Beschlussvorlage (Bericht über die Organisationsuntersuchung)

Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 15.11.2006 Nobis Unternehmensberatung Seite 1 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen Inhaltsverzeichnis 1. AUFTRAG .........................................................................................................................3 2. AUFGABENSTELLUNG DER EDV-ABTEILUNG............................................................4 3. INFRASTRUKTUR............................................................................................................5 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 4. 5 5 5 5 5 5 6 ANWENDUNGEN .............................................................................................................7 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 5. Hardware Server PC Sonstige Endgeräte Betriebssysteme – Netzwerk Windows/XP Linux Anwendungen aus dem Angebot der KDVZ Rhein-Erft-Rur Standardsoftware Individualsoftware Standardsoftware versus Individualsoftware Büro (Office-)anwendungen Pflege der Website der Stadt Kerpen und des Intranets 7 7 7 8 9 9 DURCHFÜHRUNG DER EDV-SPEZIFISCHEN AUFGABEN........................................10 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.2. 5.3. EDV-Abteilung Aufgaben der EDV-Abteilung Notwendigkeit der EDV-Abteilung Outsourcing Zusammenarbeit mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur 10 10 11 12 14 6. KOSTENSITUATION ......................................................................................................15 7. FAZIT ..............................................................................................................................16 Nobis Unternehmensberatung Seite 2 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 1. Auftrag Die Stadt Kerpen hat der Nobis Unternehmensberatung den Auftrag erteilt, ihre durch die EDV-Abteilung erbrachten Leistungen im Rahmen einer Organisationsuntersuchung überprüfen zu lassen und dabei im Wesentlichen folgendes festzustellen: • Ist die Informationsverarbeitung der Stadt Kerpen richtig positioniert? • Welche konkreten Handlungsempfehlungen ergeben sich für die Zukunft? • Benötigt die Stadt Kerpen eine eigene EDV-Abteilung? • Welche Möglichkeiten bestehen, einzelne oder alle Aufgaben der EDV-Abteilung an externe Dienstleister zu übertragen (Outsourcing)? • Sind Einsparpotentiale zu erkennen? Nobis Unternehmensberatung Seite 3 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 2. Aufgabenstellung der EDV-Abteilung Die EDV-Abteilung ist verantwortlich für die Bereitstellung der fachlichen und sächlichen Mittel zur effizienten EDV-technischen Unterstützung der Stadtverwaltung und der Schulen. 1. Die Anwender in den Ämtern und Abteilungen verbinden mit ihrer EDV-Abteilung und dem von ihr bereitgestellten Betrieb der Datenverarbeitung, besser als Informationsverarbeitung bezeichnet, wachsende Qualitätsansprüche bei zunehmenden Kostenbewusstsein. 2. Zunehmende gesetzliche Anforderungen und wachsende Komplexität erfordern von der IT mehr Flexibilität und Anpassbarkeit, wobei die Leistungs- und Kostenstrukturen der IT mitziehen sollen. 3. Die rasante technische Entwicklung und immer kürzere Technologie- und Produktzyklen in der IT haben dazu geführt, dass in Behörden nicht mehr jedes Know-how selbst entwickelt und gesichert werden kann. 4. Die wachsenden Anforderungen müssen durch eine begrenzte Zahl von ITFachkräften erfüllt werden. Umfassendes Know-how in allen EDV-Bereichen (wie Strategieplanung, Durchdringung der Geschäftsprozesse, Gestaltung von Anwendungsarchitekturen, Konzeption umfassender Anwendungen einschließlich Schnittstellen zu nach gelagerten Systemen, Bereitstellen der erforderlichen Infrastruktur durch Hard- und Software, Datenhaltung, Datensicherung u.a.) kann daher zwangsläufig nur noch in großen IT-Organisationen mit Experten auf allen Gebieten vorgehalten werden, so dass in kleineren Einheiten zwangsläufig der Reiz des Outsourcings steigt. 