Antrag (Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Lblar und Lechenich -)

209/2008 Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 1 von 10 Zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich wurde eine hausinterne Arbeitsgruppe gebildet. An folgenden Vorgaben hat sich die Arbeitsgruppe bei der Konzeption orientiert: • Für beide Bürgerbüros stehen bereits Raumkonzepte zur Verfügung; d.h. der Umfang der zu erledigenden Aufgaben muss sich an den vorhandenen Räumlichkeiten orientieren. • In den beiden Bürgerbüros Lechenich und Liblar sollen die gleichen Aufgaben erledigt werden • Alle Aufgaben, die publikumsintensiv sind sollen erledigt werden • Aufgaben, die eine hohe Beratungsintensität haben oder sehr spezielle Kenntnisse erfordern, sollen im Bürgerbüro nicht erledigt werden • Die Aufgabenerledigung soll in einer hohen Qualität erfolgen. • Die Bürgerbüros sollen sich bürgerfreundlich und kundenorientiert präsentieren • Die Leistungen des künftigen Bürgerbüros Liblar werden aller Voraussicht nach von etwa 24.360 Bürgern und Bürgerinnen (Liblar, Bliesheim, Köttingen, Blessem, Frauenthal, Kierdorf); die Leistungen des künftigen Bürgerbüros Lechenich werden aller Voraussicht nach von etwa 27.630 Bürgern und Bürgerinnen (Ahrem, Borr, Scheuren, Dirmerzheim, Erp, Friesheim, Gymnich, Herrig, Lechenich, Konradsheim, Niederberg) in Anspruch genommen. Somit dürfte die Frequentierung in etwa gleich sein. Die Konzepte anderer, bereits verwirklichter Einrichtungen (u.a. Brühl, Kerpen, Königswinter, Bornheim, Düren, Euskirchen), sowie die von einzelnen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen der Verwaltung eingereichten Vorschläge zum Aufbau eines Bürgerbüros wurden ausgewertet. Orientiert an den Vorgaben und den Auswertungen wurde folgendes Konzept entwickelt: 1. Aufgaben Hinweis: Bei den fett aufgedruckten Bereichen handelt es sich um Aufgaben, die bislang nicht von der heutigen Einwohnermeldeabteilung wahrgenommen wurden. 1. Beantragung aller Ausweisdokumente 2. Postalische Bearbeitung der beantragten Ausweisdokumente 3. Herausgabe aller Ausweisdokumente 4. Alle klassischen Meldeangelegenheiten 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. An-, Ab- und Ummeldungen Beglaubigungen Aufenthalts- und Meldebescheinigungen Führungszeugnisse Gewerbezentralregisterauskünfte Melderegisterauskünfte Untersuchungsberechtigungsscheine Einrichten von Auskunftssperren 209/2008 4.9. 5. Ändern von Lohnsteuerkarten Ausländerrechtliche Angelegenheiten 5.1. 6. Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 2 von 10 Entgegennahme von Anträgen auf Verlängerung der Aufenthaltserlaubnis und Weiterleitung an den Rhein-Erft-Kreis Angelegenheiten des Straßenverkehrsamtes Rhein-Erft-Kreis 6.1. 6.2. 6.3. Änderung KFZ-Schein bei Ummeldung Entgegennahme von Führerscheinanträgen Vorbereitung von KFZ An-,Ab- und Ummeldungen via Internet 7. Postbearbeitung aller melderechtlichen Angelegenheiten, insbes. Erteilung von Auskünften aus dem Melderegister 8. Entgegennahme von Telefonaten 9. Durchführung von Ordnungswidrigkeitenverfahren bei Verstößen gegen Melde- oder Passgesetz 10. Erstellen von Listen und Statistiken 11. Abrechnung der Gebührenkasse 12. Erfassen der Wehrpflichtigen 13. Verkauf von Mietspiegeln 14. Fischereischeine; Beantragung und Verlängerung 15. Entgegennahme und Weiterleitung von Fundsachen 16. Entgegennahme der Bareinzahlung von Verwarnungen aus dem Bereich des ruhenden Straßenverkehrs 17. Ausnahmegenehmigungen aus dem Bereich der Straßenverkehrsordnung 17.1. 