Beschlussvorlage (Risikomanagement-Handbuch)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 556/2006 Az.: Amt: - 82 BeschlAusf.: - Datum: 24.07.2006 Beratungsfolge Ausschuss für Wirtschaftsförderung und Betriebsausschuss Immobilienwirtschaft Ausschuss für Wirtschaftsförderung und Betriebsausschuss Immobilienwirtschaft Betrifft: Termin Bemerkungen 27.09.2006 28.11.2006 Risikomanagement-Handbuch des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft Finanzielle Auswirkungen: Die Kosten der externen Beratung im Rahmen der Einführung des Risikomanagementssystems (RMS) liegen marginal oberhalb des Planansatzes (ca. 10.000 €); für Aufwand des Jahres 2005 wurden in den Jahresabschlüssen entsprechende Rückstellungen gebildet; der interne Aufwand betrug etwa 300 Stunden. Das Projekt „Einführung RMS“ ist abgeschlossen. Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den 24.07.2006 Beschlussentwurf: Das Risikomangement-Handbuch des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft der Stadt Erftstadt (mit Fortschreibungsstand 31.05.2006) wird zu Kenntnis genommen. Begründung: Mit der Änderung der Eigenbetriebsverordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (EigVO NRW) vom 16. November 2004 wurde in § 10 die Verpflichtung aufgenommen, für die dauernde technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Eigenbetriebs zu sorgen. Hierzu ist u. a. ein Überwachungssystem einzurichten, das es ermöglicht, etwaige bestandsgefährdende Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Zur Risikofrüherkennung gehören insbesondere: - die Risikoidentifikation, die Risikobewertung, Maßnahmen der Risikobewältigung einschließlich der Risikokommunikation, die Risikoüberwachung/Risikofortschreibung sowie die Dokumentation. Der Eigenbetrieb ist dieser Verpflichtung fristgerecht nachgekommen. Der Aufbau des Risikomangements-Handbuchs erfolgte im Zeitraum September 2005 bis Ende März 2006; dieser Stand wurde durch Jahresabschluss-Kennzahlen 2005 zum 31.05.2006 fortgeschrieben und im Jahresabschluss 2005 (durch die Wirtschaftsprüfungsgeselschaft BFJM oHG, Köln) ohne Beanstandung geprüft. Einzelheiten hierzu sind den Bilanzberichten 2005 zu entnehmen, welche mit gesonderter Vorlage der Beschlussfassung zugeführt werden. 1. Ziele des Risikomanagements Das Risikomangement-Handbuch umfaßt zur Zeit etwa 125 Seiten. Aufgrund dieses Umfangs werden im Folgenden die wesentlichen Aussagen zum Inventar der nicht vernachlässigbaren (d. h. der bestandsgefährdenden) Risiken zusammengefasst dargestelt. Grundsätzlich verfolgt das Risikohandbuch dabei das Ziel, Risiken zu erkennen, zu dokumentieren und danach fortlaufend (u. a. mittels einer Risikostatistik) zu überwachen, vor dem Hintergrund, daß a) in gewissen Fällen eine Risikovermeidung durch Ausstieg aus einem riskanten Geschäftsfeld erreicht werden kann, b) eine Risikoreduzierung ursachenorientiert (z. B. durch verstärkte Wartung technischer Anlagen bzw. Gebäuden) oder wirkungsorientiert (z. B. mittels Substitution fixer durch variable Kosten im Rahmen von „Qutsourcing-Maßnahmen“) als unternehmerisches Ziel angestrebt wird, c) ein Überwälzen von Risiken auf Versicherungen und Lieferanten (durch entsprechende Verträge) ermöglicht werden kann und d) in anderen Fällen Risiken akzeptiert werden müssen, da diese Risiken untrennbar mit den betrieblichen Erfolgspotentialen verbunden sind. 2. Risikoidentifikation Die Risikoerkennung erfolgte in den Bereichen „allgemeine Risiken“ sowie „besonderer Risiken auf Basis des § 10 der Eigenbetriebsverordnung“ (EigVO NRW 2004). 