Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage 693/2006)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Anlage zu V 693 / 2006 Jahresabschluss 2005 des Eigenbetriebes „Immobilienwirtschaft“ 1. Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet : • • • • • • • Prüfungen gem. § 8 der Betriebssatzung / § 103 Gemeindeordnung NRW Die Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft Die Prüfung der Vergaben im Tagesgeschäft Die Kassenbestandsprüfungen der Sonderkasse Die Kassenprüfungen einschl. Jahresabschluss der Sonderkasse Die Prüfung der IRP-Buchführung in Abstimmung mit der Darstellung der Tagesabschlüsse / Kassenbestandsfortschreibungen sowie des Jahresabschlusses Sonstige Prüfungen, z.B. aufgrund von Prüfauträgen oder prüfungsrelevanten Sachverhalten 1.1 Vergabestelle Das RPA hält - grundsätzlich - eine Zentralisierung der Vergabeabwicklungen, zumindest was den Bereich VOB / Eigenbetriebe angeht, durch eine „Vergabe“ oder „Submissionsstelle“ für sinnvoll. Grund : die Trennung zwischen Vergabe und Bauabwicklung sowie die Möglichkeit neutraler, zusätzlicher Bieterauswahl fördert Wettbewerb und wirkt präventiv gegen Korruption. Alternativ wird mit Zustimmung des Rates seit Beginn des Jahres 2005 für eine Testfase von 2 Jahren folgendes Verfahren bei der Stadt Erftstadt durchgeführt : Im Bereich der beschränkten Ausschreibungen können Bietervorschläge eines Eigenbetriebes durch einen jeweils anderen Eigenbetrieb geändert oder ergänzt werden. Die Bieterauswahl erfolgt somit immer im Mehraugenprinzip. Das RPA hatte einen Erfahrungsbericht zugesagt: Der Focus des Rechnungsprüfungsamtes war hauptsächlich gerichtet auf die sog. „beschränkten“ Ausschreibungen – die der Gesetzgeber in den Verdingungsordnungen aus Vereinfachungsgründen toleriert. Hierbei wird zwar ein förmliches Vergabeverfahren gem. Verdingungsordnung durchgeführt, d.h. einheitliches, offizielles Leistungsverzeichnis, einheitliche Vertragsbedingungen, Submission, usw., jedoch findet dieser Wettbewerb nur im Rahmen eines „auserwählten“ Bieterkreises statt. Es kann sich also nicht jeder potenzielle Anbieter bewerben. Diese Vorabauswahl ist es, die - durch das Auswahlermessen – besonderer Transparenz unterworfen sein muss. -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien • Das Bieterauswahlverfahren wurde dahingehend geöffnet, dass in den Eigenbetrieben für die verschiedenen Gewerke inzwischen Bieterlisten mit einer Vielzahl von möglichen Anbietern gepflegt werden. Bei einer geplanten beschränkten Ausschreibung werden 5 (oder mehr) dieser potentiellen Anbieter einem jeweils anderen städt. Eigenbetrieb als Vorschlag vorgelegt. Der befragte Eigenbetrieb kann nunmehr dem Vorschlag zustimmen, oder – aus der beigefügten Bieterliste - andere potentielle Anbieter beifügen / austauschen. Das Verfahren funktioniert grundsätzlich, vom abweichenden Vorschlagsrecht wird, zumindest hin und wieder, Gebrauch gemacht, das RPA wird diese Ergänzungen auch forcieren, sollte das Verfahren fortgesetzt werden. Eine Beispielliste für den hier geprüften Eigenbetrieb ist beigefügt. Für eine Zentralisierung spricht allerdings vor wie nach: • Einheitliche Vorgehensweise garantiert • Fachwissen gebündelt • Prävention gegen mögliche Vorteilsnahmen durch die Trennung Sachbearbeitung / Bauüberwachung von den vergabeseitigen Vorbereitungen / Entscheidungen, unabhängig von der Art der Vergabe / Ausschreibung Die Betriebsleitungen sprechen sich mit dem Argument, eine Zentralisierung sei ein unnötiger bürokratischer Aufwand, einstimmig dagegen aus. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Zentralisierung gibt es nicht. Allerdings berichten verschiedene Behörden durchaus von positiven Erfahrungen mit dieser Einrichtung. Voraussetzung war allerdings jeweils die Verlagerung von Personal in die Vergabestelle. Da das Auswahlverfahren im Bereich der beschränkten Ausschreibungen • auf eine transparentere Basis gestellt wurde • das RPA grundsätzlich bei Vergaben ab 2.000 € eine Vorabprüfung durchführt und dabei sämtliche Vergleichsunterlagen nachvollzieht • dabei verschiedentlich Hilfestellung leistet oder fehlerhafte Vergaben stoppt, ist die derzeitige Lösung - aus wirtschaftlicher Sicht und unter Zugrundelegung der stadteigenen Vergaberichtlinien - letztlich ein tragfähiger Kompromiss. 