17.2. 17.3. 17.4. 18. Ausstellen von Parkausweisen für Schwerbehinderte Ausstellen von Parkausweisen für Anwohner Ausstellen von Parkausweisen für Handwerker Befreiung von der Helm- und Gurtpflicht Entgegennahme von Einbürgerungsanträgen und Weiterleitung an den Rhein- Erft-Kreis 19. An –und Abmeldung Vergnügungssteuer 20. Kopie und Entgegennahme von Kaufverträgen aus dem Bereich der Steuerabteilung 21. Rentenberatung 209/2008 22. Aufgaben des Landeshundegesetzes 22.1. 22.2. 23. Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 3 von 10 Entgegennahme von Anzeigen nach dem Landeshundegesetz Entgegennahme von Anträgen auf Erlaubnis nach dem Landeshundegesetz Steuerliche Anmeldung eines Hundes 23.1. 23.2. Entgegennahme des Anmeldeformulars Aushändigung der Hundesteuermarke 24. Fragebogen zur Zweitwohnungssteuer 25. Aushändigung von Müllsäcken aller Art 26. Entgegennahme von Anträgen auf Gestellung/Änderung eines Abfallbehälters 27. Annahme von Karten für Grünabfuhr, Sperrmüll und E-Geräten 28. Entgegennahme und Weiterleitung von Mitteilungen von geänderten Bankverbindungsdaten 29. Entgegennahme und Weiterleitung von VHS-Anmeldungen 30. Schwerbehindertenangelegenheiten 30.1. 30.2. 30.3. Rundfunkgebührenbefreiung Verlängerung von Schwerbehindertenausweisen Ausgabe von Anträgen auf Feststellung der Schwerbehinderung 31. Entgegennahme und Weiterleitung von Anmeldungen Musikschule 32. Verkauf von Eintrittskarten für Erftstädter Veranstaltungen 33. Verkauf von Jahrbüchern 34. Entgegennahme von Alt CD`s, Korken, im Rahmen der Abfallverwertung 35. Entgegennahme und Weiterleitung von Anmeldungen Kindergartenplätze 36. Wahlbüro 36.1. 36.2. Entgegennahme von Anträgen auf Briefwahl Angebot der Möglichkeit im Rahmen der Briefwahl vor Ort zu wählen 37. Auslage und Information über Bauplätze in Erftstadt 38. Auslage und Information über Gewerbegrundstücke in Erftstadt 39. Offenlage von Bebauungsplänen, Haushaltsplänen, Jahresbericht und sonstigem 40. Beschwerdemanagement 209/2008 40.1. 41. Entgegennahme und Weiterleitung von Beschwerden: wie „Straßenlaterne brennt nicht“, „ Verkehrsschild umgekippt“ „Gehwegplatte lose“, „überhängende Sträucher“, etc. Auslage von Infobroschüren aus allen Bereichen der Verwaltung 41.1. 41.2. 41.3. 41.4. 41.5. 41.6. 41.7. 41.8. 42. Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 4 von 10 VHS Programmhefte Musikschulprogramm Veranstaltungshinweise Broschüren, Aufkleber, Stadtpläne Aushändigen von Müllkalendern Auslage von Busfahrplänen Auslage von Amtsblättern, Rats- und Ausschuss-Einladungen Auslage Kulturkalender, Infobroschüren Vereine, Infobroschüren Schule, Ansichtsexemplare Jahrbuch Internet-Terminal 2. Arbeitsplätze Die beschriebenen Aufgaben sollen sowohl im Bürgerbüro Lechenich, als auch im Bürgerbüro Liblar erledigt werden. In jedem Bürgerbüro wird eine Infotheke eingerichtet, an der erste Informationen zu erhalten sind (An wen muss ich mich wenden? Sind die mitgebrachten Unterlagen vollständig? Wird mein Anliegen hier bearbeitet? Welche Gebühren