Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage 695/2006)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Anlage zu V 695 / 2006 Jahresabschluss 2005 des Eigenbetriebes “Straßen” 1. Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet : • • • • • • • Prüfungen gem. § 8 der Betriebssatzung / § 103 Gemeindeordnung NRW Die Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft Die Prüfung der Vergaben im Tagesgeschäft Die Kassenbestandsprüfungen der Sonderkasse Die Kassenprüfungen einschl. Jahresabschluss der Sonderkasse Die Prüfung der IRP-Buchführung in Abstimmung mit der Darstellung der Tagesabschlüsse / Kassenbestandsfortschreibungen sowie des Jahresabschlusses Sonstige Prüfungen aufgrund von politischen Beschlüssen / Prüfaufträgen (hier z.B. : Reinigungskolonne) oder besonderen prüfungsrelevanten Sachverhalten 1.1 Vergabestelle Das RPA hält - grundsätzlich - eine Zentralisierung der Vergabeabwicklungen, zumindest was den Bereich VOB / Eigenbetriebe angeht, durch eine „Vergabe“ oder „Submissionsstelle“ für sinnvoll. Grund : die Trennung zwischen Vergabe und Bauabwicklung sowie die Möglichkeit neutraler, zusätzlicher Bieterauswahl fördert Wettbewerb und wirkt präventiv gegen Korruption. Alternativ wird mit Zustimmung des Rates seit Beginn des Jahres 2005 für eine Testfase von 2 Jahren folgendes Verfahren bei der Stadt Erftstadt durchgeführt : Im Bereich der beschränkten Ausschreibungen können Bietervorschläge eines Eigenbetriebes durch einen jeweils anderen Eigenbetrieb geändert oder ergänzt werden. Die Bieterauswahl erfolgt somit immer im Mehraugenprinzip. Das RPA hatte einen Erfahrungsbericht zugesagt: Der Focus des Rechnungsprüfungsamtes war hauptsächlich gerichtet auf die sog. „beschränkten“ Ausschreibungen – die der Gesetzgeber in den Verdingungsordnungen aus Vereinfachungsgründen toleriert. Hierbei wird zwar ein förmliches Vergabeverfahren gem. Verdingungsordnung durchgeführt, d.h. einheitliches, offizielles Leistungsverzeichnis, einheitliche Vertragsbedingungen, Submission, usw., jedoch findet dieser Wettbewerb nur im Rahmen eines „auserwählten“ Bieterkreises statt. Es kann sich also nicht jeder potenzielle Anbieter bewerben. P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD Diese Vorabauswahl ist es, die - durch das Auswahlermessen – besonderer Transparenz unterworfen sein muss. • Das Bieterauswahlverfahren wurde dahingehend geöffnet, dass in den Eigenbetrieben für die verschiedenen Gewerke inzwischen Bieterlisten mit einer Vielzahl von möglichen Anbietern gepflegt werden. Bei einer geplanten beschränkten Ausschreibung werden 5 (oder mehr) dieser potentiellen Anbieter einem jeweils anderen städt. Eigenbetrieb als Vorschlag vorgelegt. Der befragte Eigenbetrieb kann nunmehr dem Vorschlag zustimmen, oder – aus der beigefügten Bieterliste - andere potentielle Anbieter beifügen / austauschen. Das Verfahren funktioniert grundsätzlich, vom abweichenden Vorschlagsrecht wird, zumindest hin und wieder, Gebrauch gemacht, das RPA wird diese Ergänzungen auch forcieren, sollte das Verfahren fortgesetzt werden. Eine Beispielliste für den hier geprüften Eigenbetrieb ist beigefügt. Für eine Zentralisierung spricht allerdings vor wie nach: • Einheitliche Vorgehensweise garantiert • Fachwissen gebündelt • Prävention gegen mögliche Vorteilsnahmen durch die Trennung Sachbearbeitung / Bauüberwachung von den vergabeseitigen Vorbereitungen / Entscheidungen, unabhängig von der Art der Vergabe / Ausschreibung Die Betriebsleitungen sprechen sich mit dem Argument, eine Zentralisierung sei ein unnötiger bürokratischer Aufwand, einstimmig dagegen aus. