Beschlussvorlage (6. Änderung der Vergabeordnung)

6. Änderung der Vergabeordnung Seite 1 von 6 6. Änderung der Vergabeordnung der Stadt Kerpen vom 28.02.2003 Der Rat der Stadt Kerpen beschließt am 05.09.2006 die folgende 6. Änderung der Vergabeordnung der Stadt Kerpen in der Fassung vom 28.06.1988, zuletzt geändert am 28.02.2003, wie folgt: Artikel I 1. §2 Allgemeine Vorschriften - § 2 Abs. 1 erhält folgende Fassung: (1) Bei der Ausschreibung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen ist die "Verdingungsordnung für Leistungen, ausgenommen Bauleistungen (VOL), bei der Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen ist die "Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)" in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden. - § 2 Abs. 3 erhält folgende Fassung: (3) Bei der Vergabe von Leistungen, denen nach den Bestimmungen der  §§ 3 und 4 ein förmliches Vergabeverfahren vorausgeht, werden die ggf. bestehenden Richtlinien etc. über die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber angewendet. Bieter, die aufgrund derartiger Regelungen bevorzugt berücksichtigt werden wollen, müssen den Nachweis, dass die Voraussetzungen vorliegen, spätestens bei Angebotsabgabe (Submissionstermin) führen. Vereinigt ein Bieter mehrere Bevorzugungsmerkmale auf sich, so findet jeweils die Bevorzugungsrichtlinie Anwendung, durch die das Angebot des Bieters die höchstmögliche Vergünstigung erhält. - § 2 Abs. 4 erhält folgende Fassung: (4) Für gleichartigen Bedarf verschiedener städtischer Organisationseinheiten und zugeordneter Einrichtungen ist die gemeinsame Auftragsvergabe vorzusehen. Die/Der Bürgermeister/in bestimmt die für solche Sammelvergaben federführende Stelle. - Nach § 2 Abs. 5 wird ein neuer § 2 Abs. 6 eingefügt. Dieser erhält folgende Fassung: (6) Die in den nachfolgenden Vorschriften genannten Beträge verstehen sich ausschließlich als Nettobeträge (ohne Mehrwertsteuer). 2. §3 - § 3 Abs. 1 erhält folgende Fassung: Öffentliche Ausschreibung 6. Änderung der Vergabeordnung (1) Seite 2 von 6 Eine öffentliche Ausschreibung findet in der Regel statt, wenn folgende Auftragswerte/ Kostenanschlagssummen überschritten werden: A. VOB a) Tiefbau: mehr als 300.000 € b) Rohbauarbeiten im Hochbau (Erd-, Beton- und Maurerarbeiten): mehr als 150.000 € c) Ausbaugewerke und sonstige Gewerke im Hochbau sowie Pflanzungen und Straßenausstattung: mehr als 75.000 € B. VOL Alle Beschaffungen und Lieferungen von mehr als 50.000 € Abweichungen sind aktenkundig zu begründen. § 5 Abs. 1 ist zu beachten. - § 3 Abs. 2 erhält folgende Fassung: (2) Öffentliche Ausschreibungen sind wie folgt bekannt zu machen: a) b) c) in den Regionalausgaben für den Rhein-Erft-Kreis der Tageszeitungen "Kölner Stadtanzeiger" und „Kölnische Rundschau" Sofern dies aufgrund von Richtlinien der EU vorgeschrieben ist, in den hierfür vorgesehenen Amtsblättern im Submissionsanzeiger sowie ggf. in weiteren Veröffentlichungsorganen. 3. §4 Beschränkte Ausschreibung - § 4 Abs. 1 erhält folgende Fassung: (1) Eine beschränkte Ausschreibung findet in der Regel statt, wenn der/die Auftragswert/ Kostenanschlagssumme 30.000,00 € überschreitet und die in § 3 festgelegten Summen nicht überschritten werden. - § 4 Abs. 2 erhält folgende Fassung: (2) Bei beschränkten Ausschreibungen sind bei voraussichtlichen Auftragssummen von mehr als 30.000 € bis 50.000 € in der Regel mindestens 7 geeignete Firmen zur Abgabe von Angeboten schriftlich aufzufordern, davon mindestens 3 Firmen, die außerhalb des Rhein-Erft-Kreises angesiedelt sind. - § 4 Abs. 3 erhält folgende Fassung: (3) Bei Auftragswerten/ Kostenanschlagssummen von mehr