Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage 127/2006)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Die Installierung einer städt. „Reinigungskolonne“, urspr. anzugliedern beim Betriebszweig „städt. Dienste“ –81-, wurde durch den Rat am 09.12.2003 per Vorlage V7/2990 beschlossen. Das RPA hat die Einhaltung der Bedingungen anhand der Vorgänge / Beschaffungen / Arbeitsverträge sowie anhand der Wirtschaftspläne 2005/2006 und – vorläufiger - Bilanz 2005 untersucht und berichtet beiliegend hierzu. Wesentliche Inhalte der Vorlage / des Beschlusses : • • Testphase 3 Jahre 4 Arbeiter + ggfls. für die Stadt kostenlose Praktikanten, Arbeitgeberkosten insgesamt 122.500,36 € p.a. • 1 Kleinlaster, 1 Anhänger • Lohnkostenzuschüsse (befristet) für die Wiedereingliederung von Sozialhilfeempfängern • Finanzierung durch a) Reduzierung bisheriger Vergaben an Unternehmer b) Interne Kostenumlagen für weitere Leistungserbringungen für städtische Ämter • dadurch Kostenneutralität der Reinigungstruppe Die Reinigungstruppe wurde zwar örtlich / räumlich bei –81- (Betriebszweig „städt. Dienste“) untergebracht, organisatorisch jedoch –65- zugeordnet. Arbeitsverträge : • • • • • • alle befristet bis 28.02.2007 (= Ende der Testphase für das Projekt) alle mit 3-monatiger Probezeit alle Lohngruppe 2 (bzw. = Entgeltgruppe 3, Stufe 1 oder 2) Kündigung von 2 Mitarbeitern nach der Probezeit wegen schlechter Leistungen dafür 2 Neueinstellungen 1 weitere Neueinstellung, Vorarbeiterfunktion H Entgegen der Planung / Vorlage sind zwischenzeitlich 5 Mitarbeiter eingestellt. Nach Aussage –65- soll - nach derzeit laufender Kündigung eines weiteren Arbeiters - eine Nachbesetzung des 5. Arbeiters jedoch vorläufig nicht erfolgen, so dass die Personalkosten für künftig 4 Mitarbeiter zu berechnen sein werden. Dennoch wird der diesbezügliche Aufwand ab 2006 bei insgesamt ca. 150.000 € (einschl. Anteil Verwaltungskraft) liegen, da nicht davon auszugehen ist, dass, wie in 2005, wegen Kündigungen Leerzeiträume entstehen. Stellungnahme Eigenbetrieb : „Im Jahr 2005 wurde deutlich, dass von den vier eingestellten Mitarbeitern leider bei dreien die Leistungsfähigkeit soweit abfiel, dass nur durch eine Neueinstellung die geforderte Arbeit zu bewältigen war. Zwischenzeitlich mussten jedoch die betreffenden Arbeiter unsere Reinigungskolonne verlassen. Durch die Nachbesetzungen konnte das Leistungsniveau erfreulicher Weise wieder soweit gesteigert werden, dass die fünfte Stelle zumindest derzeit unbesetzt bleiben kann. Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Die Personalkosten werden sich voraussichtlich 2006 nicht wesentlich verändern. Personalkostenzuschüsse Dritter sind in diesem Jahr nur in Höhe von ca. 2000,00 € zu erwarten.“ Wesentliche Beschaffungen : • • • • 2 gebrauchte Kleinlaster für a) 17.800,20 € (04.02.04) b) 14.732,00 € (01.10.04) 1 Anhänger für 2 Plangestelle für Pritschenaufbauten Mietwagen v. 08.09. – 09.10.04 32.532,20 € 1.498,99 € 2.784,-- € 1.620,52 € Die weiteren Beschaffungen betreffen i.d.R. Arbeitsmittel aus Baumärkten sowie Arbeitskleidung, Benzinkosten usw. und belaufen sich i.d.R jeweils unter 500 €. Sie sind im Wirtschaftsplan / Ergebnis 2005 deklariert. H Die Rechnung für die Plangestelle i.H.v. 2.784,- € wurde dem RPA im Rahmen der VISA-Kontrolle nicht vorgelegt. Stellungnahme Eigenbetrieb : „Bezüglich der Plangestelle ist leider versäumt worden, die Rechnung der Fa. W. vom 11.1.2006 dem RPA zur VISA- Kontrolle vorzulegen. Dies wird selbstverständlich unverzüglich nachgeholt. Der Auftrag vom 01.12.2004 lag dem RPA zur Prüfung vor, ebenso der Vorgang bezüglich der erforderlichen Angebote und Preisvergleiche.