Beschlussvorlage (Erfahrungsbericht über den bisherigen Einsatz des Sitzungsdienstprogrammes "SDNet")

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 736/2006 Az.: Amt: - 100 BeschlAusf.: - 100 Datum: 26.10.2006 Beratungsfolge Hauptausschuss Betrifft: Termin 12.12.2006 Bemerkungen Erfahrungsbericht über den bisherigen Einsatz des Sitzungsdienstprogrammes "SDNet" Finanzielle Auswirkungen: Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 26.10.2006 Beschlussentwurf: Der Bericht über den bisherigen Einsatz des Sitzungsdienstprogrammes „SDNet“ bei der Stadtverwaltung Erftstadt wird zur Kenntnis genommen. Begründung: Am 01.01.2006 wurde das Sitzungsdienstprogramm „SDNet“ in der Stadtverwaltung Erftstadt eingeführt. Derzeit sind 110 Arbeitsplätze in der Verwaltung an das Sitzungsdienstprogramm angeschlossen. Verantwortlich für die Einführung und Systemadministration ist das Ratsbüro der Stadt Erftstadt. 1. Ziele der Einführung des Sitzungsdienstprogrammes waren für die Verwaltung: - die Verwaltungsabläufe zu optimieren und Mehrfachbearbeitung zu vermeiden - . kürzere Bearbeitungszeiten bei der Beantwortung von Antragen und Anfragen sowie bei der Erstellung von Vorlagen, Einladungen und Niederschriften zu erreichen und - den Nachversand von Sitzungsunterlagen auf ein Minimum zu reduzieren. - alle Ausschuss- und Ratsunterlagen für die Verwaltung zentral zu hinterlegen und zugänglich zu machen - die Abrechnung von Aufwandsentschädigung, Sitzungsgeldern etc. zu vereinfachen und zu beschleunigen - Kostenreduzierung durch Optimierung der Abläufe in der Verwaltung und Vermeidung von Doppel- bzw. Mehrfachbearbeitungen - Informationssystem für Verwaltungsspitze, Amts- und Betriebsleiter über die Beschlussausführung und den Bearbeitungsstand von Vorgängen, den aktuellen Beratungsstand in den zuständigen Gremien sowie zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf die archivierten Vorgänge für die Rats- und Ausschussmitglieder - Verringerung des Zeitaufwandes für die Arbeit in Ausschüssen und Rat durch die digitale Bereitstellung der Informationen (Einladungen, Niederschriften, Vorlagen einschl. Anlagen und die Möglichkeit der Beschlussverfolgung) - orts- und zeitunabhängige Recherche durch die Bereitstellung der Informationen via Internet - Zugriff auf das entstehende digitale Archiv und Verringerung des Rechercheaufwandes und der Archivierung des Papiergutes - Terminübersicht, die jederzeit einsehbar ist und ständig aktualisiert zur Verfügung steht - Übersicht über die von der Verwaltung gezahlten Entschädigungen (nur für Ratsmitglieder) für die Bürgerinnen und Bürger - Einsicht in die Rats- und Ausschussarbeit orts- und zeitunabhängig ermöglichen, da das Sitzungsdienstprogramm via Internet als Bürgerinformationssystem zur Verfügung steht - die Arbeit in den Ausschüssen und im Rat transparent zu machen 2. Bisherige Umsetzung der angestrebten Ziele innerhalb der Verwaltung Alle Informationen, die bis zum 31.12.2005, lediglich in Papierform und in der Zuständigkeit und Obhut der einzelnen Verwaltungseinheit bzw. oftmals aufgeteilt bei mehreren Verwaltungseinheiten verfügbar waren, stehen seit der Einführung des Sitzungsdienstprogrammes auf einer zentralen Plattform allen Zugriffsberechtigten in digitaler Form zur Verfügung. Zum Zeitpunkt der Berichtserstellung sind 817 Vorgänge im Sitzungsdienst