Beschlussvorlage (2. Anlage zur Beschlussvorlage 419/2006)

EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Inhalt 1. Einleitung ............................................................................................................................3 2. Organisation und Ablauf des Verfahrens..............................................................................5 2.1. Schätzung des Auftragswertes .................................................................................. 5 2.2. Art des Vergabeverfahrens ....................................................................................... 5 2.3. Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte).............................................. 5 2.4. Vertraulichkeit.......................................................................................................... 6 2.5. Zeitplan .................................................................................................................... 7 3. Beteiligte am Vergabeverfahren ...........................................................................................9 3.1. Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen................................ 9 3.2. Personen und Beteiligte auf Seiten der Stadt Erftstadt............................................. 10 4. Leistungsbeschreibung....................................................................................................... 12 4.1. Art und Umfang der zu erbringenden Leistung / Losaufteilung ............................... 12 4.2. Laufzeit .................................................................................................................. 17 4.3. Vorgaben an die Leistungserbringung..................................................................... 17 4.4. Unterbeauftragung.................................................................................................. 18 4.5. Abrechnung der Leistungen .................................................................................... 18 4.6. Anpassung der Entgelte .......................................................................................... 19 4.7. Allgemeine Vertragsbedingungen ........................................................................... 20 5. Wesentliche Angebotsbedingungen.................................................................................... 21 5.1. Inhalt der Angebote ................................................................................................ 21 5.2. Nebenangebote ....................................................................................................... 21 6. Wertungsverfahren............................................................................................................. 22 6.1. Inhaltliche und formale Prüfung ............................................................................. 22 6.2. Eignungsprüfung .................................................................................................... 22 6.3. Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise.................................................... 23 6.4. Wirtschaftlichkeitsprüfung ..................................................................................... 24 6.5. Aufklärungsgespräche ............................................................................................ 24 6.6. Ablauf der Zuschlagserteilung ................................................................................ 24 2 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 1. Einleitung Öffentliche Leistungen sind aufgrund haushalts- und vergaberechtlicher Bestimmungen in angemessenen Zeiträumen auszuschreiben. Zum 31.12.2007 laufen die Verträge über die Durchführung der kommunalen Abfallsammlung aus. Als öffentlicher Auftraggeber ist die Stadt Erftstadt verpflichtet, diese Leistungen im Rahmen eines Vergabeverfahrens neu zu beauftragen. Im Einzelnen handelt es sich um folgende im Rahmen der öffentlichen Abfuhr zu erbringenden Leistungen: • Sammlung von Rest- und Bioabfall • Sammlung und Verwertung von Altpapier • Sammlung von Sperrmüll • Sammlung von Elektrogroßgeräten • Sammlung von Strauchwerk • Sammlung von Weihnachtsbäumen • Sammlung und Entsorgung Elektrokleingeräten) von schadstoffhaltigen Abfällen (inkl. Folgende Zielsetzungen und Rahmenbedingungen sind bei der Vorbereitung und Durchführung dieses Vergabeverfahrens besonders zu beachten: • Durchführung eines rechtlich belastbaren Vergabeverfahrens • Abschluss eines Dienstleistungsvertrages zu wirtschaftlichen Konditionen • Erbringung der Dienstleistungen unter Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Verordnungen • Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs Das hier vorliegende Pflichtenheft berücksichtigt diese Vorgaben und dient als Grundlage für die Gestaltung des Vergabeverfahrens und als Vorgabe für den Inhalt aller noch zu erstellenden Vergabeunterlagen (u. a. Leistungsverzeichnis und Vertragsentwurf). 