2.1. Risikoidentifikation „allgemeiner Risiken“ Die vollständige Identifizierung „allgemeiner Risiken“ wurde mittels standardisierter Checklisten in folgenden Risikofeldern durchgeführt: a) Geschäftsleitung, Überwachungsorgane, Organisation und wirtschaftliche Verhältnisse, b) Corperate Governance (Unternehmenskultur), c) Unternehmensstruktur und Aufbauorganisation d) Betriebsorganisation und Geschäftsprozesse, e) betriebliche Infrastruktur, f) Forschung, Entwicklung, Innovation, g) Beschaffung, h) Vertrieb, -2- i) Gesetzte, Vorschriften, Normen, j) Personal, k) Finanzen, Vermögen, sowie l) Risikofinanzierung und Versicherungen. 2.2. Risiken des Eigenbetriebes „besonderer Art“ Die Risikoerfassung der “besonderen Risiken“ des Eigenbetriebes auf Basis des § 10 EigVO NRW 2004 erfolgte a) hinsichtlich der Eigenkapitalausstattung gemaß § 10 (3) EigVO NRW 2004 i. V. m. Liquiditätsanaysen zu den Bilanzstichtagen 31.12.1999 bis 31.12.2005, b) hinsichtlich der Jahresergebnisse und Rücklagen gemäß § 10 (5) EigVO NRW 2004 i. V. m. Eigenkapitalverzinsungsanalysen zu den Bilanzstichtagen 31.12.1999 bis 31.12.2005 sowie c) hinsichtlich eines möglichen Verlustausgleichs durch die Stadt Erftstadt gemäß § 10 (6) EigVO NRW 2004. 3. Risikoinventar 3.1. Allgemeine Risiken des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft Das allgemeine Risikoinventar des Eigenbetriebes wurde in Übersichsblättern wie folgt zusammengefaßt: a) Umweltrisiken (u. a. Erdbeben-, Sturm-, Feuer-, Wasserrisiken sowie demografische Entwicklung) gemäß Anlage 1, b) Betriebsrisiken (Management- , Personal- und Informationsrisiken) gemäß Anlage 2, c) interne Geschäftsrisiken (Objekt-/Grundstücksrisiken, Portfolio-, Projekt- und Controllingrisiken) gemäß Anlage 3, d) externe Geschäftsrisiken (Marktrisiken hinsichtlich Vermietung und Verkauf, Liquditätsrisiken hinsichtlich verfügbarer Liquidität und Refinanzierung sowie allgemeine Risiken aus der Mittelbewirtschaftung) gemäß Anlage 4, e) sonstige Risiken (allgemeine Haftungsrisiken, Gesetzesverstöße sowie Risiken aus dem Jahresabschluss) gemäß Anlage 5. 3.2. Besondere Risiken des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft a) Eigenkapitalausstattung und Liquidität gemäß § 10 (3) EigVO NRW 2004 a.1) Die Eigenkapitalquoten im Eigenbetrieb betragen per 31.12.2005 - 63,47 % im Betriebszweig „Bodenbevorratung und –entwicklung“, - 48,95 % im Betriebszweig „Hochbau und Gebäudewirschaft“, - 53,97 % als Mittelwert im gesamten Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft. Der Sollwert für die Eigenkapitalausstattung beläuft sich laut Stellungnahme Kommunalfachausschuss des IDW (KFA 1/1976 i. d. F. von 1992 in Anlehnung an die Eigenbetriebsrechte einiger Bundesländer) zwischen 25% und 40%; hierzu wird auch auf die Präsentation der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BFJM am 16.03.2005 in der Sitzung des Rates der Stadt Erftstadt -3- (nebst Protokoll) verwiesen. Bestandsgefährdende Veränderungen der Eigenkapitalquote sind in absehbarer Zeit (aufgrund der aktuellen mittelfristigen Finanzplanung der Jahre 2007 bis 2011) nicht zu erwarten. a.2) Liquiditätsanalysen zu den Bilanzstichtagen 31.12.1999 bis 31.12.2005 Liquide Mittel standen dem Eigenbetrieb – nicht nur an den Bilanzstichtagen – jeweils in ausreichendem Maße zur Verfügung, entweder in Form eigener flüssiger Mittel, alternativ über den (in den Wirtschaftsplänen festgeschriebenen) Kontokorrent-Rahmenkredit i. H. v. TEUR 1.000 in Summe für beide Betriebszweige. Anzumerken ist, dass Inanspruchnahmen des Kontokorrent-Rahmenkredits nur zu Überbrückungszwecken erfolgten (und auch in Zukunft erfolgen werden), diese Verbindlichkeiten jedoch realtiv zeitnah durch „reguläre“ Darlehensaufnahmen substituiert werden. Bestandsgefährdende Veränderungen der Liquditäsausstattung sind in absehbarer Zeit (aufgrund der aktuellen mittelfristigen Finanzplanung) nicht zu erwarten. Liquiditätsmäßige Auswirkungen auf den gesamten Eigenbetrieb können sich jedoch bei Nichterreichen von Umsatzzielen im Betriebszweig „Bodenbevorratung und –entwicklung“ (insbesondere geplante Umsätze im Wirtschaftspark Erftstadt, BP 140/141) ergeben. Mit der Freigabe von Zukäufen in zukünftigen Wohnbaugebieten durch den Ausschuss für Wirtschaftsförderung/Betriebsausschuss Immobilienwirtschaft bzw. den Rat der Stadt Erftstadt im Jahre 2006 wird das mittel- bis langfristige Ertrags- und Liquiditätsrisiko für den Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft deutlich geringer als ohne Ausweis neuer Wohnbaugebiete. In diesem Zusammenhang wird insbesondere auf den Vortrag seitens der Betriebsleitung in beiden vorgenannten Gremien Ende 2005 / Anfang 2006 zum Thema „Risikomanagement / Modellrechnungen zur zukünftigen Bodenbevorratungspolitik“ verwiesen. Anzumerken ist, daß Darlehensneuaufnahmen - im Betriebszweig „Bodenbevorratung und –entwicklung“ für 93,4% aller Investitionen aufgenommen worden sind. Durch die Ausweitung des Geschäftsvolumens konnte jedoch das Darlehensvolumen bis heute noch nicht in dem Maße zurückgeführt werden, wie dies zukünftig der Fall sein sollte; - im Betriebszweig „Hochbau und Gebäudewirtschaft“ hingegen haben signifikante Kredittilgungen zu einem Netto-Abbau der Darlehensverbindlichkeiten i. H. v. minus TEUR 710 geführt, trotz einer Steigerung der Netto-Kreditaufnahme in den Jahren 2003 bis 2005. Festzuhalten ist somit auch, dass die gesetzlichen Rahmenbedingungen hinsichtlich Finanzierungsfähigkeit von Investitionen im Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft im Betrachtungszeitraum 31.12.1999 bis 31.12.2005 zu jedem Zeitpunkt eingehalten worden sind. Der Eigenbetrieb war gleichfalls zu jedem Zeitpunkt in der Lage, seine finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen; weiteren Darlehensaufnahmen für - Investitonen im Betriebszweig „Bodenbevorratung und –entwicklung -4- sowie - im Prizip reine Umschuldungen im Betriebszweig „Hochbau und Gebäudewirtschaft (mit erheblichem Einsparpotential hinsichtlich der Zinskonditionen) für investive Projekte stehen keine gesetzlichen Auflagen bzw. keine zur Zeit bekannten Restriktionen fremder Banken gegenüber. b) Ergebnisse und Eigenkapitalverzinsung gemäß § 10 (5) EigVO NRW 2004 b.1) Die kumulierten Jahresergebnisse im Eigenbetrieb betragen per 31.12.2005 - TEUR + 2.877 im Betriebszweig „Bodenbevorratung und –entwicklung“, - TEUR – 1.075 im Betriebszweig „Hochbau und Gebäudewirtschaft“, resultierend aus den (auch für Folgejahre wirksamen) Kürzungen der Geschäftsjahre 2002ff; - TEUR + 1.803 als Mittelwert im gesamten Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft. Die Ertragslage des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft der Stadt Erftstadt im Zeitablauf ist somit insgesamt als befriedigend zu bezeichnen; im Betriebszweig „Hochbau und Gebäudewirtschaft“ muss auf absehbare Zeit (geschätzt mindestens ca. 5 bis 8 Jahre) - und in Abhängigkeit von der Höhe und den Refinanzierungsmodalitäten neu aufzunehmender Darlehen – mit Verlusten gerechnet werden. b.2) Die arithemischen Mittelwerte der Eigenkapitalverzinsungen im Eigenbetrieb betragen in den Betrachtungszeiträumen 31.12.1999 bis 31.12.2005 - + 1,93 % im Betriebszweig „Bodenbevorratung und –entwicklung“, - - 0,46 % im Betriebszweig „Hochbau und Gebäudewirtschaft“, - + 0,84 % als Mittelwert im gesamten Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft. Gemäß der vorstehenden Aufstellungen sind nicht zu allen Bilanzstichtagen ausreichend positive Ergebnisse (Gewinne) erzielt worden – und daraus resultierend – keine marktübliche Verzinsung des eingesetzten Kapitals gegeben; diese Verzinsung wird jedoch in Kommunen bzw. kommunalen (unselbständigen) Eigenbetrieben gemäß Präsentation BFJM am 16.03.2005 im Rat der Stadt Erftstadt i. d. R. nicht erreicht (siehe Protokoll). c) Verlustausgleich durch die Stadt Erftstadt gemäß § 10 (6) EigVO NRW 2004 c.1) Betriebszweig „Bodenbevorratung und –entwicklung“ Im Betriebszweig „Bodenbevorratung und –entwicklung“ betragen die kumulierten thesaurierten Gewinne (mit Verlusten des Jahres 2001 verrechnet) im Betrachtungszeitraum 01.07.1999 bis 31.12.2005 plus TEUR 2.877; ein Ausgleich durch Haushaltsmittel der Stadt Erftstadt scheidet somit auf absehbare Zeit aus. c.2) Betriebszweig „Hochbau und Gebäudewirtschaft“ Aus den Darstellungen im Risikohandbuch (Langversion) zeigt sich, -5- dass Verluste des Betriebszweigs „Hochbau und Gebäudewirtschaft“ der Wirtschaftsjahre 2002 bis 2005 mit Gewinnen aus den Wirtschaftsjahren 1999 bis 2002 zum überwiegenden Teil intern verrechnet werden können. Durch die Verluste der Jahre 2004 und 2005 entsteht jedoch erstmals ein signifikanter Verlustvortrag i. H. v. TEUR 1.075. Ein Ausgleich aus Haushaltsmitteln der Stadt Erftstadt scheidet aus heutiger Sicht jedoch - insbesondere vor dem Hintergrund der relativ hohen Eigenkapitalausstattung - aus. Ergänzend wird auf den folgenden Abschnitt verwiesen. c.3) Eigenbetrieb Immobilien (Gesamtbetrachtung) Vor einem Verlustausgleich durch die Stadt Erftstadt ist der gesamte Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft als wirtschaftliche Einheit zu betrachten. Im Rahmen dieser Analyse hat der Eigenbetrieb im Betrachtungszeitraum 01.07.1999 bis 31.12.2005 einen Gesamtüberschuss i. H. v. TEUR 1.803 erwirtschaftet; somit scheidet ein Verlustausgleich durch die Stadt bereits durch die erwirtschafteten Überschüsse aus. Eine weitergehende Analyse im Rahmen der Eigenkapitalausstattung andererseits ist somit obsolet. 4. Fazit Im Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft bestehen zur Zeit keine akuten – den Fortbestand gefährdende – Risiken. Größere latente Risiken (u. a. aus der Vermarktung von Neubaugebieten für Privatpersonen und Gewerbetreibende, sinkenden städtischen Zuweisungen (u. a. aus dem Mieter-/Vermieter-Modell) sowie allgemeinen demografischen Einflüssen sind bereits seit längerem bekannt sowie in den Bilanzberichten ausführlich erläutert (ohne das hierzu eine gesetzliche Verpflichtung bestanden hat) oder werden im Rahmen des anstehenden Projekts „Portfoliomanagement für städtische Gebäude“ (Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen aller Gebäude unter besonderer Berücksichtigung der demografischen Entwicklung und daraus resultierender Erarbeitung möglicher alternativer Nutzungskonzepte) in Kürze lanciert. Das für dieses Projekt geplante Zeitfenster von ca. einem Jahr für den Aufbau des Systems ist ausreichend, um zu späteren Zeitpunkten jeweils eine zeitnahe Aktualisierung/ Fortschreibung der Datenbestände vorzunehmen und entsprechend Maßnahmen rechtzeitig zu initiieren. Unter Risikoaspekten sind somit alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Anlagen: 5 Seiten Risikoübersichten (vgl. Abschnitt 3.1.) zzgl. Risikostatistik -6- (Bösche) -7-