Beschlussvorlage (3. Anlage Pflichtenheft für eine europaweite Ausschreibung der städt. Straßenreinigungs- und Winterdienstarbeiten)

EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Inhalt 1. Einleitung .................................................................................................................................3 2. Organisation und Ablauf des Verfahrens .................................................................................5 2.1. Schätzung des Auftragswertes...................................................................................... 5 2.2. Art des Vergabeverfahrens........................................................................................... 5 2.3. Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte) ............................................... 5 2.4. Vertraulichkeit.............................................................................................................. 6 2.5. Zeitplan......................................................................................................................... 7 3. Beteiligte am Vergabeverfahren...............................................................................................9 3.1. Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen ................................. 9 3.2. Personen und Beteiligte auf Seiten der Stadt Erftstadt............................................... 10 4. Leistungsbeschreibung ...........................................................................................................12 4.1. Art und Umfang der zu erbringenden Leistung / Losaufteilung ................................ 12 4.2. Laufzeit....................................................................................................................... 13 4.3. Vorgaben an die Leistungserbringung ....................................................................... 13 4.4. Unterbeauftragung...................................................................................................... 14 4.5. Abrechnung der Leistungen ....................................................................................... 14 4.6. Anpassung der Entgelte.............................................................................................. 15 4.7. Allgemeine Vertragsbedingungen.............................................................................. 15 5. Wesentliche Angebotsbedingungen .......................................................................................16 5.1. Inhalt der Angebote .................................................................................................... 16 5.2. Nebenangebote ........................................................................................................... 16 6. Wertungsverfahren .................................................................................................................17 6.1. Inhaltliche und formale Prüfung................................................................................. 17 6.2. Eignungsprüfung ........................................................................................................ 17 6.3. Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise...................................................... 18 6.4. Wirtschaftlichkeitsprüfung......................................................................................... 19 6.5. Aufklärungsgespräche ................................................................................................ 19 6.6. Ablauf der Zuschlagserteilung ................................................................................... 