Beschlussvorlage (1. Erfahrungsbericht über die Erprobungsphase des Mensabetriebs in Eigenregie im Gymnasium Lechenich; 2. Auftragsvergabe an ein externes Verpflegungsunternehmen)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 163/2006 Az.: 40 00-00 Amt: - 40 BeschlAusf.: -40 Datum: 03.02.2006 Beratungsfolge Schulausschuss Betrifft: Termin 14.02.2006 Bemerkungen 1. Erfahrungsbericht über die Erprobungsphase des Mensabetriebs in Eigenregie im Gymnasium Lechenich; 2. Auftragsvergabe an ein externes Verpflegungsunternehmen Finanzielle Auswirkungen: Mittel stehen zur Verfügung. Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 03.02.2006 Beschlussentwurf: 1. Der Erfahrungsbericht über die Erprobungsphase des Mensabetriebs in Eigenregie im Gymnasium Lechenich wird zur Kenntnis genommen. 2. Der Auftrag über die Bewirtschaftung der Mensa im Gymnasium Lechenich wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt (frühestens zum 01.03.2006) an die Firma Gourmets-Service, Norbert Nolden, Carl-Schurz-Str. 141, 50374 Erftstadt vergeben. Begründung: Zu 1. Am 29.10.2002 fasste der Rat einstimmig den Beschluss zur Errichtung einer Mensa im Schulzentrum Lechenich. Dieser Beschluss wurde vor dem Hintergrund der Diskussion um die Einführung der Nachmittagsbetreuung als Vorlauf einer sich abzeichnenden Weiterentwicklung der Schulen zum Ganztagsbetrieb gefasst. Im Rahmen der sich anschließenden Bedarfsermittlung hinsichtlich der Größe des Gebäudes für eine gemeinsame Mensa wurden Bedarfe für bis zu 200 Schülerinnen und Schüler von den Schulen ermittelt. Daraufhin wurde in enger Zusammenarbeit mit den Schulen das Raumprogramm und ein erstes Nutzungskonzept erarbeitet. In diesem Zusammenhang wurde bereits vorgeschlagen, den Küchenbereich so zu dimensionieren, dass das Essen über einen Caterer geliefert und lediglich Einrichtungen zur Warmhaltung vorgehalten werden sollten, da bei eigener Zubereitung der Speisen ein erheblich höherer Raumbedarf und hohe Personalkosten zu erwarten seien. Auf Grundlage des Mieter/Vermietermodells wurde bei geschätzten Baukosten von 1,1 Millionen Euro für einen 590 qm großen Mensabereich von ca. 125.000,-- € jährlichen Kosten ausgegangen inklusive Energie- und sonstigen Betriebskosten. Ohne Festlegung der Betriebsform blieben Personalkosten vorerst noch unberücksichtigt. Im Rahmen der weiteren Diskussion, die zeitlich mit dem Antrag 7/3123 zusammen liefen, mit ständig wechselnden Varianten von einer zentralen Mensa bis hin zu einem Provisorium, waren weitere Kostenrechnungen vor endgültiger Festlegung des zukünftigen Modells betriebswirtschaftlich nicht möglich, da die Rahmenbedingungen zu dieser Zeit noch nicht bekannt waren. Mit V 7/3196 haben die Fachausschüsse jeweils einstimmig dem Rat empfohlen, im Schulzentrum Lechenich die Voraussetzungen für einen provisorischen Mensabetrieb zu schaffen. Für den Bereich des Gymnasiums wurden bauliche Erweiterungen der vorhandenen Cafeteria um ca. 90 qm erforderlich, die Baukosten in Höhe von ca. 145.000,-- € verursachten. Der Küchenbereich wurde nach Abschluss der Umbauarbeiten der bisherigen Cafeteria für die gleichzeitige Bewirtung von 80-100 Tischgästen zum Preis von ca. 52.700,-- € eingerichtet. Nach dem Mieter/Vermietermodell sind für diese Investitionen jährlich 22.650,-- € Miete an den Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft zu leisten. Die Kosten für die sonstige Einrichtung der Mensa übernahm die Schulverwaltung in Höhe von 13.500,-- €, die im Wesentlichen für Tische und Stühle, Küchenausstattung (Geschirr, Besteck etc.) sowie einen Trinkwasserspender verwendet wurden. Im Rahmen einer halbjährigen Erprobungszeit wird der Mensabetrieb ab dem 05.09.2005 in Eigenregie geführt, um praxisorientierte