Beschlussvorlage (Anlage 2)

. Erft . Rur Rhein kdvz Rhein . Erft . Rur . Postfach1566 . 50205 Frechen Stadt Erftstadt Der Bürgermeister Postfach 25 65 14 Kommunale Datenverarbeitungszentrale ~ 2~ Der Verbandsvorsteher Auskunft erteilt: Herr Schnitzier gschnitzler@kdvz-frechen.de 50359 Erftstadt 02234/1822 - 907 Tel: 02234/1822Fax: 02234/1822- Ihr Zeichen - Ihre Nachricht vom Mein Zeichen GF Datum 24. Januar 2008 Anlage Projekt ,Marktsondierung Finanzwesen' Sachstand und Perspektiven Mein Schreiben vom 14.01.2008 - 0 155 1 qJ./ Joo 8Ialt zu y -1- Sehr geehrte Damen und Herren , aufgrund meines Schreibens vom 14.01.2008 bezüglich der Anfrage im Zusammenhang mit dem Projekt ,Marktsondierung Finanzwesen' hat sich in der Zwischenzeit eine Reihe von Fragen ergeben, die ich zusammenfassend wie folgt beantworten möchte. Wer führt mit welcher Software NKF ein? Zur Firma DA TEV sind 10 Verwaltungen gewechselt bzw. beabsichtigen zu wechseln: Aldenhoven Brühl Hürtgenwald Nideggen Nörvenich Titz Langerwehe Kreuzau Elsdorf Nettersheim. Von den genannten Verwaltungen befinden sich zzt. noch kameral in KIRP: Kreuzau Langerwehe Nettersheim Nörvenich. Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein' Erft. Rur. Bonnstraße 16-18.50226 Frechen. www.kdvz-frechen.de Verbandsvorsteher: Heinrich Stommel verbandsvorsteher@kdvz-frechen.de Geschäftsführer: Wolfgang F.W. Jungnltsch wfwjungnltsch@kdvz-frechen.de Bankverbindung: Kreissparkasse Köln (BLZ 370 502 99) Kto.-Nr.: 000 000 031 75. USt-ID: DE 123497162 . Steuemr.:224 5762 0063 --- Zur Firma kommiT - Software OK.FIS - ist gewechselt: Hürth. Hürth setzt zzt. noch OK.FIS kamera I ein. In diesem Jahr beabsichtigen einen Wechsel zur Firma Infoma: Bedburg Frechen. Seide setzen bis Ende dieses Jahres noch KIRP ein, Bedburg im NKF und Frechen kamera!. 24 Kommunen arbeiten im Finanzwesen mit dem Produkt KIRP und wollen dort nach bisherigen Erkenntnissen auch bleiben, bis eine neue gemeinschaftlich über das Marktsichtungsprojekt ausgeschriebene Software eingesetzt wird. Von diesen Verwaltungen befinden sich bereits im NKF: Bergheim Kerpen Zülpich Düren Kreis Düren Wesseling Pulheim Euskirchen Erftstadt Vettweiß Merzenich Bad Münstereifel Zur Einführung ins NKF stehen in diesem Jahr an: Heimbach Inden Jülich Linnich Niederzier Blankenheim Dahlem HeIlenthai Weilerswist Rhein-Erft-Kreis Kreis Euskirchen Kali Warum eine neue Software? Das Produkt KIRP steht aufgrund der Softwarequalität, aber auch des Handlings, seit jeher in der Diskussion bzw. Kritik. Ebenso hat der Vergleich der Kosten im Marktsichtungsprozess gezeigt, dass insbesondere bei den Produktionskosten aufgrund der Plattformveränderung zum ClientlServer- Betrieb bei den in Rede stehenden neueren Produkten günstigere Kostenprognosen gegeben werden können. Genaue Zahlen können selbstverständlich erst im Zuge eines. Ausschreibungsverfahrens ermittelt werden. 2 Mit aus diesen Gründen hat sich der Eigentümer von KIRP, die Firma Unit4 Agresso, entschieden, in den nächsten Jahren ein Nachfolgeprodukt für KIRP mit dem Namen APS (Agresso Public Sector) zu entwickeln. Erste Pilotinstallationen sollen It. Unit4 Agresso bereits in diesem Jahr erfolgen. Dies bedeutet, bezogen auf KIRP, dass dieses Produkt endlich ist. Pflege, Wartung und weitere Optimierung von KIRP ist zwar bis zum Jahre 2015 garantiert, es ist jedoch seitens der Verbandsmitglieder der bh'z Rhein-Erft-Rur überlegt worden, nicht gänzlich bis zu diesem Zeitpunkt mit einem Umstieg zu warten. Unser Vertrag mit der KDVZ Citkomm, Iserlohn, bezüglich der Großrechnernutzung läuft aktuell bis zum 31.12.2010. Dieser Zeitpunkt könnte ein guter Anlass