Beschlussvorlage (Pflichtenheft)

EU-weite Ausschreibung eines Energieliefer-Contractings für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft Inhalt: 1. 2. Ausgangslage................................................................................................................. 3 Organisation und Ablauf des Verfahrens .................................................................... 4 2.1. Art des Vergabeverfahrens ....................................................................................... 4 2.2. Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte) ............................................. 4 2.3. Vertraulichkeit ......................................................................................................... 5 2.4. Zeitplan.................................................................................................................... 5 3. Beteiligte am Verfahren................................................................................................ 5 3.1. Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen................................ 6 3.2 Personen und Beteiligte auf Seiten des Auftraggebers ............................................... 7 4. Leistungsbeschreibung ................................................................................................. 8 4.1. Art und Umfang der zu erbringenden Leistung / Losaufteilung................................. 8 4.2. Laufzeit.................................................................................................................... 8 4.3. Vorgaben an die Leistungserbringung ...................................................................... 8 4.4. Abrechnung der Leistungen...................................................................................... 9 5. Wesentliche Angebotsbedingungen.............................................................................. 9 5.1. Inhalt der Angebote.................................................................................................. 9 5.2. Nebenangebote......................................................................................................... 9 6. Wertungsverfahren..................................................................................................... 10 6.1. Inhaltliche und formale Prüfung ............................................................................. 10 6.2. Eignungsprüfung.................................................................................................... 10 6.3. Prüfung der Angemessenheit der Angebotsentgelte ................................................ 11 6.4. Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes ............................................................. 11 6.5. Bietergespräche...................................................................................................... 12 6.6. Ablauf der Zuschlagserteilung................................................................................ 12 -2- Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft 1. Ausgangslage Zum Mai 2009 plant die Stadt Erftstadt die Ausschreibung eines Energieliefer-Contractings für das Schul- und Sportzentrum Lechenich. Hierbei soll der Auftragnehmer • die Lieferung der Wärmeenergie • den Bau, die Wartung und den Betrieb der Heizanlage • den Bau, die Wartung und den Betrieb des Nahwärmenetzes • die Planung und Ausführungen der notwendigen Anpassungen an der bestehenden Heizungsanlage durchführen. Als öffentlicher Auftraggeber ist die Stadt Erftstadt verpflichtet, diese Leistungen im Rahmen eines Vergabeverfahrens zu beauftragen. Bei der formalen Vorbereitung und Durchführung dieses Vergabeverfahrens sind folgende Zielsetzungen und Rahmenbedingungen besonders zu beachten: • Durchführung eines rechtlich belastbaren Vergabeverfahrens • Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs • Abschluss eines Liefervertrages zu wirtschaftlichen Konditionen • Erbringung der Dienstleistungen unter Einhaltung der maßgeblichen Gesetze und Verordnungen Das hier vorliegende