5. In der Vergangenheit wurden bei der Gestaltung von Verträgen und der Definition von Prozessen in der Praxis häufig Fehler gemacht, weil in aller Regel keine standardisierten Prozesse und Vorgehensmodelle zur Anwendung kamen, sondern individuelle Regelungen. Hieraus resultieren einige Herausforderungen, die für die EDV-Abteilung einen hohen Veränderungsdruck hervorrufen. Die wesentlichen Herausforderungen bestehen darin, • durch Prozessorientierung die Fähigkeit zu gewinnen, Ergebnisse von konstanter Qualität und Sicherheit für alle Bereiche der Verwaltung zu liefern, • durch verstärkte Serviceorientierung die eigenen Leistungen in Leistungspakete zu bündeln und möglichst weitgehend zu standardisieren, diese mit den Kunden, d.h. den Ämtern und Abteilungen, verbindlich zu vereinbaren sowie externe ServiceProvider (Service-Leister, wie die KDVZ Rhein-Erft-Rur oder sonstige Drittanbieter, zielgerichtet zu steuern), • durch verstärkte Kundenorientierung die Fähigkeit zu entwickeln, IT-Bedarf und Wünsche der Ämter und Abteilungen früher und besser zu verstehen und sich schneller an veränderte Anforderungen anzupassen. Nobis Unternehmensberatung Seite 4 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 3. Infrastruktur 3.1 Hardware 3.1.1 Server Alle Server werden durch die Mitarbeiter der EDV-Abteilung zentral installiert und verwaltet. Dies umfasst • das Einrichten der Netzwerkdienste, • Festlegen der Zugangsberechtigungen, • zentrale Datensicherung 3.1.2 PC Eingesetzt sind 1114 PC (Stand 30.09.2006), davon • 656 in Schulen (davon 110 für Verwaltungsaufgaben, Schulleitung, Sekretariate) • 458 in der allgemeinen Verwaltung Es handelt sich um Standard-PC nach dem jeweiligen Stand der Technik. Die Anforderungen werden generell definiert (anwendungs- und arbeitsplatzbezogen). Besondere Anforderungen vor allem im technischen Bereich (Bauverwaltung) werden berücksichtigt. Die PCs werden in aller Regel für 36 Monate geleast. Dadurch ist sichergestellt, Endgeräte immer dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend einzusetzen. 3.1.3 Sonstige Endgeräte Installiert und betreut werden Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte. Diese Geräte sind ebenfalls geleast. 3.2 Betriebssysteme – Netzwerk 3.2.1 Windows/XP Nach der in den vergangenen Jahren vorgenommenen Umstellung des gesamtes Netzes auf Windows Server werden nunmehr alle Server und Rechner einheitlich unter mit Betriebssystem Windows/XP betrieben. Durch die Umstellung wurden erreicht: • Standardisierung der eingesetzten Komponenten, • Homogenität im Einsatz und in der Betreuung, • einheitlicher Service, • einfachere und effektivere Wartung, • Kostenreduzierung durch den Fortfall zusätzlicher Aufwendungen für Lizenzen und Wartung eingesetzter Systeme anderer Anbieter, wie z.B. Novell. Nobis Unternehmensberatung Seite 5 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 3.2.2 Linux Linux wird nur auf dem Intranetserver eingesetzt. Als eine mögliche Alternative zum Betriebssystem Windows/XP wird allgemein das kostenlose Betriebssystem Linux angesehen, welches auf Server und PC eingesetzt werden kann und sich heute kaum noch vom Bedienkomfort von Windows unterscheidet. Neben dem Betriebssystem werden inzwischen Anwendungen mit und ohne Lizenzgebühren angeboten, welche neben allgemeinen Büroprogrammen auch kommunalspezifische Programme umfassen. Tatsächlich haben erst wenige Kommunen eine vollständige Umstellung auf Linux erfolgreich durchgeführt, u. a. die Stadt Schwäbisch-Hall. Die dort verzeichneten Kostenvorteile sind durch die besondere Situation bei der Umstellung in den Jahren 2001 – 2003 wesentlich bestimmt