3 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Hinweis: Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen werden die gesetzlichen Regelungen und die einschlägige Rechtsprechung berücksichtigt. Da nicht abzusehen ist, ob und ggf. wie sich Änderungen der gesetzlichen Regelungen (z. B. Neuregelung des Vergaberechtes) oder die zukünftige Rechtsprechung auf dieses Verfahren konkret auswirken, ist es möglich, dass im laufenden Verfahren in Einzelfällen von den Vorgaben dieses Pflichtenheftes abgewichen werden muss. Sollten im laufenden Vergabeverfahren auf Grund von Rügen oder der Entscheidung von Nachprüfinstanzen Änderungen an den Vergabeunterlagen notwendig werden, ist die Verwaltung berechtigt, Änderungen in notwendigem Maße durchzuführen. Es ist zudem darauf hinzuweisen, dass die Regelungen des Vergaberechts ggf. im Widerspruch zu anderen Rechtsvorschriften stehen können. Auch die aktuelle Rechtsprechung ist leider nicht widerspruchsfrei. Hieraus resultieren Risiken für die Abwicklung eines entsprechenden Vergabeverfahrens. 4 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 2. Organisation und Ablauf des Verfahrens 2.1. Schätzung des Auftragswertes Derzeit beträgt der Auftragswert für die ausgeschriebenen Leistungen ca. 2,3 Mio. EUR pro Jahr. Der zu vergebende Auftragswert wird, in Abhängigkeit von der ausgeschriebenen Sammellogistik, auf einen Betrag zwischen 1,2 Mio. und 1,7 Mio. EUR/a geschätzt. 2.2. Art des Vergabeverfahrens Der Schwellenwert, gemäß § 2 Nr. 3 der Vergabeverordnung (VgV), in Höhe von 200.000,- EUR wird überschritten. Es ist daher eine EU-weite Ausschreibung durchzuführen. Bei diesem Vergabeverfahren sind insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) und die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) sowie die direkt geltenden Regelungen der EU-Dienstleistungsrichtlinie 2004/18/EG zu berücksichtigen. Vergabeverfahren sind vorzugsweise in Form eines Offenen Vergabeverfahrens gemäß § 3 Nr. 2 bzw. § 3a Nr. 1 Abs. 1 VOL/A durchzuführen. Die Nichtanwendung ist zu begründen. Die Wahl z. B. eines Nichtoffenen Vergabeverfahrens setzt u. a. voraus, dass die zu erbringende Leistung nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen ausgeführt werden kann. Da die Voraussetzungen für die Nichtanwendung eines Offenen Verfahrens nicht vorliegen, wird dieses Vergabeverfahren als Offenes Verfahren durchgeführt. 2.3. Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte) Zur Absicherung des Vergabeverfahrens im Fall möglicher (Rechts-)Streitigkeiten mit Bietern muss auf Seiten des Auftraggebers eine vollständige Vergabeakte geführt werden, welche den Ablauf des gesamten Vergabeverfahrens dokumentiert. Diese Vergabeakte ist bei Nachprüfverfahren der zuständigen Vergabekammer bzw. dem Oberlandesgericht innerhalb von drei Tagen vollständig vorzulegen. Der antragstellende Bieter erhält häufig ein umfassendes Einsichtsrecht in die dann vorliegende Vergabeakte. 5 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Zu den Vergabeakten gehören insbesondere folgende Unterlagen: - das Pflichtenheft - die Auftragswertschätzung - die Sitzungsvorlagen und Protokolle bzw. Beschlussfassungen, die dieses Vergabeverfahren zum Gegenstand haben - der Briefwechsel mit den Veröffentlichungsorganen - die Bekanntmachungstexte - die Vergabeunterlagen inkl. Anlagen - der Briefwechsel mit den Bietern und Bewerbern - das Protokoll der Angebotsöffnung - die eingegangenen Angebote - die Dokumentation der Aufklärungsgespräche - der Vergabevorschlag bzw. Vergabevermerk 2.4. Vertraulichkeit Die Inhalte der Angebote sind vertraulich zu behandeln (§ 22 Nr. 6 VOL/A). Es handelt sich hierbei um eine bieterschützende Vorschrift, daher drohen bei einer Verletzung Schadensersatzansprüche der Bieter gegen die ausschreibende Stelle. Vertrauliche Unterlagen der Vergabe sind daher nur den in Punkt 3.2 genannten Beteiligten zugänglich zu machen und von diesen auch über dieses Vergabeverfahren hinaus vertraulich zu behandeln. 