Daten für diesen neuen Aufgabenbereich zu erhalten. Da es für diesen Nachfragesektor bisher keine Vergleichsdaten von Erftstädter Schulen gab und Erkenntnisse aus der Betriebsführung auswärtiger Schulmensen nur bedingt verwendbar waren, mussten eigene Erfahrungswerte im Sinne einer zukünftigen optimierten Betriebsführung dieser und ggf. einer weiteren Mensa gewonnen werden. Grundlage für die Ausgestaltung des Mensabetriebs war das schulische Nutzungskonzept, welches im Schulausschuss am 03.06.2004 vorgestellt wurde (A7/3327). Danach sollte Flexibilität bei der Zubereitung und Zusammenstellung von kind- und jugendgerechter Ernährung sowie nährstoffschonende Garung garantiert werden. Auf ausdrücklichen Wunsch der Schule sollte daher die Mittagsverpflegung durch das spezielle Speisenangebot der Firma „apetito“ gewährleistet werden. Die Preisgestaltung dieser Firma ist nachfrageabhängig gestaffelt. Da eine exakte Nachfragemenge ohne Praxiswerte nicht eindeutig bestimmt werden konnte, musste in der Anlaufphase somit auch eine niedrigere Nachfrage einkalkuliert werden. Das Preisgefüge dieses Nachfragesegments stellte sich jedoch für Schülerinnen und Schüler als nicht vertretbar dar (ca. 4,50 €). Unter Berücksichtigung von Erfahrungswerten auswärtiger Schulmensen wurde ein für Schülerinnen und Schüler akzeptables Preisniveau von 2,70 € pro Mittagessen angesetzt. Für schulbezogenes Personal wurde ein Preis von 3,50 € pro Mittagessen festgelegt (V8/0802). Da die Firma „apetito“ zum damaligen Zeitpunkt die Leistung zu diesen Preisen nicht anbieten konnte, wurde der Mensabetrieb zunächst in Eigenregie geführt, um entsprechende Erfahrungswerte zu gewinnen. Im Einzelnen wird darauf wie folgt eingegangen: 1. Personaleinsatz Für die Zubereitung und Austeilung der warmen Mittagsverpflegung hat der Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft dem Mensabetrieb zwei Küchenkräfte mit einer durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit von insgesamt 40 Stunden zur Verfügung gestellt (Entgeltgruppe 4 ). Mit einer bisherigen 1-Euro-Kraft wurde für die sechsmonatige Erprobungszeit ein befristeter Arbeitsvertrag (durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit von 30 Stunden) geschlossen. Darüber -2- hinaus wurde die Arbeitszeit einer Reinigungskraft des Gymnasiums Lechenich für die Mensatätigkeit um 10 Stunden wöchentlich befristet aufgestockt. Im Betrachtungszeitraum fielen hierfür Personalkosten in Höhe von insgesamt 12.700,-- € an. Durch den Einsatz von drei bis vier 1-Euro-Kräften wurde die personalabhängige Aufbauarbeit unterstützt. Diese Kräfte konnten durch ihre Tätigkeit weitere berufliche Erfahrung sammeln bzw. ausbauen. Durch ihren Einsatz erlangten sie einen praktischen Qualifikationsbaustein im hauswirtschaftlichen Bereich, der eine Wiederintegration in den ersten Arbeitsmarkt erleichtert. Der dargestellte Personaleinsatz ist nur für den Probebetrieb dimensioniert und beschränkt sich auf das Kerngeschäft der Fertigstellung und Austeilung des Mittagessens sowie den Verkauf der Zwischenverpflegung. Unberücksichtigt blieb die umfangreiche Organisation und Herstellung des Frühstücks – sowie Salatangebotes, welches in der Erprobungsphase durch einen externen Anbieter sichergestellt wurde. Bei realistischer Betrachtung des Personaleinsatzes für die oben beschriebenen Aufgaben muss von einer Mitarbeiterzahl von ca. 2,5 Personen (gemessen in Vollzeitkräften) ausgegangen werden. Die Wahrnehmung von Leitungsaufgaben im Sinne einer dauerhaften ordnungsgemäßen Betriebsführung kann mit dem bisherigen Küchenpersonal nicht geleistet werden. Darüber hinaus ist ein personeller Mehraufwand im Schulverwaltungsamt hierfür noch nicht berücksichtigt. Die Einarbeitung des