worden. Sie können ohne gesonderte Berücksichtigung des dort vorliegenden Aufgabenumfeldes einschließlich der allgemeinen Bürokomponenten nicht übertragen werden und bedürfen stets einer gesonderten Untersuchung. Die Entscheidung der Stadt München zur Umstellung auf Linux ist bekannt. Zahlreiche andere Kommunen realisieren einzelne Anwendungen oder Webpräsenzen. Nach Vorliegen konkreter Ergebnisse kann es nach entsprechender Analyse und Kostenberechnungen sinnvoll werden, in Zusammenarbeit mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur einzelne Anwendungen, Systeme oder Netzsteuerungskomponenten zu migrieren. Konkrete Vergleichsrechnungen zwischen Windows und Linux liegen insgesamt nicht vor. Kosten entstehen nicht nur durch die Anschaffung von Software einschließlich Betriebssystem, sondern auch durch die Umstellung selbst. Es wird dringend empfohlen, den Markt weiterhin zu beobachten und insbesondere die Migrationen auf dieses System bei anderen Anwendern zu verfolgen. Von besonderer Bedeutung ist die jüngste gemeinsame Ankündigung von Novell und Microsoft zu einer verbesserten Zusammenarbeit der beiden unterschiedlichen Plattformen. Nobis Unternehmensberatung Seite 6 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 4. Anwendungen Bei der Stadt Kerpen ist eine vierstufige Anwendungsarchitektur vorhanden: • Kern-Anwendungen der KDVZ Rhein-Erft-Rur • Erweiterte Anwendungen der KDVZ Rhein-Erft-Rur • Standardsoftware • Individualsoftware 4.1. Anwendungen aus dem Angebot der KDVZ Rhein-Erft-Rur Die Stadt Kerpen nutzt alle Kernanwendungen der KDVZ Rhein-Erft-Rur. Ferner werden gegen gesonderte Kostenverrechnung Produkte aus dem erweiterten Angebot der KDVZ genutzt. Grundsätzlich sind Anwendungen, wenn sie für einen größeren Anwenderkreis mit gleichem Aufgabenspektrum eingesetzt werden können, kostengünstiger. Dies gilt insbesondere für die Anwendungen der KDVZ, sofern sie für alle Anwender ohne spezifische Anpassungen eingesetzt werden können. 4.2. Standardsoftware Darüber hinaus setzt die Stadt Kerpen spezielle Anwendungssoftware ein. Es handelt sich um gekaufte Standardanwendungen, die von der KDVZ Rhein-Erft-Rur nicht angeboten werden, sehr wohl aber für die Stadt Kerpen von Bedeutung sind. 4.3. Individualsoftware Aufgrund spezieller Anforderungen der Fachbereiche werden folgende Anwendungen realisiert, weil die vorliegende Software-Auswahl der KDVZ oder auch auf dem Markt erhältliche Standardsoftware nicht oder nicht weit genug den Ansprüchen der Stadt Kerpen entspricht: • Inventarisierung, • Literaturdatenbank (Verwaltungsbücherei) • Rechtsdatenbank Das für die Erstellung der Software notwendige Know-how ist vorhanden. Zur besseren Aufgabenerfüllung liegt die Erstellung der Anwendungen im Interesse der Stadt Kerpen. Verantwortlich hierfür ist ein Mitarbeiter. Es besteht relativ große Abhängigkeit, da keine Vertretung gegeben ist (Ausscheiden des Mitarbeiters). Nobis Unternehmensberatung Seite 7 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 4.4. Standardsoftware versus Individualsoftware Der Einsatz dieser beiden Softwarearten wird in der Literatur und auf Fachkongressen nach wie vor kontrovers diskutiert. Befürworter vorgefertigter Applikationen für unterschiedliche Aufgabenstellungen führen vor allem ein Argument ins Feld: Die Entwicklung individueller Lösungen sei zu teuer, bei Standard-Software hingegen würde sich eine große Zahl von Nutzern die Kosten quasi teilen. Doch bei näherer Betrachtung fällt zweierlei ins Auge: die zwangsläufigen Folgekosten von Standard-Software und die rasante technologische Entwicklung, durch die individuelle Lösungen immer günstiger angeboten werden können. Individual-Software muss heute nicht mehr zwangsläufig vollständig mit eigenen Routinen neu programmiert werden. Durch die wachsende Zahl fertiger Komponenten und Bausteine