Beschlussvorlage (Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems Bezug: V 466/2007)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 403/2008 Az.: Amt: - 10 BeschlAusf.: - 10 Datum: 07.08.2008 Beratungsfolge Hauptausschuss Betrifft: Termin 25.09.2008 Bemerkungen Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems Bezug: V 466/2007 Finanzielle Auswirkungen: Mittelanmeldung erfolgt im Haushalt 2009 Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 22.08.2008 Beschlussentwurf: Die Erstinstallation zur Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird im HJ 2009 vorgenommen. Begründung: Die erste Einführung eines Dokumentenmanagementsystems habe ich für die Bereiche Einwohnerwesen -Passanträge- und Bauordnungsamt -Bauakten- vorgesehen. Bei der Beurteilung von Dokumentenmanagementsystemen muss bereits jetzt die flächendeckende Nutzung in der gesamten Verwaltung berücksichtigt werden. Hierbei muss auf eine einheitliche Struktur besonderen Wert gelegt werden um keine Inkompatibilitäten entstehen zu lassen. Eine Trennung nach den Aufgabenbereichen der technischen Ämter und der allgemeinen Verwaltung erscheint sinnvoll, da sich die Anforderungen an ein Archiv- und Dokumentenmanagementsystem als zu unterschiedlich erweisen. Nach eingehender Beurteilung von verschiedenen DMS-Anbietern, in die ich auch andere kommunale Rechenzentren einbezogen habe, kristallisiert sich das Rechenzentrum in Lemgo „KRZ Minden-Ravensberg/Lippe“ als kompetentester Anbieter im Bereich Einwohnerwesen heraus. Das KRZ Lemgo ist Mitglied in dem neuen X-IT-Verbund, dem auch die KDVZ in Frechen angehört. Ein Vertreter des KRZ hat am 18.Juni einen Vortrag für die Führungsebene und interessierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über Scannmöglichkeiten, Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme gehalten. Es wurde hierbei deutlich, dass die Kommunen im Raum Lemgo in der Thematik DMS einen Entwicklungsvorsprung von mehreren Jahren haben. Das KRZ Lemgo bietet seine Leistungen über die Verbandsgrenzen hinaus allen interessierten Kommunen an. Seit mehreren Jahren ist das Dokumentenmanagementsystem „Nscale“ der Fa. CEYONIQ im Einsatz. Als Basis eines Dokumentenmanagementsystems sind Archivsysteme für die einzelnen Fachbereiche erforderlich. Das KRZ Lemgo betreibt ein Pass-Archiv, in dem die Reisepass- und Personalausweisanträge archiviert werden. Für den Monat August hat das KRZ mir einen Testzugang zu dem Passarchiv zur Verfügung gestellt. Die Funktionalitäten und der Umfang des Archivs entsprechen den Anforderungen des Ordnungsamtes. Der Einsatz des Pass-Archivs erfordert keine zusätzliche Hardware und kann mit den vorhandenen Rechnern genutzt werden. Die benötigten Mittel zum Betrieb des Pass-Archivs werde ich im Haushalt 2009 berücksichtigen. Im Umfeld des technischen Bereichs beabsichtige ich das System „LinkBase“ der Fa. Repro Zentrum Rosenberger als DMS-Grundlage einzusetzen. Das System wird in NRW bereits von zahlreichen Kommunen als Bauaktenarchiv genutzt. Eine Schnittstelle zu dem Baugenehmigungsverfahren „ProBauG“ ist vorhanden. Die Praxistauglichkeit beabsichtige ich mit einer Testinstallation noch in diesem Jahr zu prüfen und hierfür einen Bestand von ca. 50 Bauakten zu digitalisieren. Die Kosten für die Testinstallation werden aus dem laufenden Budget getragen. Nur nach einem positiven Verlauf werde ich die Lizenzen für den Produktionsbetrieb erwerben. Die Mittel für Hard- und Software werden im Haushaltsplan 2009 veranschlagt. Der gesamte Bauaktenbestand wird vom Fachamt sukzessive gescannt und danach vollständig digital zur Verfügung stehen. (Bösche) -2-