19 2 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 1. Einleitung Öffentliche Leistungen sind aufgrund haushalts- und vergaberechtlicher Bestimmungen in angemessenen Zeiträumen auszuschreiben. Zum 31.12.2007 läuft der Vertrag über die Durchführung der Straßenreinigung sowie zum 31.03.2008 der Vertrag des Winterdienstes aus. Als öffentlicher Auftraggeber ist die Stadt Erftstadt verpflichtet, diese Leistungen im Rahmen eines Vergabeverfahrens neu zu beauftragen. Im Einzelnen handelt es sich um folgende zu erbringende Leistungen: • Maschinelle Straßenreinigung • Händische Straßenreinigung • Entleerung der Papierkörbe • Winterdienst (maschinell und Handreinigung) Folgende Zielsetzungen und Rahmenbedingungen sind bei der Vorbereitung und Durchführung dieses Vergabeverfahrens besonders zu beachten: • Durchführung eines rechtlich belastbaren Vergabeverfahrens • Abschluss eines Dienstleistungsvertrages zu wirtschaftlichen Konditionen • Erbringung der Dienstleistungen unter Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Verordnungen • Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs Das hier vorliegende Pflichtenheft berücksichtigt diese Vorgaben und dient als Grundlage für die Gestaltung des Vergabeverfahrens und als Vorgabe für den Inhalt aller noch zu erstellenden Vergabeunterlagen (u. a. Leistungsverzeichnis und Vertragsentwurf). 3 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Hinweis: Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen werden die gesetzlichen Regelungen und die einschlägige Rechtsprechung berücksichtigt. Da nicht abzusehen ist, ob und ggf. wie sich Änderungen der gesetzlichen Regelungen (z. B. Neuregelung des Vergaberechtes) oder die zukünftige Rechtsprechung auf dieses Verfahren konkret auswirken, ist es möglich, dass im laufenden Verfahren in Einzelfällen von den Vorgaben dieses Pflichtenheftes abgewichen werden muss. Sollten im laufenden Vergabeverfahren auf Grund von Rügen oder der Entscheidung von Nachprüfinstanzen Änderungen an den Vergabeunterlagen notwendig werden, ist die Verwaltung berechtigt, Änderungen in notwendigem Maße durchzuführen. Es ist zudem darauf hinzuweisen, dass die Regelungen des Vergaberechts ggf. im Widerspruch zu anderen Rechtsvorschriften stehen können. Auch die aktuelle Rechtsprechung ist leider nicht widerspruchsfrei. Hieraus resultieren Risiken für die Abwicklung eines entsprechenden Vergabeverfahrens. 4 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 2. Organisation und Ablauf des Verfahrens 2.1. Schätzung des Auftragswertes Derzeit beträgt der Auftragswert für die ausgeschriebenen Leistungen 250.000 EUR pro Jahr. Der zu vergebende Auftragswert wird, vorbehaltlich möglicher Satzungsänderungen, auf einen Betrag etwa gleicher Größenordnung geschätzt. 2.2. Art des Vergabeverfahrens Der Schwellenwert, gemäß § 2 Nr. 3 der Vergabeverordnung (VgV), in Höhe von 211.000,- EUR wird überschritten. Es ist daher eine EU-weite Ausschreibung durchzuführen. Bei diesem Vergabeverfahren sind insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) und die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) sowie die direkt geltenden Regelungen der EUDienstleistungsrichtlinie 2004/18/EG zu berücksichtigen. Vergabeverfahren sind vorzugsweise in Form eines Offenen Vergabeverfahrens gemäß § 3 Nr. 2 bzw. § 3a Nr. 1 Abs. 1 VOL/A durchzuführen. Die Nichtanwendung ist zu begründen. Die Wahl z. B. eines Nichtoffenen Vergabeverfahrens setzt u. a. voraus, dass die zu erbringende Leistung nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen ausgeführt werden kann. Da die Voraussetzungen für die Nichtanwendung eines Offenen Verfahrens nicht vorliegen, wird dieses Vergabeverfahren als Offenes Verfahren durchgeführt. 2.3. Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte) Zur Absicherung des Vergabeverfahrens im Fall möglicher (Rechts-)Streitigkeiten mit Bietern muss auf Seiten des Auftraggebers eine vollständige Vergabeakte geführt werden, welche den Ablauf des gesamten Vergabeverfahrens dokumentiert. Diese Vergabeakte ist bei Nachprüfverfahren der zuständigen Vergabekammer bzw. dem Oberlandesgericht innerhalb von drei Tagen vollständig vorzulegen. Der antragstellende Bieter erhält häufig ein umfassendes Einsichtsrecht in die dann vorliegende Vergabeakte. 