Beschlussvorlage (Zwischenbericht über die Aufgabenkritik (Aufgabenanalyse) in den Organisationseinheiten der ehemaligen Stadtbetriebe Kerpen)

STADT KERPEN DIE BÜRGERMEISTERIN Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Az.: 11.1 Ju TOP Drs.-Nr.: 21.07 Datum : Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss X Termin 06.02.2007 17.01.2007 Bemerkungen Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Zwischenbericht über die Aufgabenkritik (Aufgabenanalyse) in den Organisationseinheiten der ehemaligen Stadtbetriebe Kerpen X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : HhSt.: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : HhSt.: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt den Zwischenbericht über die Aufgabenkritik (Aufgabenanalyse) in den Organisationseinheiten der ehemaligen Stadtbetriebe Kerpen zur Kenntnis. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearb eiter/in Abteilungsleiter/in Amtsleiter/in Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Amt 20 Erster Beigeordne ter und Kämmerer Bürgermeisterin Büro des Rates Begründung: Zwischenbericht über die Aufgabenkritik (Aufgabenanalyse) in den Organisationseinheiten der ehemaligen Stadtbetriebe Kerpen Stand: 11.01.2007 Allgemeines/ Untersuchungsauftrag In der Stadtverwaltung Kerpen wurde mit Ausnahme der Bereiche Feuerwehr, Schulen, Kindergärten und Jugendzentren 2003 eine Aufgabenanalyse durchgeführt. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit dieser Untersuchung wurde die Verwaltung beauftragt, die seit dem 01.01.2006 wieder in die Stadtverwaltung integrierten Organisationseinheiten der Stadtbetriebe Kerpen im Laufe des Jahre 2006 nach der gleichen Methode zu analysieren. Untersuchungsumfang Folgende Organisationseinheiten wurden in die Untersuchung einbezogen: • • • • Wirtschaftsförderung/ WFK Stadtentwässerung (Abteilung 15.3) Liegenschaften und Gebäudewirtschaft (Amt 24), einschließlich der in Personalunion wahrgenommenen Aufgaben der Grundstücksentwicklungs- und –verwertungsgesellschaft Baubetriebshof und Entsorgung (Amt 25). In Anlehnung an den Analyseumfang 2003 wurden die Verwaltungsbereiche/ Büroarbeitsplätze der genannten Organisationseinheiten untersucht. Umgerechnet auf Vollzeitstellen lag der Untersuchungsumfang demnach bei 47,91 Stellen. Ablauf der Untersuchung/ Untersuchungsphasen Mit der Analyse wurde Mitte 2006 begonnen. Im Rahmen der Vorbereitungsphase von Juli bis September mussten insbesondere das Projekthandbuch erarbeitet, die Projektorganisation festgelegt und die Funktionen (Projektausschuss, Projektleitung, Analyseeinheitsleitungen, Beratungsteams) besetzt werden. Die o.g. Organisationseinheiten wurden in Analyseeinheiten unterteilt und je Analyseeinheit eine Leitung und eine Stellvertretung bestellt. Jeder Analyseeinheit stand ein Beratungsteam (2 Personen) zur Seite, welches für den methodisch korrekten Ablauf und die Termineinhaltung verantwortlich war. Nach einer Schulung der Beratungsteams durch die Projektleitung schloss sich die eigentliche Analysephase an. Die Analysephase umfasste einen Zeitraum von ca. 10 Wochen und endete Mitte Dezember 2006. In dieser Zeitspanne mussten die zu untersuchenden Einheiten vier Schritte abarbeiten: • • • • Schritt 1: Strukturierung der Aufgaben und Leistungen und Zuordnung der Personen zu den Leistungen, Schritt 2: Entwicklung von Einsparideen, Schritt 3: Bewertung der Ideen und Schritt 4: Festlegung der (Zwischen-) Ergebnisse/ Beantragung von Maßnahmen Ab Januar 2007 schließt sich die Realisierungsphase an, die insgesamt drei Jahre (bis 31.12.2009) umfassen wird. Beschlussvorlage 21.07 Seite 2 Zwischenergebnis Nach Abschluss der eigentlichen Analysephase im Dezember 2006 ergibt sich folgender Zwischenstand: Die einzelnen Analyseeinheiten haben insgesamt 202 Einsparideen entwickelt. Diese 202 Ideen umfassen ein Einsparpotential von rechnerisch 15,3 MJ (= MitarbeiterInnenjahr). Sämtliche Ideen wurden (bzw. werden in den nächsten Wochen) bewertet in • • • R - Ideen (= realisierbar) U - Ideen (= unklar, noch zu überprüfen) und N - Ideen (= nicht realisierbar). Zum Stichtag 11.01.2007 ergibt sich folgender Bewertungsstand der Ideen: R: 25 Ideen mit einem Gesamtumfang an 1,01 MJ U: 177 Ideen mit einem Gesamtumfang an 14,29 MJ N: 0 Ideen mit einem Gesamtumfang an 0 MJ In der Realisierungsphase wird es insbesondere um die Auflösung der U – Ideen in R oder N und um eine personalwirtschaftliche Umsetzung der R – Ideen gehen. Der Anteil der U – Ideen ist – wie auch bei der Analyse 2003 – deshalb besonders hoch, weil - noch detaillierte Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchzuführen, insbesondere bei Aufgabenverlagerungen die betroffenen Organisationseinheiten beteiligen, Stellen außerhalb der Verwaltung einzubeziehen und Grundsatzentscheidungen zu treffen sind. zu In welcher Größenordnung sich das R – Potential nach abschließender Bewertung aller U – Ideen bewegen wird, ist zur Zeit noch nicht absehbar. Eine Prognose lässt sich allenfalls aus dem Analyseergebnis 2003 ableiten. Wird ein vergleichbarer Umfang von U – Ideen in R bewertet, ließe sich ein R- Potential von ca. 3 – 4 MJ erzielen. Erste personalwirtschaftliche Maßnahmen werden im Stellenplan 2008 ausgewiesen. Im Zusammenhang mit der Umsetzung der R – Ideen ist allerdings darauf hinzuweisen, dass diese Ideen allein aus praktischen Gründen personalwirtschaftlich nicht in vollem Umfang umgesetzt werden können, da bei einer Vielzahl von Stellen lediglich geringe Zeitanteile frei werden. Die Schwierigkeit wird darin bestehen, diese Anteile sinnvoll zu bündeln, um sie insbesondere bei Personalfluktuationen praktisch umsetzen zu können. Außerdem können eine Reihe von Aufgaben nur von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit speziellen Qualifikationen wahrgenommen werden, wodurch ein flexibler Personaleinsatz erschwert wird. Die Projektleitung: Ursula Schlößer Beschlussvorlage 21.07 Elisabeth Lux Reinhard Jung Seite 3