Beschlussvorlage (Mietvertrag für die Telekommunikationsanlagen der städtischen Verwaltungsbebäude)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 385/2006 Az.: Amt: - 10 BeschlAusf.: - 10 Datum: 03.05.2006 Beratungsfolge Hauptausschuss Betrifft: Termin 14.06.2006 Bemerkungen Mietvertrag für die Telekommunikationsanlagen der städtischen Verwaltungsbebäude Finanzielle Auswirkungen: Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 03.05.2006 Beschlussentwurf: Die Stadt Erftstadt schließt mit der Firma Avaya-Tenovis rückwirkend ab 01.01.2006 für die Dauer von 10 Jahren einen Anschluss- und Dienstleistungsvertrag für Telekommunikationsanlagen in den städtischen Verwaltungsgebäuden. Begründung: Die z.Zt. von der Fa. Avaya-Tenovis angemieteten Telekommunikationsanlagen in den städt. Verwaltungsgebäuden (Rathaus Liblar, Haus Ganser, Feuerwache, VHS, Rathaus Lechenich und Stadtwerke) sind, mit einer Laufzeit bis zum 31.12.2012, Bestandteil eines Anschluss- und Dienstleistungsvertrages (Outsourcingvertrages). Verhandlungen über den Abschluss neugestalteter Verträge mit Avaya-Tenovis wurden im Januar 2006 aus folgenden Gründen aufgenommen: 1. Aktualisierung der bestehenden Systeme Die mittlerweile seit acht Jahren eingesetzte Hard- und Software entspricht nicht mehr den aktuellen Standards und weist zudem, überwiegend im Bereich der Endgeräte, zunehmenden Materialverschleiß auf. 2. Installation einer TK-Anlage in der Rettungs- und Feuerwache Erftstadt. Zum 01.12.2005 wurde eine TK-Anlage installiert, die – analog zu der Anbindung der Außenstellen VHS, Stadtwerke und Rathaus Lechenich - in den Netzverbund mit den Hauptanlagen Holzdamm 10 und Bonner Str. 9-11 integriert ist. Bis dahin waren lediglich 8 Nebenstellen über Festverbindung an die TK-Anlage im Rathaus angeschlossen; nunmehr steht eine Anlage zur Verfügung, an die rd. 20 Nebenstellen angebunden sind. 3. Neuorganisation des Sozialamtes / Vermietung von Räumen an die Agentur für Arbeit Durch die Neuorganisation des Sozialamtes bzw. den Einzug der Erftstädter Geschäftsstelle der Agentur für Arbeit in die ehemaligen Räume des Sozialamtes hat sich die Auslastung der TK-Anlage im Rathaus Liblar um 13 Nebenstellen verringert. 4. Telefonieren über Netzwerk (Voice over IP) Es ist mittelfristig beabsichtigt, einigen Bereichen der Stadtverwaltung die Telefonie über die städtischen EDV-Netzwerke zu ermöglichen. Neben technischen Vorteilen, z.B. durch Entlastung des Leitungsnetzes und erheblich unkomplizierterer Handhabung bei Neueinrichtungen und Umzügen von Nebenstellen, ist auch eine finanzielle Entlastung zu erwarten. Eingespart werden könnten die Gebühren für die Gespräche von und zu den städtischen Außenstellen sowie die Kosten für die digitale Festverbindung zwischen den Standorten Holzdamm 10 und Bonner Str. 911. Um Voice over IP nutzen zu können, müssen die städtischen TK-Anlagen durch die Installation eines neuen Hardware-Moduls erweitert bzw. durch die Aufspielung entsprechender Software aktualisiert werden. Der neue Vertrag wird an den neuen Ist-Bestand angepasst und beinhaltet folgende technische Erweiterungen und Anpassungen: • Aufrüstung der Telefonanlagen in den Standorten Holzdamm 10 und Bonner Str. 9-11 auf den aktuellsten Software-Stand und mit der Option auf Voice over IP. • Die in den Standorten Carl-Schurz-Str. 23 (VHS), Michael-Schiffer-Weg 4 (Stadtwerke) und Markt 1 (Historisches Rathaus Lechenich) installierten Anlagen vom Typ I 3 werden gegen Telefonanlagen des Typs I 55 ausgetauscht. Vorteile: 1. Kompatibilität aller eingesetzten Systeme; identische Leistungsmerkmale in allen Standorten 2. Zentrale Administration vom Standort Holzdamm 10 für alle anderen Standorte 3. Integriertes Modul für Telefonie über Datenleitungen (Voice over IP) • Austausch aller Endgeräte des Typs TS 13 gegen T 3 Installationskosten werden nicht berechnet. Zukünftige Umzüge und organisatorische Veränderungen, z.B. durch die Beendigung des Mietvertrages „Haus Ganser“ werden zeitnah und im Wege von Mehrungen / Minderungen in den Vertrag übernommen; Berechnungsgrundlage ist die Gesamtmietsumme dividiert durch die Anzahl der installierten Nebenstellen. Die monatliche Mietsumme für die eingesetzten Systeme verringert sich um monatlich 995,82 € von 6.529,32 € auf 5.533,50 €. Die jährliche Einsparung beträgt demnach 11.949,84 €. Die tatsächliche jährliche Einsparung beträgt 8.568,65 €, da ein vertraglich vereinbartes Honorar von jährlich 3.381,19 € (1/3 der Einsparung im Vergleich zum 1. Angebot der Fa. Avaya-Tenovis vom Januar 2006) an den beauftragten Consulter, die Fa. WBR Consult GmbH, gezahlt werden muss. Weitere Einsparungen (geschätzt 2.000,00 €) sind jährlich durch eingesparte Montageleistungen zu erwarten. Bislang in an Anspruch genommene Dienstleistungen können zukünftig durch die zentrale Administration und die Kompatibilität aller Systeme selbst vorgenommen werden. Der Vertrag wird mit einer Laufzeit von 120 Monaten abgeschlossen und beginnt rückwirkend zum 01.01.2006. Der Vertragsablauf ist somit der 31.12.2015. -2- Die bestehenden Verträge werden rückwirkend zum 31.12.2005 aufgehoben, sodass die jährliche Einsparung bereits für das laufende Jahr in voller Höhe erzielt wird. Auf Vergleichsangebote bzw. eine öffentliche Ausschreibung wird verzichtet , da bei vorzeitiger Vertragskündigung und aufgrund der langen Restlaufzeit (bis zum 31.12.2012), erheblicher Schadenersatz zu zahlen wäre. Der Schadenersatz errechnet sich aus der monatlichen Mietsumme multipliziert mit der Anzahl der Restmonate. (Bösche) -3-