Antrag (Anlage 1)

Anlage 1 zu A 514/2006 14.08.2008 Aufgrund des Antrages 514/2206 hatte ich im Hauptausschuss am 12.12.2006 über die Situation des Postversandes bei der Stadt Erftstadt berichtet und zugesagt, nach Öffnung des Postmonopols den Markt weiter zu beobachten und dem Ausschuss zusammenfassend zu berichten. Massensendungen wie Abgabenbescheide, Wahlbenachrichtigungen etc. werden vom Rechenzentrum ausgedruckt, in deren Poststraße versandfertig aufgearbeitet und unmittelbar bei dem Postzentrum eingeliefert. Durch diese Vorgehensweise werden Mengenrabatte genutzt und es wird sichergestellt, dass die meist termingebundenen Bescheide schnellstmöglich, ohne Zwischenstation in Erftstadt, beim Adressaten zugestellt werden. Ausgehende sonstige Post der Verwaltungsdienststellen wird im Laufe des Tages eingesammelt und in der Poststelle des Rathauses Liblar frankiert und dem Postamt so übergeben, dass grundsätzlich eine Zustellung der Postsendung am nächsten Tag erfolgt. Dies ist ein Qualitätsmerkmal, auf das ich im Sinne der Bürgerfreundlichkeit allergrößten Wert lege. Im Zusammenhang mit der Einführung der "Neuen Steuerungselemente" (NSM) habe ich mich - im Gegensatz zu vielen anderen Verwaltungen- entschieden, auch im Bereich der Portokosten den alten Sammelnachweis (zentrale Bewirtschaftung der Kosten) aufzugeben und die Portokosten ebenfalls zu budgetieren. Diese organisatorische Maßnahme hat insgesamt zu Sachkosteneinsparungen geführt, da das Kostenbewusstsein bei der Versendung der Post seitdem unmittelbar bei den Budgetverantwortlichen liegt. Von dieser Budgetierung beabsichtige ich, auch in Absprache mit den Budgetverantwortlichen, nicht abzurücken. Die Budgetierung hat im Arbeitsablauf in der Poststelle allerdings dazu geführt, dass bei der Frankierung der Post ein System Anwendung finden muss, welches bei der Frankierung die Zuordnung maschinell auf rund 50 verschiedene Kostenstellen ermöglicht. Dies erfolgt mit einer speziellen Frankiermaschine (Franco-Typ-Postalia) Die so frankierte Post wird bei der Deutschen Post AG eingeliefert und über die Deutsche Post bundesweit zugestellt. Der Einlieferungsdienst beim Postamt in Liblar wird durch meinen haustechnischen Dienst durchgeführt wodurch sichergestellt ist, dass die Post rechtzeitig (wie oben erwähnt) für die Zustellung am nächsten Werktag im Postverteilungszentrum in Frechen vorliegt. Aufgrund der vermehrt zunehmenden anderen Formen von Kommunikationsmöglichkeiten, insbesondere der ständig zunehmenden Nutzung des Mailverkehres, haben sich die Portokosten sowie die Anzahl der täglich verschickten Briefe in der Vergangenheit erheblich reduziert. Darüber hinaus konnten in der laufenden Zusammenarbeit mit der Post günstigere Konditionen und Einsparungen erzielt werden. T6930.doc Die Portokosten der Verwaltung, die über Postalia abgerechnet wurden, beliefen sich auf 74.567 € in 2005, auf 66.572 € in 2006, auf 68.402 € in 2007 und auf 32.094 € im ersten Halbjahr 2008. Daneben nutze ich auch die Dienste eines privaten und lizensierten Zustelldienstes für Post innerhalb Erftstadts. Diese Dienste werden insbesondere vom Ratsbüro für die Versendung der Rats- und Ausschussunterlagen, dem Schulverwaltungsamt (z.B. bei der Verschickung von Einladungen), dem Bürgermeister und von mir genutzt. Dieser Zustelldienst steht aber grundsätzlich auch allen anderen