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Zentralisierung gibt es nicht. Allerdings berichten verschiedene Behörden durchaus von positiven Erfahrungen mit dieser Einrichtung. Voraussetzung war allerdings jeweils die Verlagerung von Personal in die Vergabestelle. Da das Auswahlverfahren im Bereich der beschränkten Ausschreibungen • auf eine transparentere Basis gestellt wurde • das RPA grundsätzlich bei Vergaben ab 2.000 € eine Vorabprüfung durchführt und dabei sämtliche Vergleichsunterlagen nachvollzieht • dabei verschiedentlich Hilfestellung leistet oder fehlerhafte Vergaben stoppt, ist die derzeitige Lösung - aus wirtschaftlicher Sicht und unter Zugrundelegung der stadteigenen Vergaberichtlinien - letztlich ein tragfähiger Kompromiss. P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD 2. Prüfung der Vergaben gem. § 103 Abs. 1 Pkt. 6 der Gemeindeordnung NRW In 2005 unterlagen Ausschreibungen / Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben ab € 2.000,00 sowie alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse der Visakontrolle / Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes. Dies entspricht den gesetzlichen Grundlagen und Regelungen der Rechnungsprüfung für die allgemeine Verwaltung. Durch diese Praxis im Rahmen des Tagesgeschäftes werden Fehler bereits im Vorfeld festgestellt und können korrigiert werden. Spätere Beanstandungen können deshalb in vielen Fällen vermieden werden. Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA auch im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen : • Vorkalkulation erstellen; • genaue Definition der erforderlichen Leistungen; • Definition der Leistungseinheiten; • Aufbau einer Ausschreibung; • Wahl des Vergabeverfahrens, Durchführung und Abwicklung; • Auftragsvergabe vorbereiten und durchführen; • Leistungskontrolle, Abnahme, Zahlungen, Prüfen der Rechnung. In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment werden meistens der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei werden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wird auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In vielen Fällen sind bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen in Schulen oder Kindergärten keine zeitaufwendigen Preisvergleiche möglich, um den Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen werden, wie mit den Wertgrenzen festgeschrieben, bis = < € 7.500,00 / € 15.000,00 ( Baunebengewerbe/ Bauhauptgewerbe ) eine Preisanfrage bei mindestens drei Anbietern gemacht, darüber hinaus wird eine beschränkte Ausschreibung erstellt. Ab € 30.000,00 (€ 50.000,00 bei Bauhauptgewerbe) werden öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. Soweit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit sich wiederholen, wird mit den Fachämtern eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart. Etwaige geringfügige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung (z.B. Aufmaße / Prüfvermerke) wurden unmittelbar abgeklärt und erledigt und daher in diesen Bericht