bewegungen März 2005 Neuer Saldo Ausz. 36 31.03.05 +535.833,33 Alter Saldo Ausz. 26 02.03.05 +451.994,97 Bewegung lt. Kontenauszüge 83.838,36 Bewegung lt. Sachkonto IRP 83.838,36 Die Prüfung hat ergeben, dass die Buchungen auf den IRP-Konten der Stadtwerke ordnungsgemäß erfolgt sind. Kontoauszug Nr. 36 Stand 31.03.2005 +535.833,33 Schwebepostenaufst. GKZ 498 TA 01.04.2005 +535.639,68 Eine Übereinstimmung von Kontoauszug und Schwebepostenaufstellung vom 01.04.2005 ist nicht möglich, da der Auszug Nr. 36 erst später gebucht wurde. Die Verzögerung resultiert aus der tageweise versetzten Buchführung zwischen IRP und Sachbuch B der Stadtkasse. Im Ergebnis sind die Buchungen richtig erfolgt. Betriebszweig Städt. Dienste VR-Bank, Rhein-Erft e.G. 10xxxxxxxx Abstimmung nach Bewegungen April 2005 Neuer Saldo Ausz. 57 28.04.05 +360.460,87 Alter Saldo Ausz. 45 31.03.05 +406.912,79 Bewegung lt. Kontenauszüge -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke 46.451,92 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Bewegung lt. Sachkonto IRP 46.451,92 Die Prüfung hat ergeben, dass die Buchungen auf den IRP-Konten der Stadtwerke ordnungsgemäß erfolgt sind. Kontoauszug Nr. 57 Stand 28.04.2005 +360.460,87 Schwebepostenaufst. GKZ 498 TA 02.05.2005 +360.709,52 Eine Übereinstimmung von Kontoauszug und Schwebepostenaufstellung vom 02.05.2005 ist nicht möglich, da der Auszug Nr. 57 erst später gebucht wurde. Die Verzögerung resultiert aus der tageweise versetzten Buchführung zwischen IRP und Sachbuch B der Stadtkasse. Im Ergebnis sind die Buchungen richtig erfolgt. Hinweise für die Stadtwerke Verrechnungskonten Hallenbad <--> Freibad Hallenbad Soll 4.516,72 Haben 75.008,00 Freibad Haben 4.516,72 75.008,00 Verrechnungskonten Hallenbad <--> Soll Heizkraftwerk Hallenbad Soll 32.871,27 Haben 12.760,00 Fernwärme Haben 32.871,27 12.760,00 -14- Jahresbericht 2005 Stadtwerke Soll Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Ergebnis Prüfung Sonderkasse: • Die Buchführung der bei der Stadtkasse geführten Sonderkasse GKZ 498 stimmt hinsichtlich • • • Saldo Bankkontostände ausgewiesener Schwebeposten in den zu Tagesabschlüssen Buchungsbestand gemäß Summenfortschreibung Grunde gelegten mit Fortschreibungen der Debitoren-/ Kreditorenbestände des IRPBuchungs-systems des Eigenbetriebs Stadtwerke mit der Einschränkung überein, dass mehrere Tage in einem Tagesabschluss nacherfasst wurden. Danach war die Übereinstimmung zwischen Konto und Kontogegenbuch Kasse wiederhergestellt. • Die Buchungen auf den IRP-Konten der Stadtwerke sind nach Abgleich mit den Bankkonten für die Betriebszweige Wasser, Abwasser, Hallenbad, Rohrnetzabteilung und Städt. Dienste im Prüfzeitraum vollständig erfasst. H Für den Betriebszweig Rohrnetzkolonne war im Oktober der Monat April 2005 buchungsmäßig noch nicht erfasst. Daher musste der Monat März geprüft werden. Die Erfassung ist zeitnah durchzuführen. 4. Bei den Prüfungen wurden im Ergebnis schwerwiegende Verstöße nicht festgestellt; die o.g. Hinweise / Beanstandungen sind ausgeräumt bzw. werden künftig beachtet. Erftstadt, den 30.08.2006 gez. ( Walter ) Leiter Rechnungsprüfungsamt