enthalten. Alle Vorgänge sind recherchierbar und als Gesamtvorgang (Vorlage einschl. Anlagen, Termin der Behandlung in den zuständigen Gremien, Ergebnis der Beratung in der Niederschrift bzw. den Niederschriften und Beschluss als Einzeldokument) abrufbar. Die Erfassung und Bearbeitung wird durch die im System bereitgestellten einheitlichen Vordrucke erleichtert und beschleunigt. Am Beispiel eines Antrages einer Fraktion kann dies verdeutlicht werden: Bis zum 31.12.2005 wurden eingehende Anträge - durch den Bürgermeister dem Ratsbüro zugeleitet und hier nummerisch erfasst, - mit einem gedruckten Vordruck der am PC des Ratsbüro ausgefüllt wurde versehen - im Journal handschriftlich eingetragen mit Festlegung des zuständigen Amtes (bei Mehrfachzuständigkeiten wurden Kopien für die zu beteilgenden Ämter gefertigt) - anschließend wurde per Hauspost der Vorgang der Ämter zugeleitet Bei der Vorbereitung der Sitzung des jeweiligen zuständigen Gremiums wurde dann der betreffende Vorgang aus dem Journal herausgesucht und die zuständigen Schriftführer auf die anstehenden Punkte für die Tagesordnung hingewiesen. Während der Bearbeitung des Vorganges war es zur Bildung einer einheitlichen Verwaltungsmeinung erforderlich, den Antrag in Kopie oder im Original an die beteiligten Ämter bzw. Sachbearbeiter mittels Hauspost oder Boten weiterzuleiten. Für die verantwortlichen Amts- bzw. Werkleiter war der Aufwand für die Abstimmung untereinander und mit Dezernent und -2- Bürgermeister zeitaufwendig. Der Transport zwischen den Verwaltungsgebäuden, besonders bei erforderlichen Korrekturen, war zeitraubend. Seit der Einführung des Sitzungsdienstprogrammes werden beim Bürgermeister eingehende Anträge an das Ratsbüro weitergeleitet. Das Ratsbüro legt die Zuständigkeit in der Verwaltung sowie den zuständigen Ausschuss fest , erfasst den Vorgang im Sitzungsdienstprogramm, scannt den Antrag als Anlage ein und benachrichtigt den für die Bearbeitung zuständigen Amts- bzw. Werkleiter per E-Mail. Duch die Erfassung im Sitzungsdienstprogramm wird gleichzeitig der Antrag bereits für die Tagesordnung der nächsten Sitzung des zuständigen Ausschusses angezeigt. Die Bearbeitung innerhalb des Ratsbüros reduziert sich im Normalfall auf wenige Minuten. Für die zuständigen Bearbeiter stehen ab Erfassung die hinterlegten Masken zum Ausfüllen im Sitzungsdienstprogramm bereit, sodass eine unmittelbare Bearbeitung beginnen kann. Die Erstellung von Niederschriften und Einladung wird durch das Programm halbautomatisch erzeugt, d.h. die Schriftführer/innen rufen die anstehende Sitzung auf, fügen aus der Datenbank die bereits hinterlegten Vorgänge zusammen und das Programm erstellt automatisch die Einladung der Sitzung. Für Niederschriften ist der Menüpunkt Niederschriften aufzurufen, die Eingabe der Anwesenden erfolgt aus dem hinterlegten Untermenu und anschließend kann die Niederschrift aus dem Programm heraus erzeugt werden. Alle hinterlegten Beschlüsse und Vorberatungsergebnisse werden aus dem Programm eigenständig in die Niederschrift übertragen. Zur abschließenden Bearbeitung sind noch Diskussionsverlauf bzw. Protokollerklärungen und die Beschlussfassung zu Anträgen und Anregungen einzugeben. Die Bearbeitung von Einladungen und Niederschriften reduziert sich damit für die Schriftführer/innen um ein Vielfaches. Für die Amts- und Werkleiter bietet