nicht mehr aufgenommen. P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD 2.1 Sonstige Hinweise zu Ausschreibungsverfahren Bei den Angebotsprüfungen von öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen wurde im Bereich des Eigenbetriebs Straßen z.B. auf aus Rechtssicherheitsgründen zwingend zu beachtende Verfahrensvorschriften gem. VOB hingewiesen und mit den Vergabeverantwortlichen abgeklärt. H Änderungen des Bieters am Angebotstext des Leistungsverzeichnisses bedingen den Ausschluss des Angebotes von der Wertung ( abweichende Leistungen müssen als Alternativangebot separat angeboten werden ). - Sandreinigungsarbeiten auf 41 Spielplätzen in Erftstadt, € 8.365,22 H Die eingehenden Angebote sind auf den Umschlägen mit einem Eingangsvermerk zu versehen – Datum, am Tage der Submission auch die Uhrzeit, Unterschrift des Empfängers. Die Umschläge sind unbedingt als Eingangsnachweis zu verwahren. Die Umschläge waren nach der Angebotsprüfung nicht mehr aufzufinden. Verhandlungsleiter + Schriftführer bestätigten den ordnungsgemäßen Eingang der Angebote in einem gesonderten Vermerk. - Landschaftsbauarbeiten, Ausgleichsflächen BP 150 und Regenrückhaltebecken Lechenich, € 29.011,01 H Bei jedem Leistungsverzeichnis bzw. den Angebotsunterlagen ist an einer vom Auftraggeber festgelegten Stelle die Angabe von Preisnachlässen, Anzahl der Nebenangebote / Änderungsvorschläge zulässig. Diese vorbestimmte Stelle ist in den Angebotsunterlagen des Auftraggebers fest vorzugeben ( § 21 VOB Nr. 3-6, ab 2000 ). Preisnachlässe, die dem § 21 Nr. 4 nicht entsprechen, sind nicht zu werten ( § 25 VOB Nr. 5 ). - Landschaftsgärtnerische Arbeiten, Klosengartenstr., E.- Liblar, € 7.730,80 Etwaige weitere Mängel bei der Vorgangsbearbeitung ( wie oben aufgeführt sowie auch z.B. fehlende Aufmasse, Prüfvermerke auf Angeboten) wurden unmittelbar mit den Verantwortlichen abgeklärt und erledigt und hier nicht weiter aufgeführt. 2.2 Vorlagen, die – 14 – vor Beschlussfassung nicht vorgelegt wurden H Die aufgeführte Vorlage mit den entsprechenden Angeboten oder Ausschreibungsunterlagen konnten vom RPA vor Beschlussfassung sachlich und technisch nicht geprüft werden, da sie nicht vorgelegt wurde. Eine nachträgliche Prüfung der Vergabe bzw. der Angebote mit eventuell erforderlichen Korrekturen könnte ebenso eine Korrektur des Beschlusses erforderlich machen. Gerade im Bereich der Vergabeprüfungen und bei den P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD Honorarangeboten sind Korrekturen / Klarstellungen oder Ergänzungen nicht unüblich. Der Gesetzgeber schreibt in § 103 der Gemeindeordnung die Prüfung der Vergaben durch das RPA verbindlich vor. V 268 / 2006 + D 269 / 2006 Böschungssicherung Strasse „Lange Heide“ in Erftstadt-Bliesheim Öffentliche Ausschreibung, Submission am 14.03.2006, 13 Angebote, preisgünstigster Bieter € 50.202,26 Betriebsausschuss Strassen 24.05.2006 Dringlichkeit 20.03.2006 ( schneller Baubeginn erforderlich ) Nachträgliche Vorlage – 14 – am 03.04.2006 mit Auftrag, tatsächlicher Baubeginn 24.04.2006 2.3 Nebenangebote bei Ausschreibungen Von der Möglichkeit von Nebenangeboten wird nach Auffassung des RPA zu wenig Gebrauch gemacht : Bei den öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen werden bisher laut Vertragsbedingungen in der Regel ( bis auf sehr wenige