5 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Zu den Vergabeakten gehören insbesondere folgende Unterlagen: - das Pflichtenheft - die Auftragswertschätzung - die Sitzungsvorlagen und Protokolle bzw. Beschlussfassungen, die dieses Vergabeverfahren zum Gegenstand haben - der Briefwechsel mit den Veröffentlichungsorganen - die Bekanntmachungstexte - die Vergabeunterlagen inkl. Anlagen - der Briefwechsel mit den Bewerbern und Bietern - das Protokoll der Angebotsöffnung - die eingegangenen Angebote - die Dokumentation der Aufklärungs-/Bietergespräche - der Vergabevorschlag bzw. Vergabevermerk 2.4. Vertraulichkeit Die Inhalte der Angebote sind vertraulich zu behandeln (§ 22 Nr. 6 VOL/A). Es handelt sich hierbei um eine bieterschützende Vorschrift, daher drohen bei einer Verletzung Schadensersatzansprüche der Bieter gegen die ausschreibende Stelle. Daher erfolgen alle Beratungen in nicht öffentlichen Sitzungen. Der formale Vergabebeschluss kann ohne Beratung in öffentlichen Sitzungen gefasst werden. Vertrauliche Unterlagen der Vergabe sind daher nur den in Punkt 3.2 genannten Beteiligten zugänglich zu machen und von diesen auch über dieses Vergabeverfahren hinaus vertraulich zu behandeln. 6 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 2.5. Zeitplan Für die Durchführung des Vergabeverfahrens ist der folgende Zeitplan vorgesehen: Ende Oktober 2006 Veröffentlichung der Vorabinformation 30. November 2006 Beschluss des Pflichtenheftes im zuständigen Ausschuss 19. Dezember 2006 Ratsbeschluss über die Straßenreinigungs- und Winterdienstsatzung (Festlegung des konkreten Leistungsumfangs) frühestens 20. Dezember 2006 Absendung der EU-Vergabebekanntmachung (Beginn des formalen Vergabeverfahrens) Februar 2007 Ablauf der Angebotsfrist Februar/März 2007 Auswertung der Angebote / Bietergespräche März 2007 Fertigstellung des Vergabevorschlages ab März 2007 Beratung des Vergabevorschlages in den zuständigen Gremien im Anschluss +14 Tage Information der nicht berücksichtigten Bieter Zuschlagserteilung (Ende des formalen Vergabeverfahrens) Juli 2007 Ablauf der Bindefrist 01. Januar 2008 Leistungsbeginn 7 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Der vorstehende Zeitplan geht u. a. von folgenden Annahmen aus: 1. Innerhalb der Angebotsfrist und der Phase der Auswertung der Angebote gehen keine Rügen oder Nachprüfanträge von Bietern oder Bewerbern ein, die zu einer Verzögerung des Vergabeverfahrens führen. 2. Im laufenden Vergabeverfahren werden keine Gesetze oder Verordnungen erlassen oder Beschlüsse z. B. von Vergabekammern oder Oberlandesgerichten veröffentlicht, die sich auf dieses Vergabeverfahren auswirken können. 3. Sollte nach der Information der nicht berücksichtigten Bieter ein Nachprüfantrag gestellt werden, entscheidet die Vergabekammer innerhalb der gesetzlich (§ 113 Nr. 1 GWB) vorgegebenen Frist von 5 Wochen (sonst wäre ggf. eine Verlängerung der Bindefrist notwendig). Sollte die Zuschlagserteilung innerhalb der vorgesehenen Bindefrist nicht möglich sein, wäre(n) der / die für die Vergabe in Frage kommende(n) Bieter aufzufordern, die Bindefrist für sein / ihre Angebot(e) entsprechend zu verlängern. 8 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt 3. Pflichtenheft Beteiligte am Vergabeverfahren 3.1. Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen Der das gesamte Vergaberecht bestimmende Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 97 Abs. 2 GWB) erfordert es sicherzustellen, dass nur Personen tätig werden, die in ihren Interessen weder mit einem Bieter noch mit einem Beauftragten eines Bieters verknüpft sind. Die Verletzung des Gleichbehandlungsgebots kann an öffentlichen Aufträgen interessierte Bieter diskriminieren. Zum Schutz der Bieter vor einer Parteilichkeit des Auftraggebers wurde in der Vergabeverordnung (VgV) ein entsprechender Ausschluss solcher voreingenommenen Personen geregelt. Der Verordnungstext lautet wie folgt: § 16 Ausgeschlossene Personen (1) Als Organmitglied oder Mitarbeiter eines Auftraggebers oder als Beauftragter oder als Mitarbeiter eines Beauftragten eines