können sich die Entwickler auf diejenigen Prozesse konzentrieren, die tatsächlich einer individuellen Programmierung bedürfen. Dadurch sinkt der Arbeitsaufwand, was mit einer wesentlichen Verkürzung der Entwicklungsdauer und mit einer deutlichen Kostenreduzierung einhergeht. Wenn allerdings schon Individualsoftware erforderlich werden sollte, empfiehlt es sich, diese mit Browser-Front-End zu konzipieren. Zwangsläufig vollziehen sich dann alle Abläufe auf dem zentralen Server. Durch die Nutzung des ohnehin vorhandenen und vertrauten Web-Browsers ist ferner am Arbeitsplatz keine spezielle Software erforderlich, zudem gibt es auch keine spezifischen Anforderungen an die bereits vorhandene Hardware und eine starke Minimierung der Einarbeitungszeit und einen Installationsaufwand gegen Null. Kostenintensives Aufrüsten, wie es neue Standard-Software oft erfordert, ist damit überflüssig. Vor allem aber müssen keine teuren Einzelplatzlizenzen angeschafft werden. Bei Verwendung von Standardsoftware sind je nach Menge der Benutzer schnell höhere Beträge zu zahlen. Ferner sind in aller Regel nach Ablauf eines wartungsfreien Jahres zusätzliche Wartungsgebühren zu entrichten, die je nach Lizenz durchaus bis zu 20 % des Listenpreises betragen können. Diese Kosten fallen bei Individual-Software nur an, wenn tatsächlich Anpassungen an der eingesetzten Software erforderlich werden. Um zwischen Standardsoftware und Individualsoftware zu entscheiden, sollte neben der Prüfung des Funktionsumfanges und der Abdeckung des Anforderungsvolumens unbedingt berechnet werden, wie stark sich die Aufwendungen für Lizenzen und Wartung in den Folgejahren voraussichtlich summieren werden. Neben diesen grob kalkulierbaren Kosten gibt es solche, die sich im Vorfeld kaum berechnen lassen und die den Erfolg des Einsatzes der Standardsoftware ernsthaft gefährden können. Vor allem die Anpassung der Standardsoftware an die Erfordernisse des Anwenders kann ein langwieriger und kostspieliger Prozess sein, der sehr stark von den geforderten Funktionen abhängig ist. Nicht selten scheitert der Einsatz von Standardsoftware an der unterschätzten Komplexität und an den Schnittstellen zu anderen Systemen. Tatsächlich belegen seriöse Erfahrungswerte, dass eine Standardsoftware teurer als eine Individuallösung wird, wenn mehr als 25 % des Funktionsvolumens angepasst werden müssen. Nobis Unternehmensberatung Seite 8 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 4.5. Büro (Office-)anwendungen Auf allen PCs wird einheitlich das gesamte Microsoft-Office-Professional-Paket eingesetzt. Die Programme werden auf dem jeweiligen Rechner installiert, ein Nachladen über Server hat sich aus Zeit- und Kostengründen als wenig vorteilhaft erwiesen. Als Mail- und Kommunikationssoftware wird flächendeckend Microsoft Outlook mit Exchange eingesetzt. 4.6. Pflege der Website der Stadt Kerpen und des Intranets Das Internet- und Intranetangebot der Stadt Kerpen wird von den Mitarbeitern der EDVAbteilung federführend erstellt und gepflegt. Dazu wird ein so genanntes Content Management System mit zahlreichen Funktionen für das Erstellen und Verwalten der Seiten eingesetzt, welches ferner Unterstützungsfunktionen für Veranstaltungskalender, Bürgerinformationssystem, Presse- und News-Aufgaben umfasst. Eingesetzt wird das Programmpaket von drei MA der EDV-Abteilung und ergänzend von bestimmten MA in den Ämtern und Abteilungen. Für schnelle und effektive Kommunikation und das Bereitstellen von Informationen sind Internet und Intranet unverzichtbar geworden. Auf Grund der guten Erfahrungen wird dringend empfohlen, die Darstellung der Stadt Kerpen im Internet weiter zu intensivieren, gleichzeitig weitere Komponenten des eGovernments einzuführen und das Intranet noch stärker als bisher für interne Anwendungen, Kommunikations- und Archivierungsvorgänge