als 50.000,00 € sind mindestens 9 geeignete Firmen zur Abgabe von Angeboten schriftlich aufzufordern, davon mindestens 4 Firmen, die außerhalb des Rhein-Erft-Kreises angesiedelt sind. - Es wird ein neuer § 4 Abs. 4 mit folgendem Wortlaut eingefügt: (4) Bei nicht ausreichender Anzahl geeigneter Firmen innerhalb des Rhein-Erft-Kreises (Region) wird die Minderzahl durch zusätzlich aufzufordernde Firmen außerhalb der Region aufgefüllt. Dies ist zu dokumentieren. Wird dennoch die o. a. jeweilige Mindest-Gesamtzahl aufzufordernder geeigneter Firmen nicht erreicht, ist dies gleichfalls aktenkundig zu machen. Die Namen und Anschriften aller aufgeforderten geeigneten Firmen sind schriftlich zu vermerken. 6. Änderung der Vergabeordnung Seite 3 von 6 - Der bisherige § 4 Abs. 4 wird zu § 4 Abs. 5 und erhält folgende Fassung: (5) Der Bieterkreis wird von der/vom Bürgermeister/in auf der Grundlage der von der Zentralen Vergabestelle geführten Zentralen Unternehmensdatei bestimmt, soweit der Bieterkreis nicht vom zuständigen Fachausschuss festgelegt wird. - Der bisherige § 4 Abs. 5 wird zu § 4 Abs. 6 und erhält folgende Fassung: (6) Die Bieter, deren Fachkunde, Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit aktuell nicht mehr gewährleistet ist, werden in der Zentralen Unternehmensdatei gestrichen. Gründe hierfür sind aktenkundig zu machen. Positive Veränderungen sind vom Bieter zu gegebener Zeit zu belegen. - Der bisherige § 4 Abs. 6 wird zu § 4 Abs. 7 und bleibt unverändert. 4. §5 - § 5 Abs. 1 erhält folgende Fassung: (1) Von einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung darf nur abgesehen werden, wenn die Bestimmungen der GemHVO (§ 31 Abs. 1) und der VOL bzw. VOB (jeweils Teil A - § 3) das rechtfertigen. Die Entscheidung trifft unter Berücksichtigung der in der Hauptsatzung geregelten Betragsgrenzen die/der Bürgermeister/in bzw. der zuständige Fachausschuss. Die Gründe sind aktenkundig festzuhalten. 5. §6 - § 6 Abs. 2 erhält folgende Fassung: (2) Vor Auftragserteilung sind bei Aufträgen von 500,00 € bis 1.500,00 € mindestens zwei Angebote einzuholen (auch fernmündlich möglich), wenn sich nicht aus anderen Unterlagen (Angebote ähnlicher Leistungen, Preislisten usw.) zeitnahe Preisvergleiche ergeben. Sie sind verwaltungsintern zu submittieren. Bei telefonischer Einholung der Angebote ist das Ergebnis (Firmenname und -sitz, Betrag, Preisnachlässe) aktenkundig festzuhalten. - Es wird ein neuer § 6 Abs. 3 mit folgendem Wortlaut eingefügt: (3) Bei voraussichtlichen Auftragssummen von mehr als 1.500 € bis 7.500 € sind in der Regel mindestens 3 geeignete Firmen schriftlich zur Abgabe von Angeboten aufzufordern. - Es wird ein neuer § 6 Abs. 4 mit folgendem Wortlaut eingefügt: (4) Bei voraussichtlichen Auftragssummen von mehr als 7.500 € bis 30.000 € sind in der Regel mindestens 5 geeignete Firmen schriftlich zur Abgabe von Angeboten aufzufordern, davon mindestens 2 Firmen, die außerhalb des Rhein-Erft-Kreises angesiedelt sind. - Der bisherige § 6 Abs. 3 wird zu § 6 Abs. 5 und erhält folgenden Wortlaut: (5) § 4 Abs. 6 ist entsprechend anzuwenden. 