Ausnahmen ) keine Nebenangebote zugelassen. H Das RPA regt an, in möglichst vielen Ausschreibungen Nebenangebote zuzulassen, damit Alternativen zur ausgewählten Bauleistung angeboten werden und somit Möglichkeiten zur Senkung der Baukosten entstehen. Unabhängig davon wird ergänzend auf Ausführungsbestimmungen zum Runderlass des Finanzministeriums vom 18.12.2003 hingewiesen, wonach eine „unterlassene Anforderung von Nebenangeboten / Änderungsvorschlägen“ für VOB / VOL – Leistungen bei diesbezüglichen Zuwendungen an die Kommune sogar zu deren Widerruf führen kann. 2.4 Beauftragung von Ingenieurbüros bei Maßnahmen geringen Umfangs H Bei einigen kleineren Baumaßnahmen wurden externe Ingenieure mit der Planung und Abwicklung beauftragt, obwohl das erforderliche Fachwissen und Fachpersonal dafür im Eigenbetrieb Straßen vorhanden ist. Gerade bei den kleineren Maßnahmen sind die Kosten laut HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure ) in Relation höher als bei umfangreichen Maßnahmen. Hier zwei Beispiele: - Gehwegausbau, Schlussrechnung € 23.320,27, Kosten Ingenieurbüro (bisher ohne Lph 9 ) € 3.729,29 - Aufstellfläche Bus-Wartehalle, Auftrag Straßenbau € 6.592,20, Kosten Ingenieurbüro € 1.344,56 P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD H Weiterhin werden oft Umbau- und Modernisierungszuschläge von 20-25 % mit den Ingenieurbüros vereinbart. Hier ist zu beachten, dass diese nur bei wesentlichen Eingriffen in den Bestand ( in die Konstruktion ) akzeptabel sind. Dies sowie eine Bewertung (Punktebewertung nach § 53 Abs. 2-4 HOAI erforderlich) des Schwierigkeitsgrades und der Kriterien sind grundsätzlich bereits per Vermerk zur Auftragvergabe zu begründen, um Transparenz sicherzustellen. Aus Kostengründen muss eine restriktive Handhabe der Zuschläge gewährleistet und nachvollziehbar sein. 3. Erschließungs-/ Ablösebeiträge (Prüfung 2004, bereits im Ausschuss 2004 + 2005 berichtet) hier : Prüfung der rückständigen Abwicklungen RPA : ganzjährig Bericht Eigenbetrieb: 11.09.2006 Geprüft wurde in 2004 die fristgerechte Abrechnung der Erschließungsbeiträge (s. Bericht Jahresabschluss . • • • im Interesse einer wirtschaftlichen Haushaltsführung sowie im Interesse einer kalkulierbaren Abwicklung für die Anlieger und einer gewissen Gleichbehandlung innerhalb der Anliegerschaft soll eine BauGB-Heranziehung nach der Fertigstellung möglichst zügig durchgeführt werden, sofern Ablösebeträge nicht vereinbart wurden. Es wurde darauf hingewiesen, dass einige Straßen, obschon deren Fertigstellung bereits mehrere Jahre zurücklag, noch nicht abgerechnet waren. Hierzu gehörten : • • • • • Platanenweg Matthias-Grell-Str. Josef-Nix-Str. Sonnenweg Ottostraße Die einzelnen Heranziehungen wurden dem RPA jeweils zur Prüfung vorgelegt. Des weiteren hat das RPA die Soll – und Ist –Einnahmen geprüft. Das Fachamt hat gegenüber dem RPA zudem über den Fortlauf der Maßnahmen wie folgt berichtet,). Demnach wurden seit dem letzten Prüfbericht nachfolgende Erschließungseinnahmen (Erschließungsbeiträge nach BauGB u. Straßenbaubeiträge nach KAG) gegenüber den Beitragspflichtigen geltend gemacht: P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD Abrechnungsjahr 2005 (letztes Quartal) : - Abrechnung BauGB - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB Reinoldweg Pastor-Faßbender-Str. BP 