städtischen Mensapersonals wurde von der Firma „apetito“ sichergestellt. Die Einweisung umfasste den sachgerechten Umgang mit den „apetito“-Produkten und die Bedienung der Küchengeräte sowie die Speiseplangestaltung. Neben der in städtischer Regie organisierten warmen Mittagsverpflegung konnten mit den zur Verfügung stehenden Küchenkräften auch provisionsabhängige Leistungen im Rahmen der Zwischenverpflegung erbracht werden. Für den Verkauf der Waren aus dem Frühstücksangebot des externen Anbieters wurden im Betrachtungszeitraum ca. 2.230,- € Provision erzielt (durchschnittlich 33,50 € pro Schultag). Die Betreuung des Kaltgetränkeautomaten wurde ebenfalls mit einer Provision in Höhe von ca. 440,-- € (durchschnittlich 6,50 € pro Schultag) vergütet. Die erwirtschafteten Provisionen führten letztlich zu einer geringfügigen Entlastung der Personalkosten. Im Zusammenhang mit der beabsichtigten Auslagerung der Betriebsführung durch ein externes Verpflegungsunternehmen konnte die grundsätzliche Bereitschaft der potenziellen Anbieter, die bis zum 28.02.2006 befristet beschäftigte städtische Mitarbeiterin einzustellen, ausgehandelt werden. Die Zustimmung des Personalrates bzgl. der Vergabe der Mensabewirtschaftung an einen externen Betreiber ist beantragt. 2. Wareneinsatz Für die Zubereitung des warmen Mittagessens wurden im Betrachtungszeitraum Waren im Wert von ca. 7.650, € bei der Firma „apetito“ bezogen. Nachdem ca. 3.030 Portionen in diesem Zeitraum verkauft wurden, entfällt tatsächlich ein Wareneinsatz in Höhe von durchschnittlich 2,50 € auf eine Portion warmen Mittagessens. Kalkuliert wurde mit einem durchschnittlichen Wareneinsatz von 2,-- €, der als Erfahrungswert vom Verpflegungsunternehmen „apetito“ genannt wurde. Die Speiseplangestaltung orientiert sich in Warenart und Menge an dieser durchschnittlichen Wertigkeit der Mahlzeit. Da der Energiebedarf bei jedem Kind bzw. Jugendlichen variiert, kann es insbesondere zu Kritik an der Portionsgröße kommen. Zwar waren die Küchenkräfte bemüht, den individuellen Bedarfen zu entsprechen, jedoch sind einer dauerhaft großzügigen Portionierung wegen der grundsätzlichen Einhaltung der Kalkulationsbasis Grenzen gesetzt. Nach der Anfangsphase wurden zunehmend geringere Portionsgrößen beklagt, welche allerdings nach wiederholter Überprüfung der Speiseplankalkulation durch die Fachfirma nicht bestätigt werden konnten. -3- Dieser Kritikpunkt wurde zum Anlass genommen, den Leistungsumfang eines möglichen externen Anbieters im Rahmen der Mittagsverpflegung um eine Vor- und Nachspeise bei gleicher Preishöhe zu erweitern. 3. Durchschnittliche Nachfragesituation im Betrachtungszeitraum September bis Dezember 2005 pro Schultag (Anlage 1) a) Mittagsverpflegung Die Mittagsverpflegung stellt sich mit durchschnittlich 73 Einheiten als eine solide Gesamtnachfrage dar. Im Einzelnen werden durchschnittlich 41 Schüleressen und 4 Essen von schulbezogenem Personal pro Schultag nachgefragt. Außerdem werden in der Mittagszeit im Rahmen der Zwischenverpflegung durchschnittlich 28 Portionen Salat pro Schultag verzehrt. Im Vergleich zum Verzehrverhalten in anderen Schulmensen, die oftmals nur an 3-4 Schultagen ein Mittagessen anbieten, deckt sich der Wochenkonsum unter Berücksichtigung des Salatangebots (ca. 365 Einheiten an 5 Schultagen) mit der Nachfrage in Vergleichseinrichtungen (wöchentlich ca. 300 bis 400 Einheiten). Da diese Vergleichsschulen im klassischen Ganztagsbetrieb geführt werden, erscheint mit der Weiterentwicklung der Ganztagsangebote des Gymnasiums und der Realschule Lechenich noch latentes Nachfragepotenzial für die Mensa zu bestehen. Allgemein ist anzumerken, dass saisonale Schwankungen im Nachfrageverhalten zu verzeichnen sind; so steigt zum Schuljahresbeginn