“ H Lt. Beschlussvorlage war 1 Fahrzeug vorgesehen, lt. Anlage zur Vorlage waren hierfür 36.000 € eingeplant. Der Kaufpreis für 2 gebrauchte Fahrzeuge übersteigt diesen Planansatz zwar nicht, jedoch sind doppelte Unterhalts-/Reparaturkosten zu berücksichtigen. Stellungnahme Eigenbetrieb : „Der Ankauf von zwei Gebrauchtwagen war erforderlich, um die Mitarbeiter effektiv einsetzen zu können. Es ist davon auszugehen, dass die zusätzlichen Betriebskosten durch den wirtschaftlicheren Einsatz des Personals mehr als aufgefangen werden. Gleichfalls ist zu berücksichtigen, dass die Bereitstellung einer Kehrmaschine durch eine Werbefirma leider wegen mangelnder Werbeaufträge nicht zustande gekommen ist. Die hierfür aufzuwendenden Betriebkosten des Eigenbetriebes entfallen somit.“ B1 Im Februar 2004 wurde von -65- vorab das Fahrzeug mit dem amtl. Kennzeichen BM – 2121 zum Preis von 2.100,00 € gekauft. Verkäufer war das Schulverwaltungsamt. Im November 2004 wurde dieses Fahrzeug für 100,00 € an einen Mitarbeiter der Reinigungskolonne weiterverkauft. Aus den Unterlagen geht lediglich hervor, dass das Fahrzeug defekt war. Feststellung des Fahrzeugswertes und die Entscheidung, an wen veräußert wird, sind nicht dokumentiert. Das RPA bittet hierzu um Stellungnahme. Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 An dieser Stelle nochmals der Hinweis, dass bei Veräußerungen unabhängig vom Verkaufspreis das RPA grundsätzlich zu beteiligen ist ; dies ist hier nicht erfolgt. Stellungnahme Eigenbetrieb : „Im August 2004 wurde seitens der Feuerwehr/Werkstatt festgestellt, dass der Ford Transit mit dem amtlichen Kennzeichen BM-2121 nur mit erheblichen finanziellen Aufwand wieder fahrbereit gemacht werden könnte. Dem Eigenbetrieb wurde nahe gelegt, den Wagen aufgrund seines Alters und seines schlechten Zustandes still zu legen. Herr A. bekundete sein Interesse an dem Fahrzeug, um es mit Ersatzteilen, die er in Russland beschaffen wollte, zu reparieren. Nach fernmündlich eingeholten Erkundigungen war es fraglich, bei einem Schrotthändler noch einen Erlös für das Fahrzeug zu erzielen. Der entsprechende Schrottpreis wäre in jedem Fall geringer ausgefallen, als der mit Herrn A. vereinbarte Verkaufspreis. Bis zum heutigen Zeitpunkt ist das Fahrzeug nicht fahrbereit, da unter anderem die Benzinpumpe usw. defekt ist. Leider wurde damals aus Unkenntnis versäumt, das RP ordnungsgemäß zu informieren. Die Werkstatt der Feuerwehr hat mir bestätigt, dass eine Reparatur unseres Fahrzeuges (amtl. Kennzeichen BM-2121) im August 2004 aufgrund seines Gesamtzustandes wirtschaftlich nicht mehr vertretbar war.“ H Die Inanspruchnahme eines Mietwagens hat Kosten von zusätzlich 1.620 € verursacht. Die Verleihdauer hat sich zeitweise mit dem eigenen Fahrzeugbestand überschnitten. Stellungnahme Eigenbetrieb : „Die Inanspruchnahme des Mietfahrzeuges der Firma F. Autovermietung hat sich deshalb mit dem eigenen Fahrzeugbestand überschnitten, da der defekte Ford-Transit (BM-2121) nicht eingesetzt werden konnte und gleichzeitig die entgültige Stillegung noch nicht feststand bzw. vollzogen war.. Das neue Fahrzeug war ebenfalls noch nicht angeschafft worden, da es aufgrund von nötigen Preisvergleichen zu einer notwendigen, zeitlichen Verzögerung kam. Um den täglichen Ablauf der Stadtreinigung jedoch auch weiterhin gewährleisten zu können, musste zwangsläufig ein Leihwagen bis zur Zulassung des Ersatzfahrzeuges angemietet werden. Bei Abholung des zweiten gebrauchten Transporters, ist das Mietfahrzeug wieder abgegeben worden.