119, Gymnich Zunftstraße: Josef-Zilken-Straße Gesamteinnahmen letztes Quartal 2005 132.478,68 Euro 10.346,49 Euro 208.332,29 Euro 43.992,80 Euro 2.831,03 Euro _____________ 397.981,29 Euro Abrechnungsjahr 2006 (Stand 11.09.2006) : - Abrechnung BauGB - Abrechnung BauGB - Abrechnung BauGB - Abrechnung BauGB - Abrechnung BauGB - Abrechnung BauGB - Abrechnung BauGB - Abrechnung BauGB - Abrechnung KAG Josef-Nix-Straße 23.435,73 Euro Platanenweg 1.648,06 Euro Auf dem Hostert 42.974,75 Euro Sonnenweg 2.987,25 Euro Elisabeth-Jansen-Str. 24.393,58 Euro Ottostraße: 25.236,64 Euro Pfarrer-Paul-Huhnen-Str: 51.010,97 Euro Kampstraße,östlicher Teil 25.706,59 Euro Beleuchtung Bonner Ring 5.043,50 Euro (Abschnitt An der Patria bis Dieselstraße) - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB Pastor-Faßbender-Straße 38.783,33 Euro - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB Im Gratessengarten 12.215,75 Euro - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB Ackerstraße 12.745,39 Euro - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB Gildestraße 51.960,00 Euro - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB BP 119, Gymnich 80.390,09 Euro - Nachzügler Ablöseverfahren BauGB Molkereistraße 10.455,53 Euro ____________________ Gesamteinnahmen 2006 (Stand heute) 408.987,16 Euro Das RPA hat die Buchführung im Hinblick auf ordnungsgemäße Sollstellung in weiten Teilen nachvollzogen. Rest 2005 : • Soll : Die einzelnen Fälligkeiten für den Zeitraum letztes Quartal 2005 lagen für 38 Zahlungspflichtige vollständig zwischen 01.10.2005 und 15.12.2005 • Ist : Alle Zahlungseingänge wurden nachgewiesen. Abrechnungsjahr 2006 : • Soll : die einzelnen Fälligkeiten für die o.g. Abrechnungsmaßnahmen in 2006 lagen / liegen für 86 Zahlfälle zwischen 01.02.2006 und 15.10.2006. • Ist : die Zahlungen sind teilweise eingegangen. Die noch offenen Posten beziehen sich auf aktuelle Fälligkeiten, Mahnverfahren werden vom Eigenbetrieb Straßen etwa alle 2 Monate eingeleitet. H Säumniszuschläge sind bei verspäteter Zahlung ebenfalls zu erheben und zwar 1 v.H. der Hauptforderung für jeden begonnenen Monat der Säumnis, unabhängig von der Mahnung. Das Buchführungssystem weist diese vor dem Mahnlauf jedoch nicht aus, so dass Zahlungsverspätungen bis etwa 2 Monate folgenlos bleiben. P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD Das ist nicht in Ordnung, da zum einen die pünktlichen Zahler quasi benachteiligt sind und zum anderen die Stadt bei den unpünktlichen Zahlern (bis 1 Woche ist natürlich Schonfrist) Zinsnachteile für diesen Zeitraum hinnimmt. Mit dem Eigenbetrieb wurde daher besprochen, dass – in Zusammenarbeit mit den regelmäßigen Mahnläufen - künftig eine Nachfestsetzung der diesen Zeitraum betreffenden Säumniszuschläge erfolgt (von Kleinbeträgen abgesehen). Die im seinerzeigen Prüfbericht unter RPA mit „H“ benannten rückständigen Abrechnungen sind damit erfolgt. Zur Abrechnung Matthias-Grell-Straße berichtet der Eigenbetrieb: „eine nachgehende Teilabrechnung über Grunderwerbskosten hat sich erübrigt, da für die Verkehrsfläche weniger Grundstücksfläche benötigt wurde, als ursprünglich für erforderlich gehalten. Bereits geleistete Grundstücksankäufe wurden rückabgewickelt, so dass der Stadt letztlich keine Grundstückskosten entstanden waren. Dies wurde dem Rat entsprechend in seiner Sitzung vom 20.12.2005 im Rahmen der Beschlusskontrolle mitgeteilt.