Beschlussvorlage (Anlage 1 zur Beschlussvorlage 773/2006)

1. Allgemeines Seite: 1.1 1. Allgemeines Nach § 101 Absatz 1 der Gemeindeordnung NRW prüft der Rechnungsprüfungsausschuss die Jahresrechnung mit allen Unterlagen. Besteht ein eigenes Rechnungsprüfungsamt, bedient sich der Rechnungsprüfungsausschuss gem. § 101 Absatz 6 zur Durchführung dieser Arbeiten des Rechnungsprüfungsamtes. Die Prüfung erfolgt daraufhin, ob: - der Haushaltsplan eingehalten wurde, - die einzelnen Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch vorschriftsmäßig begründet und belegt worden sind, - bei den Einnahmen und Ausgaben nach den geltenden Vorschriften verfahren wurde, - die Vorschriften über Verwaltung und Nachweis des Vermögens und der Schulden eingehalten worden sind. Die Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus den delegierten Sozialhilfeaufgaben sind mit einzubeziehen. Der Prüfungsumfang wird um die Aufgaben erweitert, die dem Rechnungsprüfungsamt gem. § 103 Abs. 2 GO zusätzlich übertragen sind. Hierbei handelt es sich gem. § 4 Abs.1 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erftstadt um die Prüfung der - Vorräte und Vermögensbestände, Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, Handvorschüsse. Bei Unstimmigkeiten hat der Bürgermeister die erforderliche Aufklärung zu veranlassen. Das Ergebnis der Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes ist in einem Schlussbericht zusammenzufassen und in einen allgemeinen und einen gesonderten Berichtsband zu gliedern. Die Einwohner oder Abgabepflichtigen sind zur Einsichtnahme in den allgemeinen Berichtsband berechtigt. Angaben, die der vertraulichen Behandlung bedürfen, sind in dem gesonderten Berichtsband darzustellen. Welche Bestandteile vertraulich zu behandeln sind, entscheidet der Rechnungsprüfungsausschuss. Personenbezogene Daten und Indentifizierungsmerkmale, die Rückschlüsse auf Personen zulassen, sind in dem zur Einsichtnahme bereitgehaltenen Bericht unkenntlich zu machen. Das Ergebnis der Prüfung der Sozialhilfe ist für den örtlichen Träger der Sozialhilfe gesondert darzustellen. Der Rechnungsprüfungsausschuss erklärt den Schlussbericht zu seinem Bericht und legt diesen dann, ggfls. verändert oder ergänzt, dem Rat zur Beschlussfassung über die Jahresrechnung und Entlastung des Bürgermeisters vor. Es wird somit nicht der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, sondern der des Rechnungsprüfungsausschusses dem Rat vorgelegt. Der Auftrag zur Prüfung wurde mit Ratsbeschluss vom 20.06.2006 erteilt. 1. Allgemeines Seite: 1.2 Zum Umfang der Prüfung Aufgrund der Vorschriften der Gemeindeordnung NRW sowie der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erftstadt in Verbindung mit den entsprechenden Ratsbeschlüssen und Dienstanweisungen wurden im Rahmen des Tagesgeschäftes zusätzlich zu den sonstigen Prüfungen 2005 geprüft : Auftrags- und Vergabeprüfung als Pflichtaufgabe ab 2.000,- € brutto Zahlungsanordnungen des Vermögenshaushalts ab 2.000,- € brutto (Stadt) bzw. des investiven Bereiches • ohne (Eigenbetriebe) Abschlagsrechnungen • beides gem. V 7/3072 v.04.11.2003 • alle Schlussrechnungen sowie Dienstanweisung v. 15.12.2003 In Bereichen, die der Visakontrolle unterliegen, werden zur Vermeidung von Doppelprüfungen im Rahmen der Haushaltsrechnung zunächst keine besonderen Prüfungen vorgenommen. Sich ergebende Beanstandungen bei der