einzusetzen. Nobis Unternehmensberatung Seite 9 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 5. Durchführung der EDV-spezifischen Aufgaben 5.1. EDV-Abteilung Die Stadt Kerpen bedient sich zur Erfüllung der Aufgaben im IT-Bereich einer eigenen EDV-Abteilung, welche einschließlich der Abteilungsleitung sieben Mitarbeiter mit unterschiedlichem Aufgabenspektrum umfasst. Sie besitzen bis auf zwei Ausnahmen eine Ausbildung für den kommunalen Dienst (Beamte oder Beschäftigte) und sind durch EDVspezifische Fortbildungsmaßnahmen auf die Aufgabenstellung in dieser Abteilung vorbereitet worden. 5.1.1 Aufgaben der EDV-Abteilung Die EDV-Abteilung nimmt die nachstehenden Aufgaben wahr. Sie entsprechen dem Ergebnis der Aufgabenanalyse 2003, ergänzt um die Aufgaben „Drucker-Kopierer-Konzept“ und „Schulen ans Netz“. IT Entwicklungsplan und Konzeptionen; hierzu zählt: • Mitarbeit in KDVZ-Gremien • Mitarbeit bei der Auswahl von neuen Verfahren oder anderen Konzepten • Koordinationsstelle für die Fachämter Bereitstellung des Daten- Kommunikations- und Informationsnetzes; hierzu zählt: • Netzwerkmanagement, Netzwerkbetreuung • Serverinstallationen, Serverdienste, ADS • Antivirenprogramm • Datensicherung • Telefonanlagen (Rathaus und Außenstellen) • Internet und Intranet Bereitstellung der Hard- und Software; hierzu zählt: • Haushaltsplanung • Abwicklung Leasinggeschäfte • Beschaffungen von Software und Zubehör • Implementierung von Hard- und Software • Skripterstellung und –anpassung für automatisierte Softwareverteilung • Programmierung und Weiterentwicklung von Individualsoftware IT-Schulungen • Word • Outlook • Excel-Crashkurse • Powerpoint Crashkurse IT-Anwenderbetreuung = First-Level-Support Internetauftritt / Intranet = inhaltliche Pflege Anbindung Außenstellen Drucker-Kopierer-Konzept Schulen ans Netz Bis auf Leitungs- und Koordinierungsaufgaben werden diese Aufgaben von allen Mitarbeitern der EDV-Abteilung wahrgenommen, wobei je nach Qualifizierung des Mitarbeiters eine fachliche und /oder technische eine Schwerpunktbildung eintritt. Nobis Unternehmensberatung Seite 10 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 5.1.1. Notwendigkeit der EDV-Abteilung Im Kontext der Überlegungen, alle oder Teile der Aufgaben der EDV-Abteilung auszulagern, ist stets die Frage zu beantworten, ob es sich eine Verwaltung in der Größenordnung der Stadt Kerpen erlauben kann, auf eigenes EDV-Know-how zu verzichten und sich grundsätzlich bei entsprechenden Aufgabenstellungen externer Dienstleister gleich welcher Couleur zu bedienen, also Zweckverband, Unternehmensberatungen, Auftragnehmer für bestimmte Leistungen. Es bleiben allerdings Aufgaben, die eine eigene Organisationseinheit mit entsprechenden fachlichen Know-how erfordern: • Berater und Betreuer für alle EDV-spezifischen Fragen. Um die zu einer Aufgabenstellung gehörenden Geschäftsprozesse automatisieren zu können, muss man sie kennen. Dafür ist es notwendig, neben dem technischen EDV-Know-how möglichst umfassende Kenntnisse der Kommunalverwaltung zu besitzen. Wie soll eine sachgerechte Beratung erfolgen, wenn die Aufgabenstellung nicht verstanden wird oder nur unvollständig umgesetzt werden kann? • First-Level-Support, vor allem in der Handhabung der Anwendungen oder bei Fragen und Problemen in der Standardsoftware oder dem technischen Umfeld. Bei auftretenden Problemen kann schnell reagiert werden, welches sehr im Interesse der Fachämter ist. Eine Beeinträchtigung des Bürgerservices wegen technischer Probleme wird erheblich minimiert. • Auftragsvergabe und Kontrolle EDV-spezifischer Aufgabe zur Erfüllung durch Dritte, also Outsourcing. Welche Organisationseinheit soll eine fachgerechte Vergabe und vor allem Kontrolle durchführen, wenn entsprechendes EDV-Wissen nicht oder nur sehr eingeschränkt vorhanden ist? • Schulungen und Crashkurse