“ Die bereits fertig vorliegende Abrechnung Kampstraße, südlicher Teil (Einnahmevolumen: ca. 45.000,- Euro), muss lt. Eigenbetrieb aus rechtlichen Gründen zurückgestellt und veränderten Gegebenheiten angepasst werden, da hier eine abrechnungsrelevante Abänderung des maßgebenden Bebauungsplans 89 a zu erwarten ist. Hier bleibt das Bebauungsplanverfahren abzuwarten. Des weiteren : • in Abrechnungserstellung : Siemensstraße (erwartete Einnahmen : 100.000 EURO) Ende 2006 / Anfang 2007 nach Fertigstellung der Grünanlagen / Widmung • Bezüglich BP 140 (Gewerbepark) liegen noch keine Ablöseverträgen vor. 4. Prüfung der Sonderkasse Eigenbetrieb Straßen Bei der Kassenbestandsaufnahme sowie der Kassenprüfung werden die Geldbewegungen des Eigenbetriebes miterfasst. Die unvermutete Kassenprüfung erfolgte wegen der verzögerten Fertigstellung der Jahresabschlussarbeiten in zwei Teilprüfungen : vom 02.05. bis 25.05.2005 sowie vom 01.08. bis 04.08.2005. Weiterhin wurden vom 14.11. - 20.12.2005 unvermutet die Buchungen des Monats September 2005 nach den Auszügen der Geschäftskonten in der kfm. Buchführung und den Büchern der Stadtkasse (Tagesabschlüsse mit Kassenbestandsfortschreibung, Summenfortschreibung und Schwebepostenaufstellung zur Sonderkasse 494) überprüft. Art der Prüfung Prüfzeitraum Unvermutete Prüfung Kasse / Sonderkasse 02.05. bis 25.05.2005 Dito Dito Kasse / Sonderkasse Prüfung Buchführung IRP – EB Straßen P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD 01.08. bis 04.08.2005 14.11. bis 20.12.2005 Die Prüfung erfolgt unter der Vorgabe, dass die Aufgaben der Sonderkasse des Eigenbetriebes an die Stadtkasse übertragen wurden. Im Bereich des Eigenbetriebes “Straßen” wurde die kaufm. Buchhaltung eingeführt (“IRP”). Die einzelnen Einnahmen und Ausgaben werden kassenmäßig nicht zum Soll gestellt und auch ist-seitig nicht als Einzelposten dargestellt. Als Kassenbuchung (Ist) werden die in den Kto. Auszügen ausgewiesenen Gesamtsummen in den Verwahrund Vorschusskonten der Stadtkasse gebucht. Darauf basieren die Tagesabschlüsse und der Jahresabschluss. Evt. Restanten werden aufgrund der Buchführung in IRP beim Eigenbetrieb ermittelt ; der Stadtkasse werden dann zwecks Einleitung der Mahn- und Vollstreckungsverfahren entsprechende Aufträge erteilt. Unterjährig erfolgte hier eine Änderung dahingehend, dass der Eigenbetrieb die Mahnungen einschl. der Nebenkosten (Säumniszuschläge, Gebühren, Kosten) selber aus der IRP-Datei erstellt. Die Prüfung der Forderungsbearbeitung erfolgt im Rahmen der Prüfung der Sonderkasse. Die Verpflichtung zur Prüfung ergibt sich aus § 103 Abs. 1 GO. Abstimmung Buchführung Eigenbetrieb / Konto / Stadtkasse Konto 1200031 Kreissparkasse Köln Kto. 191... Abstimmung nach Bewegungen September 2005 Neuer Saldo Auszug 182 30.09.05 - 203.594,22 Alter Saldo Auszug 163 31.08.05 59.858,12 Bewegung lt. Kontenauszüge 263.452,34 Bewegungen Sachkonten IRP Anlage 263.452,34 Abstimmung mit Stadtkasse (Buchungen) Gesamtbetrag GKZ 494 ./. Bestand VR-Bank ./. Tagesgeld TA 05.10.2005 1.799.504,53 3.098,75 2.000.000,00 2.003,098,75 Entspricht Kto. Auszug vom 30.09.05 - 203.594,22 Die Salden der Bankauszüge u. Schwebeposten stimmen mit den Zahlwegfortschreibungen der Stadtkasse