Beschlussvorlage (ÖRV_ZVS_Leopoldshöhe_Endfassung)

Interkommunale Kooperation Vergabewesen Bearbeitungsstand: 24.01.2018 Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zwischen dem Kreis Lippe und der Gemeinde Leopoldshöhe über die Durchführung von Aufgaben zur Vergabe öffentlicher Aufträge durch den Kreis Lippe Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zwischen dem Kreis Lippe, Felix-Fechenbach-Straße 5 in 32756 Detmold, vertreten durch den Landrat, sowie der Gemeinde Leopoldshöhe, Kirchweg 1 in 33818 Leopoldshöhe, vertreten durch den Bürgermeister Der Kreis Lippe und die Gemeinde Leopoldshöhe schließen gem. § 1 und § 23 Abs. 1 Alt. 2 sowie Abs. 2 S. 2 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG) vom 1. Oktober 1979 (GV. NRW S. 621), zuletzt geändert durch Gesetz vom 15.12.2016 (GV. NRW. S. 1150), folgende mandatierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Durchführung von Aufgaben zur Vergabe öffentlicher Aufträge: Präambel Mit der vorliegenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung wollen die Vereinbarungspartner regeln, dass die Gemeinde Leopoldshöhe einschl. ihrer Eigenbetriebe bzw. eigenbetriebsähnliche Einrichtungen die im Folgenden noch näher spezifizierten Aufgaben gegen Kostenerstattung durch den Kreis Lippe wahrnehmen lassen kann. Durch die Bündelung der Aufgaben in der Zentralen Vergabestelle des Kreises Lippe wollen die Vereinbarungspartner auch die synergetischen Vorteile nutzen, die sich aus der Zusammenarbeit ergeben. Unter Beachtung der Garantie der kommunalen Selbstverwaltung (Art. 28 Abs. 2 GG) erfolgt diese Form der Zusammenarbeit freiwillig, d.h. die Gemeinde hat die Möglichkeit, die Angebote der Zentralen Vergabestelle des Kreises Lippe zu nutzen, es entsteht aber kein „Nutzungszwang“. §1 Gegenstand der Vereinbarung (1) Die Vereinbarungspartner sind sich darüber einig, dass der Kreis Lippe im Auftrag der Gemeinde Leopoldshöhe Ausschreibungen und Vergaben im Rahmen des in § 2 Abs. 1 umrissenen Tätigkeitsfeldes durchführt und die Gemeinde Leopoldshöhe im Rahmen des in § 2 Abs. 2 umrissenen Tätigkeitsfeldes berät. Die Tätigkeit erfolgt durch den Kreis Lippe in Form der mandatierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung (§ 23 Abs. 1 zweite Alternative, Abs. 2 GkG). (2) Die Aufgabe nimmt beim Kreis Lippe die Zentrale Vergabestelle wahr. Die Zentrale Vergabestelle ist als Team 100.5 Teil des Fachgebietes „IT und Infrastrukturmanagement“. § 2 Aufgabenwahrnehmung (1) Die wesentlichen Aufgaben der Zentralen Vergabestelle des Kreises Lippe bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen für die Gemeinde Leopoldshöhe sind folgende:  Vorhalten der grundsätzlichen Vergabeformulare nach bestehenden Mustern (VHB Bund, VHB Land NRW)  Termin- und Verfahrensabstimmung mit der Kommune  Vorveröffentlichungen auf dem Vergabeportal  Sichtprüfung der Vergabeunterlagen  Soweit erforderlich Ergänzen der Unterlagen mit den notwendigen Formularen  Rücksprache mit der Kommune bei erkannten Unstimmigkeiten in den Vergabeunterlagen (juristische Beratung im geringen Umfang)  Bekanntmachung der Ausschreibung auf dem Vergabeportal  Versand der Unterlagen, Sammeln der Angebote  Weiterleiten von Fragen der Bieter an die Kommune  Beratung hinsichtlich vergaberechtlicher Bieterfragen  Weiterleiten der Antworten an alle Bieter über das Vergabeportal  Durchführung und Niederschrift der Submission  Formale Prüfung  Einholung der Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister  Abfrage Korruptionsregister  Nachforderung fehlender Unterlagen  Überwachung des fristgemäßen Eingangs der nachgeforderten Unterlagen  Zuschlagsbekanntmachung auf dem Vergabeportal  Sonstige notwendige Bekanntmachungen auf dem Vergabeportal (z.B. Aufhebung o.