Pflichtenheft berücksichtigt diese Vorgaben und dient als Grundlage für die Gestaltung des Vergabeverfahrens und als Vorgabe für den Inhalt aller noch zu erstellenden Vergabeunterlagen (u. a. Leistungsbeschreibung, Vertragsentwürfe). Hinweis: Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen werden die gesetzlichen Regelungen und die einschlägige Rechtsprechung berücksichtigt. Da noch nicht vollständig abzusehen ist, ob und ggf. wie sich insbesondere die zukünftige Rechtsprechung auf dieses Verfahren auswirkt, ist es möglich, dass in Einzelfällen im laufenden Verfahren von den Vorgaben dieses Pflichtenheftes abgewichen werden muss. Es ist zudem darauf hinzuweisen, dass die Regelungen des Vergaberechts ggf. im Widerspruch zu anderen Rechtsvorschriften stehen können. Auch die aktuelle Rechtsprechung ist leider nicht widerspruchsfrei. Hieraus resultieren gewisse Risiken für die Abwicklung eines entsprechenden Vergabeverfahrens. -3- Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft 2. Organisation und Ablauf des Verfahrens 2.1. Art des Vergabeverfahrens Der Schwellenwert der EU-Dienstleistungsrichtlinie in Höhe von 206.000,- EUR wird überschritten. Es ist somit eine EU-weite Ausschreibung durchzuführen. Bei diesem Vergabeverfahren sind insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) und die Verdingungsordnung für Leistungen ausgenommen Bauleistungen, Teil A, (VOL/A) sowie die Vergabekoordinierungsrichtlinie 2004/18/EG (VKR) zu berücksichtigen, soweit sie unmittelbar Anwendung findet. Vergabeverfahren sind vorzugsweise in Form eines Offenen Vergabeverfahrens gemäß § 3 Nr. 2 bzw. § 3a Nr. 1 Abs. 1 VOL/A durchzuführen. Die Nichtanwendung ist zu begründen. Die Wahl z. B. eines Nichtoffenen Vergabeverfahrens setzt u. a. voraus, dass die zu erbringende Leistung nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen ausgeführt werden kann. Da die Voraussetzungen für die Nichtanwendung eines Offenen Verfahrens nicht vorliegen, wird dieses Vergabeverfahren als Offenes Verfahren durchgeführt. 2.2. Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte) Zur Absicherung des Vergabeverfahrens im Fall möglicher (Rechts-)Streitigkeiten mit Bietern muss auf Seiten des Auftraggebers eine vollständige Vergabeakte geführt werden, welche den Ablauf des gesamten Vergabeverfahrens dokumentiert. Zu der Vergabeakte gehören insbesondere folgende Unterlagen: • Das Pflichtenheft • Die Sitzungsvorlagen und Protokolle bzw. Beschlussfassungen • Die Bekanntmachungstexte • Die Vergabeunterlagen inkl. Anlagen • Der Briefwechsel mit den Bewerbern/Bietern • Das Protokoll der Angebotsöffnung • Die eingegangenen Angebote • Die Dokumentation der/des Bietergespräche(s) • Der Vergabevorschlag bzw. Vergabevermerk -4- Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft 2.3. Vertraulichkeit Die Inhalte der Angebote sind vertraulich zu behandeln (§ 22 Nr. 6 VOL/A). Es handelt sich hierbei um eine bieterschützende Vorschrift, daher drohen bei einer Verletzung Schadensersatzansprüche der Bieter gegen die ausschreibende Stelle. Vertrauliche Unterlagen der Vergabe sind daher nur den in Punkt 3.2 genannten Beteiligten zugänglich zu machen und von diesen auch über das Vergabeverfahren hinaus vertraulich zu behandeln. Soweit Beratungen zu diesem Vergabeverfahren stattfinden, erfolgen diese in nicht öffentlicher Sitzung. 2.4. Zeitplan Für die Durchführung des Vergabeverfahrens ist der folgende Zeitplan vorgesehen: 04.03.2008 Beschluss des Pflichtenheftes Versand der Vorinformation bis April 2008 Erstellung der Vergabeunterlagen anschließend Veröffentlichung der Vergabebekanntmachung (Beginn des formalen Vergabeverfahrens) ca. Juni 2008 Ablauf der Angebotsfrist Auswertung der Angebote/Bietergespräche ab Ende August 2008 Beschluss der Vergabe im Anschluss Information der nicht berücksichtigten Bieter + 14 Tage Zuschlagserteilung (Ende des formalen Vergabeverfahrens) ab Mai 2009 Leistungsbeginn (Beginn der Wärmelieferung) Termin Sommerferien NRW: 26.06.2008 – 08.08.2008 Der obige Zeitplan stellt einen normalen Projektverlauf dar. Die Verwaltung beabsichtigt jedoch, dieses Projekt – soweit es geht – zu beschleunigen, so dass es ggf. auch möglich sein wird, den Vergabebeschluss in der letzten Sitzung vor der Sommerpause am 19.06.2008 zu treffen. Dies würde einen Baubeginn noch vor der Heizperiode 2008/2009 ermöglichen. -5- Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft 3. Beteiligte am Verfahren 3.1. Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen Der das gesamte Vergaberecht bestimmende Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 97 Abs. 2 GWB) erfordert es sicherzustellen, dass nur Personen tätig werden, die in ihren Interessen weder mit einem Bieter noch mit einem Beauftragten eines Bieters verknüpft sind. Die Verletzung des Gleichbehandlungsgebots kann an öffentlichen Aufträgen interessierte Bieter diskriminieren. Zum Schutz der Bieter vor einer Parteilichkeit des Auftraggebers wurde in der Vergabeverordnung (VgV) ein entsprechender Ausschluss solcher voreingenommenen Personen geregelt. Der Verordnungstext lautet wie folgt: § 16 Ausgeschlossene Personen (1) Als Organmitglied oder Mitarbeiter eines Auftraggebers oder als Beauftragter oder als Mitarbeiter eines Beauftragten eines Auftraggebers dürfen bei Entscheidungen in einem Vergabeverfahren für einen Auftraggeber als voreingenommen geltende natürliche Personen nicht mitwirken, soweit sie in diesem Verfahren: 1. Bieter oder Bewerber sind, 2. einen Bieter oder Bewerber beraten oder sonst unterstützen oder als gesetzlicher Vertreter oder nur in dem Vergabeverfahren vertreten, 3.a) bei einem Bieter oder Bewerber gegen Entgelt beschäftigt oder bei ihm als Mitglied des Vorstandes, Aufsichtsrates oder gleichartigen Organs tätig sind, oder b) für ein in das Vergabeverfahren eingeschaltetes Unternehmen tätig sind, wenn dieses Unternehmen zugleich geschäftliche Beziehungen zum Auftraggeber und zum Bieter oder Bewerber hat, es sei denn, dass dadurch für die Person kein Interessenkonflikt besteht oder dass sich die Tätigkeiten nicht auf die Entscheidungen in dem Vergabeverfahren auswirken. (2) Als voreingenommen gelten auch die Personen, deren Angehörige die Voraussetzungen nach Absatz 1 Nr. 1 bis 3 erfüllen. Angehörige sind der Verlobte, der Ehegatte, Lebenspartner, Verwandte und Verschwägerte gerader Linie, Geschwister, Kinder der Geschwister, Ehegatten und Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten und Lebenspartner, Geschwister der Eltern, sowie Pflegeeltern und Pflegekinder. Die Stadt Erftstadt hat durch entsprechende Information der am Verfahren beteiligten Personen die entsprechenden Vorkehrungen zur Einhaltung der vergaberechtlichen Anforderungen getroffen. Die Mitglieder des Stadtrates sowie die mit diesem Vergabeverfahren betrauten Mitarbeiter werden über die gesetzlichen Regelungen informiert und aufgefordert, jeweils persönlich zu überprüfen, ob sie als voreingenommene Personen gelten oder ob darüber hinaus andere Gründe für eine Befangenheit vorliegen. -6- Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft 3.2 Personen und Beteiligte auf Seiten des Auftraggebers Vor dem Hintergrund der geschilderten Ausgangslage ist es sinnvoll, den Kreis der beteiligten Personen am Vergabeverfahren festzulegen und deren Aufgaben zu definieren. Stadt Erftstadt als ausschreibende Stelle Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft, Herr Dr. Risthaus und Frau Kann: • Führen der Vergabeakte • Abnahme des Pflichtenheftes und der Vergabeunterlagen • Vervielfältigung und Versand der Vergabeunterlagen • Beantwortung von Bewerber-/Bieternachfragen • Annahme und Sammlung der Angebote • Durchführung der Angebotsöffnung • Vorbereitung und Teilnahme an den Bietergesprächen • Abnahme des Vergabevorschlages • Versand der Absageschreiben an die nicht berücksichtigten Bieter Rechnungsprüfungsamt: • Teilnahme an der Angebotsöffnung Betriebsausschuss Immobilienwirtschaft: • Beschluss des Pflichtenheftes • Beschluss der Vergabe Schmidt/Bechtle GmbH als Beratungsunternehmen • Strukturierung/Organisation des Vergabeverfahrens • Erstellen des Pflichtenheftes und der Vergabeunterlagen