“ Nachfolgend eine tabellarische Gegenüberstellung von Aufwand für die Reinigungstruppe zu deren Ertrag • Parameter waren die in V 7/2990 deklarierten Planwerte. Anhand dieser Gliederung wurden die Bilanzwerte 2005 (zwar formal noch vorläufige, aber im wesentlichen feststehende Werte) / Planwerte 2005 / 2006 eingearbeitet. Wurden die Planwerte eingehalten, ist die Reinigungstruppe finanzierbar ? • Da jedoch nicht nur die interne Kostendeckung der Reinigungstruppe relevant ist, wurde ebenfalls der bisherige Aufwand für entsprechende Unternehmerleistungen gegenüber gestellt • Lohnkostenzuschüsse (sog. Eingliederungszuschüsse) wurden seitens der Bundesagentur für Arbeit gem. den vorliegenden Bewilligungsbescheiden jeweils für die ersten 3 Monate gewährt, ein Zuschuss steht für 2006 noch aus. Die Zuschüsse sind auf der Aufwandsseite bei den Personalkosten abgesetzt. Die Personalkosten für Verwaltungsmitarbeiter sind eingearbeitet • Die über die Standardaufgaben hinausgehenden „Sonderaufträge“ sind unter der Spalte „Bemerkungen“ angelistet ; diese Erledigungen erfolgten i.d.R. sofort und wurden nicht gesondert den Fachbereichen in Rechnung gestellt. Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Aufwand Personalkosten / Sachkosten Betreff Personalkosten Modell gem. Plan 2005 IST 2005 Plan 2006 Bemerkungen Vorlage V7/2990 122.500 136.040 136.283 152.971 In 2005 zeitweise 5 Mitarbeiter, sowie zeitweise Leerzeiten weg. Kündigungen. Basis 2006 : 4 Mitarbeiter durchgängig ( ca. 140.000 € brutto + Anteil Verwaltungskraft EB Straßen 34 v.H. ca. 10.000 € brutto) - 4.140 - 4.140 - 1.950 Lohnkostenzusch. Bundesanstalt für Arbeit 13.500 32.900 11.431 38.188 Abfallbeseitigung 8.000 20.571 Arbeitskleidung / 13.000 3.676 7.000 Treibstoff /Öle 3.500 3.808 4.500 Wartung / Pflege 8.400 5.933 8.400 Abschreibungen Material-/ Betriebsaufwan d davon : 7.750 7.700 11.500 35.900 u.a. durch 16.000 Containerkosten Werkzeuge Unterhaltung Kfz Sonstiges im 4.200 Tagesbedarf Sonst. Betriebsaufwand 21.000 2.200 4.450 7.517 Verw.Kostenbeitrag davon 11.000 nur für Reinigungs- Verwalt.kostenbeitr. truppe nicht explizit ausgewiesen, da nach Berechnung im Ergebnis unter 2.000 € nettoBelastung Zinsen Summe Aufwand 2.784 - - - 161.734 180.500 186.212 205.938 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Erträge aus Umsatz / Einsparungen von Vergaben an Unternehmer Besteller ↓ BZ Straßenreinigun g Modell Plan 2005 IST 2005 Plan 2006 Bemerkungen gem Vorlage V7/2990 51.500 44.314 37.481 33.981 Parkplätze, Laub, Wartehallen, 35.700 Samstagreinigung zum 35.700 35.700 Zusätzliche Arbeiten der R- Vergleich: ca.-Aufwand truppe z.T. ohne gesonderte an Fremdunternehmer in Rechnungsstellung : Vorjahren - Entsorgung Tierleichen - Säuberung Wirtschaftswege - Sonderreinigungen Plätze nach Veranstaltungen 7.740 BZ Straßen - - - Begleitgrün Zusätzliche Arbeiten der R- Karneval, truppe z.T. ohne gesonderte Einzelaufträge zum Rechnungsstellung : - Säuberung Begleitgrün Vergleich: ca.-Aufwand - Sonderreinigungen nach an Karnevalszügen / Dorffesten Fremdunternehmer in Vorjahren BZ Grünanlagen 13.903 66.470 56.220 71.960 erhebl. Mehraufwand Stellungnahme –65- s. unten Ca.350 Papierkörbe, Sauberkeit Spielplätze u.a. zum 51.800 Vergleich: ca.-Aufwand 51.800 51.800 Zusätzliche Arbeiten der Rtruppe z.T. ohne gesonderte an Rechnungsstellung : - Sondereinsätze Laub und Glas - Reparatur Bänke - Freischneiden Bänke / Mülleimer / Wege Fremdunternehmer in Vorjahren 21.961 BZ Friedhöfe 46.160 37.480 39.300 39.300 43.975 erhebl. Mehraufwand Stellungnahme –65- s. unten Abfallbehälter u.a. zum Vergleich: ca.