Auftraggebers dürfen bei Entscheidungen in einem Vergabeverfahren für einen Auftraggeber als voreingenommen geltende natürliche Personen nicht mitwirken, soweit sie in diesem Verfahren: 1. Bieter oder Bewerber sind, 2. einen Bieter oder Bewerber beraten oder sonst unterstützen oder als gesetzlicher Vertreter oder nur in dem Vergabeverfahren vertreten, 3. a) bei einem Bieter oder Bewerber gegen Entgelt beschäftigt oder bei ihm als Mitglied des Vorstandes, Aufsichtsrates oder gleichartigen Organs tätig sind, oder b) für ein in das Vergabeverfahren eingeschaltetes Unternehmen tätig sind, wenn dieses Unternehmen zugleich geschäftliche Beziehungen zum Auftraggeber und zum Bieter oder Bewerber hat, es sei denn, dass dadurch für die Person kein Interessenkonflikt besteht oder dass sich die Tätigkeiten nicht auf die Entscheidungen in dem Vergabeverfahren auswirken. (2) Als voreingenommen gelten auch die Personen, deren Angehörige die Voraussetzungen nach Absatz 1 Nr. 1 bis 3 erfüllen. Angehörige sind der Verlobte, der Ehegatte, Lebenspartner, Verwandte und Verschwägerte gerader Linie, Geschwister, Kinder der Geschwister, Ehegatten und Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten und Lebenspartner, Geschwister der Eltern, sowie Pflegeeltern und Pflegekinder. 9 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Um den Anforderungen an den Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen im anstehenden Vergabeverfahren gerecht zu werden, sind von Seiten der ausschreibenden Stelle entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Die Mitglieder der in der Stadt Erftstadt beteiligten Gremien sowie die mit diesem Vergabeverfahren betrauten Mitarbeiter der Verwaltung werden über die gesetzlichen Regelungen informiert und aufgefordert, jeweils persönlich zu überprüfen, ob sie als voreingenommene Personen gelten oder ob darüber hinaus andere Gründe für eine Befangenheit vorliegen. Die mit der Beratung im Vergabeverfahren beauftragte Schmidt/Bechtle GmbH hat organisatorische Maßnahmen ergriffen, um auch hier Befangenheitsvorwürfen entgegenzutreten. 3.2. Personen und Beteiligte auf Seiten der Stadt Erftstadt Vor dem Hintergrund der geschilderten Ausgangslage ist es notwendig, den Kreis der beteiligten Personen festzulegen und deren Aufgaben zu definieren. Stadt Erftstadt als ausschreibende Stelle: Eigenbetrieb Straße: Herr Böcking, Herr Schumacher - Führen der Vergabeakte - Abnahme des Pflichtenheftes - Abnahme der Vergabeunterlagen - Vervielfältigung und Versand der Vergabeunterlagen - Beantwortung von Bieternachfragen - Annahme und Sammlung der Angebote - Durchführung der Angebotsöffnung - Vorbereitung und Teilnahme an Bietergesprächen - Abnahme des Vergabevorschlages Rechnungsprüfungsamt: - Teilnahme an der Angebotsöffnung Zuständiger Ausschuss: - Beschluss des Pflichtenheftes - Beratung des Vergabevorschlages Stadtrat: - Beschluss des Vergabevorschlages 10 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Schmidt/Bechtle GmbH: Pflichtenheft - Strukturierung / Organisation des Vergabeverfahrens - Erstellen der Vergabeunterlagen in Abstimmung mit der ausschreibenden Stelle - Veranlassung der Veröffentlichungen - Unterstützung bei der Beantwortung von Bieternachfragen - Vorbereitung und Teilnahme an den Aufklärungsgesprächen - Erstellen des Vergabevorschlages in Abstimmung mit der ausschreibenden Stelle - Koordination mit der ggf. beratenden Rechtsanwaltskanzlei Eine generelle juristische Beratung erfolgt nicht. Soweit sich im Vergabeverfahren herausstellt, dass in Einzelpunkten eine juristische Beratung notwendig ist, erfolgt die gesonderte Beauftragung einer im Bereich des Vergaberechtes erfahrenen Kanzlei. Hinweis: Gemäß § 2 Nr. 3 VOL/A sind Leistungen „unter ausschließlicher Verantwortung der Vergabestellen“ zu vergeben. Demnach ist die Verantwortung der Vergabestelle unteilbar, sie kann die Verantwortung nicht mit anderen Stellen wie z. B. Sachverständigen teilen oder auf diese übertragen. 