in kleinem Umfang, für die sich eine externe Auftragsvergabe nicht lohnt. Diese werden bei Bedarf für Word, Excel und Outlook durchgeführt, entweder zur Vertiefung bereits vorhandener Kenntnisse oder zu Beginn der Ausbildung neuer Auszubildender, um ihnen grundsätzliche Kenntnisse in der Handhabung und im Arbeitsumfeld der Stadt Kerpen zu vermitteln. Für EDV-spezifische Ausbildung/Weiterbildung stehen im Durchschnitt 6.000 Euro zur Verfügung, also je Mitarbeiter weniger als 1.000 €. Damit wird in aller Regel keine BasisAusbildung vorgenommen, sondern gezielte Weiterbildungsmaßnahmen für bestimmte konkrete Aufgabenstellungen oder zur Vertiefung der Kenntnisse in Standard-Produkten, wie z.B. Excel, durchgeführt. Für eine qualifizierte Fort- und Weiterbildung, wie sie für professionelle Anwendung erforderlich ist, muss je Seminartag mit einem Durchschnittsbetrag von ca. 400,00 EUR gerechnet werden. Der im Haushaltsplan eingesetzte Betrag reicht also gerade für ca. 15 Tage, für jeden Mitarbeiter der EDV-Abteilung also 2 Tage. Frage: Ist eine professionelle Weiterentwicklung der IT der Stadt Kerpen mit so geringen Mitteln möglich? Nobis Unternehmensberatung Seite 11 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 5.2. Outsourcing Als effektives Mittel zur Reduzierung der Kosten (Personal- und Sachkosten) wird von Unternehmensberatern, Anbietern entsprechender Leistungen und von den Entscheidungsträgern in Politik und Verwaltung gerne mit dem Begriff Outsourcing gearbeitet. Es handelt sich dabei offensichtlich um eine eierlegende Wollmilchsau, die man nur auf die Wiese stellen muss – und alles wird besser und vor allem billiger. Dabei ist der Begriff des Outsourcings sehr schillernd und umfasst durchaus ganz verschiedene Ansätze: • Ausgliederung von Produktions- oder Dienstleistungen an Externe, • die Auslagerung einer Tätigkeit, • die Externbeschaffung von Einzelteilen oder Dienstleistungen, • die Fremdbeschaffung von Einzelteilen oder Dienstleistungen, • die Produktionsverlagerung. Letztlich ist Outsourcing eine Kombination aus den Begriffen „outside - außen“, „resource – die Ressource“ und „using – anwenden, benutzen“ und soll somit ein Oberbegriff für die Auslagerung von Aufgaben, Funktionen und Prozessen sein. Durch Outsourcing sollen Unternehmen von den Tätigkeiten befreit werden, die nicht zu den so genannten Kernaufgaben gehören. Durch die Stärkung der Kernkompetenzen sollen Freiräume geschaffen werden, die durch effektiveren Einsatz der vorhandenen Mittel für andere Aufgaben genutzt werden können. Ob tatsächlich durch Outsourcing Kosten- und Effizienzvorteile erzielt werden können, lässt sich nicht eindeutig und allgemeingültig beantworten. Die derzeitige Situation sieht etwa folgendermaßen aus: • Das Angebot betrifft häufig Leistungen am Ende des Wertschöpfungsprozesses, wie Drucken, Kuvertieren, Versenden, • Viele Anbieter besitzen bezogen auf die Auslagerung echter Geschäftsprozesse keinerlei Erfahrungen im Bereich der Kommunalverwaltung Empfehlenswert ist gerade für Kommunen, wenn sie zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse auf kommunale Partner setzen. Denn gerade in der Gemeinschaft mit anderen Kommunen wird für eine Vielzahl von Prozessen eine kritische Masse erreicht. Outsourcing heißt ferner nicht notwendigerweise Auslagerung an einen privaten Anbieter. Hier bieten sich viele Lösungen an, die je nach Einzelfall zu prüfen sein werden. Entscheidend ist letztlich, welche Kombination die größten Potenziale verspricht. Die Stadt Kerpen hat sich dieser Aufgabe bereits vor Jahren gestellt und eine Outsourcing-Vereinbarung über die Satzung mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur getroffen. Es bleibt zu prüfen, ob die Regelungen in der Zweckverbandssatzung und in den einzelnen Verträgen über besondere Leistungen noch zeitgemäß sind