kommen auf mich zu? etc.). Darüber hinaus werden Dinge mit wenig Zeitaufwand an der Infotheke direkt erledigt. Dazu zählt die Ausgabe der beantragten Ausweise und Pässe, die Herausgabe von Infomaterial, Müllsäcken etc. Bei Bedarf soll, unterstützt durch städtische Mitarbeiter, auch Zugriff auf das Internet möglich sein, wenn Fragen nach Übernachtungsmöglichkeiten, Freizeitaktivitäten, Bahnverbindungen etc. auftauchen In jedem Bürgerbüro werden 4 Bedienarbeitsplätze eingerichtet. Der Bürger/die Bürgerin nimmt in einer offen im Bürgerbüro integrierten Wartezone Platz, nachdem eine Nummer gezogen wurde. Sobald ein Bedienarbeitsplatz frei wird, wird der Bürger/die Bürgerin mit der nächsten Nummer aufgerufen und kann das Anliegen am Bedienarbeitsplatz erledigen. Die Erledigung erfolgt bis hin zur Gebührenzahlung am selben Platz. Der Bürger/die Bürgerin wird nicht hin und her geschickt. Zudem kommen am Bedienarbeitsplatz keine Telefonate an und es wird dort keine Post erledigt. Dies hat den Vorteil, dass der Bürger/die Bürgerin in seinem/ihrem Vortrag nicht unterbrochen wird und der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Möglichkeit hat, sich voll und ganz auf das Anliegen des Bürgers/der Bürgerin zu konzentrieren. Im Bürgerbüro Liblar werden 3 Hintergrundarbeitsplätze eingerichtet. Auf diesen Hintergrundarbeitsplätzen wird kein Publikum bedient, sondern hier wird die Post bearbeitet und der notwendige Schriftverkehr erledigt. Zudem fungieren die Hintergrundarbeitsplätze als Telefonarbeitsplätze. Hier kommen alle für das Bürgerbüro bestimmten Telefonate an. Die Telefonate können so zügig abgewickelt werden. Warteschleifen entfallen. Da Hintergrundarbeitsplätze nicht in beiden Bürgerbüros notwendig sind, musste hier die Entscheidung für ein Bürgerbüro fallen. Aufgrund der räumlich vorgeprägten Situation ist die Einrichtung von Hintergrundarbeitsplätzen für Liblar vorgesehen. In das Bürgerbüro integriert wird der Arbeitsplatz der Rentenberatung. An diesem Arbeitsplatz wird allerdings nach vorheriger Terminvereinbarung nur die Rentenberatung stattfinden – andere Anliegen werden dort nicht bearbeitet. Der Arbeitsplatz der 209/2008 Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 5 von 10 Rentenberatung sollte daher im hinteren Teil des Bürgerbüros untergebracht sein. Es ist daran gedacht, dass der Arbeitsplatz der städtischen Mitarbeiterin in Rentenangelegenheiten im Bürgerbüro in Liblar angesiedelt wird. Für die Rentenberatung in Lechenich soll ein Arbeitsplatz, ebenfalls im hinteren Teil des Bürgerbüros eingerichtet werden, der vom Rentenberater der Deutschen Rentenversicherung Bund, genutzt werden soll. (Momentan wird die Aufgabe der Rentenberatung auch von einer städtischen Mitarbeiterin, einmal wöchentlich unterstützt vom Rentenberater der Deutschen Rentenversicherung Bund wahrgenommen). Der Arbeitsplatz in Lechenich (Beraterplatz) kann nach Bedarf und in Abstimmung auch von anderen Beratern (Seniorenberatung, Bauberatung etc.) genutzt werden. Darüber hinaus werden sowohl im Bürgerbüro Liblar, als auch im Bürgerbüro Lechenich ein Büroraum für die Leitung (gleichzeitig Büro für vertrauliche Gespräche) , ein Aufenthaltsraum, ein Tresor-/Aktenraum sowie sanitäre Anlagen (für Publikum und Mitarbeiter, behindertengerecht) eingerichtet. Im