-Aufwand 39.300 Zusätzliche Arbeiten der R- an Fremdunternehmer in truppe z.T. ohne gesonderte Vorjahren Rechnungsstellung : - Säuberung Leichenhallenplätze - Laubentfernung - Schließdienst Toiletten Abfallentsorgung –70- 19.070 - - - s. unter BZ Straßenreinigung, dort enthalten Straßenpapierkörbe Zusätzliche Arbeiten der R- Einzelaufträge zum Vergleich: truppe z.T. ohne gesonderte ca.-Aufwand an Rechnungsstellung : Fremdunternehmer in - Reparatur Mülleimer Vorjahren Ordnungsamt –32- 7.860 10.000 19.812 15.000 Einschl. Deponiekosten wildgekippter Müll u.a. nach Bedarf zum Vergleich: ca.-Aufwand an 20.000 dito Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 Fremdunternehmer in Vorjahren - verschiedene Arbeiten bei der Entsorgung Erlöse DSD 40.000 50.000 50.163 50.000 Direkteinnahme von Containerstandplätze „Duales System“ für die Glasrestebereinigung Sonstige Leistungen - Müllsammelaktionen - Reinigung Schulgelände / der Reinigungstruppe Denkmäler / Altkleidercontainer i.d.R. ohne / Pflanzkübel / Böschungen Rechnungsstellung - Aushilfe bei Transporten / Entsorgung Weihnachtsbäume / Gehölzschnitten Summe Ertrag 162.034 216.944 201.156 214.916 H Bei den Betriebszweigen Grünanlagen und Friedhöfe ist der Mehraufwand gegenüber den Planwerten in Vorlage V7/2990 erheblich, teilweise beträgt das aktuelle Volumen mehr als das 4-fache. Für den Bereich Leerung Papierkörbe (ca. 350 Stück) ist im übrigen der kalkulierte Aufwand für 2006 für die Reinigungstruppe um 20.000 € höher als bei einer Fremdvergabe. In 2005 betrug der ist-seitige Mehraufwand 4.420 € gegenüber der Unternehmerleistung, ähnlich verhält es sich beim kalkulierten Aufwand für 2006 bei BZ Friedhöfe. Dies bedarf der Erläuterung. Stellungnahme Eigenbetrieb : „Der Planwert für die geschätzten Erträge im Bz Grünanlagen im Jahr 2006 richtet sich zunächst nach den zu erwartenden Gesamteinnahmen der Reinigungskolonne. Wie in der Tabelle für das Jahr 2005 ersichtlich, wird auch in diesem Jahr der Ist-Wert erheblich geringer ausfallen. Für den Modellansatz wurde ein Einheitspreis der Fa. M. und W. GmbH eingesetzt. Die Fa. R. hat an dieser Position einen erheblich höheren E-Preis. Von daher ist derzeit ein Vergleich einzelner Aufwendungen nur sehr schwierig zu werten. Gleichfalls ist zu berücksichtigen, dass die Mengenansätze sich in der Zwischenzeit verändert haben. So sind derzeit auf den Friedhöfen erheblich mehr große Abfallbehälter im Einsatz als zur Zeit der Kalkulation. Oft sind die Stückzahlen und die Häufigkeit von den nachgefragten und geforderten Aufgaben abhängig (z.B. aufgrund eines Antrages, Anfragen aus der Bevölkerung, usw.) . Einige Aufgaben die nach dem Ursprungsmodell durch die Reinigungsgruppe ausgeführt werden sollten, lassen sich nicht wie eigentlich geplant umsetzen (z.B. wegen der räumlichen Zuordnung, etc.). Nach den bisherigen Erfahrungen des Eigenbetriebes Straßen können die von unserer Kolonne durchgeführten Sofortaufgaben (Zuruf) nur gegen einen erheblichen Preisaufschlag (wenn überhaupt) durch Fremdfirmen ersetzt wenden. Leider lässt sich dieser Vorteil nicht konkret beziffern. Der Verwaltungsaufwand fällt mit ca. 10 % der Aufwendungen gering aus (ca. 16.000,00 € zu 170.000,00 €). Die bisherigen wirtschaftlichen Betrachtungen haben ergeben, dass auch zukünftig mit einem ausgeglichenen bis leicht positiven Ergebnis gerechnet werden kann.“ Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 H Bei –32- ist der Verwaltungsaufwand für die Reinigungstruppe hoch. Grund : jede – auch kleinere – Entsorgung/Bereinigung wird als Einzelmaßnahme (separater Auftrag, 2 Arbeiter mit LKW) durchgeführt. Danach erfolgen sep. Rechnungsstellungen / Zahlungsanweisungen. Hier könnte mit Pauschalaufträgen und Pauschalabrechnungen effizienter gearbeitet werden. Stellungnahme Eigenbetrieb : „Das Ordnungsamt legt die zu erbringenden Aufwendungen bei der Entsorgung des „wilden Mülls“ in eigener Regie fest (z.B. Fotos der Verschmutzung, besondere Entsorgung, usw.). Auch der Einsatz unserer Kolonne wird im einzelnen abgerufen. Die nachgefragten Leistungen sind zweifellos berechtigt und sinnvoll. Ob in jedem Einzelfall der Aufwand gerechtfertigt ist liegt nicht im Ermessen des Eigenbetriebes Straßen. Bei einem Pauschalauftrag können sicherlich die reinen Verwaltungskosten (Erstellung von Einzelrechnungen, etc.) geringfügig gesenkt werden, nicht aber das Entgelt für die durchschnittlich erbrachte Leistung vor Ort. Eine genaue Abrechnung der tatsächlich angefallenen Aufwendungen ist alleine schon wegen der geforderten Kostentransparenz unverzichtbar. Bei einem zu geringen Pauschalkostenansatz würden z.B .die angefallenen Personalaufwendungen einem sachfremden Aufgabengebiet zugeteilt werden. Die wirklichen Kosten für die Beseitigung des „wilden Mülls“ blieben dann aber verborgen. Aufgrund der unregelmäßigen, unvorhersehbaren und nicht eingrenzbaren Einsätze unserer Reinigungskolonne ist davon auszugehen, dass eine Vergabe dieser Aufgabe zu keiner Kosteneinsparung führen wird. Wegen des guten Arbeitsverhältnisses zwischen dem Ordnungsamt und dem Eigenbetrieb Straßen sehe ich bezüglich der Abwicklung des „wilden Mülls“ derzeit keine schwerwiegende Probleme.“ Im Ergebnis : • Nach Gegenüberstellung Aufwand / Ertrag / Reduzierung Fremdvergaben / erbrachte Zusatzleistungen durch die Truppe kann die Reinigungskolonne bezüglich der eigenen Bilanzsumme aufgrund der hohen Einnahmekalkulation als relativ kostenneutral bezeichnet werden; allerdings ist die Reinigungstruppe nicht für alle Fachbereiche günstiger: z.B. Kleinaufträge: Reinigungskolonne : 1 Stunde für – obligatorisch – immer 2 Arbeiter einschl. Lieferwagen = 65 €. Hier könnte - z.B. für Sonderaufträge Ordnungsamt – nachgebessert werden. • Die tatsächlichen Volumina in den einzelnen Fachbereichen gehen teilweise erheblich über die Planungen hinaus. Hierzu wurde der Eigenbetrieb um Erläuterung gebeten. Nach dessen Ausführungen sind im Vergleich zum Ursprungsmodell veränderte Mengen / Stückzahlen / Häufigkeiten und veränderte Preiskalkulationen für die Abweichungen verantwortlich ; im Gegenzug sind nicht alle Kostenvorteile der Truppe bezifferbar, s. Stellungnahme. • Mit Ablauf der 3-jährigen Testphase ist über einen Fortbestand und damit eine Festanstellung der Reinigungsmitarbeiter zu entscheiden. Ausnahmetatbestände für weitere Befristungen sind nach Rücksprache mit dem Personalamt z.Zt. nicht erkennbar. • Das unternehmerische Risiko trägt die Stadt / der Eigenbetrieb (z.B. fortwährender Personalaufwand auch bei Ausfällen, parallel Inanspruchnahme Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt 14 12 -02 von Unternehmern notwendig, erhöhte Betriebskosten durch Materialschäden usw.) . Positiv zu bewerten : • Hohe Flexibilität der Gruppe, dadurch Aufgabenerledigung vor Ort gewährleistet • Aufgabenzuteilung in unterschiedlichen Bereichen – bedarfsgerecht – möglich, nicht nur Leistung gemäß Auftragsvergabe ; kurzfristige Nachbesserungen durch direkten Zugriff • Zufriedenheit in der Bürgerschaft, entsprechende Schreiben finden sich in den Vorgängen • „Arbeit statt Sozialhilfe“ in 4 Fällen umgesetzt ____________________ (Walter) Bericht RPA :19.01.2006 Stellungnahme Eigenbetrieb Straßen : 01.02.2006 sofortige oder zeitnahe