Beschlussvorlage (Weitere Zusammenarbeit mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 92/2008 Az.: Amt: - 10 BeschlAusf.: - 10 Datum: 13.02.2008 Beratungsfolge Hauptausschuss Betrifft: Termin 12.03.2008 Bemerkungen Weitere Zusammenarbeit mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur Finanzielle Auswirkungen: Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 13.02.2008 Beschlussentwurf: Der Bericht über die weitere Zusammenarbeit mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur wird zur Kenntnis genommen. Begründung: Mit V581/2007 habe ich die Ausstiegsmöglichkeiten aus dem Zweckverband KDVZ Rhein-Erft-Rur dargelegt. Die KDVZ bietet den Mitgliedsverwaltungen eine Vielzahl von Verfahren an, die von den einzelnen Kommunen in unterschiedlichen Kombinationen genutzt werden. Kernprodukte werden wegen der bestehenden Abnahmepflicht grundsätzlich über die KDVZ-Umlage abgerechnet und gemäß den Vertraglaufzeiten eingesetzt. Die Produkte außerhalb des Kernbereiches werden von den Kommunen nachgefragt und nur bei Nutzung des Verfahrens abgerechnet. Der Einsatz dieser Produkte liegt im Ermessen der einzelnen Kommunen. Bei Nichtabnahme werden keine Nutzungsentgelte abgerechnet. Unabhängig von den Vertragslaufzeiten beabsichtige ich, die Anwendung Einwohnerwesen (EWO) bis auf Weiteres mit Unterstützung der KDVZ einzusetzen. Das Verfahren EWO mit integriertem Wahlverfahren unterliegt häufigen gesetzlichen Anpassungen im Melderecht und wird von zwei nur für diesen Bereich verantwortlichen Mitarbeitern der KDVZ betreut. Zum 01.01.2009 wird ein neues EWO incl. Wahlverfahren im gesamten Verbandsgebiet implementiert. Im Bereich FW wird derzeit die Finanzsoftware „KIRP“ eingesetzt. Die KDVZ plant, KIRP abzulösen und durch eine „Verbandslösung Finanzwesen“ mit integriertem Veranlagungswesen zu ersetzten. Die Auswahl der neuen Verbandslösung zieht für die Mitgliedsverwaltungen erhebliche Konsequenzen nach sich. Dementsprechend hat die KDVZ ein Projekt „Marktsondierung Finanzwesen“ ins Leben gerufen und eine Arbeitsgruppe mit Mitarbeitern der KDVZ und Vertretern einzelner Kommunen gegründet. Diese Arbeitsgruppe, der Herr Binninger in seiner Funktion als Kassenleiter angehört, hat als Ergebnis ihrer bisherigen Arbeit eine Empfehlung auf die beiden Produkte OK.FIS und H&H ausgesprochen. Es sind noch weitere Prüfungen erforderlich um eine Einschätzung zum besten Produkt zu erhalten. Am 21.02.2008 wurden in einer Informationsveranstaltung der KDVZ die beiden Produkte allen interessierten Verwaltungen vorgestellt. Hierbei wurde vereinbart, dass in einer kleinen Arbeitsgruppe, der auch Herr Binninger angehört, die Ausschreibungskriterien für das neue Finanzwesen festgelegt werden. Die Ausschreibung des neuen Finanzwesens soll dann auf dieser Basis erfolgen. Das Finanzwesen stellt die zentralste Anwendung in einer Kommune dar und kann als Drehscheibe zu den einzelnen Fachanwendungen bezeichnet werden. Die Kommunikationsbeziehungen der Fachanwendungen mit KIRP werden zurzeit über Schnittstellen hergestellt, deren Funktion nur den Datentransport in Form einer Buchungssatzübergabe ermöglicht. Mit Einführung eines neuen Finanzwesens sollten alle Fachanwendungen auf ihre Funktionalität und Wirtschaftlichkeit hin untersucht werden. Die Möglichkeit einer Kommunikation der Anwendungen mit dem Finanzwesen über moderne Schnittstellen sollte hierbei im Vordergrund stehen. Unter diesen Voraussetzungen müssen auch die von der KDVZ angebotenen Verfahren beurteilt werden. Die Erkenntnisse aus der in den Ämtern durchgeführten Zufriedenheitsumfrage werde ich in die Bewertung der Fachanwendungen ebenfalls einfließen lassen. Aus dem beigefügten Sachstandsbericht der KDVZ vom 24.01.2008 geht die derzeitige Aufteilung der einzelnen Kommunen auf die Nutzung der Finanzsoftware hervor. Gleichzeitig wird mit dem Schreiben der Zeitpunkt für den geplanten Einsatz des neuen Finanzwesens abgefragt. Die Ablösung von KIRP wird in enger Zusammenarbeit mit der Kämmerei vorgenommen. Das neue Finanzwesen wird wegen dem derzeitigen Umstieg auf NKF frühestens zum 01.01.2010 eingesetzt. Die Stadtwerke benötigen jedoch bereits zum 01.01.2009 eine neue Abrechnungssoftware auf Grund eines Urteils des OVG Münster. Das Auswahlverfahren für dieses System erfordert vor der Einführung eine neunmonatige Vorlaufzeit, weshalb die Entscheidung und Ausschreibung für ein allgemeines Finanzwesen nicht abgewartet werden kann. Die Produktauswahl für die Stadtwerke erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Kämmerei. Es wird bei der Abrechungssoftware größter Wert auf Kompatibilität und moderne Schnittstellen gelegt. Ob das Abrechnungsverfahren bei der KDVZ gehostet werden kann ohne Software-Support in Anspuch zu nehmen wird noch geprüft. Sobald eine Aussage der KDVZ vorliegt, kann über die Einsatzmodalitäten entschieden werden. Bis zur Implementierung des neuen Finanzwesens halte ich einen Umstieg auf alternative Fachanwendungen für nicht sinnvoll. Die Bewertung der Anwendungen ist an den Einsatztermin des neuen Finanzwesens gekoppelt. Der Einsatz von neuen Verfahren führt zu organisatorischen Änderungen in den Fachbereichen und zu technischen Anpassungen in der DV-Landschaft. Zur Planung und Vorbereitung dieser umfangreichen Maßnahmen halte ich es für überlegenswert, zur Behandlung von fachspezifischen Fragen einen Arbeitskreis einzurichten, wie er sich in Kerpen bereits bewährt hat. -2- (Bösche) -3-