Bürgerbüro Lechenich ist zusätzlich ein Raum für den Server erforderlich. Die Wartebereiche sollen in das Bürgerbüro als offene Bereiche integriert und mit Sitzmobiliar, Tisch/Stehpult, Kinderspielecke, Wasserbehälter ausgestattet werden. Ebenso wird es in jedem Bürgerbüro eine Infoecke für Plakate, Broschüren etc. geben. Die Abfallbehälter für Alt-CD`s, Korken etc. werden integriert. Zudem soll in jedem Bürgerbüro eine Foto-Fix-Anlage, in der Passbilder in den erforderlichen Qualitäten erstellt werden können, errichtet werden. Ebenfalls soll ein Kopierer bereitgestellt werden, an dem auch der Bürger/die Bürgerin erforderliche Kopien gegen Gebühr erstellen kann. Die einzelnen Mitarbeiter/innen sollen nach einem festzulegenden Plan regelmäßig zwischen den Bürgerbüros Liblar und Lechenich und zusätzlich zwischen Infotheke, Bedien- und Hintergrundarbeitsplatz rotieren. Dies hat den Vorteil, dass jede/r Mitarbeiter/in insgesamt gesehen einer gleichen Arbeitsbelastung ausgesetzt ist und sich jede/r Mitarbeiter/in gleichsam mit allen Arbeiten und Angelegenheiten im Bürgerbüro befassen muss. Damit wird eine Gleichbehandlung aller, sowohl im Bezug auf den Arbeitsort (Lechenich/Liblar), im Bezug auf die Qualität und Quantität der Arbeit, aber auch in Bezug auf die Stellenbewertung erreicht. Bei der Entscheidung für das rotierende System wurden die durchweg positiven Erfahrungen anderer Bürgerbüros einbezogen. 3. Öffnungszeiten Die beiden Bürgerbüros sollen identische Öffnungszeiten haben. Montags – Mittwochs Donnerstags Freitags Samstags 07.00 Uhr – 14.00 Uhr (durchgehend) 07.00 Uhr – 18.00 Uhr (durchgehend) 07.00 Uhr – 12.00 Uhr 10.00 Uhr – 12.00 Uhr Ungeachtet dieser Öffnungszeiten ist die telefonische Erreichbarkeit (angesiedelt bei den Hintergrundarbeitsplätzen) montags-mittwochs von 07.00 Uhr – 16.00 Uhr, donnerstags von 07.00 Uhr – 18.00 Uhr und samstags von 10.00 Uhr – 12.00 Uhr zu gewährleisten. 4. Organisation Die beiden Bürgerbüros sollen als Abteilung dem Rechts- und Ordnungsamt angegliedert sein. Die heutige Einwohnermeldeabteilung, die Rentenberatungsstelle sowie das Standesamt sollen organisatorisch zur neuen Abteilung Bürgerbüro zusammengefasst werden. 209/2008 Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 6 von 10 5. Zeitlicher Ablauf Das Bürgerbüro in Liblar im ehemaligen Ladenlokal „Zalfen“ soll nach den derzeitigen Planungen im 1. Quartal 2009 bezugsfertig sein. Das Bürgerbüro Lechenich soll im neu errichteten Gebäude nach den derzeitigen Planungen Mitte 2010 bezugsfertig sein. Mit Aufnahme der Tätigkeiten im Bürgerbüro Liblar sollen aber im Haus Ganser in den jetzigen Räumlichkeiten der Einwohnermeldeabteilung auch schon die Aufgaben eines Bürgerbüros zu den gleichen Öffnungszeiten wahrgenommen werden- allerdings lediglich mit den 4 Bedienarbeitsplätzen. 