Beschlussvorlage (Anlage 4 zur Beschlussvorlage 773/2006)

4. Verwahr- und Vorschussbuch Seite: 4.2 Erläuterungen zum Begriff Verwahr- und Vorschussbuch: Buchung von Zahlungsvorgängen • bei denen die endgültige Zuordnung im Haushalt beim Eingang der Zahlung nicht möglich ist (vorläufige Buchungen), • die im Auftrage für dritte durchgeführt werden, • die lediglich zur Weiterleitung an Dritte über die Stadtkasse abgewickelt werden. Einnahmen >werden gebucht im Verwahrbuch Auszahlungen >werden gebucht im Vorschussbuch Altkasse : Altkasse : Buchungsstelle 2....... Buchungsstelle 8...... K-IRP : Buchungsstelle 1001 - 6501 K-IRP Buchungsstelle 8001 - ........ Die Zusammenstellung der Abschlüsse der Verwahr- u. Vorschussbuchkonten ist im Rechenschaftsbericht 2005 dargestellt. Es handelt sich um die Ist-Ergebnisse. Die Kassenanordnungen in diesem Bereich unterliegen nicht der Visakontrolle; die ordnungsgemäße Abwicklung wird daher im Rahmen der separaten Kassenprüfungen bzw. Einzelprüfungen überwacht. Auf die Ausführungen in Kap. 5 Pkt.4.13 sowie Pkt. 16 (Kassenprüfung einschl. Stellungnahmen) dieses Berichtes wird verwiesen. Die dortige Prüfung betrifft 1. die zeitnahe Erledigung der verwahrten Gelder 2. den zeitnahen Ausgleich vorgeleisteter Gelder (Vorschüsse) 3. die Übertragungen negativer oder positiver Bestände (also noch nicht ausgeglichener Verwahr-/Vorschusskonten) ins Folgejahr. Hierbei haben sich keine größeren Unstimmigkeiten gezeigt, die Bestände waren in laufender Bearbeitung. Auf verschiedene ältere ungeklärte Fälle wurde die Kasse im o.g. Prüfbericht hingewiesen. Ebenso waren noch Übertragungsarbeiten vorzunehmen. Die Verwahr- bzw. Vorschusskonten sind noch nicht vollständig auf das K-IRP – System umgestellt Die Verwahr- und Vorschusskonten der AKD-Altkasse wurden in 2005 noch eingesetzt für : • „Amtshilfeersuchen“ (bis Dezember) • Eigenbetriebe GKZ 493 (Immobilien), 494 (Straßen) sowie 498 (Stadtwerke). Aufgrund dessen werden derzeit noch unterschiedliche Kassenabschlüsse (Altkasse / K-IRP-Kasse) gefahren, was im Prüfablauf des RPA sowie in der Darstellung des Berichtes – insbesondere durch Separierung im Bereich der Kassenbestandsermittlung - berücksichtigt wurde. 4. Verwahr- und Vorschussbuch Seite: 4.2 a) Die Verwahr- und Vorschusskonten der Altkasse wurden zwar für den Bereich „Amtshilfe“ in 2005 noch genutzt, diese wurden jedoch zum Ende des Jahres schließlich auch auf die K-IRP-Konten umgestellt. Die Altkasse Stadt GKZ 490 enthält daher gem. Tagesabschluss vom 02.05.06 keinen Verwahrkontenbestand. b) Die Verwahr-/ Vorschusskonten der K-IRP-Kasse 2005 wurden stichprobenweise eingesehen. Die Kontoführung in HÜL und Kasse war dabei übereinstimmend ohne Beanstandung.