die Nachfrage deutlich an und flacht insbesondere zum Schuljahresende bzw. vor den Ferien ab. Um die Nachfrage zu beleben, wurde seit Dezember 2005 ein drittes Menü zur Auswahl angeboten. Außerdem haben die Schulen die Pausen in der Mittagszeit verlängert, um den Schülerinnen und Schülern mehr Zeit für die Einnahme des Mittagessens zu geben. Über die entsprechenden Auswirkungen bestehen derzeit noch keine Erhebungsdaten. b) Zwischenverpflegung (Frühstück) Wie aus der Darstellung ersichtlich, wird die sonstige Zwischenverpflegung mit einem täglichen Konsum von durchschnittlich 265,-- € (345 Einheiten, wie Brötchen, Baquettes, Brezel etc.) nachgefragt. Im Vergleich hierzu wird ein schultäglicher Salatumsatz von durchschnittlich 28,-- € (28 Einheiten) und ein Umsatz pro Schultag für die warme Mittagsverpflegung von durchschnittlich 123,-- € (41 Schüleressen und 4 Essen schulbezogenes Personal) generiert. Resümierend stellt sich somit ein Konsumverhalten zu Gunsten des Zwischenverpflegungsangebotes dar. Durch die professionelle Betriebsführung eines externen Anbieters könnte die Nachfrage für das Mittagsangebot evtl. noch belebt werden. c) Getränkeangebot In Abstimmung mit der Schule wurde ein für die Stadt kostenneutraler Einsatz von Automaten für Heiß- und Kaltgetränke einschließlich Flaschen- bzw. Becherrücknahme durch einen externen Betreiber vereinbart. Über das Sortiment des Automatenangebotes entscheidet die Schule. Die Kaltgetränke werden pro Schultag mit ca. 92 Flaschen bei einem durchschnittlichen Umsatz von ca. 77,-- € nachgefragt. Auf die Warmgetränke entfällt ein durchschnittlicher Umsatz pro Schultag in Höhe von 30,-- € für 74 Becher. Der für die Schülerinnen und Schüler kostenlos bereitgestellte städtische Trinkwasserspender findet regen Zuspruch. Neben den Investitionskosten in Höhe von 2.830,-- € fallen jährlich ca. 600,-- € (Wartungskosten und CO2-Verbrauch) Folgekosten an. -4- 4.Kassierungssystem und Getränkeautomaten Die automatisierte und bargeldlose Essenabrechnung gehörte neben der Ausstattung mit Getränkeautomaten zur Schulkonzeption hinsichtlich weiterer investiver Rahmenbedingungen des Mensabetriebs. Im vorjährigen Etat wurden daher 37.000,-- € für die Beschaffung des Kassierungssystems und 15.000.-- € für die Getränkeautomaten zur Verfügung gestellt. Nach Absprache mit der Schulleitung des Gymnasiums Lechenich wurde zunächst auf diese Investitionen verzichtet, um erst Praxiserfahrung als Basis für weitere Entscheidungen zu sammeln. a) Getränkeautomaten Zur Sicherstellung der Getränkeversorgung wurde deshalb in enger Abstimmung mit der Schule ein Vertrag über die Aufstellung von Kalt- und Warmgetränkeautomaten inklusive Flaschen- bzw. Becherrücknahme mit einem externen Anbieter geschlossen. Die Schule legte nach intensiven Gesprächen das Getränkesortiment der Automaten fest, welsches rege nachgefragt wird. Dieser Automatenbetrieb ist für den Schulträger kostenneutral. Der Betreiber garantiert eine Betriebskostenpauschale in Höhe von 400,-- € p.a. sowie eine Provisionsgewährung von 0,07€ pro Getränkeflasche für die Mithilfe bei der Automatenbetreuung. Im Hinblick auf eine Vergabe des Mensabetriebs an einen externen Anbieter ist derzeit eine Investition in diesem Bereich nicht zweckmäßig. b) Kassierungssystem Zur praktischen Umsetzung der Essensausgabe und Abwicklung der Kassierung stellen sich die Erfahrungen wie folgt dar: In der Anfangsphase des Mensabetriebs wurde das Essensgeld im Zusammenhang mit der Menüausgabe kassiert. Dies führte stellenweise zu Verzögerungen. Darüber hinaus fehlten Angaben über konkrete Menübestellungen, die Planungsgrundlage für das Mittagsangebot sind. Um die Ausgabeabläufe reibungsloser zu gestalten und eine Basis für die