11 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 4. Leistungsbeschreibung 4.1. Art und Umfang der zu erbringenden Leistung / Losaufteilung Durch die nachstehende Losaufteilung in zwei Lose wird die eigenständige Beteiligung von spezialisierten Unternehmen für den Bereich der „Winterdienst“ ermöglicht. Los 1: Durchführung der Straßenreinigung Los 2: Durchführung des Winterdienstes Die Teilnahme von kleinen und mittleren Unternehmen am Wettbewerb ist damit ausreichend ermöglicht. Ein breiter Wettbewerb ist zu erwarten. Nachfolgend sind die wesentlichen vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen und die wichtigsten Rahmenbedingungen dargestellt. Los 1: Durchführung der Straßenreinigung • Regelmäßige Durchführung („wöchentlicher Turnus“) der maschinellen und händischen Reinigung von öffentlichen Straßen und Wege im Stadtgebiet Erftstadt. • Regelmäßige Entleerung von, im Stadtgebiet Erftstadt vorhandenen, öffentlichen Papierkörben. • Gestellung der notwendigen Fahrzeuge, Gerätschaften und des Personals. • Transport des erfassten Kehrgutes/Abfalls zu einer von der Stadt Erftstadt vorgegebenen Anlieferstelle. 12 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Los 2: Durchführung des Winterdienstes • Durchführung des Winterdienstes im Zeitraum vom 01.11. bis zum 31.03. („Winterdienstperiode“) auf Straßen, Wegen und Gehwegen im Stadtgebiet Erftstadt. • Gestellung der notwendigen Fahrzeuge, Gerätschaften und des Personals. • Das notwendige Streumaterial wird durch die Stadt Erftstadt bereitgestellt. 4.2. Laufzeit Um eine möglichst wirtschaftliche Vergabe zu erreichen, ist die Amortisation der Investitionen, insbesondere für technische Gerätschaften, Fahrzeuge und Behälter ein tragender Gesichtspunkt für die Festlegung der Laufzeit. Die Leistungen werden daher für einen Zeitraum von 5 Jahren ausgeschrieben werden mit einer Option zur Verlängerung. 4.3. Vorgaben an die Leistungserbringung Fahrzeugtechnik Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass mit der eingesetzten Technik (Fahrzeuge, Gerätschaften) die in der Leistungsbeschreibung und in der Straßenreinigungssatzung und Straßenreinigungsgebührenssatzung sowie der zusätzlichen technischen Vorschriften (ZtV Winter) der Stadt Erftstadt festgelegte Leistung uneingeschränkt erbracht werden kann. Weitere Vorgaben werden nicht gemacht. Einsatzzeiten Die Durchführung der Straßenreinigung hat werktags innerhalb der Zeit von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr zu erfolgen. Die Regelungen der aktuellen Geräte- und Maschinenlärmschutzverordnung (32. BImSchV), welche in Wohngebieten eine Sammlung i. d. R. erst ab 7:00 Uhr erlaubt sowie die Öffnungszeiten der Anlieferstelle(-n), sind bei der Angebotskalkulation und der Leistungserbringung zu berücksichtigen. Die Durchführung des Winterdienstes in der Zeit von 4:00 Uhr bis 22:00 Uhr richtet sich nach den konkret herrschenden Wetterverhältnissen. Der Auftragnehmer hat ggf. notwendige Nachtfahrten durchzuführen. 13 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Niederlassung Dem Auftraggeber ist ein Handlungsbevollmächtigter zu nennen. Dieser Handlungsbevollmächtigte muss in der mit der Durchführung der Straßenreinigung bzw. des Winterdienstes beauftragten Niederlassung des Auftragnehmers tätig sein. Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass der Handlungsbevollmächtigte im Bedarfsfall kurzfristig beim Auftraggeber persönlich erscheinen kann. Die beauftragte Niederlassung muss bis spätestens sechs Monate nach Leistungsbeginn als Entsorgungsfachbetrieb zertifiziert sein. 4.4. Unterbeauftragung Für die zu erbringende Reinigungsleistung sowie die Durchführung des Winterdienstes ist die Beauftragung von Unterauftragnehmern nicht möglich. 4.5. Abrechnung der Leistungen Die vom Auftraggeber zu zahlenden Entgelte sind leistungsabhängig und werden wie folgt berechnet: Los 1: Durchführung der Straßenreinigung Die Abrechnung der Straßenreinigung erfolgt auf Grundlage der tatsächlich erbrachten Reinigungsleistung. Die Abrechnung der Leerung der Papierkörbe erfolgt jeweils auf Grundlage der benötigten Einsatzstunden bzw. der durchgeführten Leerungen. Los 2: Durchführung des Winterdienstes Die Abrechnung des Winterdienstes erfolgt auf Grundlage einer Jahrespauschale je Winterdienstperiode und einer leistungsabhängigen Vergütung. 