überein. Die Schwebeposten sind nach Art und Höhe gerechtfertigt. Konto 1205033 VR-Bank Brühl-Erftstadt Kto. 100...... Abstimmung nach Bewegungen September 2005 Neuer Saldo P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD Auszug 161 30.09.05 3.101,26 Alter Saldo Auszug 146 31.08.05 28.802,35 Bewegung lt. Kontenauszüge Bewegung lt. Prüfung Sachkonto 25.701,99 Anlage 25.701,99 Abstimmung mit Stadtkasse (Buchungen) Gesamtbetrag GKZ 494 TA 06.10.2005 + Bestand KSK Köln - 203.594,22 ./. Tagesgeld 2.000.000,00 Entspricht Kto. Auszug vom 30.09.05 1.799.507,04 1.796.405,78 3.101,26 Die Salden der Bankauszüge u. Schwebeposten stimmen mit den Zahlwegfortschreibungen der Stadtkasse überein. Die Schwebeposten sind nach Art und Höhe gerechtfertigt. Geldanlagen: Tagesgeld variabel an Stadt am 29.11.2005 = 1.050.000 € Die Stadt erhält das Tagesgeld als Kassenbestandsverstärkung. Die Verzinsung dafür beträgt aktuell = 1,55 %. Der Zinssatz wird bei der KSK Köln tagesaktuell abgefragt und entsprechend dem Eigenbetrieb vergütet. Bei längerfristigen Tagesgeldern Eigenbetrieb an Stadt wird auf Grund der Basis der KSK-Zinssätze ein entsprechender Durchschnittswert ermittelt. ERGEBNIS Die Buchführung der bei der Stadtkasse geführten Sonderkasse GKZ 494 stimmt hinsichtlich • • • Saldo Bankkontostände ausgewiesener Schwebeposten in den zu Tagesabschlüssen Buchungsbestand gemäß Summenfortschreibung Grunde gelegten mit den Fortschreibungen der Debitoren-/ Kreditorenbestände des IRP-Buchungssystems des Mandanten 300 überein. • Die Buchungen auf den IRP-Konten des Eigenbetriebs Straßen sind nach Abgleich mit den Bankkonten für die Betriebszweige im Prüfzeitraum vollständig erfasst. P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD 5. Sonstige Prüfbereiche Reinigungskolonne Der Prüfbericht zum Thema „Reinigungskolonne“ wurde den politischen Gremien per separater Vorlage bereits Anfang 2006 vorgelegt. Da über den Fortbestand dieser Einrichtung (Testfase und Verträge laufen am 28.02.2007 aus) nunmehr zu entscheiden ist, wird der Bericht aus diesem Grunde hier nochmals abgelichtet : Auf die Änderung im Bereich „Wild gekippter Müll“ bezüglich der Kostenerstattung durch –32- an –65- wird hingewiesen. -----------------------------------------------Die Installierung einer städt. „Reinigungskolonne“, urspr. anzugliedern beim Betriebszweig „städt. Dienste“ –81-, wurde durch den Rat am 09.12.2003 per Vorlage V7/2990 beschlossen. Das RPA hat die Einhaltung der Bedingungen anhand der Vorgänge / Beschaffungen / Arbeitsverträge sowie anhand der Wirtschaftspläne 2005/2006 und – vorläufiger - Bilanz 2005 untersucht und berichtet beiliegend hierzu. Wesentliche Inhalte der Vorlage / des Beschlusses : • • Testphase 3 Jahre 4 Arbeiter + ggfls. für die Stadt kostenlose Praktikanten 1 Kleinlaster, 1 Anhänger • ggfls. Lohnkostenzuschüsse • Finanzierung durch a) Reduzierung bisheriger Vergaben an Unternehmer b) Interne Kostenumlagen für weitere Leistungserbringungen für städtische Ämter • dadurch Kostenneutralität der Reinigungstruppe Ergebnis : • Nach Gegenüberstellung Aufwand / Ertrag / Reduzierung Fremdvergaben / erbrachte Zusatzleistungen durch die Truppe kann die Reinigungskolonne bezüglich der eigenen Bilanzsumme aufgrund der hohen Einnahmekalkulation als relativ kostenneutral bezeichnet werden; allerdings