oder einer Überarbeitung bedürfen. Nobis Unternehmensberatung Seite 12 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen Zu prüfen wäre unter anderem, ob für die zu erbringenden Leistungen Leistungsscheine mit einem definieren Service Level Agreement (SLA) vorliegen. Dies gilt insbesondere für die Service-Level wie etwa Reaktionszeit, Wiederherstellungszeit oder Verfügbarkeit. Folgende Aufgabenbereiche sollten auf Grund zunehmender Standardisierung und der sich abzeichnenden Industrialisierung von IT-Dienstleistungen in besonderen Untersuchungen geprüft werden, ob durch Outsourcing kostengünstiger Ergebnisse erzielt werden können: • bei der Beratung, Installation und Wartung der eingesetzten Endgeräte einschließlich User Help Desk für allgemeine Komponenten, • Bereitstellen der geleasten PCs mit bereits generierter Standardsoftware, dadurch lediglich Aufwand für Spezialsoftware des einzelnen Arbeitsplatzes, • Aufgaben in der Installation und Wartung der Telefonanlagen, • Generieren von PCs mit allgemeiner Software. Nobis Unternehmensberatung Seite 13 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 5.3. Zusammenarbeit mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur Die Stadt Kerpen gehört schon seit langem dem Zweckverband „Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur“ (KDVZ) an. Im Rahmen der Verbandssatzung hat die Stadt Kerpen dem Verband Aufgaben (ohne nähere Definition) zur wirtschaftlichen Aufgabenerledigung beim Einsatz der Informationstechnologie übertragen. Dazu gehört vor allem, dass die KDVZ den Verbandsmitgliedern Anwendungen zu ihrer Aufgabenerledigung bereitstellt und die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen schafft. Die Stadt Kerpen wäre ohne zusätzlichen erheblichen finanziellen und personellen Mehraufwand nicht in der Lage, die von der KDVZ übernommenen Aufgaben qualitativ noch quantitativ selbständig zu lösen. Im Wesentlichen ist die Leistungserbringung durch die KDVZ zufrieden stellend, wenn auch in Einzelfällen erhebliche Probleme bestehen, die zu einer erheblichen Mehrbelastung des eigenen EDV-Personals führten und führen. Probleme ergeben sich in letzter Zeit insbesondere durch den Einsatz des Programmpaketes KIRP zur Unterstützung des integrierten Rechnungswesens. KIRP wird von zahlreichen Schnittstellen beliefert, die in den Leistungskatalogen sonstiger Software, die auch von anderen Anbietern sein kann, enthalten sind. Die Erfahrungen mit den Piloteinsätzen der Anwendungen KiTa und OK.FIS und den damit hohen personellen und finanziellen Aufwendungen haben gezeigt, dass der Einsatz dieser integrierten Anwendungen offensichtlich ohne umfassende Tests bei der KDVZ erfolgte. Um ähnliche auch für den Bürger unerfreuliche und mit zusätzlichen Belastungen behaftete Neueinführungen künftiger Anwendungen zu verhindern, muss daher dringend in gemeinsamer Arbeit mit der KDVZ im Rahmen eines SLA eine Einführungsstrategie einschließlich eines Testkonzeptes erarbeitet werden. Zu prüfen wäre, inwieweit eine Projektorganisation unter personeller Beteilung der Pilotgemeinden möglich ist, welche allerdings zwangsläufig die Mitarbeiter der eigenen EDV-Abteilung bindet und belastet. Bei der Software-Auswahl, die von der KDVZ bereitgestellt werden soll, muss verstärkt darauf geachtet werden, dass die zu erwerbende Software, sofern sie im Verbund eingesetzt werden soll, alle Schnittstellen fehlerfrei bedient. Dies gilt, wie die Erfahrungen bei der Einführung mit OK.FIS und KiTa gezeigt haben, im besonderen Maße zum integrierten Rechnungs- und Planungssystem. Es sollte daher dringend vermieden werden, den Einsatz neuer Standardsoftware unter Zeitdruck vorzubereiten, nur um z.B. Sonderkonditionen der Anbieter in Anspruch nehmen zu können. Im Sinne der Kundenorientierung der KDVZ gegenüber ihren Anwender und der Kundenorientierung