2. Prüfung der Vergaben In 2005 unterlagen Ausschreibungen / Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben ab 2.000,00 € sowie alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse der Visakontrolle / Prüfung. Dies entspricht den gesetzlichen Grundlagen und den Regelungen der Rechnungsprüfung für die allgemeine Verwaltung. Durch diese Praxis im Rahmen des Tagesgeschäftes werden Fehler bereits im Vorfeld festgestellt und können korrigiert werden. Spätere Beanstandungen können dadurch in vielen Fällen vermieden werden. -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA auch im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen: • • • • • • • Vorkalkulation erstellen genaue Definition der erforderlichen Leistungen; Definition der Leistungseinheiten; Aufbau einer Ausschreibung; Wahl des Vergabeverfahrens, Durchführung und Abwicklung; Auftragsvergabe vorbereiten und durchführen; Leistungskontrolle, Abnahme, Zahlungen, Prüfen der Rechnung. In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment werden meistens der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei werden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wird auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In vielen Fällen sind bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen in Schulen oder Kindergärten keine zeitaufwendigen Preisvergleiche möglich, um den Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen werden, wie mit den Wertgrenzen festgeschrieben, bis = < € 7.500,00 / € 15.000,00 ( Baunebengewerbe/ Bauhauptgewerbe ) eine Preisanfrage bei mindestens drei Anbietern gemacht, darüber hinaus wird eine beschränkte Ausschreibung erstellt. Ab € 30.000,00 (€ 50.000,00 bei Bauhauptgewerbe) werden öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. Soweit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit sich wiederholen, wird mit den Fachämtern eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart. Einzelne geringfügige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung ( z.B. Eintragung der geprüften + ggf. berichtigten Endsummen in die Submissionsniederschrift, Ergänzung des gesetzl. Vergabevermerks ) wurden unmittelbar mit dem Eigenbetrieb abgeklärt und erledigt und sind daher hier nicht weiter aufgeführt. 2.1 Sonstige Hinweise zu Ausschreibungsverfahren H Bei den Angebotsprüfungen von öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen wurde dabei im Bereich des Eigenbetriebs Immobilien z.B. auf aus Rechtssicherheitsgründen zwingend zu beachtende Verfahrensvorschriften gem. VOB / VOL hingewiesen, wie: • • Fehlende Prüfvermerke auf den Leistungsverzeichnissen als Nachweis der fachtechnischen und rechnerischen Prüfung: (Beispiel :Glas- und Rahmenreinigung an städtischen Schulen, € 12.806,40) Nicht vollständige Angaben in Submissionsprotokollen -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien 2.2 Prüfung der Unterhaltungsarbeiten an Schulen Siehe gesonderter Berichtsteil 2.3 Vorlagen, die – 14 – vor Beschlussfassung nicht vorgelegt wurden Die aufgeführten Vorlagen mit den entsprechenden Angeboten oder Ausschreibungsunterlagen konnten vom RPA vor Beschlussfassung sachlich und technisch nicht geprüft werden, da sie nicht vorgelegt wurden. Die Aufzählung der Vorlagen erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Eine nachträgliche Prüfung der Vergabe bzw. der Angebote mit eventuell erforderlichen Korrekturen könnte ebenso eine Korrektur des Beschlusses erforderlich machen. Gerade im Bereich der Vergabeprüfungen und bei den Honorarangeboten sind Korrekturen / Klarstellungen oder Ergänzungen nicht unüblich. Daher ist – nicht nur nach Auffassung des RPA - eine Überprüfung vor Beschlussfassung erforderlich. Im übrigen schreibt der Gesetzgeber in § 103 der Gemeindeordnung die Prüfung der Vergaben durch das RPA verbindlich vor. Einzelheiten s. gesonderter Berichtsteil. Die Prüfbemerkungen waren in diesen Fällen zwar nicht gravierend und führten damit nicht zur Aufhebung des Vergabeverfahrens – dennoch wären sie bei ordnungsgemäßer Vorlagenprüfung vermieden worden. 