in Abstimmung mit dem Auftraggeber • Veranlassung der Veröffentlichungen • Unterstützung des Auftraggebers bei der Beantwortung von Bieternachfragen • Vorbereitung und Teilnahme an den Bietergesprächen • Erstellen des Vergabevorschlages in Abstimmung mit dem Auftraggeber -7- Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft EU-Consult GmbH als technischer Berater • Beratung des Auftraggebers bei dem Leistungsbeschreibung und der Verträge Erstellen der technischen • Beratung des Auftraggebers bei der technischen Bewertung der eingegangenen Angebote Hinweis: Gemäß § 2 Nr. 3 VOL/A sind Leistungen „unter ausschließlicher Verantwortung der Vergabestellen“ zu vergeben. Demnach ist die Verantwortung der Vergabestelle unteilbar, sie kann die Verantwortung nicht mit anderen Stellen, wie z. B. Sachverständigen, teilen oder auf diese übertragen. 4. Leistungsbeschreibung 4.1. Art und Umfang der zu erbringenden Leistung/Losaufteilung Die auszuschreibende Leistung umfasst im wesentlichen die Planung, den Bau, die Finanzierung, den Betrieb und die Wartung einer Heizungsanlage und eines Nahwärmentzes sowie die Lieferung der benötigten Energiemenge für das Schul- und Sportzentrum Lechenich. Die Leistung wird in einem Los vergeben. Die Beteiligung von mittelständischen Unternehmen ist bei der zu vergebenden Auftragssumme in ausreichendem Umfang möglich. 4.2. Laufzeit Die Lieferleistung (Wärmelieferung) ist ab Mai 2009 für 15 Jahre zu erbringen. Nach diesem Zeitraum besteht die Möglichkeit, dass die errichtete Heizanlage in das Eigentum der Stadt Erftstadt übergeht. Das vom Auftragnehmer zu errichtende Nahwärmenetz geht in jedem Fall in das Eigentum der Stadt Erftstadt über. 4.3. Vorgaben an die Leistungserbringung • Eckpunkte, Planung und Errichtung der Heizanlage und des Nahwärmenetzes auf dem Gelände/in Gebäuden der Stadt Erftstadt • Lieferung der vertraglich vereinbarten Energie (Wärme) • Sicherung der Versorgung auch bei Betriebsstörungen und Unterbrechungen für Wartung • Stellung einer Sicherheitsleistung für den Insolvenzfall -8- Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft Ggf. ist für die Nutzung von Grundstücken/Räumlichkeiten ein gesonderter Miet- oder Pachtvertrag zu schließen. 4.4. Abrechnung der Leistungen Die Vergütung erfolgt gemäß einem festzulegenden Grundpreis (Kapitalkosten, Betrieb, Wartung) und einem Leistungspreis (Arbeitspreis für Brennstoffkosten). Der Angebotspreis unterliegt während der Vertragslaufzeit einer Entgeltanpassung. Die Berechnungsgrundlage (Entgeltanpassungsformel) wird im Vertrag vereinbart. 5. Wesentliche Angebotsbedingungen 5.1. Inhalt der Angebote Das Angebot besteht aus den Bietererklärungen, dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Angebotsvordruck sowie u. a. den folgenden Angebotsteilen: • Inhaltliche Beschreibung der angebotenen Leistung • Nachweise zur Fachkunde • Nachweise zur Leistungsfähigkeit • Nachweise zur Zuverlässigkeit • Grobkalkulation • Ggf. Nebenangebote 5.2. Nebenangebote Für die Bieter besteht bei Abgabe eines gültigen Hauptangebotes zusätzlich die Möglichkeit zur Abgabe von Nebenangeboten, soweit diese den Hauptzweck der Ausschreibung erfüllen. Nebenangebote müssen preislich eindeutig wertbar sein. Sie müssen als gesonderte Anlage gemeinsam mit dem Hauptangebot als Nebenangebot vorgelegt und als solches deutlich gekennzeichnet werden. Der Nachweis der Gleichwertigkeit der angebotenen Leistung ist durch den Bieter zu erbringen. -9- Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft 6. Wertungsverfahren Die Bewertung der Angebote erfolgt formal getrennt in vier aufeinander aufbauenden Stufen: 1. Inhaltliche und formale Prüfung 2. Eignungsprüfung 3. Prüfung der Angemessenheit der Angebotsentgelt 4. Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes 6.1. Inhaltliche und formale Prüfung In dieser Wertungsstufe werden die wegen inhaltlicher oder formaler Mängel auszuschließenden oder ausschließbaren Angebote ermittelt. Beispielhaft sind hier zu nennen: • Verspätet eingegangene Angebote • Angebote, die nicht verbindlich sind • Angebote mit fehlenden Erklärungen und Nachweisen Ob ein Angebot auf Grund von formalen oder inhaltlichen Mängeln ausgeschlossen werden kann oder muss, ist für den jeweiligen Einzelfall gesondert zu entscheiden. 