6 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 2.5. Zeitplan Für die Durchführung des Vergabeverfahrens ist der folgende Zeitplan vorgesehen: Mai 2006 Veröffentlichung der Vorinformation 07. Juni 2006 Beschluss des Pflichtenheftes im Ausschuss für Stadtentwicklung August 2006 Fertigstellung der Vergabeunterlagen / Veröffentlichung der Bekanntmachung (Beginn des formalen Vergabeverfahrens) Anfang Oktober 2006 Ablauf der Angebotsfrist Oktober 2006 Auswertung der Angebote November 2006 Fertigstellung des Vergabevorschlages Ab Mitte November 2006 Beratung des Vergabevorschlages im politischen Gremium im Anschluss Information der nicht berücksichtigten Bieter +14 Tage Zuschlagserteilung (Ende des formalen Vergabeverfahrens) März 2007 Ablauf der Bindefrist 01. Januar 2008 Leistungsbeginn Sommerferien in NRW: 26. Juni – 08. August 2006 7 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Der vorstehende Zeitplan geht u. a. von folgenden Annahmen aus: 1. Innerhalb der Angebotsfrist und der Phase der Auswertung der Angebote gehen keine Rügen oder Nachprüfanträge von Bietern oder Bewerbern ein, die zu einer Verzögerung des Vergabeverfahrens führen. 2. Im laufenden Vergabeverfahren werden keine Gesetze oder Verordnungen erlassen oder Beschlüsse z. B. von Vergabekammern oder Oberlandesgerichten veröffentlicht, die sich auf dieses Vergabeverfahren auswirken können. 3. Sollte nach der Information der nicht berücksichtigten Bieter ein Nachprüfantrag gestellt werden, entscheidet die Vergabekammer innerhalb der gesetzlich (§ 113 Nr. 1 GWB) vorgegebenen Frist von 5 Wochen (sonst wäre ggf. eine Verlängerung der Bindefrist notwendig). Sollte die Zuschlagserteilung innerhalb der vorgesehenen Bindefrist nicht möglich sein, wäre(n) der / die für die Vergabe in Frage kommende(n) Bieter aufzufordern, die Bindefrist für sein / ihre Angebot(e) entsprechend zu verlängern. 8 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt 3. Pflichtenheft Beteiligte am Vergabeverfahren 3.1. Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen Der das gesamte Vergaberecht bestimmende Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 97 Abs. 2 GWB) erfordert es sicherzustellen, dass nur Personen tätig werden, die in ihren Interessen weder mit einem Bieter noch mit einem Beauftragten eines Bieters verknüpft sind. Die Verletzung des Gleichbehandlungsgebots kann an öffentlichen Aufträgen interessierte Bieter diskriminieren. Zum Schutz der Bieter vor einer Parteilichkeit des Auftraggebers wurde in der Vergabeverordnung (VgV) ein entsprechender Ausschluss solcher voreingenommenen Personen geregelt. Der Verordnungstext lautet wie folgt: § 16 Ausgeschlossene Personen (1) Als Organmitglied oder Mitarbeiter eines Auftraggebers oder als Beauftragter oder als Mitarbeiter eines Beauftragten eines Auftraggebers dürfen bei Entscheidungen in einem Vergabeverfahren für einen Auftraggeber als voreingenommen geltende natürliche Personen nicht mitwirken, soweit sie in diesem Verfahren: 1. Bieter oder Bewerber sind, 2. einen Bieter oder Bewerber beraten oder sonst unterstützen oder als gesetzlicher Vertreter oder nur in dem Vergabeverfahren vertreten, 3. a) bei einem Bieter oder Bewerber gegen Entgelt beschäftigt oder bei ihm als Mitglied des Vorstandes, Aufsichtsrates oder gleichartigen Organs tätig sind, oder b) für ein in das Vergabeverfahren eingeschaltetes Unternehmen tätig sind, wenn dieses Unternehmen zugleich geschäftliche Beziehungen zum Auftraggeber und zum Bieter oder Bewerber hat, es sei denn, dass dadurch für die Person kein Interessenkonflikt besteht oder dass sich die Tätigkeiten nicht auf die Entscheidungen in dem Vergabeverfahren auswirken. (2) Als voreingenommen gelten auch die Personen, deren Angehörige die Voraussetzungen nach Absatz 1 Nr. 1 bis 3 erfüllen. Angehörige sind der Verlobte, der Ehegatte, Lebenspartner, Verwandte und Verschwägerte gerader Linie, Geschwister, Kinder der Geschwister, Ehegatten und Lebenspartner der Geschwister und Geschwister der Ehegatten und Lebenspartner, Geschwister der Eltern, sowie Pflegeeltern und Pflegekinder. 