6. § 7 Schätzung der Auftragswerte - § 7 erhält folgende Fassung: Ausnahme von den Vergabegrundsätzen Freihändige Vergabe 6. Änderung der Vergabeordnung Seite 4 von 6 Es sind die jeweils geltenden rechtlichen Vorgaben zu beachten. Zum Zeitpunkt des In Kraft Tretens der 6. Änderung der Vergabeordnung gelten im wesentlichen folgende Regelungen des § 3, Absätze 3 und 4, der Vergabeverordnung unmittelbar bzw. analog: (3) Bei zeitlich begrenzten Lieferaufträgen mit einer Laufzeit bis zu zwölf Monaten sowie bei Dienstleistungsaufträgen bis zu 48 Monaten Laufzeit, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, ist bei der Schätzung des Auftragswertes der Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrages zugrunde zu legen. Bei Lieferaufträgen mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten ist der Gesamtwert einschließlich des geschätzten Restwertes zugrunde zu legen. Bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48. (4) Bei regelmäßigen Aufträgen oder Daueraufträgen über Lieferungen oder Dienstleistungen ist bei der Schätzung des Auftragswertes entweder der tatsächliche Gesamtauftragswert entsprechender Aufträge für ähnliche Arten von Lieferungen oder Dienstleistungen aus den vorangegangenen zwölf Monaten oder dem vorangegangenen Haushaltsjahr, unter Anpassung an voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten während der auf die erste Lieferung oder Dienstleistung folgenden zwölf Monate oder der geschätzte Gesamtwert während der auf die erste Lieferung oder Dienstleistung folgenden zwölf Monate oder während der Laufzeit des Vertrages, soweit diese länger als zwölf Monate ist, zugrunde zu legen. 7. §8 - § 8 Abs. 1 erhält folgende Fassung: (1) Die bei der Zentralen Vergabestelle geführte, nach Fachgewerken geordnete, Zentrale Unternehmensdatei wird u.a. unter ausdrücklicher Mitwirkung der Fachämter/-abteilungen und Nutzung aller Informationen permanent aktualisiert. 8. §9 - § 9 erhält folgende Fassung: Bewerberkreis/Zentrale Unternehmensdatei Aufhebung einer Ausschreibung Über die Aufhebung einer Ausschreibung entscheidet unter Berücksichtigung der in der Hauptsatzung geregelten Betragsgrenzen die/der Bürgermeister/in bzw. der zuständige Fachausschuss. 9. § 10 Vergabe der Aufträge - § 10 Abs. 1 erhält folgende Fassung: (1) Für die Vergabe nach dieser Vergabeordnung sind die nach der Hauptsatzung bzw. der Zuständigkeitsordnung für die Ausschüsse des Rates zuständigen Ausschüsse bzw. die/der Bürgermeister/in zuständig. - § 10 Abs. 2 erhält folgende Fassung: (2) Über Auftragserweiterungen und Zusatzaufträge (Nachträge) entscheidet die für die Vergabe der Gesamtauftragssumme (Ursprungsauftrag plus Auftragserweiterung bzw. Zusatzauftrag) zuständige Stelle unter Berücksichtigung der in der Hauptsatzung geregelten Betragsgrenzen (Bürgermeister/in bzw. Fachausschuss). 10. § 11 Unbedenklichkeitsbescheinigungen - § 11 Abs. 1 erhält folgende Fassung: 6. Änderung der Vergabeordnung (1) Seite 5 von 6 Bei Leistungen und Bauleistungen mit einer Auftragssumme über 30.000,00 € sind vor der Vergabe von den Bietern folgende Unterlagen neuesten Datums beizubringen: 1. 2. 3. 4. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, Bescheinigung der zuständigen Krankenkasse über die Entrichtung der Beiträge zur Sozialversicherung, Bescheinigung über die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft, Bescheinigung einer Versicherungsgesellschaft über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Die für die Vergabe zuständige Stelle kann Ausnahmen zulassen, deren Begründung aktenkundig zu machen ist. 11. § 12 Bürgschaftserklärung - § 12 Abs. 1 erhält folgende Fassung: (1) Wenn die Stadt zu Vorleistungen verpflichtet ist, hat das Unternehmen zur Sicherung des Anspruchs auf Rückgewähr der Vorleistung eine selbstschuldnerische Bürgschaft einer Bank, einer öffentlichrechtlichen Sparkasse oder eines einschlägigen Versicherungsunternehmens mit Sitz im Währungsgebiet des Euro beizubringen, in der auf die Einrede der Anfechtbarkeit und der Aufrechenbarkeit verzichtet wird. 12. § 13 Form der Auftragserteilung - § 13 Abs. 1 erhält folgende Fassung: (1) Die Aufträge im Rahmen dieser Vergabeordnung sind schriftlich durch förmliche Bestellscheine bzw. durch Auftragsschreiben unter Beachtung der Vertragsbedingungen bzw. Musterverträge der Stadt Kerpen zu erteilen. - § 13 Abs. 4 erhält folgende Fassung: (4) Es ist unzulässig, eine wirtschaftlich einheitliche Lieferung/ Leistung/Bauleistung in mehrere Aufträge zu teilen, um dadurch die Ausschreibungs- und Vergabegrenzen zu umgehen (Auftragssplittung). 