Visakontrolle werden im Vorfeld ausgeräumt. Des weiteren wurden sog. Themenprüfungen durchgeführt. Siehe hierzu Pkt. 21 dieses Berichtes. Prüfung der Eigenbetriebe Gemäß den Betriebssatzungen der Eigenbetriebe Immobilien, Straßen und der Stadtwerke hat der Rat zur Rechnungsprüfung folgende Regelung getroffen: “Unbeschadet der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer unterliegen die Eigenbetriebe der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt”. Ebenfalls wurde mit o.g. Vorlage / Ratsbeschluss ab 2004 die Prüfgrenze für Aufträge bzw. Vergaben der Eigenbetriebe auf 2.000,- € festgesetzt. Dies gilt auch für die VISA-Kontrollen der Zahlungsanordnungen im investiven Bereich. Dies entspricht den Prüfverfahren für die allgemeine Verwaltung. Insoweit ist es 2005 bei der bislang bewährten Praxis geblieben. Das Ergebnis der jeweiligen Prüfung der Eigenbetriebe wird dem Rat über den zuständigen Werksausschuss in Form eines Prüfberichtes aktuell mitgeteilt und ist daher nicht Bestandteil dieses Schlussberichtes über die Prüfung der Jahresrechnung der Stadt. Prüfungszeitraum Jahresrechnung: Januar - Oktober 2006 Die einzelnen Kapitel des Prüfberichtes sind dem Bürgermeister sofort nach ihrer Fertigstellung zur Stellungnahme vorgelegt worden. Dadurch konnten die Fachämter umgehend die Beanstandungen bearbeiten. 1. Allgemeines Seite: 1.3 Beteiligte Prüfer: Herr Walter allgem. Verwaltung, Kasse Herr Schöbel Personalwesen/allgem. Verwaltung Frau Funke-Schorn technischer Bereich / VOB Herr Linden Soziales/Zuschüsse/allgem. Verwaltung Durchführung der Prüfungen: Die Inkenntnissetzung des jeweiligen Amtsleiters, des Dezernenten und / oder des Bürgermeisters hinsichtlich Beginn und Ergebnis der Einzelprüfungen sowie die Durchführung erfolgten gemäß § 6 ff. der Rechnungsprüfungsordnung. Alle Schlussbesprechungen wurden – bei Bedarf detailliert und unter Hinzuziehung des jeweiligen Amtsleiters - durchgeführt. Überörtliche Prüfungen gemäß § 105 GO Die letzte überörtliche Prüfung des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Stadt Erftstadt durch die Gemeindeprüfanstalt erfolgte vom 10.03.2004 bis 05.04.2004. Der Prüfungsbericht mit den Stellungnahmen der Verwaltung wurde gem. § 105 (5) GO NRW dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Rat vorgelegt. Haushaltsrechnung des Vorjahres (2004) Die Verweisung zur Prüfung an das Rechnungsprüfungsamt erfolgte durch Ratsbeschluss am 16.03.2005. Der Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes wurde am 28.10.2005 abgeschlossen / unterzeichnet. Der Beschluss des Rates über die Haushaltsrechnung 2004 und der vorbehaltlosen Entlastung des Bürgermeisters erfolgte am 20.12.2005 (V 8 / 0970). H Die öffentliche Bekanntmachung der Jahresrechnung gemäß § 96 Abs. 2 GO NW erfolgte am 11.04.2006 (Amtsblatt) verzögert. Die gleichzeitig vorgeschriebene Offenlage bis zur Feststellung des folgenden Jahresabschlusses wurde / wird durchgeführt. Die Mitteilung an die Aufsichtsbehörde erfolgte am 18.04.2006 und damit verzögert. Sie muss gem. § 96 Abs. 2 Satz 1 GO NW unverzüglich nach Genehmigung erfolgen. Um künftige Beachtung wird gebeten. 