ist die Reinigungstruppe nicht für alle Fachbereiche günstiger: z.B. Kleinaufträge: Reinigungskolonne : 1 Stunde für – obligatorisch – immer 2 Arbeiter einschl. Lieferwagen = 65 €. Hier könnte - z.B. für Sonderaufträge Ordnungsamt – nachgebessert werden. Achtung : Diese Kalkulation wurde von –65- überarbeitet : anstatt 65 € werden ab 26.06.06 nur noch 50 € pro Stunde inkl. 2 Arbeiter, LKW und Abtransport berechnet. Ebenso ist eine Pauschalabrechnung zur Verwaltungsvereinfachung auf der Basis von 1.000 € monatl. möglich. P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD Damit liegt der Preis im unteren marktüblichen Bereich. Entsprechende Angebote von Unternehmen wurden dem RPA vor der gemeinsamen Besprechung –32-/65-/-14- vorgelegt. • Die tatsächlichen Volumina in den einzelnen Fachbereichen gehen teilweise erheblich über die Planungen hinaus. Hierzu wurde der Eigenbetrieb um Erläuterung gebeten. Nach dessen Ausführungen sind im Vergleich zum Ursprungsmodell veränderte Mengen / Stückzahlen / Häufigkeiten und veränderte Preiskalkulationen für die Abweichungen verantwortlich ; im Gegenzug sind nicht alle Kostenvorteile der Truppe bezifferbar, s. Stellungnahme. • Mit Ablauf der 3-jährigen Testphase ist über einen Fortbestand und damit eine Festanstellung der Reinigungsmitarbeiter zu entscheiden. Ausnahmetatbestände für weitere Befristungen sind nach Rücksprache mit dem Personalamt z.Zt. nicht erkennbar. • Das unternehmerische Risiko trägt die Stadt / der Eigenbetrieb (z.B. fortwährender Personalaufwand auch bei Ausfällen, parallel Inanspruchnahme von Unternehmern notwendig, erhöhte Betriebskosten durch Materialschäden usw.) . Positiv zu bewerten : • Hohe Flexibilität der Gruppe, dadurch Aufgabenerledigung vor Ort gewährleistet • Aufgabenzuteilung in unterschiedlichen Bereichen – bedarfsgerecht – möglich, nicht nur Leistung gemäß Auftragsvergabe ; kurzfristige Nachbesserungen durch direkten Zugriff • Zufriedenheit in der Bürgerschaft, entsprechende Schreiben finden sich in den Vorgängen sofortige oder zeitnahe Des weiteren s. gesonderter Berichtsteil. 5.1 Visakontrollen Verschiedene Aufträge an einen anderen Eigenbetrieb wurden zusätzlich und außerhalb eines vorab festgelegten „Rahmenvertrages“ , z.T. telefonisch / mündlich erteilt, z.t. wertmäßig im 5-stelligen Bereich : Das RPA schließt sich zwar der Auffassung an, dass hier, quasi im Rahmen von inhouse-Vergaben, förmliche Ausschreibungen nicht durchzuführen sind. Dennoch ist Transparenz und zumindest Preisangemessenheit in irgendeiner Form zu dokumentieren. Daher besteht das RPA darauf, auch in solchen Fällen nachvollziehbare Aufträge zu erteilen. P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD Insgesamt wurden den Stadtwerken in 2005 für Unterhaltungsarbeiten aus dem Budget Straßen immerhin Aufträge über 136.350 € erteilt. Im Rahmen des § 4 Abs.1 Buchst.b der Rechnungsprüfungsordnung bittet das RPA – außer dem „Jahresvertrag“ – künftig auch hier um Vorlage zusätzlicher Aufträge oberhalb 2.000 €. Des weiteren siehe gesonderter Bericht. 6. Bei den Prüfungen wurden im Ergebnis schwerwiegende Verstöße nicht festgestellt; die o.g. Hinweise / Beanstandungen sind ausgeräumt bzw. werden künftig beachtet. Erftstadt, den 17.10.2006 ( Walter ) Leiter Rechnungsprüfungsamt P:\14\Jahresabschluss-65- 2005.WPD