6.2. Eignungsprüfung Bei der Auswahl der Bieter, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden entsprechend des § 25 Nr. 2 VOL/A nur die Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Fachkunde (technische und wirtschaftliche), Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen. Bei der Beurteilung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit sind ggf. auch Unterauftragnehmer und konzernverbundene Unternehmen zu berücksichtigen. Fachkunde Der Bieter ist als fachkundig anzusehen, wenn er über umfassende, dem Stand der Technik entsprechende Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten verfügt. Der Bieter hat hierfür folgende Erklärungen dem Angebot beizufügen: Referenz/-en (als Eigenerklärung) über mind. ein vergleichbares Projekt in den vergangenen 3 Jahren - 10 - Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft Leistungsfähigkeit Der Bieter ist als leistungsfähig anzusehen, wenn er als Unternehmen über die personellen, kaufmännischen, technischen und finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können. Zuverlässigkeit Zuverlässig ist, wer die Gewähr für eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung und für eine ordnungsgemäße Betriebsführung bietet und die Ausschlussgründe nach §§ 7 Nr. 5 und 7a Nr. 2 Abs. 1 VOL/A nicht zutreffen (z. B. Einleitung eines Insolvenzverfahrens). Die weiteren vom Bieter vorzulegenden Nachweise und Erklärungen werden in der Vergabebekanntmachung und den Vergabeunterlagen konkretisiert. Ziel ist es sicherzustellen, dass nur Unternehmen, die bereits vergleichbare Leistungen erbracht haben, für die Zuschlagserteilung in Frage kommen. 6.3. Prüfung der Angemessenheit der Angebotsentgelte In dieser Stufe werden die verbleibenden Angebote inhaltlich auf Angemessenheit ihrer Angebotsentgelte überprüft. Ausgeschlossen werden Angebote mit einem unangemessen hohen oder niedrigen Preis. Angebote, die nicht kostendeckend kalkuliert sind, können nicht zwangsläufig von der Wertung ausgeschlossen werden. Bevor ein Angebot wegen eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder eines nicht kostendeckenden Preises möglicherweise ausgeschlossen werden kann, muss mit dem betreffenden Bieter in jedem Fall ein Aufklärungsgespräch geführt werden, in dem der Bieter seine Kalkulation erläutern kann. So genannte Dumpingangebote sind nicht zwingend von der Wertung auszuschließen. Die Entscheidung, ob ein Angebot in der Wertung verbleibt, muss für jeden Einzelfall gesondert getroffen werden. Grundlage für die Beurteilung, ob ein Preis angemessen ist, ist neben den Angebotsentgelten der Ausschreibung auch der Marktpreis. 6.4. Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes Kriterium für die Wirtschaftlichkeit ist ausschließlich das vom Auftraggeber zu zahlende Gesamtentgelt bezogen auf die Vertragslaufzeit. - 11 - Januar 2008 Stadt Erftstadt Energieliefer-Contracting Pflichtenheft 6.5. Bietergespräche Im Rahmen der Angebotsprüfung behält sich der Auftraggeber vor, nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung Bietergespräche zu führen, um eventuelle Zweifel über die Angebote oder die Bieter im Interesse der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes zu beseitigen. Nachverhandlungen finden hierbei nicht statt. 6.6. Ablauf der Zuschlagserteilung Die Entscheidung über den Zuschlag wird vom Betriebsausschuss Immobilienwirtschaft getroffen. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlich günstigste Angebot. Vor der Zuschlagserteilung (= Vertragsunterzeichnung) sind die nicht berücksichtigten Bieter über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, zu informieren. Der Zuschlag kann frühestens 14 Tage nach Absendung dieser Information erteilt werden. Innerhalb von 48 Tagen nach der Zuschlagserteilung erfolgt im EU-Amtsblatt die Bekanntgabe über den vergebenen Auftrag. - 12 - Januar 2008