2.4 Nebenangebote bei Ausschreibungen Von der Möglichkeit von Nebenangeboten wird nach Auffassung des RPA zu wenig Gebrauch gemacht. Bei den öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen werden bisher laut Vertragsbedingungen in der Regel ( bis auf sehr wenige Ausnahmen ) keine Nebenangebote zugelassen. H Das RPA regt an, in möglichst vielen Ausschreibungen Nebenangebote zuzulassen, damit Alternativen zur ausgewählten Bauleistung angeboten werden und somit -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien Möglichkeiten zur Senkung der Baukosten entstehen. Unabhängig davon wird ergänzend auf Ausführungsbestimmungen zum Runderlass des Finanzministeriums vom 18.12.2003 hingewiesen, wonach eine „unterlassene Anforderung von Nebenangeboten / Änderungsvorschlägen“ für VOB / VOL – Leistungen bei diesbezüglichen Zuwendungen an die Kommune sogar zu deren Widerruf führen kann. 3. Prüfung Gemeindegliedervermögen Ahremer Heide Bericht RPA : 13.2.2006 Stellungnahme FA : 16.02.06 Gemäß § 95, Abs. 1, Ziffer 1 Gemeindeordnung gehört Gemeindegliedervermögen zum Sondervermögen der Gemeinde. Das vorhandene Gemeindegliedervermögen „Ahremer Heide“ ging zum Zeitpunkt der Gründung des Eigenbetriebes „Immobilien“ in diesen über. Einnahmen Mieten/Pachten Zinsen Jagdpacht Betrag Ausgaben Betrag 5.145,96 € Grundsteuer usw. 952,71 € 8.707,60 € 21,14 € Zuschüsse 0,00 € Entnahme Rücklage 5.167,10 € Stand der Sonderrücklage per 31.12.2004 ./. Entnahme in 2005 Stand der Sonderrücklage per 31.12.2005 (Mindestbestand) - 4.134,95 € * 5.525,36 € 4.135,95 € 4.134,95 € 1,00 € Die Ausgaben für Zuschüsse usw. wurden geprüft. Die Abrechnungen lagen vor und waren nachvollziehbar. *H Die Ausgaben übersteigen demnach die Einnahmen um 358,26 €. Stellungnahme auf Grund der Nachfrage des RPA zum Fehlbetrag: Ende vergangenen Jahres sind Gelder ausgezahlt worden, für die kein Grundsatz-beschluss existierte. Da der Betrag jedoch in Vorleistung bereits ausgezahlt war (Jubiläen), wurde dieser erstattet. -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien Dieser Fehlbetrag soll im Wirtschaftsplan 2006 aus den laufenden Einnahmen gedeckt werden. Den Kuratoriumsmitgliedern wird in der nächsten Sitzung mitgeteilt, dass sich der Ausgabeansatz 2006 um diesen Betrag verringert. 4. Prüfung der Sonderkasse „Immobilienwirtschaft“ Bei der Kassenbestandsaufnahme sowie der Kassenprüfung werden die Geldbewegungen des Eigenbetriebes miterfasst. Die unvermutete Kassenprüfung erfolgte wegen der verzögerten Fertigstellung der Jahresabschlussarbeiten in zwei Teilprüfungen : vom 02.05. bis 25.05.2005 sowie vom 01.08. bis 04.08.2005. Weiterhin wurden vom 16.11. bis 29.11.2005. unvermutet die Buchungen des Monats September 2005 nach den Auszügen der Geschäftskonten in der kfm. Buchführung und den Büchern der Stadtkasse (Tagesabschlüsse mit Kassenbestandsfortschreibung, Summenfortschreibung und Schwebepostenaufstellung zur Sonderkasse GKZ 493) überprüft. Art der Prüfung Prüfzeitraum Unvermutete Prüfung Kasse / Sonderkasse Dito Kasse / Sonderkasse Dito Prüfung Buchführung IRP – EB Immob. 02.05. bis 25.05.2005 01.08. bis 04.08.2005 16.11. bis 29.11.2005 Die Prüfung erfolgt unter der Vorgabe, dass die Aufgaben der Sonderkasse des Eigenbetriebes an die Stadtkasse übertragen wurden. Im Bereich des Eigenbetriebes “Immobilien” wurde die kaufm. Buchhaltung eingeführt (“IRP”). Die einzelnen Einnahmen und Ausgaben werden kassenmäßig nicht mehr zum Soll gestellt und auch ist-seitig nicht mehr als Einzelposten dargestellt. Als Kassenbuchung (Ist) werden die in den Kto.