14 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 4.6. Anpassung der Entgelte Der Angebotspreis unterliegt ab dem Zeitpunkt der Angebotsabgabe einer Entgeltanpassung. Die vereinbarten Entgelte können auf Antrag ab dem 01.01.2009 angepasst werden. Die Berechnungsgrundlage (Entgeltanpassungsformel) wird im Entwurf des Dienstleistungsvertrages vorgegeben. Sollte sich die zu erbringende Leistung wesentlich ändern und sich dadurch der Aufwand des Auftragnehmers ändern, kann unter Zugrundelegung der dem Vertrag beiliegenden Kalkulation, über eine Anpassung der Einzelentgelte verhandelt werden. 4.7. Allgemeine Vertragsbedingungen Den Vergabeunterlagen liegt der Entwurf des abzuschließenden Dienstleistungsvertrages bei. Dieser Vertrag stellt eine wichtige Kalkulationsgrundlage für die Bieter dar. Der Entwurf ist verbindlich und wird nach der Zuschlagserteilung lediglich im Detail ergänzt. Der Vertrag beinhaltet insbesondere folgende Regelungen: • Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die zur ordnungsgemäßen Leistungserbringung notwendigen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. • Dem Vertrag liegen eine Grobkalkulation und eine Feinkalkulation bei, welche im Fall von Entgeltanpassungen, die über die jährliche Entgeltanpassung hinausgehen, als Grundlage dienen. • Der Auftragnehmer muss eine Bürgschaft in Höhe von 10.000 EUR vorlegen. • Die im Vertrag genauer beschriebenen Vertragsstrafen sind auf maximal 5 % der Auftragssumme begrenzt. Etwaige Schadenersatzansprüche oder das Recht den Vertrag zu kündigen, bleiben davon unberührt. • Die Kündigung des Vertrages durch den Auftragnehmer ist lediglich dann möglich, wenn der Auftraggeber seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt. • Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, u. a. wenn der Auftragnehmer Verpflichtungen aus dem Vertrag trotz Mahnung nicht erfüllt oder bei Wegfall der Vertragsgrundlage. • Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Änderungen an der ausgeschriebenen Leistung auf Anforderung des Auftraggebers umzusetzen. 15 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 5. Wesentliche Angebotsbedingungen 5.1. Inhalt der Angebote Das Angebot besteht aus den Bietererklärungen, dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Angebotsvordruck sowie u. a. den folgenden Angebotsteilen: • Inhaltliche Beschreibung der angebotenen Leistung • Nachweis zur Fachkunde • Nachweis zur Leistungsfähigkeit • Nachweis zur Zuverlässigkeit • Grobkalkulation 5.2. Nebenangebote Es sind lediglich Nebenangebote zulässig, die preisliche Vorteile bei einer gemeinsamen Vergabe beider Lose vorsehen. Andere Nebenangebote zu den Losen 1 und 2 sind nicht zulässig. 16 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 6. Wertungsverfahren Die Bewertung der Angebote erfolgt formal getrennt in vier aufeinander aufbauenden Phasen: Phase I: Inhaltliche und formale Prüfung Phase II: Eignungsprüfung Phase III: Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise Phase IV: Wirtschaftlichkeitsprüfung 6.1. Inhaltliche und formale Prüfung In dieser Wertungsstufe werden die wegen inhaltlicher oder formaler Mängel auszuschließenden oder ausschließbaren Angebote ermittelt. Beispielhaft sind hier zu nennen: • verspätet eingegangene Angebote • Angebote, die nicht verbindlich sind • Angebote mit fehlenden Erklärungen und Nachweisen • Angebote, die sich nicht auf die ausgeschriebene Leistung beziehen Ob ein Angebot auf Grund von formalen oder inhaltlichen Mängeln ausgeschlossen werden kann oder muss, ist für den jeweiligen Einzelfall gesondert zu entscheiden. Unter Beachtung der aktuellen Rechtsprechung besteht jedoch nur ein sehr geringer Ermessensspielraum für die Stadt Erftstadt. In der Regel sind Angebote, die formale Mängel aufweisen, zwingend von der Wertung auszuschließen. 