6. Personal Zu den Aufgaben, die im Bürgerbüro erledigt werden, zählen unter anderem alle Aufgaben der heutigen Einwohnermeldeabteilung, so dass die Einwohnermeldeabteilung mit Beginn des Bürgerbüros aufgelöst werden muss. Darüber hinaus ist auch vorgesehen die Fahrten des Bürgermobils der Einwohnermeldeabteilung einzustellen. Zurzeit sind in der Einwohnermeldeabteilung incl. des Bürgermobils 7 Mitarbeiterinnen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 240,5 Stunden (4 Mitarbeiterinnen mit 41 Wochenstunden, 1 Mitarbeiterin mit 32 Wochenstunden, eine Mitarbeiterin mit 24, 5 Wochenstunden und eine Mitarbeiterin mit 20 Wochenstunden) beschäftigt. Mit allen Mitarbeiterinnen wurde die Konzeption des Bürgerbüros im Vorfeld besprochen. Das Konzept wurde sehr positiv aufgenommen, insbesondere die Möglichkeit der rotierenden Arbeitsplätze wurde als sehr gut empfunden. Von daher ist davon auszugehen, dass alle Mitarbeiterinnen an einer Beschäftigung im Bürgerbüro Interesse haben und dort integriert werden. Mit diesem vorhandenen Personalstamm wird die Leistung jedoch nicht erbracht werden können. Da zwei Bürgerbüros gleichzeitig mit identischen Angebot aufwarten, sich die Aufgaben gegenüber dem Aufgabenkatalog der heutigen Einwohnermeldeabteilung, wie unter 2. deutlich dargestellt, vermehren, die Beratungsqualität und die Bürgerfreundlichkeit steigen und die Öffnungszeiten sich vergrößern, wird mehr Personal benötigt werden. Dies soll an einem Beispiel verdeutlicht werden: „Ein Ehepaar mit 2 Kindern zieht aus der Nähe von München nach Erftstadt. Der Umzug wurde aufgrund beruflicher Veränderungen erforderlich. Die Familie hält einen Schäferhund. Die Familie kommt nun zum Bürgerbüro. Folgender Ablauf ist geplant: Die Familie wird melderechtlich angemeldet. Die Ausweise erhalten einen Aufkleber mit der geänderten Adresse. Gleichzeitig wird die Ummeldung des KFZ per Internet vorbereitet. Dann erfolgt die Information zur Haltung des Schäferhundes. Das Formular zur Hundehaltung wird ausgehändigt und die zum Nachweis der Hundehaltung erforderlichen Unterlagen werden erläutert. Anschließend erhält der Hund eine Steuermarke und die Ausgabe der Marke wird in eine Liste eingetragen. Die Bestellung der Mülltonnen wird entgegen genommen und weiter geleitet. Die Familie erteilt eine Einzugsermächtigung zur Abbuchung von Grundbesitzabgaben, Hundesteuer und Wassergeld. Dann wird das Fomular zur Kndergartenanmeldung ausgehändigt und verschiedene Buspläne, Infobroschüren etc. überreicht. Anschließend kommt man noch in`s Gespräch über diverse Freizeitmöglichkeiten und kulturelle Veranstaltungen am neuen Wohnort. Denkbar wäre dann noch die Ausstellung eines Anwohnerparkausweises“. Bei der Abwicklung dieser Tätigkeiten in der beschriebenen Art ist eine sehr hohe Bürgerzufriedenheit zu erreichen. Alles wird in einem Arbeitsgang abgewickelt. . Heutzutage müssten im beschriebenen Beispiel mindestens 6 verschiedene Verwaltungsdienststellen 209/2008 Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 7 von 10 angelaufen werden. Dabei wird man konfrontiert mit unterschiedlichen Öffnungszeiten. (Bsp. Kommt jemand heute samstags oder donnerstags kurz vor 18 Uhr in die Einwohnermeldeabteilung, so haben alle anderen Stellen, wo man noch hin müsste, geschlossen). Damit aber alles in hoher Qualität in einem Arbeitsgang erledigt werden kann, ist es erforderlich, Mitarbeiter/innen in ausreichender Zahl zu haben, die motiviert, engagiert und bereit sind, sich zu qualifizieren und sich fortzubilden. Die Arbeitsplätze der Mitarbeiter/innen, die bislang innerhalb der Verwaltung bspw. mit der Ausgabe eines Anwohnerparkausweises oder mit der Ausgabe von Hundesteuermarken beschäftigt sind, fallen künftig nicht