das Programm einen permanenten aktualisierten Überblick über die zu bearbeitenden Vorgänge und über den Bearbeitungsstand.sowie die Beschlussausführung Mittels E-Mail kann der Vorgang weitergeleitet werden bzw. können erforderliche Stellungnahmen eingeholt werden. Erforderliche Korrekturen können unabhängig vom Erstellungsort eingearbeitet werden. Die oben genannten Möglichkeiten reduzieren die Arbeiten für Sachbearbeiter, Schriftführer und Amts- und Werkleitung erheblich. Kürzere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten in der Verwaltung seit der Einführung des Sitzungsdienstprogrammes sind das meßbare Ergebnis. Erreicht wurde auch eine erhebliche Reduzierung des Rechercheaufwandes für das Ratsbüro sowie die Mitarbeiter/innen der Verwaltung, da alle seit dem 01.01.2006 behandelten Vorgänge sowie alle Einladungen und Niederschriften ab dem 01.01.2006 in digitaler Form zur Verfügung stehen und auch mittels Suchfunktion abrufbar sind. Die Niederschriften des Hauptausschusses sowie des Rates stehen ab Okober 2004 in digitaler Form zur Verfügung. Innerhalb der Verwaltung hat sich der Umfang der zu druckenden Vorgänge bereits heute reduziert, da die Sachbearbeiter die Unterlagen für ihre Akten aus dem System selektiert ausdrucken können bzw. vielfach kann auf einen Ausdruck verzichtet werden, da die Vorgänge im Archiv jederzeit abrufbar bleiben.. für die Rats-und Ausschussmitglieder -3- Den Ausschussmitgliedern steht über die Homepage der Stadt Erftstadt der Zugang zum Kommunalen Sitzungsdienst zur Verfügung. Alle öffentlichen Vorgänge sind hier ab dem Versandtag des jeweiligen Ausschüsses einsehbar. Zudem bietet sich den sachkundigen Bürgerinnen und Bürgern sowie den sachkundigen Einwohnerinnen und Einwohnern die Möglichkeit auch die Vorgänge aller anderen Ausschüsse sowie des Rates einzusehen. Seit der Einführung des Sitzungsdienstprogrammes und der Einstellung ins Internet hat sich die Zahl der Anfragen aus dem Kreis der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger sowie der sachkundigen Einwohnerinnen und Einwohnern nach Unterlagen und zum Stand der Beratung in anderen Ausschüssen bzw. der Beschlussfassung im Rat deutlich reduziert. Diese messbare Tatsache sowie die in Gesprächen festgestellte Zufriedenheit der Nutzer zeigen, dass das Sitzungdienstprogramm „SDNet“ als Informationsquelle sowie als Vorbereitungshilfe für die Arbeit in den Gremien der Stadt Erftstadt genutzt wird. Den Ratsmitgliedern und den Fraktionsbüros steht durch den Zugang zum kommunalen Sitzungsdienst für Ratsmitglieder auch der nichtöffentliche Teil zur Verfügung. Im passwortgeschützen Bereich stehen neben den oben erwähnten Möglichkeiten weitere Recherche- und Auswerteoptionen zur Verfügung. Zu diesen Möglichkeiten zählt die Verfolgung der Beschlussausführung sowie die Option bestimmte Vorgänge individuell zu kennzeichnen und sich täglich über den Ausführungsstand zu informieren. Zudem steht die Übersicht über die individuell erhalten Zahlungen von Aufwandsentschädignung, Sitzungsgeld und Kilometergeld nach jeder erfolgten Zahlung aktualisiert zur Verfügung Für jedes Ratsmitglied besteht die Möglichkeit auf den Sitzungskalender sowie auf seine individuellen Rats- und Ausschusstermine in einer Terminliste zuzugreifen. Integriert ist auch die Möglichkeit persönliche Mitteilungen innerhalb des Systems an