9 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Um den Anforderungen an den Ausschluss von voreingenommenen oder befangenen Personen im anstehenden Vergabeverfahren gerecht zu werden, sind von Seiten der ausschreibenden Stelle entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Die Mitglieder der in der Stadt Erftstadt beteiligten Gremien sowie die mit diesem Vergabeverfahren betrauten Mitarbeiter der Verwaltung werden über die gesetzlichen Regelungen informiert und aufgefordert, jeweils persönlich zu überprüfen, ob sie als voreingenommene Personen gelten oder ob darüber hinaus andere Gründe für eine Befangenheit vorliegen. Die mit der Beratung im Vergabeverfahren beauftragte Schmidt/Bechtle GmbH hat organisatorische Maßnahmen ergriffen, um auch hier Befangenheitsvorwürfen entgegenzutreten. 3.2. Personen und Beteiligte auf Seiten der Stadt Erftstadt Vor dem Hintergrund der geschilderten Ausgangslage ist es notwendig, den Kreis der beteiligten Personen festzulegen und deren Aufgaben zu definieren. Stadt Erftstadt als ausschreibende Stelle: Abteilung Stadtreinigung: Frau Landmann, Frau Voss - Führen der Vergabeakte - Abnahme des Pflichtenheftes - Abnahme der Vergabeunterlagen - Vervielfältigung und Versand der Vergabeunterlagen - Beantwortung von Bieternachfragen - Teilnahme an der Angebotsöffnung - Vorbereitung und Teilnahme an Bietergesprächen - Abnahme des Vergabevorschlages Kämmerei: Herr Bauer - Abnahme des Pflichtenheftes - Abnahme der Vergabeunterlagen - Teilnahme an Bietergesprächen - Abnahme des Vergabevorschlages 10 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Eigenbetrieb Straße: Herr Böcking - Abnahme des Pflichtenheftes - Abnahme der Vergabeunterlagen - Teilnahme an Bietergesprächen - Abnahme des Vergabevorschlages - Annahme und Sammlung der Angebote - Durchführung der Angebotsöffnung Rechnungsprüfungsamt: - Teilnahme an der Angebotsöffnung Zuständiger Ausschuss: - Beschluss des Pflichtenheftes - Beratung des Vergabevorschlages Stadtrat: Schmidt/Bechtle GmbH: - Beschluss des Vergabevorschlages - Strukturierung / Organisation des Vergabeverfahrens - Erstellen der Vergabeunterlagen in Abstimmung mit der ausschreibenden Stelle - Veranlassung der Veröffentlichungen - Unterstützung bei der Beantwortung von Bieternachfragen - Vorbereitung und Teilnahme an den Aufklärungsgesprächen - Erstellen des Vergabevorschlages in Abstimmung mit der ausschreibenden Stelle - Koordination mit der ggf. beratenden Rechtsanwaltskanzlei Eine generelle juristische Beratung erfolgt nicht. Soweit sich im Vergabeverfahren herausstellt, dass in Einzelpunkten eine juristische Beratung notwendig ist, erfolgt die gesonderte Beauftragung einer im Bereich des Vergaberechtes erfahrenen Kanzlei. Hinweis: Gemäß § 2 Nr. 3 VOL/A sind Leistungen „unter ausschließlicher Verantwortung der Vergabestellen“ zu vergeben. Demnach ist die Verantwortung der Vergabestelle unteilbar, sie kann die Verantwortung nicht mit anderen Stellen wie z. B. Sachverständigen teilen oder auf diese übertragen. 11 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 4. Leistungsbeschreibung 4.1. Art und Umfang der zu erbringenden Leistung / Losaufteilung Durch die nachstehende Losaufteilung in zwei Lose wird die eigenständige Beteiligung sowohl von „klassischen“ Abfuhrunternehmen als auch von spezialisierten Unternehmen für den Bereich der „Sammlung und Entsorgung schadstoffhaltiger Abfälle“ ermöglicht. Los 1: - Sammlung und Transport von Restabfall, Bioabfall, Sperrmüll, Altpapier, Elektrogroßgeräten, Strauchwerk und Weihnachtsbäumen - Behältergestellung und Behälteränderungsdienst - Verwertung von Altpapier Los 2: - Sammlung, Transport und Entsorgung von schadstoffhaltigen Abfällen Die Teilnahme von kleinen und mittleren Unternehmen am Wettbewerb ist damit ausreichend ermöglicht. Ein breiter Wettbewerb ist zu erwarten. Nachfolgend sind die wesentlichen vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen und die wichtigsten Rahmenbedingungen dargestellt. Los 1: Behältergestellung für die Restabfall-, Bioabfall- und Altpapiersammlung • Die Behälter werden vom Auftragnehmer gestellt. • Die Gestellung gebrauchter, sauberer und uneingeschränkt funktionsfähiger Behälter ist zulässig. • Der Behälteränderungsdienst und sämtliche Leistungen der Behälterbestandspflege sind vom Auftragnehmer zu erbringen. 