-Auszügen ausgewiesenen Gesamtsummen in den Verwahr- und Vorschusskonten der Stadtkasse gebucht. Darauf basieren die Tagesabschlüsse und der Jahresabschluss. Evt. Restanten werden aufgrund der Buchführung in IRP beim Eigenbetrieb ermittelt ; der Stadtkasse werden dann zwecks Einleitung der Mahn- und Voll-streckungsverfahren entsprechende Aufträge erteilt. Unterjährig erfolgte hier eine Änderung dahingehend, dass der Eigenbetrieb die Mahnungen einschl. der Nebenkosten (soweit öffentl.-rechtl. auch Säumniszuschläge, Gebühren) selber aus der IRP-Datei erstellt. Die Prüfung der Forderungsbearbeitung erfolgt – stichprobenweise – im Rahmen der Prüfung der Sonderkasse. Die Verpflichtung zur Prüfung ergibt sich aus § 103 Abs. 1 GO. -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien Abstimmung Buchführung Eigenbetrieb / Konto / Stadtkasse Buchungs-Konto 1200021 Kreissparkasse Köln Kto. 191...... Abstimmung nach Bewegungen September 2005 Neuer Saldo Auszug 187 30.09.05 340.305,96 Alter Saldo Auszug 167 31.08.05 -1.016.660,07 Bewegung lt. Kontenauszüge 1.356.966,03 Bewegung lt. Prüfung Sachkonto Anlage 1.356.966,03 Abstimmung mit Stadtkasse (Buchungen) Gesamtbetrag GKZ 493 TA 05.10.2005 ./. Bestand VR-Bank ./. Tagesgeld 1.412.992,78 3.298,74 1.750.000,00 1.753.298,74 Entspricht Kto. Auszug vom 30.09.05 • • • -340.305,96 Die Salden der Bankauszüge u. Schwebeposten stimmen mit den Zahlwegfortschreibungen der Stadtkasse überein. Die Buchungen auf den IRP-Konten sind ordnungsgemäß. Die Schwebeposten sind nach Art und Höhe gerechtfertigt. Buchungs-Konto 1205021 VR-Bank Brühl-Erftstadt Kto. 100....... Abstimmung nach Bewegungen September 2005 Neuer Saldo Auszug 74 30.09.05 3.292,28 Alter Saldo Auszug 67 31.08.05 1.272,32 Bewegung lt. Kontenauszüge Bewegung lt. Prüfung Sachkonto 2.019,96 Anlage 2.019,96 Abstimmung mit Stadtkasse (Buchungen) Gesamtbetrag GKZ 493 TA 05.10.2005 ./. Bestand KSK Köln -340.305,96 ./. Tagesgeld 1.750.000,00 Entspricht nicht dem Kto. Auszug vom 30.09.05 -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien 1.412.992,78 1.409.694,04 3.298,74 Eine Übereinstimmung der Schwebepostenaufstellung mit dem Auszug 30.09.05 ist nicht möglich, da der Auszug erst später gebucht wurde. Die Verzögerung resultiert aus der tageweise versetzten Buchführung zwischen IRP und Sachbuch B der Stadtkasse. Im Ergebnis sind die Buchungen richtig erfolgt. • • • Die Salden der Bankauszüge u. Schwebeposten stimmen mit den Zahlwegfortschreibungen der Stadtkasse nach Erfassung o.g. Differenz überein. Die Buchungen auf den IRP-Konten sind ordnungsgemäß. Die Schwebeposten sind nach Art und Höhe gerechtfertigt. Geldanlagen : Tagesgeld variabel an Stadt am 29.11.2005 = 2.450.000 €. Die Stadt erhält das Tagesgeld als Kassenbestandsverstärkung. Die Verzinsung dafür beträgt aktuell = 1,55 %. Der Zinssatz wird bei der KSK Köln tagesaktuell abgefragt und entsprechend dem Eigenbetrieb vergütet. Bei längerfristigen Tagesgeldern Eigenbetrieb an Stadt wird aufgrund der Basis der KSK – Zinssätze ein entsprechender Durchschnittswert ermittelt. ERGEBNIS Die Buchführung der bei der Stadtkasse geführten Sonderkasse GKZ 493 stimmt hinsichtlich • • • Saldo Bankkontostände ausgewiesener Schwebeposten in den zu Grunde gelegten Tagesabschlüssen Buchungsbestand gemäß Summenfortschreibung mit den Fortschreibungen der Debitoren-/ Kreditorenbestände des IRP-Buchungssystems bei Mandant 200 Eigenbetrieb Immoboilienwirtschaft überein. Die Buchungen auf den IRP-Konten des Eigenbetriebs sind nach Abgleich mit den korrespondierenden Bankkonten ordnungsgemäß erfasst. 5. Sonstige Prüfbereiche Siehe gesonderter Berichtsteil. -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien 6. Bei den Prüfungen wurden schwerwiegenden Verstöße nicht festgestellt; die o.g. Hinweise / Beanstandungen sind ausgeräumt bzw. werden künftig beachtet. Erftstadt, den 17.10.2006 ( Walter ) Leiter Rechnungsprüfungsamt -14-Jahresbericht 2005 EB Immobilien