13. § 14 Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes - § 14 Abs. 1 erhält folgende Fassung: (1) Die Leistungsverzeichnisse sind vor der Angebotsaufforderung mit dem Rechnungsprüfungsamt abzustimmen, wenn die Auftragssumme voraussichtlich 7.500,00 € übersteigen wird. - § 14 Abs. 2 erhält folgende Fassung: (2) Alle Submissionstermine mit Auftragssummen ab 7.500,00 € sind dem Rechnungsprüfungsamt rechtzeitig mitzuteilen. Ein/e Prüfer/in des Rechnungsprüfungsamtes hat an der Submission teilzunehmen. - § 14 Abs. 3 erhält folgende Fassung: (3) Bei Aufträgen ab 7.500,00 € sind die Submissionsniederschrift, der Preisspiegel und der Vorschlag für die Zuschlagserteilung dem Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung und Gegenzeichnung vorzulegen. Eine abweichende Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes zu einem Vergabevorschlag ist der für die Vergabe zuständigen Stelle vor der Entscheidung bekannt zu geben. 6. Änderung der Vergabeordnung Seite 6 von 6 - § 14 Abs. 4 erhält folgende Fassung: (4) Vergaben unter 7.500,00 € werden im Rahmen der (stichprobenartigen) Belegprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt – im Rahmen der zeitlichen und personellen Kapazitäten - geprüft. - Es wird ein neuer § 15 mit folgendem Wortlaut eingefügt: 14. § 15 Mitwirkung der Zentralen Vergabestelle Die Zentrale Vergabestelle ist für die Durchführung der Vergabeverfahren mit voraussichtlichen Auftragssummen von mehr als 7.500 € einschl. der Vertragsabwicklungen zuständig. Im Rahmen dieser Tätigkeit werden von der Zentralen Vergabestelle insbesondere folgende Aufgaben wahrgenommen: Wahl der Vergabeart Vorbereitung und Abwicklung aller Ausschreibungen einschl. Submission Vergaberechtliche Prüfung aller eingehenden Angebote Wertung der Angebote in Abstimmung mit den Fachämtern/-abteilungen und dem Rechnungsprüfungsamt einschl. Auftragserteilung Vorbereitung der erforderlichen Beschlüsse in den städtischen Gremien Durchführung der Vertragsangelegenheiten Erarbeitung von Vergabeberichten Gewährleistungsüberwachung Führung und permanente Fortschreibung der Zentralen Unternehmensdatei sowie der Zentralen Architekten-/Ingenieur- und Gutachterdatei Anfragen beim Vergaberegister vor Auftragsvergabe zu Bietern, die für einen Zuschlag vorgesehen sind, sowie Anzeigen über Auftragsvergaben an die Gemeindeprüfungsanstalt (§§ 8 und 16 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes NRW). - Der bisherige § 15 wird § 16 und erhält folgende Fassung: 15. § 16 Haushaltsmittel. Aufträge dürfen nur vergeben werden, wenn die Mittel haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen oder im Haushaltsplan eine Verpflichtungsermächtigung veranschlagt ist. Auch das vorausgehende Ausschreibungsverfahren bzw. die freihändige Vergabe darf nur dann beginnen, wenn Haushaltsmittel zur Verfügung stehen oder die Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel innerhalb der Zuschlagfrist sichergestellt ist. - Der bisherige § 16 wird § 17 und bleibt unverändert. - Der bisherige § 17 wird § 18 und erhält folgende Fassung: Artikel II Die 6. Änderung der Vergabeordnung tritt am Tage nach der Beschlussfassung im Stadtrat in Kraft. Kerpen, den 06.09.2006 Marlies Sieburg Bürgermeister