12 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Sammlung von Restabfall • Die Behälter mit einem Volumen von 80 l, 120 l, 240 l und 1.100 l sind grundsätzlich 14-täglich zu leeren. Zusätzlich sind auch satzungsgemäß bereitgestellte Säcke abzufahren. • Der gesammelte Restabfall ist vom Auftragnehmer direkt zur vom Rhein-Erft-Kreis vorgegebenen Anlieferstelle zu transportieren. Sammlung von Bioabfall • Die Behälter mit einem Volumen von 120 l und 240 l sind im Januar und Februar monatlich, von März bis Oktober und im Dezember 14-täglich und im November wöchentlich zu leeren. • Der gesammelte Bioabfall ist vom Auftragnehmer direkt zur vom Rhein-Erft-Kreis vorgegebenen Anlieferstelle zu transportieren. Varianten der Abfuhrlogistik für Restabfall und Bioabfall Nachfolgend werden die einzelnen Varianten und die wesentlichen Vor- und Nachteile dargestellt. Variante 1: Beibehaltung des bisherigen Systems einer Erfassung der Restabfallmenge (Volumen / Gewicht). Bei der Restabfallsammlung ist die Gebühr u. a. abhängig vom Volumen oder Gewicht des Restabfalls. Bei der Bioabfallsammlung erfolgt eine Behälteridentifikation die sicherstellt, dass nur Behälter geleert werden, die auch gebührenmäßig erfasst sind. Hinweis: Die ausschließliche Ausschreibung der Volumenmessung, wäre mit erheblichen vergaberechtlichen Risiken verbunden, da es sich bei dem Veridat-System um das einzige am Markt verfügbare Volumenmesssystem handelt und dieses nicht für alle Entsorgungsunternehmen verfügbar ist. Durch die Möglichkeit, auch Verwiegesysteme anzubieten, wird dieses Risiko behoben. Vorteile: - Wenig bzw. keine Änderungen zum bisherigen System - Anreize zur Abfallvermeidung werden weiterhin gegeben - Anstieg der Abfallmengen ist nicht zu erwarten - Gebührenerhebung im Rahmen der Volumen- / Gewichtsmessung und Identifikation wird von den Bürgern meist als gerechter empfunden 13 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Nachteile: - Mehrkosten bei der Abfallsammlung (ca. 150.000 - 200.000 EUR/a) - Eingeschränkter Wettbewerb im Vergabeverfahren (kann ggf. zu deutlichen höheren Angebotspreisen führen) Variante 2: Durchführung einer gebührenrelevanten Leerungsidentifikation bei der Restabfallsammlung, d. h. die Höhe der Gebühr ist u. a. abhängig von der Anzahl der durchgeführten Leerungen. Bei der Bioabfallsammlung erfolgt eine Behälteridentifikation die sicherstellt, dass nur Behälter geleert werden, die auch gebührenmäßig erfasst sind. Vorteile: - Anreize zur Abfallvermeidung werden weiterhin gegeben - Anstieg der Abfallmengen ist nicht zu erwarten - Gebührenerhebung im Rahmen der Identifikation wird von den Bürgern meist als gerechter empfunden Nachteile: - Mehrkosten bei der Abfallsammlung (ca. 50.000 – 100.000 EUR/a) - Geringe Einschränkung des Wettbewerbs im Vergabeverfahren (kann ggf. zu geringfügig höheren Angebotspreisen führen) Variante 3: Durchführung einer Identifikation der Restabfall- und Bioabfallbehälter. Hierdurch wird sichergestellt, dass nur die Behälter geleert werden, die auch gebührenmäßig erfasst sind. Vorteile: - Verringerter Verwaltungsaufwand auf Seiten der Stadt Erftstadt Nachteile: - Mehrkosten bei der Abfallsammlung (ca. 40.000 – 80.000 EUR/a) 14 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Variante 4: Pflichtenheft Konventionelle Abfuhr, d. h. ohne Einsatz einer Identifikationstechnik für die Rest- und Bioabfallsammlung Vorteile: - Keine Mehrkosten bei der Abfallsammlung - Verringerter Verwaltungsaufwand auf Seiten der Stadt Erftstadt Nachteile: - Geringe Anreize zur Abfallvermeidung für die Bürger - Möglichkeit steigender Abfallmengen - Gefahr der Leerung von Behältern, die nicht angemeldet sind Sammlung und Verwertung von Altpapier • Die Behälter mit einem Volumen von 240 l und 1.100 l sind 14-täglich zu leeren. Darüber hinaus sind auch satzungsgemäß bereitgestellte Altpapierbündel abzufahren. • Durchführung sämtlicher für die Verwertung des Altpapiers notwendigen Transportund Sortierleistungen (Verwertungslogistik). • Verwertung des gesammelten Altpapiers. Sammlung von Sperrmüll • Die Sammlung erfolgt sechsmal pro Jahr (alle zwei Monate) auf Anforderung. • Der Sperrmüll ist vom Auftragnehmer direkt zu der vom Rhein-Erft-Kreis angegebenen Anlieferstelle zu transportieren. 15 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Sammlung von Elektrogroßgeräten • Die Sammlung erfolgt mindestens im 1-Monats-Rhythmus, jeweils auf Anforderung. • Die Elektrogroßgeräte sind vom Auftragnehmer zu einer vom Rhein-Erft-Kreis eingerichteten Sammel- und Übergabestelle zu transportieren. Sammlung von Strauchwerk • Die Sammlung erfolgt von Januar bis November einmal pro Monat auf Anforderung. • Das Strauchwerk ist vom Auftragnehmer direkt zu der vom Rhein-Erft-Kreis angegebenen Anlieferstelle zu transportieren. Sammlung von Weihnachtsbäumen • Die Sammlung erfolgt an zwei festen Terminen im Januar als Straßensammlung. • Die Weihnachtsbäume sind vom Auftragnehmer direkt zu der vom Rhein-Erft-Kreis angegebenen Anlieferstelle zu transportieren. Los 2: Sammlung und Entsorgung von schadstoffhaltigen Abfällen (inkl. Elektrokleingeräten) • Die mobile Schadstoffsammlung erfolgt monatlich. • Die Elektrokleingeräte sind vom Auftragnehmer direkt zu einer vorgegebenen Anlieferstelle zu transportieren. • Die Entsorgung der schadstoffhaltigen Abfälle erfolgt durch den Auftragnehmer. 