tägliche Nachfrage an Mittagessen zu erlangen, wurde nach den Herbstferien das Bonsystem eingeführt. Dies beinhaltete zwar eine gewisse Einbuße an Flexibilität, da täglich bis ca. 11 Uhr Essensmarken gekauft werden sollten; war jedoch für einen wirtschaftlichen Wareneinsatz zwingend notwendig. Nachdem der Bonverkauf flexibler gestaltet wurde und anhand gewisser Erfahrungswerte auch ein Kontingent von Wahlmenüs zum „freien Verkauf“ für „spontane“ Tischgäste vorgehalten wurde, konnten zufriedenstellende Abläufe garantiert werden. Das Kassierungsgeschäft wurde entzerrt und Planungsgrößen für die Essenszubereitungen optimiert. Ein kostenintensives Kassierungssystem erscheint bei den tatsächlichen Nutzerfrequenzen wirtschaftlich nicht vertretbar. Selbst nach Einschätzung der Firma „apetito“, die ein solches System anbietet, wäre der Einsatz eines automatisierten Kassierungssystems erst ab täglichen Nachfragegrößen im Mittagsgeschäft von mindestens 300 Tischgästen ökonomisch sinnvoll. Das im Zusammenhang mit der schulischen Nutzungskonzeption präferierte Kassierungssystem sollte lediglich als vorgezogene Investition im Rahmen einer zeitnahen Realisierung der Zentralmensa mit entsprechend zahlreichen Tischgästen verstanden werden. 5. Steuerrechtliche Situation Durch den Betrieb der Mensa wird dieser Bereich der Schulverwaltung zu einem Betrieb gewerblicher Art. Die Konsequenzen wären neben regelmäßigen monatlichen Umsatzsteuererklärungen die Körperschafts- und Gewerbesteuerpflicht. Dies erfordert die -5- Einrichtung einer Finanzbuchhaltung und einer Lagerbuchführung nebst jährlicher Inventur sowie Aufstellung eines Jahresabschlusses. Dies ist mit dem vorhandenen Personal nicht zu leisten. 6. Wirtschaftlichkeitsberechnung Die Wirtschaftlichkeitsberechnung ergibt sich aus Anlage 2. Zu 2. Durch den dargestellten Erfahrungsbericht wird die kostenmäßige Notwendigkeit der Auslagerung des Mensabetriebs in die Verantwortung eines externen Betreibers belegt. Um den Bewerberkreis auf geeignete Anbieter zu beschränken, wurde die Vergabe in Form eines Verhandlungsverfahrens eingeleitet. Die folgenden vier Verpflegungsfirmen wurden unter Maßgabe eines mit der Schule abgestimmten Leistungsverzeichnisses zur Abgabe von Angeboten gebeten: - Firma „apetito“, Catering, Rheine - Firma Nolden, Gourmets-Service, Erftstadt - Firma Prevoo, Party-Service, Erftstadt - Firma „Kartoffel“, Mensabetreiber, Bonn. Die Firmen „apetito“ und Prevoo erklärten, dass sie nicht in der Lage sind, die geforderte Leistung (u. a.. 2,70 €/Schüleressen, 3,50 €/Essen f. schulbezogenes Personal) hinsichtlich des Mensabetriebes zu erbringen. Die Firma „Kartoffel“ (Mensabetreiber der Schulmensen in Weilerswist und Bornheim) ist ebenso wie die Firma Nolden bereit, den Mensabetrieb zu den vorgegebenen Konditionen zu übernehmen. Gleichwohl haben sich die beiden Schulen (Gymnasium Lechenich und Realschule Lechenich) dafür ausgesprochen, den Mensabetrieb der Firma Nolden zu übertragen. Die Firma Nolden liefert seit Eröffnung der Mensa die gesamte Zwischenverpflegung. Als ortsansässiges Unternehmen kann er durch kurze Lieferwege (Produktionsstätte in ErftstadtLiblar) größtmögliche Frische der Produkte garantieren. Aus diesem Grund haben sich die Schulen für eine Auftragsvergabe an das ortsansässige Unternehmen ausgesprochen. Die Firma Nolden liefert seit Anfang 2006 auch die Verpflegung im Rahmen des offenen Ganztagsbetriebes der Janusz-Korczak-Grundschule; die Erfahrungen dort sind positiv. Eine Nachfrage bei der Informationsstelle für Vergabeausschlüsse des Landes NordrheinWestfalen ergab, dass keine Eintragungen gegen die Firma Nolden vorliegen; insofern ergeben sich gegen eine Auftragsvergabe keine Bedenken. In Vertretung (Erner) -6-