sein, auch über den Umstieg in der Frage der Finanzsoftware nachzudenken. Hinzu kommt, dass die überwiegende Zahl der Verbandskommunen das alte Veranlagungsverfahren, welches ebenfalls auf dem Großrechner. betrieben werden muss, nutzt. Ein sehr wichtiges Auswahlkriterium im Marktsichtungsprozess war die Erfüllung der Anforderung des integrierten Verfahrens, also auch inklusive der Veranlagung, d.h. wenn sich die Mitglieder des Verbandes für den Umstieg auf eine neue Finanzsoftware entscheiden, könnte der 31.12.2010 als spätester Termin verabredet werden. Dies hätte zur Folge, dass wir den Vertrag mit Iserlohn wegen des Großrechnerbetriebs nicht zu verlängern bräuchten, derweil das neue Einwohnerverfahren OK.EWO, welches in diesem Jahr eingeführt wird, sowie die neuen Wahlprogramme ebenfalls auf einer Client/Server-Plattform im Rechenzentrum betrieben werden. Die neue Finanzsoftware als integrierte Lösung würde folgende Bereiche umfassen: Die Finanzbuchhaltung Die Anlagenbuchhaltung Das Vollstreckungswesen Das Inventarwesen Die Finanzbuchhaltung der Eigenbetriebe Die Verbrauchsabrechnung Das gesamte Veranlagungswesen Das Berichtswesen - bisher KIRP - bisher KIRP - bisher AWISO - bisher KAI - bisher IRP - bisher kth'z-Verfahren - bisher bh'z-Verfahren - bisher div. Produkte oder OK.FISNA Durch ein integriertes System würde die Schnittstellenproblematik, die in KIRP zu vielen Prob-lernen geführt hat, entfallen. Der bisherige Wartungsvertrag bezüglich KIRP wird für die Zeit nach dem 31.12.2008 neu verhandelt, und zwar auf Basis der tatsächlichen KIRP-Nutzer mit einer dann jährlichen Laufzeit. Ergo ist ein Umstieg auf eine neue Finanzsoftware sinnvoll, weil . die Pflege, Wartung, Weiterentwicklung von KIRP nicht über 2015 hinaus garantiert sind, . eine neue Software eine günstigere Kostensituation erwarten lässt, . eine neue Software eine höhere Qualität und ein einfacheres Handling erwarten lässt. Das weitere Voraehen im Marktsichtunasnrozess Der Prozess der Marktsichtung ,Finanzsoftware' wurde aufgrund des Verwaltungsratsbeschlusses vom 23.03.2007 gestartet. Insbesondere durch Fachleute der Verwaltungen, mit Unterstützung der I(.I\'~, wurde dieser Prozess vorangetrieben. Zwischenergebnisse wurden in den Gremien jeweils aufgezeigt und reflektiert. 3 Zum Ende dieser Marktsichtung haben sich insbesondere zwei Produkte als sehr tragfähig herauskristallisiert. Weitere abrundende Informationen werden noch eingeholt. Am 21. Februar 2008 wird das Ergebnis dieser Marktsichtung allen interessierten Verbandskommunen vorgestellt werden. Parallel hierzu habe ich mit Schreiben vom 14. Januar 2008 bei Ihnen angefragt, ob und wenn ja wann Sie auf eine neue Finanzsoftware umsteigen wollen. Diese Informationen sind unabdingbar, um das Volumen und den Umstellungszeitraum kennen zu lernen, ohne die nicht ausgeschrieben werden kann. Das heißt, auch wenn erst in 2010 oder später umgestiegen werden soll, ist dieses Wissen hierfür erforderlich. Das skizzierte Verfahren stellt klar, dass das Ergebnis der Marktsichtung lediglich bei der Bewertung der Ausschreibungsergebnisse hilfreich sein kann und keinen vorweg genommenen Ausschreibungsprozess darstellt. Von daher bitte ich Sie nachdrücklich um Ihre Aussage, ob und wenn ja wann Sie beabsichtigen, auf eine auszuschreibende neue Finanzsoftware umzusteigen. In Abänderung des ursprünglichaufgezeigten Termins bitte ich bis spätestens 29. Februar 2008 um Ihre Information. Für die Beantwortung etwaiger weiterer Fragen steht Ihnen in meinem Hause Herr Schnitzler selbstverständlich gern zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag )4Ji Jungnitsch Geschäftsführer 4