Organisationseinheiten zur Verfügung. Aufgrund der im Zusammenhang mit der Budgetierung zuvor erläuterten Zuordnung von Portokosten auf einzelne Kostenstellen ist diese Versendeform allerdings nur in den Bereichen wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll, wo größere Briefmengen innerhalb von Erftstadt am selben Tag und aus der selben Kostenstelle zu verschicken sind; da jeweils separate Übergabelisten, Kontrollfunktionen und Überweisungen durch die jeweiligen Nutzer zu fertigen sind, Mit dieser Kombination aus Nutzung der Deutschen Post sowie Teilzustellungen innerhalb von Erftstadt durch einen lizensierten Zustelldienst erfolgt der Postversand sehr wirtschaftlich. Sofern gewünscht, bin ich gerne bereit, Ihnen im nichtöffentlichen Teil der Sitzung ergänzend die genauen Konditionen mitzuteilen. Bei der Beauftragung von Postdienstleistern sind neben der Wirtschaftlichkeitsfrage auch die Erfüllung von Qualitätskriterien und Qualitätszielen wie z.B. Lieferzeitpunkt und Laufzeitvorgaben, konkrete Reaktions- und Beseitigungsverhalten bei Nichtzustellbarkeit, Konzept für die Bearbeitung von Versandspitzen etc. von tragender und entscheidungsrelevanter Bedeutung. Nach Rücksprache mit den Mitarbeitern meiner Poststelle aber auch aus meiner eigenen dienstlichen Erfahrung heraus, hat sich das v.g. System sehr bewährt, die Post wird grundsätzlich termingerecht zugestellt, nichtzustellbare Briefe erhalte ich zurück, nennenswerte Beschwerden liegen mir nicht vor. Ich beabsichtige daher zur Zeit sowohl aus wirtschaftlichen Gründen als auch unter Beachtung der Sicherstellung von Qualitätskriterien nicht, das System des Postversandes zu verändern. Ich glaube auch nicht, dass der Marktbereinigungsprozess im Bereich der Postdienstleister bereits abgeschlossen ist, wie die Insolvenz eines vermeintlich großen Anbieters in der jüngsten Vergangenheit gezeigt hat. Zum 01.01.2008 ist die Exklusivlizenz der Deutschen Post AG auch für Briefe unter 50 Gramm entfallen mit der Folge, dass diese Postdienstleistungen grundsätzlich auszuschreiben sind, allerdings nur bei Neuvergabe und nicht bei Beibehaltung des bestehenden Systems. Diese Rechtsauffassung wurde in einem Symposium des Bundesverbandes Deutscher Postdienstleister e.V. in Düsseldorf, an dem auch eine Kollegin meiner Beschaffungsstelle teilgenommen hat, auf Nachfrage einer Vielzahl von kommunalen Teilnehmern, ausdrücklich bestätigt. Sofern die Postversendung allerdings anderweitig angedacht wird, ist aufgrund des Auftragsvolumens eine öffentliche Ausschreibung erforderlich. Aufgrund der noch neuen Rechtslage wäre eine externe Begleitung beim Ausschreibungsverfahren zwingend erforderlich, insbesondere im Hinblick auf die rechtlich zulässige Gewichtung der sogenannten weichen Auswahlkriterien (Qualitätsstandard). Erinnern möchte ich jedoch daran, dass ich bereits im Jahre 2003 versucht habe, zwecks Kosteneinsparung im Bereich des Ratsbüros durch einen anderen privaten Zusteller die Post innerhalb von Erftstadt austragen zulassen; diesen Versuch nach kurzer Zeit wegen Unzuverlässigkeit des Zustelldienstes allerdings wieder eingestellt habe. Unter Berücksichtigung meiner Ausführungen erwarte ich in der Gesamtbetrachtung keine Verbesserung bei einer Ausschreibung und rate daher von einer Änderung des Postversandes zum gegenwärtigen Zeitpunkt ab. In Vertretung (Erner)