16 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 4.2. Laufzeit Um eine möglichst wirtschaftliche Vergabe zu erreichen, ist die Amortisation der Investitionen bei Entsorgungsdienstleistungen, insbesondere für Fahrzeuge und / oder Behälter ein tragender Gesichtspunkt für die Festlegung der Laufzeit. Aufgrund der hierfür notwendigen Investitionen unter Berücksichtigung der üblichen Abschreibungszeiträume für Abfallsammelfahrzeuge wird die Leistung für einen Zeitraum von acht Jahren ausgeschrieben. 4.3. Vorgaben an die Leistungserbringung Fahrzeugtechnik Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass mit der eingesetzten Fahrzeugtechnik die in der Leistungsbeschreibung und in der Satzung über die Abfallentsorgung in der Stadt Erftstadt festgelegte Leistung uneingeschränkt erbracht werden kann. Der Einsatz von Seitenladerfahrzeugen ist möglich. Weitere Vorgaben werden nicht gemacht. Sammelzeit Die Abfallsammlung (Restabfall, Bioabfall, Altpapier und Sperrmüll) ist werktags innerhalb von 6:00 Uhr bis 22:00 Uhr durchzuführen. Die Regelungen der neuen Geräte- und Maschinenlärmschutzverordnung, welche in Wohngebieten eine Sammlung i. d. R. erst ab 7:00 Uhr erlaubt sowie die Öffnungszeiten der Anlieferstellen, sind bei der Angebotskalkulation und der Leistungserbringung zu berücksichtigen. Umschlag der gesammelten Abfälle durch den Auftragnehmer Ein Umschlag der gesammelten Abfälle durch den Auftragnehmer ist nicht zulässig. Niederlassung Dem Auftraggeber ist ein Handlungsbevollmächtigter zu nennen. Dieser Handlungsbevollmächtigte muss in der mit der Sammlung beauftragten Niederlassung des Auftragnehmers tätig sein. Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass der Handlungsbevollmächtigte im Bedarfsfall kurzfristig beim Auftraggeber persönlich erscheinen kann. Die beauftragte Niederlassung muss bis spätestens sechs Monate nach Leistungsbeginn als Entsorgungsfachbetrieb zertifiziert sein. 17 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Schnittstelle zum Dualen System Es bleibt Zielsetzung der Stadt Erftstadt, eine einheitliche Erfassung von kommunalem Altpapier und Verkaufsverpackungen unter einer angemessenen Kostenbeteiligung (Nutzungsentgelt) des Systemträgers gemäß § 6 Abs. 3 VerpackV (z. B. der DSD GmbH) sicherzustellen. Das Bundeskartellamt vertritt die Auffassung, dass der Systemträger mit dem von der Stadt Erftstadt beauftragten Unternehmen über eine Mitbenutzung des Erfassungssystems verhandeln muss. Verhandlungen des Systemträgers mit der Stadt Erftstadt sind nach Ansicht des Bundeskartellamtes unzulässig. In die Ausschreibung wird eine Regelung aufgenommen, die für den Fall, dass der beauftragte Unternehmer mit dem Systemträger eine Vereinbarung über die Mitbenutzung des kommunalen Erfassungssystems abschließt, dies nur mit Zustimmung des Auftraggebers und bei einer angemessenen Kostenbeteiligung (= Kostenreduzierung für die Stadt Erftstadt) zulässig ist. Die detaillierte Prüfung dieser Fragestellung erfolgt bei Erstellung der Vergabeunterlagen. 4.4. Unterbeauftragung Für die Sammlung von Restabfall, Bioabfall, Altpapier, Sperrmüll und der schadstoffhaltigen Abfälle ist die Beauftragung von Unterauftragnehmern nicht möglich. 4.5. Abrechnung der Leistungen Die vom Auftraggeber zu zahlenden Entgelte sind leistungsabhängig und werden wie folgt berechnet: Los 1: Sammlung von Restabfall und Bioabfall sowie alle Leistungen der Behältergestellung Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der Art und der Anzahl der vorhandenen Abfallbehälter und der gesammelten Abfallmenge. Sammlung und Verwertung von Altpapier sowie alle Leistungen der Behältergestellung Sammlung von Altpapier Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der Art und der Anzahl der vorhandenen Abfallbehälter und der gesammelten Altpapiermenge. 