ä.)  Weiterentwicklung der Verfahrensabwicklung (2) Die wesentlichen Aufgaben der Gemeinde Leopoldshöhe bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen sind folgende:  Terminund Verfahrensabstimmung mit der Zentralen Vergabestelle, Information über einzuholende Gremienbeschlüsse  Dokumentation des Vergabeverfahrens  Bereitstellung des Leistungsverzeichnisses (Word, Excel, pdf, GAEB) und die weiteren individuell zu fertigenden Vergabeunterlagen (z.B. Aufforderung zur Angebotsabgabe)  Rechnerische Prüfung der Angebote mit Erstellung eines Preisspiegels  Beantwortung von Fragen der Bieter  Erstellung Bieterrundschreiben (inhaltlicher Art)  Fachliche Prüfung der Angebote  Zuschlag und Auftragserteilung/Absagen  Information über den Ausschluss eines Bieters  Erstellung des Vergabevermerkes (3) Die Gemeinde Leopoldshöhe kann den Kreis Lippe mit Vergaben beauftragen, deren geschätzter Auftragswert über 10.000 € liegt. Die Gemeinde Leopoldshöhe informiert den Kreis Lippe rechtzeitig vor Beginn eines Vergabeverfahrens von der beabsichtigten Beauftragung. (4) Die Vertragsparteien gehen davon aus, dass sich daraus eine Anzahl von ca. 30 Vergaben pro Jahr ergibt, die der Kreis Lippe im Auftrag der Gemeinde Leopoldshöhe durchführt und erforderlichenfalls beratend unterstützt. § 3 Neutralitäts- und Verschwiegenheitsverpflichtung Der Kreis Lippe nimmt die ihm nach § 2 durchzuführenden Tätigkeiten unter Beachtung der gesetzlich gebotenen Neutralität wahr. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralen Vergabestelle des Kreises Lippe sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, wenn sie im Rahmen ihrer Aufgabenwahrnehmung Informationen über Angelegenheiten der Gemeinde Leopoldshöhe erhalten sollten. Dies gilt auch gegenüber Organen und Dienststellen des Kreises und auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit in der Zentralen Vergabestelle. § 4 Personal- und Sachaufwand Zur Durchführung der vorbezeichneten Aufgaben stellt der Kreis Lippe das notwendige Personal sowie die Sachausstattung zur Verfügung. Die Personal- und Sachkosten sind dem Kreis Lippe entsprechend § 5 dieser Vereinbarung von der Gemeinde Leopoldshöhe zu erstatten. § 5 Kostenregelung und Abrechnungsmodalitäten (1) Für die Aufgabenwahrnehmung nach § 2 Abs. 1 dieser Vereinbarung erstattet die Gemeinde Leopoldshöhe dem Kreis Lippe die Kosten der Zentralen Vergabestelle. Diese setzen sich zusammen aus einer Pauschale für die Personal- und Sachkosten gemäß Abs. 2 und den Kosten Dritter, insbesondere Veröffentlichungskosten / Kosten des Vergabeportals nach Abs. 3. (2) Der Pauschalbetrag für die Sach- und Personalkosten für eine Vergabe beläuft sich auf 350,00 €. (3) Veröffentlichungskosten in Zeitungen, dem Internet oder den Veröffentlichungskosten auf dem Vergabeportal werden als Kosten Dritter abgerechnet. Hier erfolgt eine Abrechnung in tatsächlich entstehender Höhe. Auf dem Vergabeportal entstehen derzeit Kosten von 70,00 € pro Vergabeverfahren. Sofern sich diese Kosten verändern, teilt der Kreis die Veränderung dem Vereinbarungspartner mit. Die Abrechnung erfolgt sodann in der angepassten tatsächlichen Höhe. (4) Weitere Kosten für ggf. erforderliches Material bzw. zusätzliche Arbeiten werden unabhängig vom Vergabeverfahren nicht in Rechnung gestellt. (5) Die Kostenerstattung wird zweimal im Jahr abgerechnet. Die Zentrale