weg. Hier muss man vielmehr sehen, dass diese Tätigkeiten zu Lasten anderer Arbeitsabläufe gehen. Die jeweiligen Mitarbeiter/innen werden durch den Wegfall dieser Tätigkeiten entlastet und können sich nun konzentrierter den eigentlichen Aufgaben, ohne Unterbrechungen, widmen. Es wird künftig möglich sein, dass andere Schwerpunkte bei den Arbeitsabläufen gebildet werden. Insgesamt handelt es sich um 8 Bedien-, 3 Hintergrundarbeitsplätze, 4 Arbeitsplätze an den Infotheken sowie einen Arbeitsplatz für die Leitung. Der Begriff Arbeitsplatz ist jedoch nicht identisch mit dem Begriff „Stellen“. Es ist sicher nur in Spitzenzeiten erforderlich, dass alle Arbeitsplätze mit Personal besetzt sind. In den Randzeiten (früher Vormittag, später Nachmittag, mittags und samstags) wird es ausreichend sein, nur je 2 Bedienarbeitsplätze, 1 Hintergrundplatz und je 1 Platz an der Infotheke zu besetzen. Demgegenüber wird es aber auch Zeiten geben, in denen es erforderlich ist, alle Plätze zu besetzen. Die nachfolgende Aufstellung soll eine Übersicht über die geplanten Stellen geben. Dabei sind zur besseren Übersicht die einzelnen Stellen den Arbeitsplätzen zugeordnet. Das Personal wird jedoch, wie oben dargestellt rotieren, d.h. die Vollzeitkraft/die Teilzeitkraft, die in der Tabelle dem Bedienarbeitsplatz zugeordnet ist, wird auch als Vollzeitkraft/Teilzeitkraft den Hintergrundplatz oder die Infotheke besetzen und umgekehrt. Bei der nachfolgend vorgestellten Planung muss allergrößten Wert darauf gelegt werden, dass es sich hier um eine Planung handelt, die nach einer Erprobungs- und Einführungsphase überprüft werden muss. Als Erprobungsphase wird ein Zeitraum von 6 Monaten gesehen. Es ist vorgesehen, dass die Mitarbeiter/innen während dieser Zeit eine Statistik führen, anhand derer eine Auswertung über die Öffnungszeiten, den Aufgabenkatalog und die Zahl der Mitarbeiter/innen getroffen werden kann. Dies wird als ganz wichtiges Element bei der Einführung der Bürgerbüros angesehen. Von daher wird nachfolgend in der Planung von einer personellen Mindestbesetzung ausgegangen, die jedoch nach Ende der Erprobungsphase überprüft wird und ggf. anzupassen ist. 209/2008 Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 8 von 10 1. Bedienerplatz 2. Bedienerplatz 3. Bedienerplatz 4. Bedienerplatz 1. Hintergrundplatz 2. Hintergrundplatz 3. Hintergrundplatz 1 Infotheke 2. Infotheke Bürgerbüro Lechenich 1 Vollzeitkraft (vorhanden aus EMA) ständig zu besetzen 1 Vollzeitkraft (vorhanden aus EMA) ständig zu besetzen 1 Teilzeitkraft (vorhanden aus EMA) in Spitzenzeiten zu besetzen 1 Vollzeitkraft oder 1-2 Teilzeitkräfte (nach Erprobungsphase ggf. später) ./. Bürgerbüro Liblar 1 Vollzeitkraft (vorhanden aus EMA) ständig zu besetzen 1 Vollzeitkraft (vorhanden aus EMA) ständig zu besetzen 1 Teilzeitkraft (vorhanden aus EMA) in Spitzenzeiten zu besetzen 1 Vollzeitkraft oder 1-2 Teilzeitkräfte (nach Erprobungsphase ggf. später) 1 Vollzeitkraft (vorhanden aus EMA) ständig zu besetzen ./. 2 Teilzeitkräfte (1 Teilzeitkraft vorhanden aus EMA, die 2. Teilzeitkraft per Ausschreibung zu suchen) ./. 