der EDV-Abteilung der Stadt Kerpen gegenüber ihren Auftraggebern und somit letztlich dem Bürger muss die Zusammenarbeit überprüft und geänderten Umgebungen angepasst werden. Dies führt letztlich dazu, auf die Definition und Gestaltung eigener Anwendungen und Geschäftsfelder vollständig oder teilweise verzichten zu müssen. Es ist ambivalent, eine Zusammenarbeit über technikunterstützte Informationsverarbeitung einschließlich des Bereitstellens der Anwendungen und der Infrastruktur zu vereinbaren und gleichzeitig bestimmte Bereiche auszugrenzen, die in diese Aufgabenstellung fallen. Nobis Unternehmensberatung Seite 14 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 6. Kostensituation Der Verwaltungshaushalt 2006 weist ohne Sonderaufwendungen aus einer Nachzahlung für 2005 EDV-Aufwendungen von insgesamt ca. 930.000 € aus. In diesem Betrag ist eine Rückstellung von ca. 81.000 € für evtl. Nachzahlungen aus KLR 2005 enthalten. Gemessen am Gesamthaushalt von ca. 104 Mio. € beträgt demnach der Anteil der sächlichen EDV-Aufwendungen (KDVZ, eigene und Outsourcing) ca. 0,9 %. Hinzu kommen die Personalaufwendungen von ca. 300.000 €, so dass insgesamt ein Aufwand von 1,23 Mio. € zu verzeichnen ist oder ca. 1,2 % des Gesamtvolumens Verwaltungshaushalt. Dies erscheint in Anbetracht der erbrachten Leistungen (Anwendungen, Beratung, Bereitstellen der Infrastruktur) angemessen. Einsparpotenziale lassen sich ohne die Beantwortung der Frage, wie „gut“, d.h. kundenorientiert und effektiv diese Leistungen selbst unter Berücksichtigung des verstärkten Legitimationsdrucks gegenüber Verwaltungsführung und Politik sind, nur mit einer umfassenden Untersuchung beantworten, die verschiedene Aspekte berücksichtigt: • Welche Aufgaben müssen ausgeführt werden, z.B. durch gesetzlichen Auftrag? • Welche Aufgaben werden ausgeführt, um eine qualitativ hochwertige und wirtschaftliche Verwaltung zu haben, die ihre Mitarbeiter effektiv und vor allem zu deren Zufriedenheit unterstützt? • Können Teile dieser Aufgaben ohne EDV-technische Unterstützung gleichermaßen ausgeführt werden? • Können Verwaltungsführung und Politik tatsächlich darauf verzichten? • Ändert sich die Kostensituation, wenn diese Aufgaben auf andere Leistungsträger (Outsourcing) übertragen werden. Welche Belastung verbleibt dennoch in der eigenen Verwaltung? Nobis Unternehmensberatung Seite 15 von 16 Organisationsuntersuchung IT-Ausrichtung der Stadt Kerpen 7. Fazit • Die Informationsverarbeitung der Stadt Kerpen ist im Wesentlichen richtig positioniert. Durch Migrationen in den vergangenen Jahren wurde ein homogenes Hardwareumfeld geschaffen, welches einheitlich unter einem Betriebssystem betrieben wird. Vordergründige Kostenvorteile anderer Systemlandschaften müssen zunächst seriös ermittelt und mit den Ergebnissen anderer Kommunen ähnlicher Aufgabenstellung und Größe verglichen werden. • Um ihre Aufgaben in der Bereitstellung von EDV-Dienstleistungen für die Ämter und Abteilungen der Stadt Kerpen erfüllen zu können, ist eine eigene Organisationseinheit erforderlich. Dies ergibt sich aus der Kombination umfassender Kenntnisse der Kommunalverwaltung und technischem Know-how der Informationsverarbeitung. • Grundsätzlich können alle Aufgaben der EDV-Abteilung ausgelagert werden. Inwieweit dies praktikabel und vor allem kostengünstiger ist, muss in jedem Einzelfall untersucht werden. • Für die Zukunft sollten auf Grund vorliegender Erfahrungen Modifizierungen des Servicelevels zwischen KDVZ und Stadt Kerpen erarbeitet werden, die eine bessere, effektivere, fehlerfreie und kontinuierliche Bereitstellung von Leistungen sicherstellen. • In diesem Zusammenhang ist künftig zu prüfen, ob neue oder zu ändernde Lösungen stärker als bisher kostengünstig in der Zusammenarbeit mit anderen realisiert werden können. Nobis Unternehmensberatung Seite 16 von 16