Vergabestelle des Kreises Lippe stellt die Kosten der Gemeinde Leopoldshöhe zu Beginn des 3. Quartals des Kalenderjahres und zu Beginn des 1. Quartals des Folgejahres in Rechnung. Die Gemeinde Leopoldshöhe überweist dem Kreis Lippe spätestens 1 Monat nach Rechnungsstellung den angeforderten Betrag oder teilt Einwände gegen die vorgelegte Rechnung innerhalb dieser Frist mit. Kommt es nicht zu einer Einigung, ist die Bezirksregierung Detmold gem. § 30 GkG NRW zur Schlichtung anzurufen. § 6 Haftung Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralen Vergabestelle des Kreises Lippe nehmen bei der Durchführung der Aufgaben nach § 2 Abs. 1 dieser Vereinbarung Aufgaben für die Gemeinde Leopoldshöhe wahr. Die Gemeinde Leopoldshöhe haftet für Schäden Dritter und trägt ihr selbst entstehenden Schäden in vollem Umfang. Dies gilt nicht für Schäden, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kreises Lippe vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt haben. Ebenfalls gilt dies nicht, soweit Schäden durch Versicherungsleistungen gedeckt werden. § 7 Evaluation und Vereinbarungsänderungen Die Vereinbarungsinhalte, insb. die Aufgaben und deren Verteilung, werden mindestens einmal jährlich überprüft und ggf. angepasst. Sollte ein Anpassungsbedarf festgestellt werden, können die Vereinbarungspartner über die Regelungen des § 8 hinaus über Anpassungen auch hinsichtlich des Pauschalbetrag nach § 5 Abs. 2 neu verhandeln und dazu eine gesonderte Vereinbarung treffen. Bis zur Wirksamkeit einer solchen neuen Vereinbarung gilt die bisherige Vereinbarung fort. § 8 Gültigkeit und Kündigung (1) Diese Vereinbarung gilt bis zum 31. Dezember 2019 und verlängert sich anschließend jeweils um 1 Jahr. (2) Diese Vereinbarung kann unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 6 Monaten erstmals zum 31. Dezember 2019, danach unter Einhaltung derselben Kündigungsfrist jeweils zum Ende eines Kalenderjahres von jedem der Vereinbarungspartner schriftlich gekündigt werden (ordentliche Kündigung). Sofern ein wichtiger Grund vorliegt, ist eine außerordentliche Kündigung mit einer Frist von 2 Monaten möglich. Die Kündigung muss schriftlich unter Darlegung der Gründe erfolgen. Zur Abwicklung der laufenden Verfahren wird eine Regelung unter Berücksichtigung der Gründe der außerordentlichen Kündigung getroffen. § 9 Vereinbarungen mit anderen Kommunen Der Kreis Lippe ist berechtigt, mit weiteren Städten und/oder Gemeinden des Kreises Lippe öffentlich-rechtliche Vereinbarungen zur Durchführung von Aufgaben zur Vergabe öffentlicher Aufträge abzuschließen. § 10 Salvatorische Klausel Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen in dieser Vereinbarung enthaltenen Erklärungen oder Übereinkommen. Die Vereinbarungspartner sichern für diesen Fall zu, die betroffene Regelung durch eine wirksame oder durchführbare, dem Sinn der Vereinbarung entsprechende Regelung zu ersetzen, durch die der beabsichtigte Vereinbarungszweck erreicht wird. Entsprechendes gilt für Regelungslücken in der Vereinbarung. § 11 Form, Nebenabreden und Ausfertigung (1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. (2) Nebenabreden zu dieser Vereinbarung bestehen nicht. (3) Diese Vereinbarung wird zweifach Vereinbarungspartner erhält eine Ausfertigung. ausgefertigt. Jeder § 12 In-Kraft-treten Diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung tritt am Tage nach der Bekanntmachung im Amtsblatt der Bezirksregierung Detmold in Kraft. Detmold, den ______________ Kreis Lippe Gemeinde Leopoldshöhe Dr. Axel Lehmann Landrat Gerhard Schemmel Bürgermeister