2 Teilzeitkräfte (nach Erprobungsphase ggf. später) Teilzeitkräfte (per 1 Vollzeitkraft oder 2 2 Teilzeitkräfte mit Eröffnung Ausschreibung zu suchen) Bürgerbüro Am Haagenpfädchen, da solange die Aufgaben des Bürgerbüros im Haus Ganser wahrgenommen werden, keine Infotheke möglich ist. 1 Vollzeitkraft oder 2 2 Teilzeitkräfte (nach Teilzeitkräfte (nach Erprobungsphase ggf. später) Erprobungsphase ggf. später) Von daher ist es notwendig, wie oben dargestellt, zum jetzigen Zeitpunkt 3 Teilzeitkräfte zusätzlich zu dem vorhandenen Personal zu akquirieren. Mit der Eröffnung des Bürgerbüros Lechenich „Am Haagenpfädchen“ ist die Akquisition von zwei weiteren Teilzeitkräften für die Infotheke, die es in der Form aus räumlichen Gründen im Haus Ganser nicht geben wird, notwendig. Mit dieser Planung ist gewährleistet, dass die Öffnungszeiten plus Rüstzeit täglich gewährleistet werden können. Nicht berücksichtigt sind Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit. Ob bedingt durch Urlaub oder Krankheit weitere Personalreserven zur Verfügung gestellt werden müssen, wird die Erprobungsphase zeigen. Die Mitarbeiter/innen, die künftig im Bürgerbüro tätig sein werden, sollen sich auszeichnen durch eine hohe Motivation und durch gute Qualität, die durch Schulungen und Fortbildungen zu unterstützen ist. Sie sollen die Bereitschaft mitbringen in einem bürgerfreundlichen Amt tätig sein zu wollen und durch das persönliche Erscheinungsbild dazu beitragen, dass das Bürgerbüro zur Visitenkarte und zum Aushängeschild der Stadtverwaltung wird. Von daher ist es wichtig, dass auch die vorhandenen Mitarbeiterinnen aus der Einwohnermeldeabteilung rechtzeitig mit den Anforderungen, die das Bürgerbüro an sie herantragen wird, konfrontiert werden. Sie sollen die Möglichkeit haben sich auf die neuen Bedürfnisse einzustellen. Es wird ein hohes Maß an Flexibilität erwartet, dazu gehört 209/2008 Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 9 von 10 auch die Aufgabe der Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit, die Bereitschaft die Arbeitsplätze entsprechend den Bedürfnissen zu tauschen und die Bereitschaft, angepasst an den Besucherandrang die Arbeitszeit zu variieren. 7. Ausstattung Der Bedarf an Technik und Mobiliar wurde auch unter dem Gesichtspunkt der behindertengerechten Ausstattung, ermittelt. Es wurde auch daran gedacht, dass der Datenschutz gewährleistet sein muss. Der einzelne Bedarf wurde mit dem Eigenbetrieb Immobilien durchgesprochen. Es wurde darauf hingewiesen, dass zu einem Bürgerbüro ein angenehmes Ambiente gehört, was durch ein entsprechendes Interieur (Möbel, Lampen, Vorhänge, Farbgestaltung) zum Ausdruck kommen sollte. 8. Sonstiges Zurzeit wird geprüft, ob das Standesamt in Lechenich in das neu zu errichtende Gebäude „Bonner Straße/Ecke Haagenpfädchen“ im ersten Obergeschoss räumlich integriert werden kann. Zum einen wäre dadurch die organisatorische Einheit der Abteilung Bürgerbüro nicht auf 3 Standorte, sondern lediglich auf 2 Standorte verteilt, zum anderen würden sich für den Bürger/die Bürgerin sehr viele Vorteile ergeben. Das jetzige Gebäude, in dem das Standesamt untergebracht ist, ist nicht behindertengerecht- das Trauzimmer ist häufig zu klein. Aufbewahrungsmöglichkeiten für Akten und Urkunden sind nicht ausreichend vorhanden. Im ersten Obergeschoss des neu zu errichtenden Gebäudes besteht die Möglichkeit den Brautleuten ein modernes ansprechendes Ambiente zu bieten. Auf der geplanten