Daten
Kommune
Erkelenz
Dateiname
36706.pdf
Größe
149 kB
Erstellt
12.08.13, 12:00
Aktualisiert
01.02.18, 12:03
Stichworte
Inhalt der Datei
Beschlussvorlage
Federführend:
Haupt- und Personalamt
Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:
A 10/931/2013
öffentlich
29.08.2013
Amt 10 Friederike Grates
Amt 10 Simon Häusler
40-jähriges Jubiläum Städtepartnerschaft mit Saint-James 2014
hier: Grobkonzept und Finanzierung der Teilnahme an den
Feierlichkeiten in Saint-James
Beratungsfolge:
Datum
Gremium
04.09.2013
18.09.2013
25.09.2013
Partnerschaftskomitee
Hauptausschuss
Rat der Stadt Erkelenz
Tatbestand:
Im kommenden Jahr besteht die Städtepartnerschaft mit Saint-James seit 40 Jahren.
Zwischen dem Bürgermeister der Stadt Erkelenz, dem Vorsitzenden des
Partnerschaftskomitees Erkelenz und den offiziellen Vertretern der Stadt SaintJames herrscht Einigkeit darüber, dass man dieses Jubiläum in angemessener Form
feiern möchte, und dass die Feierlichkeiten in Saint-James stattfinden sollten, wie
dies bei allen bisherigen Jubiläumsfeiern im Zehnjahresturnus geschehen ist.
Am 10.06.2013 war der Vorsitzende des Partnerschaftskomitees aus Saint-James
Yannick Duval zu einem Besuch in Erkelenz, um eine erste Grobplanung
vorzustellen.
Als Zeitfenster für die Feierlichkeiten einigte man sich auf das Pfingstwochenende,
also: Freitag, 06.06.2014, bis Montag, 09.06.2014.
In diesem Zeitraum sind in der Region um Saint-James und in der Normandie große
Feierlichkeiten aus Anlass des 70. Jahrestages der Invasion zu erwarten. Zur
Sicherung eines Hotelkontingents sollte daher zügig der Teilnehmerkreis ermittelt
werden.
Die Zusammenstellung der offiziellen Delegation sollte prinzipiell analog zu dem bei
der Reise im Jahr 2011 definierten Teilnehmerkreis erfolgen. Zu beachten ist jedoch:
In dem vorgesehenen Zeitraum ist der am 25.05.2014 (Kommunalwahltermin) neu
gewählte Rat noch nicht konstituiert. Gleiches gilt für das Partnerschaftskomitee.
Daher ist vorgesehen, den Teilnehmerkreis aus den amtierenden Mitgliedern und
stellvertretenden Mitgliedern des Partnerschaftskomitees sowie den amtierenden
Fraktionsvorsitzenden zu akquirieren. Eine Abfrage an diesen Personenkreis sowie
an die Ehrenbürger der Stadt Saint-James aus Erkelenz und die Mitglieder des
Verwaltungsvorstands läuft zurzeit noch.
Aus Saint-James äußerte man besonders den Wunsch, dass an dem Fest Vereine
aus Erkelenz teilnehmen sollen, die das hiesige Brauchtum repräsentieren. Man
einigte sich darauf, dass der Bürgermeister zunächst Gruppen, Vereine und Schulen
kontaktieren sollte, die in besonderer Beziehung zu Saint-James stehen, um deren
grundsätzliches Interesse abzufragen und eine Schätzung hinsichtlich benötigter
Bus- und Unterbringungskapazitäten sowie der daraus resultierenden Kosten
vornehmen zu können. In Betracht kamen für eine erste Interessensabfrage daher
folgende Gruppen:
Wegen der historischen Basis der Partnerschaft:
Vereine aus dem Ort Gerderath
Wegen des regelmäßigen Schüleraustausches:
1. Die weiterführenden Schulen
(Cusanus-Gymnasium, Cornelius-Burgh-Gymnasium, Europaschule)
2. Gruppe „Freunde der Partnerschaft mit Saint-James“
Darüber hinaus hatte bereits vorab der Städtische Musikverein Erkelenz
angekündigt, sich bei den Jubiläumsfeierlichkeiten zu engagieren. Die Fahrt ist
inzwischen fest eingeplant.
II. Aktueller Planungsstand
1. Teilnehmer/ Interessenten
Aus den Interessensabfragen ergibt sich per 27.08.2013 folgendes Bild:
Teilnehmergruppen
Personen
überschlägig/
geschätzt
1. Reiseplanung durch Stadt Erkelenz*
(Überwiegend per Bustransfer, teilweise Privat-PKW)
Offizielle Delegation
41
St. Christophorus Bruderschaft Gerderath
50
SV Grün-Weiss-Sparta Gerderath
20
Trommler- und Pfeifercorps Gerderath
25
Freunde der Partnerschaft/
Feuerwehr Granterath
41
Städtischer Musikverein
60
Personenzahl per 27.08.2013
237
2. Koordinierung Reise in Eigenregie
(Bustransfer aus eigenem Budget)
Cornelius-Burgh-Gymnasium
Cusanus-Gymnasium
Vorlage A 10/931/2013 der Stadt Erkelenz
25
?
Gewünschte
Unterbringung
Hotel/ teilw. privat
Hotel
Turnhalle o. ä.
Hotel
Privatkontakte
Jugendherberge
Eigenregie/ privat
Seite: 2/4
Europaschule/ Realschule
Personenzahl per 26.08.13
?