18 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Verwertungslogistik (Transport- und Sortierleistungen) Die Vergütung der vom Auftragnehmer zu erbringenden Logistikleistung erfolgt monatlich auf Grundlage der gesammelten Altpapiermenge. Verwertung von Altpapier Die Abrechnung der Verwertung der gesammelten Altpapiermenge erfolgt auf Grundlage eines definierten Marktpreises. Sammlung von Sperrmüll Die Abrechnung der Sammlung erfolgt jeweils auf Grundlage der gesammelten Tonnage. Sammlung von Elektrogroßgeräten Die Abrechnung der Sammlung erfolgt jeweils auf Grundlage der benötigten Einsatzstunden. Sammlung von Strauchwerk und Weihnachtsbäumen Die Abrechnung der Sammlung erfolgt jeweils auf Grundlage der benötigten Einsatzstunden. Los 2: Sammlung und Entsorgung von schadstoffhaltigen Abfällen Die Abrechnung der Sammlung erfolgt auf Grundlage der durchgeführten Sammeltage (Tagessatz je Sammelfahrzeug). Die Abrechnung der Entsorgung erfolgt auf Grundlage der entsorgten Abfallmenge. 4.6. Anpassung der Entgelte Der Angebotspreis unterliegt ab dem Zeitpunkt der Angebotsabgabe einer Entgeltanpassung. Die vereinbarten Entgelte können auf Antrag ab dem 01.01.2009 angepasst werden. Die Berechnungsgrundlage (Entgeltgleitformel) wird im Entwurf des Dienstleistungsvertrages vorgegeben. Sollte sich die zu erbringende Leistung wesentlich ändern und sich dadurch der Aufwand des Auftragnehmers ändern, kann unter Zugrundelegung der dem Vertrag beiliegenden Kalkulation, über eine Anpassung der Einzelentgelte verhandelt werden. 19 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 4.7. Allgemeine Vertragsbedingungen Den Vergabeunterlagen liegt der Entwurf des abzuschließenden Dienstleistungsvertrages bei. Dieser Vertrag stellt eine wichtige Kalkulationsgrundlage für die Bieter dar. Der Entwurf ist verbindlich und wird nach der Zuschlagserteilung lediglich im Detail ergänzt. Der Vertrag beinhaltet insbesondere folgende Regelungen: • Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die zur ordnungsgemäßen Leistungserbringung notwendigen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. • Alle für die Leistungserbringung benötigten Genehmigungen und Nachweise sind durch den Auftragnehmer in eigener Verantwortung zu beschaffen. • Dem Vertrag liegen eine Grobkalkulation und eine Feinkalkulation bei, welche im Fall von Entgeltanpassungen, die über die jährliche Entgeltanpassung hinausgehen, als Grundlage dienen. • Der Auftragnehmer muss für das erste Vertragsjahr eine Bürgschaft in Höhe von bis zu 5 % des Gesamtauftragswertes vorlegen. Eine Reduzierung der Bürgschaftssumme bei ordnungsgemäßer Leistungserbringung wird vorgesehen. • Die im Vertrag genauer beschriebenen Vertragsstrafen sind auf maximal 5 % der Auftragssumme begrenzt. Etwaige Schadenersatzansprüche oder das Recht den Vertrag zu kündigen, bleiben davon unberührt. • Die Kündigung des Vertrages durch den Auftragnehmer ist lediglich dann möglich, wenn der Auftraggeber seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt. • Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, u. a. wenn der Auftragnehmer Verpflichtungen aus dem Vertrag trotz Mahnung nicht erfüllt oder bei Wegfall der Vertragsgrundlage. • Der Auftraggeber ist berechtigt, die dem Auftragnehmer übertragenen Aufgaben zu überwachen oder überwachen zu lassen. • Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung stehen. Er hat eine Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen. • Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Änderungen an der ausgeschriebenen Leistung auf Anforderung des Auftraggebers umzusetzen. 20 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 5. Wesentliche Angebotsbedingungen 5.1. Inhalt der Angebote Das Angebot besteht aus den Bietererklärungen, dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Angebotsvordruck sowie u. a. den folgenden Angebotsteilen: • Inhaltliche Beschreibung der angebotenen Leistung • Nachweis zur Fachkunde • Nachweis zur Leistungsfähigkeit • Nachweis zur Zuverlässigkeit • Grobkalkulation 5.2. Nebenangebote Es sind lediglich Nebenangebote zulässig, die preisliche Vorteile bei einer gemeinsamen Vergabe beider Lose vorsehen. Andere Nebenangebote zu den Losen 1 und 2 sind nicht zulässig. 21 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 6. Wertungsverfahren Die Bewertung der Angebote erfolgt formal getrennt in vier aufeinander aufbauenden Phasen: Phase I: Inhaltliche und formale Prüfung Phase II: Eignungsprüfung Phase III: Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise Phase IV: Wirtschaftlichkeitsprüfung 6.1. Inhaltliche und formale Prüfung In dieser Wertungsstufe werden die wegen inhaltlicher oder formaler Mängel auszuschließenden oder ausschließbaren Angebote ermittelt. Beispielhaft sind hier zu nennen: • verspätet eingegangene Angebote • Angebote, die nicht verbindlich sind • Angebote mit fehlenden Erklärungen und Nachweisen • Angebote, die sich nicht auf die ausgeschriebene Leistung beziehen Ob ein Angebot auf Grund von formalen oder inhaltlichen Mängeln ausgeschlossen werden kann oder muss, ist für den jeweiligen Einzelfall gesondert zu entscheiden. Unter Beachtung der aktuellen Rechtsprechung besteht jedoch nur ein sehr geringer Ermessensspielraum für die Stadt Erftstadt. In der Regel sind Angebote, die formale Mängel aufweisen, zwingend von der Wertung auszuschließen. 