Dachterrasse könnten Sektempfänge und Fotoshootings stattfinden. Ein klarer Vorteil läge aber in der räumlichen Nähe von Standesamt und Bürgerbüro, sowohl für den Bürger, als auch für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter/innen, die geprägt ist von einem ständigen Daten- und Postaustausch. So entfielen auch die langen Wege für das Publikum zwischen Standesamt und Bürgerbüro, die zurück gelegt werden müssen, wenn man sich für die Anmeldung zur Eheschließung Aufenthaltsbescheinigungen/Ausweisdokumente besorgen muss. Akten und Urkunden können anforderungsgerecht in den Kellerräumen des neu zu errichtenden Gebäudes aufbewahrt werden. Denkbar wäre es auch, das historische Trauzimmer im Rathaus Lechenich beizubehalten und damit den Brautleuten zusätzlich zum neuen Ambiente und zu Schloss Gymnich eine dritte Alternative anzubieten. Das künftige Annahmeverfahren der Brautpaare könnte nach einer Probephase beurteilt werden. Daran anschließend kann eine Entscheidung getroffen werden, ob die Trauungen im Rathaus Lechenich weiter anzubieten sind oder ggf. einzustellen wären. Das Bürgerbüro soll, wie oben geschildert, dem Rechts- und Ordnungsamt als Abteilung angegliedert werden. Auch hier bestehen Überlegungen, ob man die anderen Abteilungen des Rechts- und Ordnungsamtes räumlich mit dem Bürgerbüro verbinden könnte. Dies würde sich anbieten, da auch die übrigen Abteilungen des Rechts- und Ordnungsamtes (Gewerbeund Gaststättenangelegenheiten, Angelegenheiten des Landesimmissionsschutzgesetzes, Angelegenheiten des ruhenden Straßenverkehrs, Erteilung von Sondernutzungserlaubnissen etc.) geprägt sind von einem hohen Besucherandrang. Auch hier ist die Arbeit geprägt von einem ständigen Post- und Datenaustausch mit der Einwohnermeldeabteilung/Bürgerbüro. Zu berücksichtigen wären auch hier Synergieeffekte- auch im Hinblick auf die Personalführung. Die Fahrten des Bürgermobils der Einwohnermeldeabteilung sollen eingestellt werden. Dieser Service wird aufgrund der guten Öffnungszeiten der beiden Bürgerbüros sowie der Möglichkeit, die Anliegen künftig an 2 Standorten erledigen zu können, als nicht mehr 209/2008 Konzept zur Einrichtung eines Bürgerbüros in Liblar und Lechenich -Seite 10 von 10 notwendig erachtet. Zu berücksichtigen ist auch, dass das Fahrzeug aus technischer Sicht erneuerungsbedürftig wäre. Die Mitarbeiterin, die auf dem Bürgermobil eingesetzt ist, soll im Bürgerbüro integriert werden. Die Aufgaben, die in den beiden Bürgerbüros erledigt werden sollen, sollen einer ständigen Überprüfung unterliegen. Von daher könnte es nicht auszuschließen sein, dass einzelne Aufgaben hinzukommen oder einzelne Aufgaben weg fallen. Zum jetzigen Zeitpunkt scheint es allerdings zweckmäßig mit dem beschriebenen Volumen zu starten. Es ist zu berücksichtigen, dass die Mitarbeiter/innen des künftigen Bürgerbüros ab etwa Herbst 2008 auf ihre künftige Aufgabe vorbereitet werden müssen und Schulungen erfolgen, so dass mit Aufnahme der Tätigkeiten in den Bürgerbüros ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist und das neue Bürgerbüro zum Repräsentant der Stadtverwaltung wird. Genau wie der Aufgabenkatalog, so sollen auch die Öffnungszeiten einer Überprüfung unterliegen und den Bedürfnissen ggf. angepasst werden. Bösche (Bürgermeister)