einzelen Personen oder auch Gruppen (z.B. alle Fraktionsmitglieder) zu versenden. Messbares Ergebnis der Nutzung ist die deutliche verringerte Anforderung von einzelnen Vorgängen (Anträge, Vorlagen und Niederschriften) sowie die reduzierten Nachfragen bzgl. des Beratungs- bzw. Ausführungsstandes von Ausschuss- und Ratsvorgängen. Deutlich wurde dies auch in einer Vielzahl von Gesprächen mit den Nutzern des Programmes sowie den bisher eingegangenen Verbesserungsvorschlägen bzw. Wünschen nach weiteren Recherche-, Auswerte- und Mailfunktionen sowie der Schaffung einer Möglichkeit Äntrage im Programm zu erzeugen und unmittelbar dem Bürgermeister zu übersenden. Als besonders positiv wurde angeführt, dass es den Ratsmitgliedern nun möglich ist, zeit- und ortsunabhängig via Internet die Rats- und Ausschussarbeit vorzubereiten bzw. Informationen abzurufen und das alle Vorgänge seit dem 01.01.2006 digital zu Verfügung stehen, dauerhaft erhalten bleiben und so das zeitaufwendige archivieren der Vorlagen (in Papierform) größtenteils entfällt. für die Bürgerinnen und Bürger stehen die auch den sachkundigen Bürger/innen und sachkundigen Einwohner/innen zugänglichen Informationen und Möglichkeiten zur Verfügung. Eine Anzahl von Anrufen und E-Mails im Ratsbüro zeigen, dass die Informationsmöglichkeiten genutzt werden. Die Möglichkeit sich aktuell und zeitnah zu informieren und auch das Ergenis der Beratungen einsehen zu können wird seitens der Bürgerschaft besonders gelobt. -4- Besonders betont wurde, dass nun die Möglichkeit besteht sich nicht nur in der jeweiligen Sitzung, sondern auch vor und nach der Beratung ausführlich zu informieren. . 3. Zukünftige Entwicklung Die Wünsche der Nutzer aus Politik, Verwaltung und Bürgerschaft bzgl. verbesserter Rechercheund Auswertefunktionen werden auf ihre Realisierungsmöglichkeiten unter Berücksichtigung der personellen Kapazitäten des Ratsbüros sowie der technischen Möglichkeiten in Zusammenarbeit mit der KDVZ und der Herstellerfirma geprüft. Denkbar ist als erster Schritt eine weitere Reduzierung der zu druckenden Unterlagen durch den Verzicht auf den Versand der Unterlagen innerhalb der Verwaltung, da alle Vorgänge im System abrufbar sind und – je nach Bedarf – individuell ausgedruckt werden können. 4. Fazit Nach nun fast 12 Monaten Einsatz des Sitzungsdienstprogrammes „SDNet“ können die nachstehenden Fragen - Sind die Nutzer allgemein zufrieden mit dem Programm ? - Findet das System ausreichende Akzeptanz ? - Hat das Sitzungdienstprogramm die nachstehenden Ziele - Entlastung der Rats- und Ausschussmitglieder von zeitaufwendigen Recherchen Verbesserung der Informationsbasis für Rat, Ausschüsse und Verwaltung Transparenz der Arbeit der politischen Gremien höhere Verwaltungseffizienz durch effektivere Datenerfassung und –bereitstellung mehr Bürgernähe durch Bereitstellung des Ratsverwaltungsprogrammes als Bürgerinformationssystem via Internet erfüllt ? mit Ja beantwortet werden. Die Einführung und der bisherige Einsatz des Sitzuungsdienstprogrammes und die Nutzung via Internet als Bürgerinformatiosnsystem führten zu einer Steigerung der „Kundenzufriedenheit“ (Politik, Bürger und Verwaltung). Der weitere Ausbau des Programmes und die Ergänzung um die bisher nur in Papierform zur Verfügung stehenden Sitzungsunterlagen der Vergangenheit sind Ziele für die nächsten Jahre. (Erner) -5-