6.2. Eignungsprüfung Bei der Auswahl der Bieter, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden entsprechend des § 25 Nr. 2 VOL/A nur die Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Fachkunde, (technische und wirtschaftliche) Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen. Bei der Beurteilung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit sind ggf. auch Dritte (z. B. Unterauftragnehmer und verbundene Unternehmen) zu berücksichtigen. 22 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft Fachkunde Der Bieter ist als fachkundig anzusehen, wenn er über umfassende, dem Stand der Technik entsprechende Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten verfügt. Der Bieter hat im Los 1 u. a. folgenden Nachweis zu erbringen: Referenz (Eigenerklärung) über die behältergestützte Sammlung von Restabfall oder Bioabfall aus Haushalten in Abfuhrgebieten mit insgesamt mindestens 40.000 Einwohnern. Die Referenz ist für mindestens zwölf aufeinander folgende Monate in den Kalenderjahren 2003 bis 2005 durch eine Auflistung der Auftraggeber mit Angabe der Beauftragungszeiträume vorzulegen. Leistungsfähigkeit Der Bieter ist als leistungsfähig anzusehen, wenn er als Unternehmen über die personellen, kaufmännischen, technischen und finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können. Zuverlässigkeit Zuverlässig ist, wer die Gewähr für eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung und für eine ordnungsgemäße Betriebsführung bietet und die Ausschlussgründe nach § 7 Nr. 5 VOL/A nicht zutreffen (z. B. Einleitung eines Insolvenzverfahrens). 6.3. Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise In dieser Stufe werden die verbleibenden Angebote inhaltlich auf Angemessenheit ihrer Angebotspreise überprüft. Ausgeschlossen werden Angebote mit einem unangemessen hohen oder niedrigen Preis. Angebote, die nicht kostendeckend kalkuliert sind, können nicht zwangsläufig von der Wertung ausgeschlossen werden. Bevor ein Angebot wegen einem ungewöhnlich niedrigen Preis oder einem nicht kostendeckenden Preis möglicherweise ausgeschlossen werden kann, muss mit dem betreffenden Bieter in jedem Fall ein Aufklärungsgespräch geführt werden, in dem der Bieter seine Kalkulation erläutern kann. Sogenannte Dumpingangebote sind nicht zwingend von der Wertung auszuschließen. Die Entscheidung, ob ein Angebot in der Wertung verbleibt, muss für jeden Einzelfall gesondert getroffen werden. Grundlage für die Beurteilung, ob ein Preis angemessen ist, ist neben den Angebotspreisen der Ausschreibung auch der Marktpreis. 23 Mai 2006 EU-weite Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen für die Stadt Erftstadt Pflichtenheft 6.4. Wirtschaftlichkeitsprüfung Die Wirtschaftlichkeitsprüfung erfolgt in Form des Vergleiches der Angebotssumme bezogen auf die Vertragslaufzeit. Grundlage für die Ermittlung der Angebotssumme sind die Abfallmengen und die Behälterzahlen des Jahres 2005. Kriterium für die Wirtschaftlichkeit ist die Gesamtangebotssumme. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der niedrigsten Gesamtangebotssumme. 6.5. Aufklärungsgespräche Im Rahmen der Angebotsprüfung behält sich der Auftraggeber vor, nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung Aufklärungsgespräche zu führen, um eventuelle Zweifel über die Angebote oder die Bieter im Interesse der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes zu beseitigen. Nachverhandlungen finden hierbei nicht statt. 6.6. Ablauf der Zuschlagserteilung Die Entscheidung über den Zuschlag wird vom Rat der Stadt Erftstadt getroffen. Vor der Zuschlagserteilung durch die Verwaltung sind die nicht berücksichtigten Bieter über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, zu informieren. Der Zuschlag kann frühestens 14 Tage nach dieser Information erteilt werden. Innerhalb von 48 Tagen nach der Zuschlagserteilung erfolgt im EU-Amtsblatt die Bekanntgabe über den vergebenen Auftrag. 24 Mai 2006