1. Allgemeines Seite: 1.4 Prüfungsbemerkungen (§ 7 Abs. 3 der Rechnungsprüfungsordnung) B + Ziffer H Beanstandung, die einer Stellungnahme bedarf Beanstandung, zu der keine Stellungnahme notwendig ist, wenn sie anerkannt und künftig beachtet wird Hinweise, Anregungen RB Rechenschaftsbericht 2005 B 1. Allgemeines Seite: 1.5 Begriffserläuterungen / Auswirkungen und Abhängigkeiten Haushaltsplan Haushaltssoll Einnahmen <> Ausgaben Besteht in erster Linie aus den Ansätzen des Haushaltsplanes. Durch den Vergleich mit dem Anordnungssoll wird nachgewiesen, wie der Haushaltsplan ausgeführt wurde (Haushaltsvergleich). Kassenanordnung Die Stadtkasse wird angewiesen, an Fa. X 5.000,-- € zu zahlen; 1. Rate 1.000,-- €, am .... Rest am ... Anordnungssoll Kontoauszug Bank X IST Anordnungen an die Stadtkasse, Zahlungen zu leisten oder Beträge anzunehmen. Die Addition aller angewiesenen Einnahmen bzw. Ausgaben bildet die Basis des Sollabschlusses im kommunalen Haushaltsrecht. „Reserviert“ werden Sollbeträge durch „Vormerkungen“, (früher : Auftrag) Tatsächliche Einnahmen und Ausgaben der Stadtkasse über Bar- oder Bankverkehr. Der Vergleich mit dem Anordnungssoll dient der Ermittlung der Kassenreste. Hat keine Auswirkung auf den Sollabschluss. Erscheint in der Kassenbestandsfortschreibung und ist maßgebend für die Ermittlung der täglichen Schwebeposten (= Differenz zwischen Kassen- und Bankbuchung, z.B. bei gebuchtem, aber noch nicht eingelösten Scheck) . Stadtkasse Kassenkonto HHST... Anordnungs-Soll gezahlt (IST) verbleiben (Rest) 500 400 100 Kassenreste Diese entstehen, wenn das IST hinter dem Anordnungssoll zurückbleibt. Sie werden in die Bücher des nächsten Jahres vorgetragen. Abgänge auf Kassenreste sind Berichtigungen (Sollkorrekturen, Erlasse, Niederschlagungen) der übertragenen Kassenreste. Wirken sich auf den Sollabschluss aus, da sie vom Anordnungssoll abgezogen werden. Haushaltsreste Übertragungsanordnung Am Jahresende noch vorhandene Haushaltsmittel können in HH-Ansatz 1.000 angeordnet 500 noch übrig 500 offener Auftrag 100 100,- werden in das Folgejahr übertragen bestimmten Fällen in das nächste Jahr übertragen werden. Wirken sich auf den Sollabschluss aus, da sie zum Anordnungssoll addiert werden Anordnungssoll auf Haushaltsreste Verfügung über übertragene Mittel. Siehe oben unter Anordnungssoll. Ohne Auswirkung auf den Sollabschluss. Abgänge auf Haushaltsreste Werden übertragene Haushaltsmittel im Folgejahr nicht benötigt, erfolgt Absetzung. Da diese Beträge vom Anordnungssoll abgezogen werden, haben sie Auswirkung auf den Sollabschluss. 1. Allgemeines Seite: 1.6 Ablauf der Erstellung der Jahresrechnung Kasse erstellt kassenmäßigen Abschluss als Basis der Haushaltsrechnung Der für das Finanzwesen zuständige Bedienstete erstellt die Jahresrechnung Bürgermeister stellt die Jahresrechnung fest Rat erhält die Jahresrechnung bis spätestens 31.03. des Folgejahres; Verweisung der Jahresrechnung zur Prüfung an das Rechnungsprüfungsamt Rechnungsprüfungsamt prüft Jahresrechnung und fertigt seinen Schlussbericht Rechnungsprüfungsausschuss prüft Jahresrechnung und erstellt eigenen Schlussbericht bzw. übernimmt / ändert den des Rechnungsprüfungsamtes Rat beschließt bis zum 31.12. des Folgejahres über die Jahresrechnung und die Erteilung der Entlastung des Bürgermeisters Verwaltung veranlasst: unverzügliche Mitteilung über den Beschluss zur Jahresrechnung und der Entlastung des Bürgermeisters an die Aufsichtsbehörde; öffentliche Bekanntmachung dieses Beschlusses und Auslage der Jahresrechnung; Hinweis auf Einsichtsmöglichkeit in den “Allgemeinen Berichtsband” des Schlussberichtes des Rechnungsprüfungsausschusses