6.2. Eignungsprüfung Bei der Auswahl der Bieter, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden entsprechend des § 25 Nr. 2 VOL/A nur die Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Fachkunde, (technische und wirtschaftliche) Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen. Bei der Beurteilung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit sind ggf. auch Dritte (z. B. Unterauftragnehmer und verbundene Unternehmen) zu berücksichtigen. 17 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Fachkunde Der Bieter ist als fachkundig anzusehen, wenn er über umfassende, dem Stand der Technik entsprechende Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten verfügt. Der Bieter hat im Los 1 u. a. folgenden Nachweis zu erbringen: Referenz (Eigenerklärung) über die Durchführung von Straßenreinigungen in Städten / Gemeinden mit insgesamt mindestens 40.000 Einwohnern. Die Referenz ist für mindestens zwölf aufeinander folgende Monate in den Kalenderjahren 2003 bis 2006 durch eine Auflistung der Auftraggeber mit Angabe der Beauftragungszeiträume vorzulegen. Leistungsfähigkeit Der Bieter ist als leistungsfähig anzusehen, wenn er als Unternehmen über die personellen, kaufmännischen, technischen und finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können. Zuverlässigkeit Zuverlässig ist, wer die Gewähr für eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung und für eine ordnungsgemäße Betriebsführung bietet und die Ausschlussgründe nach § 7 Nr. 5 VOL/A nicht zutreffen (z. B. Einleitung eines Insolvenzverfahrens). 6.3. Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise In dieser Stufe werden die verbleibenden Angebote inhaltlich auf Angemessenheit ihrer Angebotspreise überprüft. Ausgeschlossen werden Angebote mit einem unangemessen hohen oder niedrigen Preis. Angebote, die nicht kostendeckend kalkuliert sind, können nicht zwangsläufig von der Wertung ausgeschlossen werden. Bevor ein Angebot wegen einem ungewöhnlich niedrigen Preis oder einem nicht kostendeckenden Preis möglicherweise ausgeschlossen werden kann, muss mit dem betreffenden Bieter in jedem Fall ein Aufklärungsgespräch geführt werden, in dem der Bieter seine Kalkulation erläutern kann. Sogenannte Dumpingangebote sind nicht zwingend von der Wertung auszuschließen. 18 November 2006 EU-weite Ausschreibung der Straßenreinigung für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Die Entscheidung, ob ein Angebot in der Wertung verbleibt, muss für jeden Einzelfall gesondert getroffen werden. Grundlage für die Beurteilung, ob ein Preis angemessen ist, ist neben den Angebotspreisen der Ausschreibung auch der Marktpreis. 6.4. Wirtschaftlichkeitsprüfung Die Wirtschaftlichkeitsprüfung erfolgt in Form des Vergleiches der Angebotssumme bezogen auf die Vertragslaufzeit. Grundlage für die Ermittlung der Angebotssumme ist die im Angebotsvordruck angegebene Reinigungsleistung. Kriterium für die Wirtschaftlichkeit ist die Gesamtangebotssumme. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der niedrigsten Gesamtangebotssumme. 6.5. Aufklärungsgespräche Im Rahmen der Angebotsprüfung behält sich der Auftraggeber vor, nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung Aufklärungsgespräche zu führen, um eventuelle Zweifel über die Angebote oder die Bieter im Interesse der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes zu beseitigen. Nachverhandlungen finden hierbei nicht statt. 6.6. Ablauf der Zuschlagserteilung Die Entscheidung über den Zuschlag wird vom Rat der Stadt Erftstadt getroffen. Vor der Zuschlagserteilung durch die Verwaltung sind die nicht berücksichtigten Bieter über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, zu informieren. Der Zuschlag kann frühestens 14 Tage nach dieser Information erteilt werden. Innerhalb von 48 Tagen nach der Zuschlagserteilung erfolgt im EU-Amtsblatt die Bekanntgabe über den vergebenen Auftrag. 19 November 2006