25
* Reiseplanung bedeutet hier Organisation und Koordinierung. Als Veranstalter tritt
die Stadt Erkelenz aus haftungsrechtlichen Gründen nicht auf. Daher soll nach
entsprechender Ausschreibung ein Reiseunternehmen mit der kompletten
Abwicklung beauftragt werden.
Über in der Tabelle genannten Gruppen hinaus haben weitere Vereine und
Einzelpersonen den Wunsch geäußert, mit nach Saint-James zu reisen, sofern noch
Kapazitäten verfügbar sind.
2. Grober Programmablauf
Nach derzeitigem Planungsstand könnte das Programm wie folgt aussehen:
Freitag, 06.06.2014
Samstag, 07.06.2014
Sonntag, 08.06.2014
Montag, 09.06.2014
Anreise, Begrüßung, Hotel-Check-in
Nachmittag:
Fußballspiel zwischen einer Mannschaft aus der Region St.
James und einer Erkelenzer Mannschaft - möglichst Sparta
Gerderath
Abend:
Festabend unter Mitwirkung des Städtischen Musikvereins
Erkelenz, Trommler- und Pfeifercorps Gerderath sowie von
Orchestern/Chören der beteiligten Erkelenzer Schulen
Festzug und Parade unter Beteiligung von Musikvereinen,
Trommler- und Pfeifercorps, Schützen – möglichst St.
Christophorus-Schützenbruderschaft Gerderath, eventuell
Karnevalsvereine (mögliche Beteiligung wird noch abgeklärt)
Abreise
3. Finanzierung/ Kostenplanung
Folgende Regelung wird vorgeschlagen:
Die Bezuschussung gemäß den Richtlinien über die Zuschussgewährung bei
Fahrten nach Saint James wird außer Kraft gesetzt. Lediglich der Regelzuschuss für
Jugendliche bis 18 Jahre bleibt in Höhe von 62,00 Euro bestehen. Schüler,
Auszubildende und Studenten über 18 Jahre werden wie Jugendliche bezuschusst.
Für Jugendliche und Kinder bis 18 Jahre wird zusätzlich ein Zuschuss von 20,00
Euro gewährt. Hierbei ist gleichgültig, ob sie mit einer Schulklasse, einem Verein
oder privat anreisen.
Schulen organisieren den Bus in Eigenregie. Die Finanzierung erfolgt wie gewohnt
aus Mitteln des eigenen Budgets.
Der Bustransfer für die Reisegruppe bestehend aus Vereinen und offizieller
Delegation wird aus Haushaltsmitteln der Stadt Erkelenz finanziert.
Personen über 18 Jahre, die privat anreisen, erhalten einen Zuschuss in Höhe von
60,00 Euro.
Vorlage A 10/931/2013 der Stadt Erkelenz
Seite: 3/4
Kosten für Hotelunterbringung und Verpflegung sind von den Reiseteilnehmern zu
tragen.
Am 07. Juni soll die Verpflegung (Essen und Getränke) der rund 380 Gäste aus
Erkelenz und Saint James während des Festabends durch die Stadt Erkelenz
übernommen werden.
Beschlussentwurf (als Empfehlung an Hauptausschuss und Rat):
„Die Reise nach Saint-James soll im vorgeschlagenen Zeitraum stattfinden. Dem
oben dargestellten Konzept wird zugestimmt. Die Verwaltung wird mit der Planung
und Organisation beauftragt.“
Finanzielle Auswirkungen:
1. Bustransfer / Sonstige Kosten
Für den Einsatz von sechs Bussen zuzüglich Nebenaufwendungen
(Mautgebühren u. a.) werden Kosten in Höhe von 22.000,00 Euro veranschlagt.
Am Samstag, dem 7. Juni 2014, soll in Saint James ein Festabend mit ca. 380
Gästen aus Erkelenz und Saint James stattfinden. Die Kosten für Essen und
Getränke sollen an diesem Abend von der Stadt Erkelenz übernommen werden.
Für den Bustransfer und den Festabend soll ein Gesamtbetrag in Höhe von
38.000,00 Euro in der Haushaltsplanung 2014 unter Produktsachkonto 01 15 00
543100 angemeldet werden.
2. Zuschüsse gemäß Richtlinien / Sonderzuschüsse
Lediglich Jugendliche bis 18 Jahre erhalten Zuschüsse gemäß den Richtlinien in
Höhe von 62,00 Euro. Es wird zurzeit mit ca. 170 Jugendlichen kalkuliert. Damit
belaufen sich die Regelzuschüsse für diese Gruppe auf ca.10.000,00 Euro. Des
Weiteren sollen Jugendliche bis 18 Jahre zusätzlich zum Regelzuschuss einen
Sonderzuschuss in Höhe von 20,00 Euro erhalten. Erwachsene, die privat
anreisen, erhalten einen Sonderzuschuss von 60,00 Euro. Hinsichtlich der
aktuellen Teilnehmerzahlen ergibt sich somit eine Sonderzuschusssumme von ca.
5.000,00 Euro. Es sollen im Haushalt für 2014 für das Produktsachkonto 01 15 00
531800 insgesamt 21.000,00 Euro veranschlagt werden. Darin sind 6.000,00 Euro
als Standard-Haushaltsansatz (für andere städtepartnerschaftliche Maßnahmen
im Jahr 2014) enthalten.
Vorlage A 10/931/2013 der Stadt Erkelenz
Seite: 4/4